Onze Taal. Jaargang 69

[p. 209]

[Nummer 9]

[p. 212]

We mailen!
De onstuimige opkomst van de elektronische post

Jaap de Jong - Universiteit Leiden Peter-Arno Coppen - Katholieke Universiteit Nijmegen

E-mailen en SMS-berichten verzenden wordt de normaalste zaak van de wereld. Verdwijnt daarmee ook de aloude papieren brief? Zo'n vaart lijkt het niet te lopen. Maar intussen zijn er wel wat dilemma's bij gekomen; hoe zit het bijvoorbeeld met de e-mailetiquette? En wanneer kies je voor een mailtje, en wanneer voor de telefoon of de ‘slakkenpost’? ‘Een SMS-bericht als sollicitatiebrief is onzin, net zoals een boodschappenbriefje in een envelop met een postzegel erop.’

Ergens tegen het einde van de negentiende eeuw schreef een jongeman in december de volgende brief aan een vriend:

Waarde Vriend!
Op het gevaar af, dat gij mij een man van den ouderwetschen stempel zult noemen, wil ik, bij de verwisseling van het oude met het nieuwe jaar, het vaderlandsch gebruik toch volgen en u mijne hartelijkste zegenwenschen aanbieden. Lang leven, ongestoorde gezondheid, veel voorspoed en onze nimmer verflauwende vriendschap - ziedaar de weinige items, die ik u uit den grond van mijn hart toewensch.
Al zien wij elkander bij gelegenheid van dit jaarfeest niet persoonlijk, drink een glas wijn op mijne gezondheid, zooals ik het op de uwe hoop te doen, en geloof mij steeds,
Uw oprechten Vriend,
N. de Munnik

Nog dezelfde dag (de post werd in die tijd tweemaal per dag bezorgd) ontving hij het antwoord:

Waarde N.!
Deze is alleen dienende om u mijn bijzonderen dank te betuigen voor den hartelijken brief, dien ik van u ontvangen heb, bij gelegenheid van den nieuwjaarsdag. Ja, wel verre van u een man van den ouderwetschen stempel te noemen, moet ik u zelfs excuus verzoeken voor mijne nalatigheid in het volgen van het vaderlandsch gebruik. Ik onderschrijf echter uwe wenschen voor u, en beveel mij bij voortduring aan in uwe vriendschap, terwijl ik na minzame groet, de eer heb te zijn,
Uw getrouwe Vriend,
P. Onderstroom

Kijk, dat is nog eens wat anders dan een voorgedrukte prentbriefkaart met ‘Prettige Kerstdagen en Gelukkig Nieuwjaar’ erop! Vroeger werd de echte ‘ars epistularum’ bedreven: mensen onderhielden nog echte correspondenties. Alleen het ritueel al: het bewonderen van de postzegels, het opensnijden van de envelop, het openen van de zorgvuldig gevouwen brief, de aangenaam persoonlijke indruk die het handschrift maakt. Misschien hier en daar een inktvlekje van een weerbarstige kroontjespen, maar de beschaafde volzinnen maken veel goed. Soms stijgt uit het papier de fijne geur van een reukwatertje op. Deze brieven bewaar je in een speciale brievendoos, of met een mooi lintje erom, om later nog eens met genoegen na te lezen...

Wegdromen in deze romantische wereld is verleidelijk, de realiteit was helaas wat prozaïscher. Brieven als de bovenstaande werden aan het einde van de negentiende eeuw inderdaad veelvuldig geschreven, maar opvallend vaak in dezelfde bewoordingen. Dat kwam ten eerste doordat maar weinig mensen in staat waren om zo'n brief op te stellen, en ten tweede doordat de brieven letterlijk overgeschreven zijn uit bijvoorbeeld Akveld's groot brievenboek, een vaak herdrukte verzameling van modelbrieven voor alle gelegenheden. Vul uw naam en de speciale gelegenheid op de plaats van de puntjes in, en klaar is uw brief. Weliswaar was in die tijd nog slechts een op de tien burgers analfabeet, maar de overige negen namen echt niet altijd de moeite om een fraaie persoonlijke brief op te stellen. Had men de beschikking gehad over mobiele telefonie, dan was de bovenstaande nieuwjaarswens vrijwel zeker afgedaan met een kort telefoongesprekje (‘Hee hallo, nee goed, en met jou? Ik wou je nog even een goed jaar toewensen, met veel gezondheid en zo. Ja jij ook. Tot ziens!’).

[p. 213]

Illustratie: Frank Dam

Populair

Aan het begin van de eenentwintigste eeuw bestaat het mondelinge gesprek of de gewone brief nog steeds, maar daarnaast kan een bericht per telefoon, fax, SMS (Short Message Service) of elektronische post (e-mail) verstuurd worden. Nieuwe media zijn ongekend populair, en de ontwikkelingen volgen elkaar in sneltreinvaart op.

Van al die communicatiemiddelen zijn e-mail en zijn kleinere broertje SMS de jongste. Steeds meer mensen krijgen de beschikking over deze nieuwe media. Gratis e-mailfaciliteiten worden her en der aangeboden, en begin 2000 telde Nederland al een kleine twee miljoen internetaansluitingen van waaruit je e-mail kunt versturen. Sommige van deze aansluitingen zijn openbaar: in juni van dit jaar werd in Amsterdam het toentertijd grootste ‘internetcafé’ geopend, waar de bezoekers aan 650 beeldschermen onder meer hun elektronische post konden lezen en versturen. Maar bijvoorbeeld ook in bijna ieder Egyptisch stadje zijn al internetcafés te vinden, waar toeristen de contacten met de thuisblijvers en met andere reislustigen in de wereld kunnen onderhouden.

Ook het ‘SMS'en’, het versturen van ultrakorte schriftelijke berichtjes (minder dan 160 tekens) via een mobiele telefoon, wordt vooral onder jongeren steeds populairder: het is goedkoper dan gewoon bellen, en de ontvanger hoeft de telefoon niet meteen op te nemen. Het versturen van een regeltje ‘Vanavond 8 u stadion ingang vak F’ kost maar één telefoontik.

Stijlen

De verschillende media kennen elk ook hun eigen gebruiksmogelijkheden. Deze leiden natuurlijk ook tot verschillende stijlen: de ontwikkeling hiervan is voer voor tekstwetenschappers, die met belangstelling de verschrompeling van de briefaanhef of de uitbreiding van de ondertekening gadeslaan. Het gemak en de snelheid waarmee e-mail kan worden beantwoord, leveren een nieuwe vorm van schrijftaal op, die tussen spreek- en schrijftaal in lijkt te liggen: spreektaalwendingen en informalisering worden gecombineerd met typische schrijftaalvormen, zoals het letterlijk citeren van passages uit eerdere correspondentie. Doordat de meeste mailprogramma's de oorspronkelijke brief in zijn geheel als citaat in het antwoord opnemen, staat het antwoord ook vaak tussen de oorspronkelijke passages in gevlochten. Een discussie in e-mails kan al snel de volgende vorm aannemen:

In een gesprek maak je veelvuldig gebruik van gebaren en gezichtsuitdrukkingen. In geschreven spreektaal ontwikkelen zich allerlei hulpmiddeltjes om dit gemis te maskeren: relativeringstekentjes als de

[p. 214]

‘smiley’ (: -) of ; -)) om aan te geven dat wat net geschreven is als een grapje moet worden gelezen, zijn hiervan de bekendste.

De briefaanhef is ook een mooi voorbeeld van veranderende conventies. Standaardvormen van briefaanhef als ‘Geachte heer/mevrouw’ of het formele ‘L.S.’ komen ook in elektronische brieven voor, maar het directe karakter van de e-mail levert vaak spreektaalbegroetingen op als ‘Hoi Kim’ of het iets formelere ‘Hallo Henk’. Een e-mail aan meerdere personen begint vaak met de ook in gewone brieven gebruikte formulering ‘Beste mensen’, maar er ontstaan ook vormen als ‘Hallo allen’. Belgisch-Nederlands is de afgekorte aanhef ‘Besten’. Wie op een dag drie of vier keer een mailtje naar een en dezelfde ontvanger stuurt (kort na elkaar), heeft vaak de neiging te bezuinigen op aanhef en afzender. ‘Beste Arie Verhagen’ en ‘Met vriendelijke groeten’ in het eerste bericht, worden vaak ‘Arie’ en ‘Groet’ in het tweede, en in het derde bericht zullen aanhef, afsluitvorm en afzender vaak zelfs ontbreken (al staan de essentiële gegevens wel altijd in de kop). Deze vormen van verschrompeling kom je in gewone correspondentie toch niet snel tegen.

Vergelijking van gewone brief, e-mail, SMS en telefoon

Snelheid

Telefoon is het snelste medium: als je iemand aan de lijn krijgt, heb je een direct contact dat te vergelijken is met een oog-in-ooggesprek. De gewone brief scoort het laagst op dit punt. E-mail en SMS kunnen de snelheid van een telefoongesprek benaderen (afhankelijk van de schrijfsnelheid), maar ook een e-mail kan enkele dagen bij de ontvanger blijven liggen.

Bereikbaarheid

De bereikbaarheid is uiteraard afhankelijk van de ontvanger. Zit u de hele dag bij uw telefoon, dan bent u optimaal bereikbaar. Bent u veel weg, dan kunnen antwoordapparaten of voice-maildiensten eventuele binnenkomende telefoontjes onderscheppen. Maar dat is ook precies wat er bij e-mail en SMS gebeurt: de binnenkomende berichten worden opgeslagen tot het moment dat u tijd hebt om ze te lezen. Een nadeel van de telefoon: bent u in gesprek, dan bent u onbereikbaar (tenzij u daar speciale voorzieningen voor getroffen hebt). Met e-mail en SMS, en met de mobiele variant van de telefoon, bent u - als u uw apparatuur hebt meegenomen - ook niet aan een plek gebonden: waar u bent, bent u bereikbaar.

Kosten

De verzending van e-mailberichten is voor een groot gedeelte gratis. Is uw bericht eenmaal op het internet aangeland, dan reist het net zo gemakkelijk naar het huis van uw kennis een paar straten verderop als naar uw collega in Portugal of uw familie in Australië. De kosten worden gemaakt als u het bericht vanaf uw lokale pc naar de elektronische snelweg transporteert, én als de ontvanger het bericht daar weer vanaf haalt. Die kosten zijn afhankelijk van het soort verbinding dat u kiest (telefoon, netwerk), de snelheid van die verbinding en de grootte van het bericht. Daarnaast krijgen zowel u als de ontvanger mogelijk te maken met allerlei abonnementskosten (internetaanbieder, telefoonmaatschappij). De prijs van een telefoongesprek is van veel factoren afhankelijk; niet in de laatste plaats van uw eigen vaardigheid om een gesprek kort te houden. Bij SMS zit er een absolute limiet aan de lengte van uw boodschap, waardoor u met één telefoontik het hele bericht kunt verzenden. De kosten van een brief zijn afhankelijk van het gewicht, maar (net als een gewoon telefoonbericht) ook van de afstand die u overbrugt. Een brief of telefoontje naar Australië is aanmerkelijk duurder dan naar uw buurvrouw.

Een bijzonder kostenaspect van e-mail is de mogelijkheid om delen van uw ontvangen correspondentie te hergebruiken: uw binnengekomen e-mails worden veelal automatisch opgeslagen en blijven dus digitaal beschikbaar: u kunt knippen en plakken zonder dat het extra papier of tijd kost.

Extra's

De extra mogelijkheden tot communiceren zijn bij gewone post en e-mail het grootst, en bij SMS het kleinst. Bij een e-mailbericht kunt u foto's, geluidsbestanden en zelfs filmpjes aanhechten (die door hun grootte wel hun prijs hebben!), en bij SMS bent u beperkt tot 160 tekens. Ook bij brieven kunt u in de envelop bijlagen toevoegen, van geluidscassettes tot een lok van uw haar. In een telefoongesprek hebt u weer uw stembuiging als extra communicatiemiddel.

Omslachtigheid

Een brief versturen is omslachtig: je moet hem schrijven, in een envelop stoppen, postzegel erop (eerst wegen, waar zijn die postzegels gebleven?), naar de brievenbus brengen. Beantwoording van elektronische post is een kwestie van een druk op de knop. Een telefoontje kan ongelegen komen en moeilijk worden uitgesteld. SMS-berichtjes zijn vaak lastig in te voeren op een mobiele telefoon (met de cijfertoetsen moet je alfabetische tekens selecteren: eenmaal de 1 is ‘a’, tweemaal is ‘b’ en driemaal is ‘c’).

Te veel mail

De voordelen van de nieuwe media (snelle verzending, ook aan grote groepen ontvangers, minder opdringerig; zie het kader links) leiden ook tot problemen. Doordat het medium van de elektronische post zo laagdrempelig is, en steeds meer mensen er de beschikking over krijgen, neemt het aantal verstuurde berichten in hoog tempo toe. De trotse vader zendt het elektronische geboortekaartje toch maar even het hele bedrijf door. Het elektronische rapport plus de commentaren gaan naar de hele afdeling, want het kost toch geen papier. Daardoor worden mensen die aanvankelijk op deze manier optimaal bereikbaar waren, weer minder bereikbaar: een politicus in Den Haag kan op een ochtend gemakkelijk honderd berichten op zijn computer vinden, rijp en groen door elkaar, en tot overmaat van ramp nog aangevuld met ongevraagde elektronische reclamepost. Binnen bedrijven en organisaties leidt zo'n informatiebombardement al snel tot het instellen van aparte diensten die de belangrijke mensen weer gaan afschermen voor minder belangrijke post.

De ontwikkeling en invoering van nieuwe media gaan altijd gepaard met kinderziekten. En die zijn niet alleen van technische aard: de taalgemeenschap moet wennen aan het nieuwe medium. Een SMS-bericht als sollicitatiebrief is onzin, net zoals een boodschappenbriefje in een envelop met een postzegel erop. Geleidelijk aan ontwikkelt zich voor elk medium een eigen toepassingsgebied, en een eigen etiquette. Wie zondigt tegen de etiquette, wekt wrevel op, en loopt het risico het slachtoffer te worden van een bombardement van elektronische post dat je brievenbus verstopt. De regels voor de etiquette zijn nog volop in ontwikkeling - zie het kader op de volgende bladzijde.

Slakkenpost teloor?

En hoe zit het met de gewone brief? Kan het aloude epistel als ‘slakkenpost’ in het communicatiemuseum worden bijgezet - genoemd naar het dier met zijn legendarische traagheid? Al lijkt het of de nieuwe

[p. 215]

communicatiemiddelen de oude verdringen, dat is bepaald niet zo: alleen al PTT Post bezorgt in Nederland per jaar zo'n zeven miljard poststukken, een aantal dat de laatste tien jaar alleen maar is gestegen. Hoewel zich in dat aantal ook de talrijke direct mail en - aldus een postmanager - het ‘wenskaartgebeuren’ bevindt, vormen brieven nog steeds een respectabel deel van de ongeveer duizend poststukken die jaarlijks bij de zeven miljoen postadressen op de mat vallen. Het papierloze kantoor lijkt dus nog steeds ver weg te zijn.

Een aangetekend verstuurde papieren brief heeft nog steeds een duidelijke juridische status. Bovendien geeft de verzorgde verschijningsvorm (zorgvuldig vormgegeven op fraai briefpapier) een zeker cachet aan een bericht, waardoor veel bedrijven nog steeds voor papieren briefverkeer kiezen.

Diversificatie

Oude communicatiemiddelen zijn dus niet verdrongen: er zijn alleen nieuwe vormen naast gekomen. De veelgehoorde klacht dat de zorgvuldigheid van de papieren correspondentie wordt verdrongen door de slordigheid van de snelle media is dus maar ten dele terecht. Er is eerder sprake van een zekere diversificatie: de verschillende media worden gebruikt voor verschillende gelegenheden. Sommige vormen van communicatie zijn per definitie slordig: schrijf je een telefoongesprek letterlijk op, dan zit er geen grammaticale zin tussen. Het bijzondere van de nieuwe media lijkt juist te zijn dat zich een nieuwe taalvariant tussen schrijf- en spreektaal ontwikkelt. Het is misschien niet helemaal eerlijk om die met de maatstaven van een van beide te beoordelen.

Diversificatie dus. Als je met iemand wilt communiceren moet je je eerst afvragen of je direct contact wenst (persoonlijk bezoeken), of je iemand op afstand wilt storen (telefoon), en of je een kort berichtje hebt (SMS) dan wel een wat langere boodschap. Is de vormgeving belangrijk (sollicitatiebrief) of de privacy in het geding (liefdesbrief)? Is het urgent (telefoon of e-mail) of mag het een paar dagen duren (slakkenpost)?

Maar een brief heeft ook een andere gevoelswaarde in persoonlijke aangelegenheden, doordat hij aandacht en betrokkenheid suggereert. Ook al zoeken we een partner via een elektronische contactadvertentie, en leiden internetcontacten soms zelfs tot een huwelijk, zeg nou zelf: wie krijgt er nou geen warm gevoel van zo'n handgeschreven, zorgvuldig gevouwen kunstwerkje met fraai geformuleerde volzinnen, dat ook nog eens naar rozen ruikt?

Top-8 van regels uit de e-mailetiquette

1. Geef uw brief een duidelijk onderwerp

Als uw elektronische brief bij de ontvanger binnenkomt, ziet deze in eerste instantie alleen de onderwerpregel. Een brief zonder onderwerpregel nodigt niet uit tot lezen, en schreeuwerige toevoegingen als ‘Urgent! Meteen antwoorden!’ hebben vaak een averechts effect.

2. Let op de ‘CC’

Net als gewone brieven kan een e-mail aan verschillende personen tegelijk verstuurd worden. De meeste e-mailprogramma's hebben zelfs faciliteiten voor het aanleggen van verzendlijsten. Bij de verzending kunt u een onderscheid maken tussen de ‘To’, de ‘CC’ en de ‘BCC’. De ‘To’ is de eigenlijke geadresseerde (meestal maar één persoon). De ‘CC’ (de ‘carbon copy’) is een kopie van de brief voor derden, en de ‘BCC’ (‘blind carbon copy’) is een gesloten kopie: de ontvangers van de ‘To’ en de ‘CC’ krijgen niet te zien wie de ‘BCC’ is. Een te ruimhartig gebruik van verzendlijsten, ‘CC’ en ‘BCC’ is de grootste ergernis onder e-mailgebruikers. Vooral wanneer u op een brief antwoordt, en het antwoord aan alle ontvangers van de ‘CC’ en ‘BCC’ toestuurt, genereert u al snel een heleboel overbodige post. Een voorbeeld: een personeelsfunctionaris van een bedrijf met 50 medewerkers stuurt een berichtje aan allen dat de heer De Vries ziek is. 10 personen antwoorden aan alle ontvangers het berichtje ‘Beterschap, Klaas!’ Dan zijn er al 549 berichtjes verstuurd waarvan 39 mensen er elk 11 gehad hebben.

3. Pas op met grapjes

In het algemeen geldt dat u er rekening mee moet houden dat u wellicht in een spreektaalachtig register schrijft, maar de bijkomende middelen van spreektaal (stem, gezicht) mist. Een grapje op schrift kan snel verkeerd begrepen worden. Een conflict dat op papier/ scherm wordt aangekaart, lijkt onmiddellijk ernstiger. Lees elk bericht dat u verstuurt ten minste eenmaal in zijn geheel door.

4. Verspil geen ruimte

Lange berichten kunnen niet alleen uzelf, maar ook de ontvanger op kosten jagen. Vooral het meesturen van grote bijlagen (‘attachments’) kan zeer hinderlijk zijn. Een e-mail van 1500 woorden (dat is al flink lang) neemt slechts zo'n 10 kb in beslag, maar een simpel geluidsbestand van drie minuten is al snel tienduizend keer zo groot.

5. Geen reclame of kettingbrieven

Zinloze post is een grote ergernis van e-mailgebruikers. Reclame is meestal ongrijpbaar (het antwoordadres is nietbestaand), maar kettingbrieven, vaak met viruswaarschuwingen, worden door particulieren verspreid. Stuur daarom nooit een viruswaarschuwing die u zelf krijgt naar al uw vrienden door.

6. Pas op met plakken

De meeste e-mailprogramma's bieden een gemakkelijke antwoordmogelijkheid: u drukt op de knop ‘Reply’, en u kunt een nieuwe brief intypen. De oorspronkelijke brief staat als citaat alvast in uw brief opgenomen. Veel mensen typen snel hun antwoord daarboven, en laten het citaat onder aan de brief staan. Vervolgens krijgt u weer een antwoord, waaronder uw antwoord én de oorspronkelijke brief weer staan. Op deze manier plakt u steeds de hele correspondentie aan de nieuwe brief vast en verspilt u onnodig ruimte.

Ondertekeningen bevatten soms ware kunststukjes van zogeheten ASCII-art en meer of minder snedige spreuken.

7. Knip in uw citaten of vat samen

Een andere mogelijkheid dan plakken is het toevoegen van uw antwoord als commentaar in de brief die u citeert. Dat kan erg handig zijn, maar als de aangeschrevene hetzelfde doet, resulteert dat al snel in een onoverzichtelijke cascade van citaten en antwoorden. Vooral bij discussies in nieuwsgroepen is dit schering en inslag. Knip in uw citaten weg wat niet (meer) relevant is, of verwijder een groot deel van de cascade en vat eventueel de discussie samen. Geef netjes aan waar u geknipt hebt (bijvoorbeeld door de toevoeging ‘[knip]’, of ‘[verhaal over oma weggestreept]’).

8. Houd uw ondertekening bescheiden

Veel e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid tot een zogeheten ‘signature file’, een soort elektronische handtekening die automatisch aan elk bericht wordt toegevoegd dat u verstuurt. Veel mensen maken complete kunstwerkjes van zo'n handtekening, compleet met tekeningen en levenswijsheden of snedige motto's (zie het voorbeeld). Vraag u echter bij elk bericht af of de ontvanger daar wel prijs op stelt. Vooral als u dagelijks met dezelfde personen communiceert, gaat zo'n uitvoerige handtekening snel irriteren. Bedenk dat u die handtekening zelf nooit ziet bij het versturen!