Onze Taal. Jaargang 64

[p. 201]

[Nummer 9]

[p. 203]

Wilt u afronden?
Tips voor de voorzitter
Ingmar Heytze

Vergaderen is een van de meest effectieve, maar vaak ook vermoeiendste manieren van besluitvorming. Annemarie Grewel zit al 25 jaar lang vergaderingen voor. Ze wordt evenzeer bewonderd als gevreesd (‘Als de zaken uit de hand lopen, word ik frikkerig’). Op dit moment is ze werkzaam als voorzitter van een commissie van de gemeenteraad van Amsterdam en lid van het NOS-bestuur. Tips voor voorzitters en voorzitters in spe, van de vrouw met de hamer.

Annemarie Grewel begon met voorzitten tijdens de universitaire democratiseringsgolf aan het einde van de jaren zestig: ‘Het kwam erop neer dat er ook eens iemand anders dan de hoogleraar de vergadering mocht leiden.’ Ze verwierf landelijke bekendheid met het leiden van verhitte televisiediscussies voor de VPRO. PvdA-congressen zit ze met zoveel charisma voor dat er mensen zijn die speciaal komen om haar aan het werk te zien. Annemarie Grewel wordt wel beroepsvoorzitter genoemd. Zelf is ze het daar niet mee eens: ‘Ik word vrij veel gevraagd, maar ik zal mezelf nooit beroepsvoorzitter noemen. Er bestaan wel commerciële voorzitters, maar ik doe het alleen als ik mensen aardig vind en als het onderwerp mijn interesse heeft. Een forum over een technisch onderwerp, daar kunnen ze beter een ander voor vragen. Ik moet het onderwerp leuk of belangrijk vinden. Bovendien doe ik het voor niets, omdat ik niet voor de keuze gesteld wil worden tussen iets wat ik leuk vind maar wat financieel niets oplevert, en iets wat ik niet leuk vind maar wat wel goed betaald wordt.’

● De 70%-grens

Volgens Annemarie Grewel is voorzitten niet ingewikkeld. ‘Iedereen kan voorzitten. Je moet van tevoren de stukken lezen, je moet ervoor zorgen dat alles een beetje op tijd gaat. Je moet niet schromen om mensen die lang van stof zijn een beetje op te jagen. Je moet niet zenuwachtig zijn, maar wel een beetje opgefokt. Spanning is goed, zenuwen niet. Je moet geen trillende handen hebben.’ Contact leggen is volgens Grewel belangrijker dan orde houden: ‘Er moet een wisselwerking ontstaan. Je moet ervoor zorgen dat er een soort contact is tussen jou en de zaal. Bovendien moet je contact leggen tussen degene die het woord voert en jou. Je moet geen poeha maken of voorzittertje gaan spelen; je moet jezelf blijven en er plezier in hebben. Je moet er ook een beetje om kunnen lachen, want het is toch eigenlijk een soort toneel.’

Foto: ANP

‘Elke zaal is als een schoolklas vol kinderen; die proberen ook altijd hoe ver ze kunnen gaan. Als voorzitter bespeel je in zekere zin ook de zaal; een klein beetje demagoog moet je dus wel zijn. Stel dat je een politiek forum hebt en dat een bepaalde partij op een gegeven moment de pispaal is, dan moet je ervoor zorgen dat niet één persoon voortdurend de pispaal van de zaal is omdat de zaal één bepaalde politieke kleur heeft. Je moet mensen dus wel degelijk af en toe beschermen. Onzekere sprekers help ik een beetje. Ik gedraag me een beetje “warm” en af en toe roep ik “goed zo”. Als je een grote zaal hebt, moet je ook een beetje voyeur zijn,

[p. 204]

“Ik bemoei me er ook wel eens mee, maar alleen als ik iets weet wat de leden van een forum niet weten. Of als ik iemand in de zaal werkelijk stomvervelend vind.”

nieuwsgierig zijn naar de mensen die in de zaal zitten. Het gaat erom dat je niet alleen de mensen in het forum belangrijk vindt, maar ook contact zoekt met de zaal. Je moet ze leuk vinden en van ze houden, anders gaat het niet.’

De zaal inkijken kan ook voor de broodnodige afleiding zorgen. Annemarie Grewel: ‘Je moet niet voor 100% naar de sprekers luisteren, maar voor ongeveer 70%, anders ben je na een halfuur doodmoe óf dodelijk verveeld. Als je voor 70% luistert, kun je het dagen achter elkaar volhouden.’ De overige 30% van de hersencapaciteit mag de voorzitter naar eigen goeddunken besteden: ‘Ik mag graag kijken waar de mooie mensen zitten.’

● Niet mee bemoeien

Het is voor sprekers nooit eenvoudig en soms zelfs onmogelijk om het met elkaar eens te worden. Annemarie Grewel stelt dat consensus moeilijk kan worden afgedwongen: ‘Je hebt wel eens een keer dat het niet lukt, dat de sprekers minder lijken te weten dan de zaal, dat je de discussie niet op een bepaald niveau kunt tillen en dat je het niet met elkaar eens kunt worden. Voorzitters gaan in zo'n geval vaak zó samenvatten dat iedereen denkt “ja, maar zo zat het niet”, en dan begint de hele discussie opnieuw. Je kunt beter niet samenvatten dan verkeerd samenvatten.’ Een vergadering is meestal bedoeld om een besluit te nemen, en ook dat is niet altijd even eenvoudig. Annemarie Grewel: ‘Soms is het moeilijk om tot een goede conclusie te komen. De meeste voorzitters gaan zich er dan mee bemoeien. Dat moet je eigenlijk niet doen. Ik bemoei me er ook wel eens mee, maar alleen als ik iets weet wat de leden van een forum niet weten. Of als ik iemand in de zaal werkelijk stomvervelend vind. Maar je moet niet van tevoren plannen wat er uit de vergadering moet komen. Je bemoeit je wel met de inhoud, maar niet in die zin dat je van tevoren al hebt besloten wat de conclusie moet zijn en alles daarop aanstuurt. Voorzitters doen dat vaak, omdat ze vinden dat er een bepaalde uitkomst moet zijn. Maar dan raakt iedereen wel geïrriteerd.’

Negen tips voor voorzitters

1	Bereid de vergadering voor door de stukken te lezen. Zorg ervoor dat u bekend bent met de voors en tegens van het onderwerp.
2	Houd tijdens de vergadering de tijd in de gaten. Schroom niet om breedsprakige mensen wat op te jagen.
3	Zorg ervoor dat u contact hebt met zowel de sprekers als met eventuele toehoorders.
4	Neem mensen in bescherming die te weinig aan het woord komen of in diskrediet zijn.
5	Ga niet helemaal op in de vergadering. Luister voor 70%.
6	Grijp in als men van het onderwerp afdwaalt.
7	Doe niet als gewone deelnemer mee aan de vergadering. Blijf buiten de discussie die u verondersteld wordt te leiden.
8	Probeer de discussie vrij te laten lopen. Stuur niet aan op een door u gewenste conclusie.
9	Vat correct samen of vat niet samen. Probeer met uw samenvatting geen consensus te creëren wanneer die er niet is.