E-mail-etiquette
Tips voor elektronische communicatie
Geraldine Voost - Nijmegen
E-mail is elektronische post, ofwel post per computer, een communicatiemiddel waarvan steeds meer mensen gebruik gaan maken. U typt een brief in op uw pc, adresseert die met behulp van een e-mailnummer, en met één druk op de knop is uw tekst verzonden naar de elektronische brievenbus van de geadresseerde. Met enkele toetshandelingen heeft die uw brief op zijn scherm. Zoals H. Boeke en L. Rood al schreven in Onze Taal (novembernummer 1990, blz. 209-210) kan deze brief zonder papier, envelop en postzegel naast het gemak ook veel problemen opleveren. Daarom geven we in dit artikel een aantal e-mail-etiquetteregels. Ze zijn opgesteld na een klein onderzoek aan de Katholieke Universiteit Nijmegen voor de cursus Informatica-ergonomie.
Als alle e-mail-gebruikers zich aan deze acht regels houden, zal een groot deel van de problemen opgelost zijn. We geven telkens een gedragsregel met daarna een korte toelichting.
Schrijf uw e-mail alsof het een echte brief is.
Velen hanteren een speciale e-mail-stijl. Men kiest bijvoorbeeld niet voor een volledige adressering, maar voor de aanhef ‘Beste T’ of alleen maar ‘hoi’. Soms is er zelfs helemaal geen aanhef of afsluiting van de brief, ook niet als het om een bericht aan een goede bekende gaat. Daardoor voelt de lezer zich minder persoonlijk aangesproken. Probeer uw e-mail zoveel mogelijk op een gewone brief te laten lijken.
Geef aan of u wel of niet een ontvangstbevestiging wilt ontvangen.
Het gebeurt nogal eens dat een bericht niet (goed) aankomt. Als u om een ontvangstbevestiging vraagt, weet u zeker dat uw bericht is aangekomen (mits de ontvanger natuurlijk zo vriendelijk is op uw verzoek te reageren). Dat hoeft niet veel tijd te kosten. Met de editor kunt u een standaard-ontvangstbevestiging maken die u - elke keer als daarom wordt gevraagd - als bestand kunt versturen. U kunt zo'n ontvangstbevestiging ook al onder aan uw eigen bericht zetten. De ontvanger ‘knipt’ deze eraf en stuurt haar terug. Vragen om een ontvangstbevestiging is natuurlijk vooral nuttig als het om een belangrijk bericht gaat.
Maak duidelijk dat u in haast geschreven hebt.
Haastig geschreven berichten kunnen in toon gemakkelijk kortaf overkomen. Om misverstanden te voorkomen is het verstandig aan te geven dát u haast hebt: ‘sorry, haast!’
Geef duidelijk aan of u snel een reactie wenst.
Als u verzuimt te vermelden dat u snel of vóór een bepaalde datum een reactie wenst, kan het antwoord van de ontvanger lang op zich laten wachten. Beter kunt u bij het onderwerp vermelden: RSVP: 3-4-92 (respons svp op...)
Stuur van elk bericht een kopie naar uzelf.
U kunt aan het mailsysteem de opdracht geven om elk bericht dat u verstuurt, ook naar uzelf te sturen. U hebt dan een goed overzicht van de berichten die u hebt verzonden. Mocht u een boodschap ontvangen die verwijst naar een eerder door u verzonden bericht, dan kunt u altijd
Elektronische tijdschriften.
Veel e-mailgebruikers worden bedolven onder afleveringen van elektronische tijdschriften, die hun ‘postvakje’ vervuilen. Er is een manier om snel te weten te komen of er iets van uw gading bij is. U kunt dat zien door naar trefwoorden te zoeken. U moet het tijdschrift dan eerst omzetten in een bestand. Daarna kunt u in de editor het commando ‘zoek’ gebruiken om elk gewenst onderwerp snel te vinden.
Auteursrechtelijk beschermd