Onze Taal. Jaargang 63

[p. 152]

Hoe handig is het Handboek Bedrijfscorrespondentie?
Corriejanne Timmers - taaladviseur en taaltrainer, Den Haag

Het telt 24 hoofdstukken verspreid over 776 bladzijden (waarvan 38 lege), bevat ruim 200 voorbeeldbrieven, 3 registers en 115 checklists en het weegt 2,25 kilo: het Handboek Bedrijfscorrespondentie.
Is dit ‘standaardwerk voor managers en secretaresses en voor alle anderen die zich voor hun beroep regelmatig met correspondentie bezighouden’ inderdaad het ‘handzame, praktische, maar ook volledige en genuanceerde boek’ dat de auteurs voor ogen stond?

Vragen als ‘Mag dit wel zus?’ of ‘Moet dat niet zo?’ veronderstellen dat er regels zijn. Als iemand mij vraagt waarom ik het woord produkt met een k spel, dan kan ik verwijzen naar een autoriteit: het Groene Boekje of Van Dale. Immers, produkt met een k is voorkeurspelling.

Ook op het gebied van de grammatica kennen we ‘echte’ regels. Dankzij een grammaticaregel kunnen we bijvoorbeeld uitleggen waarom na een voorzetsel hen volgt en geen hun.

Met correspondentieregels werkt het iets anders: briefschrijvers hebben die in de loop van de tijd zelf ontwikkeld. Organisaties bekijken elkaars huisstijl, nemen over wat ze de moeite waard vinden en komen zo tot een eigen stijl. Op die manier wisselen onder meer verschillende briefindelingen elkaar af. Correspondentieregels zijn dan ook eerder richtlijnen met betrekking tot (taal)etiquette. En een autoriteit op dit gebied was tot dusverre moeilijk aan te wijzen.

Het Handboek Bedrijfscorrespondentie, door de uitgever aangekondigd als ‘hèt standaardwerk voor iedereen die met correspondentie te maken heeft’, lijkt een goede kans te maken die autoriteit te worden. Ambitieus is het werk zeker, en dat niet alleen; het claimt ook

-	volledig en genuanceerd
-	toonaangevend en up-to-date
-	praktisch en gebruiksvriendelijk
-	handzaam en toegankelijk te zijn.

● Volledig en genuanceerd

Volledigheid nastreven is loffelijk, volledigheid claimen is daarentegen gevaarlijk. Maar het Handboek komt een heel eind. Het bevat een grote hoeveelheid informatie over veelvoorkomende soorten externe en interne brieven. Zo wordt uitgebreid ingegaan op de kenmerken en structuur van de zakelijke brief en de eisen die eraan gesteld mogen worden. Hierin worden de nodige nuanceringen aangebracht door middel van commentaren bij de talrijke voorbeeldbrieven, waarvan er enkele worden herschreven. Minder genuanceerd - maar wel erg duidelijk! - zijn vermaningen als ‘Brieven die niet tot de direct mail behoren, worden in een fatsoenlijk bedrijf geadministreerd en beantwoord’ en ‘Klanten hebben de plicht iets op een offerte te laten horen’.

Aan de orde komen informerende brieven - hiermee wordt bedoeld: brieven die informatie bevatten; informatie vragen wordt gedaan in ‘verzoekbrieven’ - verkoopbrieven, goodwillbrieven en zowel goed- als slechtnieuwsbrieven. De meeste van deze briefsoorten zijn ook te vinden in deel 4 van het boek, dat gewijd is aan bedrijfscorrespondentie in het Engels, Duits, Frans en Spaans. Bij elk van deze talen wordt daarnaast aandacht besteed aan briefconventies, het gebruik van leestekens en aan veelgemaakte taal- en spelfouten. Aan dit alles wordt bovendien nog een titulatuuroverzicht toegevoegd.

● Toonaangevend en up-to-date

Dankzij informatie en tal van adviezen met betrekking tot faxvoorbladen, invoering van een correspondentiehuisstijl en automatisering van de correspondentie kan het Handboek zeker up-to-date genoemd worden, vooral door het uiterst informatieve eerste hoofdstuk, waarin de nieuwste trends en ontwikkelingen op correspondentiegebied expliciet worden besproken. Wel is het jammer dat van die nieuwste trends in sommige voorbeelden niet veel te bespeuren valt:

-	In aansluiting op ons telefoongesprek van hedenmorgen stellen wij u op de hoogte van...
-	Onder verwijzing naar ons telefoongesprek, dat onze medewerker Van der Spoel vanmiddag met u gevoerd heeft, zien wij ons genoodzaakt...
-	Hiermee hebben wij het genoegen u op uw verzoek offerte te doen voor...
-	Naar aanleiding van uw bovenvermelde brief waarin u... deel ik u het volgende mee.
-	Heden vernam ik uit de krant...

In enkele ‘herschreven’ brieven komen soortgelijke zinnen voor:

-	Wij staan open voor al uw ideeën om iets aan dit inconveniënt te doen.
-	Uw schrijven [sic!] d.d. [sic!] 12 januari jl. [sic!] hebben wij in goede orde ontvangen [sic!]. (Dit was oorspronkelijk: Wij berichten onder dankzegging de ontvangst van uw brief van 12 januari jl. inzake de bovengenoemde kwestie.)

Dubieus vind ik het advies de spelling aan te passen bij het imago van een organisatie, dat wil zeggen ‘progressieve’ spelling bij een modern, ‘technologisch’ imago. Iedere taaladviseur weet toch hoe lastig het is daarvan de grenzen vast te stellen (kommunikatie, dus ook komputer en cirkuit?) en consequent te zijn!

Wat mij betreft kan het Handboek dan ook pas na herziening aanspraak maken op toonaangevendheid.

[p. 153]

● Praktisch en gebruiksvriendelijk

Zoals het hoort, is de theorie steeds ondergeschikt aan de praktijk. Dit blijkt onder meer uit de vele praktijkgerichte adviezen en uit het grote aantal voorbeeldbrieven en -alinea's. Ook de talrijke checklists zijn volledig toegesneden op de praktijk. Alhoewel... hoe vaak gunnen we ons de tijd onze brieven zo uitgebreid te controleren? Ook de los bijgevoegde controlelijst - reuzepraktisch natuurlijk - is eigenlijk niet erg gebruiksvriendelijk: pas na welgeteld 43 vragen bevestigend beantwoord te hebben, weet je zeker dat je brief aan alle eisen voldoet! En dat terwijl het Handboek vol begrip vaststelt: ‘Veel managers, beambten en secretaresses werken iedere dag onder grote druk. Correspondentie is voor hen een van de vele taken die met spoed afgehandeld moeten worden.’

Wél bijzonder praktisch voor de gebruiker is de scheiding interne/externe correspondentie. De auteurs gaan er terecht van uit dat hiervoor verschillende regels gelden. Ook uit de diverse taal- en stijladviezen spreekt een duidelijke praktijkgerichtheid, hoewel een enkel taaladvies wat twijfelachtig is. Zo zou de gebruiker, afgaande op de gegeven, uiterst omslachtige regel, abusievelijk kunnen denken dat logée en cowboy in het meervoud 's krijgen.

De keerzijde van het streven naar volledigheid is dat het door de overvloed aan materiaal voor de redacteur steeds lastiger wordt het overzicht te behouden en consistent te blijven. Dat is in het Handboek maar ten dele gelukt. Een voorbeeld vormt de titulatuur. In de bijlage krijgen hoogleraren de correcte aanhef (Hooggeleerde heer), maar in een van de voorbeeldbrieven wordt professor Bolk aangesproken met: ‘Hooggeleerde heer Bolk’. Wordt in het hoofdstuk over briefconventies aangeraden in de aanhef titels te vermijden (Geachte professor), de titulatuurbijlage geeft als alternatieven voor Hooggeleerde heer: Hooggeachte professor en Zeer geachte professor.

Lastig is voorts dat je volgens het Handboek alleen maar in de vreemde talen orders kunt plaatsen; in Nederlandse brieven heten ze bestellingen, tenzij je ze bevestigt: dan zijn het ook hier orders.

Bij het boek wordt een diskette geleverd met daarop de in de tekst voorkomende zinnen en voorbeeldbrieven. Afgezien van een enkele verdwaalde harde return en wat typefouten, is de kwaliteit goed. Het bestandsformaat, WP4.2, is wat antiek. Weliswaar kunnen de bestanden geconverteerd worden, maar het was eleganter geweest ze af te leveren in een algemeen tekstverwerkingsformaat, dus zonder specifieke WP-codes. De ervaring leert overigens dat diskettes ‘erbij horen’, maar in de praktijk weinig worden gebruikt. Recente pogingen van verschillende uitgevers om correspondentieprogramma's te leveren die in het geheugen aanwezig zijn en vanuit een tekstverwerkingsprogramma kunnen worden opgeroepen, zijn op niets uitgelopen. Het ziet er dan ook vooralsnog niet naar uit dat deze diskette, waarvan het materiaal keer op keer moet worden opgeroepen via de bestandenlijst, een beter lot beschoren zal zijn.

● Handzaam en toegankelijk

Aan toegankelijkheid is de nodige aandacht besteed. Het Handboek is systematisch van opzet en bevat naast een uitgebreide inhoudsopgave drie registers voor wie snel iets wil vinden. Hier en daar lijkt het er echter op dat bij het opstellen van het algemene register de gebruiker wat op de achtergrond is geraakt. Twee voorbeelden. Stel, ik wil schriftelijk reageren op een klacht. Dan moet ik in het register niet zijn bij de k van klacht, ook niet bij de r van reactie, maar bij de p van positieve reactie op een klacht. Je moet er maar opkomen. (Aan de andere kant, die reactie kan ik nu niet alleen in het Nederlands, maar ook in alle genoemde vreemde talen schrijven. Vreemd genoeg kan klagen zelf overigens alleen in het Nederlands!)

Vaak wordt mij gevraagd of je in een zakenbrief ‘ik’ mag gebruiken. Via de ingang ‘wij-stijl’ in het register dacht ik het antwoord op deze vraag te kunnen vinden. Maar nee, in het Handboek blijkt de ‘wij-stijl’ tegenover het ‘u-perspectief’ geplaatst te worden.

Hoe goed is het Handboek Bedrijfscorrespondentie? Erg goed en een absolute must voor taal- en correspondentiedocenten en -adviseurs, die weinig last zullen hebben van de genoemde zwakke punten.

En hoe handig is het? Een stuk minder. Ten eerste door een van de sterke punten: de (bijna-)volledigheid. En bovendien simpelweg door het gewicht: ruim 2 kilo hanteert niet lekker! Aan dat laatste is overigens wel iets te doen: van de buitenland-sectie een apart boekdeel maken. Dat scheelt toch al gauw zo'n 300 bladzijden, of 1 kilo.