Onze Taal. Jaargang 69

[p. 98]

De beste en slechtste nota's
Een beleidsnotawedstrijd met opvallende inzendingen

Rob Neutelings - Technische Universiteit Delft
Daniël Janssen - Universiteit Utrecht

De talrijke beleidsnota's die ons land structuur moeten geven, worden - als ze al gelezen worden - niet zelden als mistig en onleesbaar gekwalificeerd. Toch zijn er wel degelijk gunstige uitzonderingen, zo bleek uit een landelijke beleidsnotawedstrijd.

Nederland wordt in belangrijke mate door nota's vormgegeven. Alle belangrijke wetten en infrastructurele projecten worden door minstens één beleidsnota voorafgegaan, en soms zelfs door een hele stapel. Zo is er over de Betuwespoorlijn meer dan twee meter nota's en rapporten beschikbaar, en gaf de gemeente Utrecht 46 miljoen gulden uit om de nu al ruim tien jaar durende discussie over de renovatie van het stadshart te voeden met nota's, studies en adviezen. Beleidsnota's passen blijkbaar goed in ons poldermodel. De ambtenaar schrijft de plannen op, en iedereen mag ze vervolgens bekritiseren. Maar dan moeten ze wel eerst gelezen worden. En daar wringt de schoen, want de leesbaarheid van nota's laat te wensen over. Veelgehoorde klachten betreffen de structuur (mistig), de formuleringen (warrig en onduidelijk) en de plannen zelf (vaag). En die klachten zijn niet van vandaag of gisteren.

Geen rijksnota's

Vraag Tweede-Kamerleden naar de kwaliteit van nota's en hun mening blijkt naadloos aan te sluiten bij die van gewone lezers. Warrig, wollig, gezwollen, brallerig, Lubberiaans, droog, onbegrijpelijk en onsmakelijk Nederlands zijn kwalificaties die spontaan worden geuit na het noemen van het woord beleidsnota. Terecht?

Om te zien of het echt zo slecht gesteld is met de beleidsnota is er afgelopen jaar een beleidsnotawedstrijd georganiseerd. Iedere Nederlander kon nota's insturen voor de prijs voor de beste en slechtste nota. Voor de categorie ‘beste nota’ waren er ongeveer dertig inzendingen. Opvallend genoeg was daar geen enkele rijksnota bij; blijkbaar roepen de producten van provincies, gemeenten en stichtingen bij de Nederlandse burger meer enthousiasme op. Vaak ten onrechte: enkele nota's die werden ingestuurd als kandidaat voor de ‘beste nota’, zouden in de categorie ‘slechtste nota’ heel kansrijk zijn geweest. Zo dacht een notaschrijver de trofee in de wacht te slepen met een nota die de volgende zin bevatte: ‘Overgaan tot de volgende wijzigingen van het beleid inzake verstrekking van premies t.b.v. arbeidsinschakeling c.a. aan bijstandsgerechtigden c.s. van de gemeente, teneinde het beroep op het gemeentelijke scholings- en activeringsfonds (Wet inschakeling werkzoekenden) structureel op jaarbasis met f 700.000,- te beperken, alsmede ter invoering daarvan de noodzakelijke maatregelen te (laten) nemen (zoals wijziging van de Premie en vrijlatingverordening).’ De jury dacht er het zijne van.

De jaarlijkse papierberg van een Tweede-Kamerlid

-	27.539 kopieën van de reprodienst
-	50.000 pagina's regeringspost
-	40.000 pagina's andere post

Veel hiervan gaat ongelezen het ‘ronde archief’ in, en van de inhoud van de rest wordt zelden meer dan een kwart echt gelezen.

Top-drie van winnaars

De prijs voor de beste beleidsnota ging naar de gemeente Den Haag voor de nota Masterplan mensenwerk. De nota heeft een zeer duidelijke samenvatting en biedt een helder overzicht van speer- en actiepunten. Het taalgebruik is helder en wervend. De meeste burgers zullen geen enkele moeite hebben om deze nota te lezen en te begrijpen. De lay-out is schitterend. Toch had de jury ook wat kritische noten op zijn zang: het formaat is zeer onhandig (42 bij 23 cm), de nota is hier en daar langdradig, en heeft soms te lijden van een geitenwollensokkentoon.

De gemeente Stadskanaal eindigde met Stadskanaal in 2010 op de tweede plaats. De nota is erg concreet en toegankelijk. De tekst geeft een zeer duidelijk beeld van de plannen, en de uitvoeringsplannen zijn goed. Men spreidt vanuit de moeilijke noordelijke positie een grote ambitie tentoon. De nota is mooi vormgegeven en, misschien wel het allerbelangrijkste, hij is goed leesbaar. Kan er nog iets aan verbeteren? Natuurlijk: een nota die voor de eerste prijs in aanmerking wil komen moet een samenvatting heb-

[p. 99]

ben, en daarnaast vond de jury de begroting en de evaluatieopzet onder de maat.

De derde prijs was voor Ruimte voor cultuur. De cultuurnota Zeist 1999-2003 van de gemeente Zeist. De jury vond dat hier sprake was van een beleidsnota met een duidelijke doelstelling. De nota beschrijft op een heldere manier wat er in Zeist op cultureel gebied allemaal gaat gebeuren. Met name hoofdstuk 8 over acties, tijdplanning en financiën verdient navolging. Had de jury dan geen kritiek? Jawel, de formulering is hier en daar wat houterig en de vormgeving van de tekst is matig - in tegenstelling tot die van de kaft.

De zeven hoofdzonden van de notaschrijver

1	Onleesbare, onbegrijpelijke formuleringen
2	Mistige structuur
3	Veel geschreeuw, maar weinig wol
4	Geen hulpmiddelen voor de selectieve lezer, zoals een inhoudsopgave of een samenvatting
5	Vage plannen zonder onderbouwing, financiering en visie op de uitvoering ervan
6	Misleidende omschrijvingen en bewuste vaagheden
7	Vormgeving die niet tot lezen uitnodigt

De slechtste nota

Helaas was het aantal inzendingen voor de slechtste beleidsnota te klein om de prijs uit te reiken. Er waren wel twee ‘eervolle’ vermeldingen. De gemeente

‘Voor het alternatief van de dwangsom mag echter niet worden gekozen als, gelet op het belang dat geschonden wordt door overtreding van het betreffende wettelijk voorschrift, het risico van voortzetting of herhaling van de overtreding - ondanks de dwangsom - nog aanwezig is.’

Enschede schreef een nota die duidelijk maakt waarom beleidsnota's zo'n slechte naam hebben. Hoewel de tekst slechts anderhalf kantje beslaat, staat hij boordevol overbodige informatie, irrelevante uitweidingen en ondoorgrondelijk proza. De feitelijke inhoud kan op de achterkant van een luciferdoosje. Wat nu precies het voorstel is, wordt pas na enig speurwerk duidelijk: een rookverbod voor alle werkruimtes. Maar in plaats van dat gewoon voor te stellen, weidt de schrijver eerst anderhalve pagina lang uit over randvoorwaarden, eerder beleid en de relatie met wetgeving.

De tweede ‘eervolle’ vermelding was voor de gemeente Maasdriel. Die produceerde een nota waarin schoolvoorbeelden staan van formuleringen zoals je ze in nota's verwacht, maar waarvan je steeds weer hoopt dat ze er niet in zullen staan: ‘Voor het alternatief van de dwangsom mag echter niet worden gekozen als, gelet op het belang dat geschonden wordt door overtreding van het betreffende wettelijk voorschrift, het risico van voortzetting of herhaling van de overtreding - ondanks de dwangsom - nog aanwezig is.’ Op dit soort overtredingen tegen de leesbaarheid zou eigenlijk een dwangsom moeten staan.

Vorig jaar verscheen van Rob Neutelings en Daniël Janssen het boek Beleidstekstwijzer (Sdu Uitgevers). ISBN 90 12 08560 8

Illustratie: Jaap Vegter

Formaat prullenbak

Nota's wórden ook slecht gelezen. Mr. Jacob Kohnstamm (voormalig Tweede-Kamerlid en staatssecretaris voor D66) vertelde ooit een anekdote die het lot van menige nota goed beschrijft. Na een dag van zwaar vergaderen trof hij op zijn bureau de post aan: een halve meter papier met daarin zeker twaalf nota's. Hij nam zijn post mee de trein in om die op weg naar huis te kunnen schiften. Een nota over de bestrijding van illegalen in de prostitutie: ‘nou die kan wel weg’. Een nota over de aanschaf van nieuwe gevechtshelikopters: ‘hup in de prullenbak’. Een notitie over de arbeidsvoorwaarden bij de NS: ‘niet mijn portefeuille, dus weg’. Thuis aangekomen was van de halve meter nog zo'n tien centimeter over die hij wél zou lezen. De volgende dag werd hij gewekt door een telefoontje van een journalist die hem vroeg waarom de arbeidsvoorwaarden van het NS-personeel hem niet interesseren. Kohnstamm begon een betoog waarin hij zei dat het NS-personeel goed beloond dient te worden en sloot af met de vraag: ‘Waarom denkt u eigenlijk dat ik geen interesse heb in de arbeidsvoorwaarden van NS'ers?’ ‘Nou,’ zei de journalist, ‘schoonmakers vonden uw exemplaar van de Notitie Arbeidsvoorwaarden NS in de prullenbak van de trein. Wilt u hier nog iets aan toevoegen?’. ‘Nee, eigenlijk niet. Nou, hoewel... nu ik u toch aan de lijn heb, weet u waar u eens in moet duiken? De afmetingen van de prullenbakken in de trein. Die zijn veel te klein.’