Wim Daniëls
Geachte overheid...
Klachten over brieven van overheidsinstanties zijn welbekend. Meestal gaan ze over de ontoegankelijke ambtenarentaal die erin gebruikt wordt. Maar er zijn ook andere ergernissen.
Hans Hermans uit Bocholtz stuurde begin dit jaar een reeks van door hem ontvangen overheidsbrieven naar Onze Taal. De voornaamste klacht van Hermans was dat in die brieven vrijwel stelselmatig een aanhef en een slotformule ontbreekt.
Een van de brieven begint - zonder aanhef - plompverloren met ‘Van uw brief d.d. 17 oktober 1996 heb ik kennisgenomen.’ Een andere brief eindigt met de zinnen: ‘Aangezien u dit boekje zelf ten gemeentehuize heeft afgegeven, achtten wij een ontvangstbevestiging overbodig. Wij hebben bedoeld boekje ter inzage gelegd voor de raad.’ Onder deze zinnen volgt dan niet ‘Met de meeste hoogachting’ of iets dergelijks, maar direct de aanduiding van de afzender: ‘Burgemeester en Wethouders van Vaals’.
Over het ontbreken van een aanhef en een slotformule in overheidsbrieven wordt geregeld ook geklaagd bij de Nationale ombudsman. De Nationale ombudsman schaart deze klachten onder ‘klachten over gebrekkige overheidscorrespondentie’. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook klachten over
| - | te laat beantwoorde of onbeantwoorde brieven; |
| - | verkeerd gespelde familienamen; |
| - | brieven die nog lang na zijn/haar sterfdatum op naam van een overledene worden verstuurd; |
| - | niet adequaat uitgevoerde adreswijzigingen; |
| - | slordig verstuurde brieven die via een briefvenster een deel van de inhoud prijsgeven (‘... dat hij bij arrest van dit gerechtshof d.d. 05-06-92 wegens mishandeling; artikelen: 14a, 14b, 14c, 23, 24, 24c en 300 Wetboek van Strafrecht...’). |
Aan alle correspondentieklachten die de Nationale ombudsman sinds zijn bestaan (1982) in behandeling heeft genomen, zijn door hem normen gekoppeld voor het verbeteren van die correspondentie. Dat is ook gebeurd ten aanzien van de aanhef en afsluiting van brieven, onder andere vanwege een klacht van een gedetineerde over een brief die Aad Kosto in zijn functie van staatssecretaris van Justitie in 1993 aan hem schreef. In die brief ontbrak een aanhef en een afsluiting. Kosto liet destijds aan de Nationale ombudsman weten dat hij vond dat een brief beoordeeld moet worden op inhoudelijke deugdelijkheid en niet op de aanwezigheid van een aanhef en een afsluiting.
De Nationale ombudsman was het niet met Kosto eens: een brief dient volgens hem zowel aan inhouds- als aan vormeisen te voldoen. In het geval van Kosto's brief aan de gedetineerde ging het bovendien niet om een standaardbrief maar om een opzichzelfstaande brief. En zo'n brief moet, aldus de Nationale ombudsman, altíjd een aanhef en een afsluiting hebben: ‘Een dergelijke werkwijze past bij een moderne, open communicatie met burgers. Er is geen enkel argument van doelmatigheid dat zich tegen zo'n werkwijze verzet.’
Voor standaardbrieven die in grote aantallen per computer worden aangemaakt, maakt de Nationale ombudsman een uitzondering, ofschoon het volgens hem ook in deze gevallen toch tamelijk eenvoudig moet zijn een aanhef en een afsluiting in de brief op te nemen.
De indruk bestaat dat overheidsinstanties in toenemende mate de correspondentienormen van de Nationale ombudsman volgen. Het duidelijkst blijkt dat uit de snelle ontvangstbevestigingen die steeds meer overheidsinstanties tegenwoordig sturen naar aanleiding van ontvangen burgerbrieven die ze niet binnen een redelijke termijn (twee à drie weken) inhoudelijk kunnen beantwoorden.
Het lijkt zo te zijn dat de instanties waarmee Hans Hermans vooral te maken heeft, op correspondentiegebied flink achterlopen. Hermans heeft die indruk zelf ook. Hij vraagt zich dan ook af of hij zijn eigen correspondentie niet aan die overheidsinstanties moet gaan aanpassen. Moet je bijvoorbeeld, zo stelt hij retorisch in zijn brief aan Onze Taal, een burgemeester die in een antwoordbrief geen aanhef vermeldt en een vriendelijke slotformule overbodig acht en bovendien bij voorkeur een handtekeningstempel gebruikt, nog wel ‘edelachtbaar’ blijven noemen?
Van Wim Daniëls verscheen het boek Correspondentiewijzer. Normen van de Nationale ombudsman voor de correspondentie overheid - burger. Den Haag, Sdu Uitgevers, 1995
ISBN 90 12 08225 0
Auteursrechtelijk beschermd