|
| |
| |
| |
Voorzitter, twee dingen
Negen dwarse tips voor dominant vergadergedrag
Arjan Broere - communicatietrainer bij GITP Medezeggenschap
Vergaderingen zijn vaak niet alleen tijdverspilling, maar ook verbijsterend saai. De enige manier om niet in te slapen bij het gebabbel van uw collega's is zelf assertief het woord te nemen. Negen dwarse tips voor een dominante rol in vergaderingen - laat nu de anderen maar eens naar u luisteren!
De zesde vergadering van week 27: het is opnieuw raak. Na een oeverloze discussie over wat er eigenlijk op de agenda staat, berijdt Van der Poel weer eens minutenlang zijn stokpaardje (het schrikbarende verbruik van paperclips en andere kantoorartikelen in periode 3). Na de paperclips van Van der Poel begint Blokzijl ongetwijfeld zijn plichtmatige pleidooi voor meer synergie - het startsignaal voor iedereen om echt af te haken. De een staart minutenlang naar de tl-armatuur aan het plafond, een ander werkt haar agenda bij, en weer een derde legt zich toe op een uitgebreide manicure. Dit zijn echter acties van vergaderaars die zich mentaal laten gijzelen.
Doe het eens anders, doorbreek de vergadersleur. Kom in actie, verbreek uw eigen verveling en leer van een ervaringsdeskundige dominant te zijn in vergaderingen.
| |
De eerste klap
Het schijnt een aannemerstruc te zijn. Als iedereen zit en er is wat smalltalk terwijl de koffie wordt verstrekt, dan komt u met een mop. U vertelt een voor dat gezelschap geschikte grap of anekdote en zet de vertelling weids op. Het resultaat: u hebt lang het woord en u komt ook nog getapt over. En wie valt er nou een moppenverteller in de rede? Het is wel zaak ieders aandacht vast te houden en niemand in zij-gesprekjes te laten ontsnappen. Met oogcontact en een luide stem moet het lukken om vanaf het begin te domineren.
| |
Speel de pseudo-voorzitter
Als er geen formele voorzitter is, kan het nuttig zijn voor aanvang van het formele gedeelte van de vergadering voorzittersgedrag te vertonen. Doorgaans is de rest blij dat iemand de stilte doorbreekt en het initiatief neemt. ‘Welkom mensen, jassen kunnen op de gang, hoor.’ ‘Is er al koffie? We hebben toch tot twee uur?’ ‘Doe jij even de deur dicht?’
| |
Intrigerend installeren
Foto: Ad Molendijk
Door bepaalde handelingen kunt u ook op uw eerste vergadering routine suggereren. Doe dit stil en geconcentreerd, en zorg ervoor dat velen uw mentale voorbereiding zien: slijp een potlood, zet uw telefoon af, leg een horloge zichtbaar op tafel, leg een kleine mascotte op tafel (‘Wat is dat?’ ‘O, dat is de god van de beslissingen, gekregen van een sultan in Indonesië - een ongelooflijk wijs man was dat...’). Sluit deze plechtige handelingen af met ‘Goed’ en kijk wakker rond.
| |
Zo weet ik toevallig...
Het staat zeer geïnformeerd als u veel weet over wat zich in de organisatie afspeelt. Dan hebben we het niet over al die ‘onbelangrijke details’ als cijfers, bedragen en data, maar over baanwisselingen, ontslagen, vergaderdata van gremia op ijle hiërarchische hoogten, door u gekende verborgen agenda's van andere partijen, de historie van de organisatie, agenda's van andere besprekingen. Zet andere sprekers buitenspel met: ‘O, dat weet jij nog niet, maar...’
| |
| |
of ‘Werkte jij hier al toen Van Veen eens binnenkwam en...’
| |
Loop rond
Neem het woord, sta al pratend op en loop naar het raam. Spreek, met de rug naar het gehoor toe, de vergadering toe. Vermijd oogcontact, zodat uw medevergaderaars u moeilijk kunnen interrumperen. Voor wie dat te ver gaat: ook naar een flip-over lopen en een schema tekenen doet het goed. Eventueel uw onhebbelijkheid verontschuldigend met ‘Dan moet ik dat toch weer even tekenen’, of ‘Ik ben grafisch ingesteld, dus ik schets dat liever’. De interactie wordt automatisch eenrichtingsverkeer.
| |
Voorkom met een dooddoener de discussie
Een cliché op zijn tijd doet wonderen. Dreigt u even stil te vallen, plaats dan een gemeenplaats als ‘Maar wie A zegt, moet ook B zeggen, nietwaar’, en vervolg snel uw betoog voordat interactie dreigt. Duurt een gloedvol betoog van een tegenstander u te lang, kap hem dan af met een dooddoener: ‘Dat hou je toch’, ‘Zo is er altijd iets’ of ‘Klaar ben je nooit’. Rondt u echt af, voorkom dan discussie met ‘De kost gaat immers voor de baat uit’. Leid deze zin eventueel in met ‘Zoals mijn goede vader altijd zei ...’ of ‘Mijn lijfspreuk is dan ook...’
| |
Claim spreektijd
Moet u naar uw zin te lang naar iemand luisteren, onderbreek hem dan als hij even ademhaalt. ‘Een boeiende kwestie die je nu hebt aangesneden, maar voor je verdergaat zou ik er graag op reageren met een tegenvoorstel, maar eerst zou ik nog even de achtergrond willen schetsen, die naar mijn mening van essentieel belang is voor een beter begrip van...’ Of korter: ‘Voorzitter, twee dingen...’
| |
Wees anders
Is iedereen academisch? Wees dan pragmatisch (‘Wat betekent dat concreet? Ik ben zo'n gekke vent, ik wil dat dan in actie vertaald zien. En wat heeft Jan met de Pet daar maandagochtend aan?’). Is iedereen pragmatisch? Wees dan academisch (‘Mensen, even een niveau dieper. Hebben we daar cijfers over? Kennen we daar modellen van? Wat is daar in recente literatuur over te vinden?’). Vertelt iedereen casuïstische lotgevallen, pak dan de rode draad op (‘de splijtende dieptepass’). Spreekt iedereen in beleidstermen, vertel dan eens een ‘mooi praktijkgeval dat alles in één keer duidelijk maakt’.
| |
Lest best
Ziet aan het eind van de vergadering toch iemand anders kans om een tijdje aan het woord te zijn? Attendeer de vergadering er dan op dat de overeengekomen eindtijd van de bijeenkomst nadert, dat u een dringende afspraak elders hebt én dat u nog iets voor de rondvraag hebt. Met andere woorden: afkappen en mij het woord geven voor een passende dagsluiting.
|
|
Auteursrechtelijk beschermd