Onze Taal. Jaargang 46

[p. 2]

Het schrijven van overheidswege

De titel boven dit verhaal is om ten minste twee redenen onaantrekkelijk. Ten eerste is hij voor meer dan één uitleg vatbaar: men kan het schrijven begrijpen als de activiteit van het schrijven, maar het schrijven is ook een berucht ambtelijk synoniem voor wat gewone mensen een brief noemen. Ten tweede is de titel onaantrekkelijk door zijn woordkeus: zowel het zelfstandig naamwoord ‘schrijven’ (= brief) als de verbogen vorm ‘overheidswege’ zijn ouderwets Nederlands en typerend voor de ambtelijke kanselarijstijl. Aangezien ik het hier echter wilde hebben over enkele aspecten van de ambtelijke briefwisseling, leek de titel me in al zijn onaantrekkelijkheid toch niet ongeschikt.

Dank zij de activiteiten van Tweede Kamer-voorzitter A. Vondeling mag het ambtelijk taalgebruik zich weer eens in een ruime belangstelling verheugen, waarbij vooral de troonrede als spectaculair object het moet ontgelden. Het verheugen uit de vorige zin moet men daarbij niet zozeer verwachten bij de ambtelijke opstellers van het stuk, als wel bij degenen die zorg en belangstelling hebben voor een helder taalgebruik. De troonrede wordt echter slechts eens per jaar geschreven, terwijl dagelijks duizenden ambtenaren duizenden ‘ambtelijke schrijvens doen toekomen’ aan de onderdanen van de overheid en aan elkaar. En meer dan die troonrede zijn het dan ook die brieven van gemeentes en provincies, van fiscus en Rijkswaterstaat en van al die andere vertakkingen van het bestuursapparaat, die de gewone burger bereiken en het beeld van de bureaucratie vormen.

Nu is met name de briefwisseling al zeer lang ‘een voorwerp van aanhoudende zorg’ voor verantwoordelijke bestuurders. Er is dan ook in de loop van de laatste anderhalve eeuw, om ons nu maar te beperken tot het moderne Nederland, een aardige verzameling richtlijnen verschenen voor diverse ambtelijke stukken. Die richtlijnen hebben op diverse punten van de briefwisseling betrekking: vorm, formaat, adressering, ondertekening. Omdat ze grotendeels totaal onbekend zijn, maar niettemin interessant zijn voor het inzicht in een belangrijk deel van het bestuurlijk taalverkeer, nemen we een duik in de archieven der overheid. Bestuurskunde is een nieuw vak, dus enige oefening is altijd welkom.

Zeer opmerkelijk voor de goede verstaander is direct het oudste stuk. De markante persoonlijkheid Koning Willem I hield kennelijk niet van overbodige rompslomp als uitvoerige titulatuur boven en onder de brieven die hij kreeg. Er is een ‘besluit van den 11en April 1814, nr. 3, houdende kennisgeving der door Z.K.H. gemaakte bepalingen omtrent den Vorm van Rapporten, Voordragten, Missives, Rekwesten, enz.’. In de zuidelijke provincies werd dat besluit op de volgende wijze bekend gemaakt aan ‘de daarbij geconcerneerde Personen en Authoriteiten, bevoegd om zich anders dan bij Rekweste te mogen adresseeren.’

‘De Commissarissen-Generaal van het Departement der Monden van den Rhijn, brengen bij deze ter Kennisse van de daarbij geconcerneerde Authoriteiten binnen dit Departement, ten einde zich daarnaar te gedragen, dat Zijne Koninklijke Hoogheid, bepalingen willende maken, omtrent den vorm der Rapporten en Voordragten, zoo wel van de onderscheidene Ministeriële Departementen aan Hoogstdezelve intezenden, als ten aanzien van de Correspondentie onderling tusschen de Hoofden der Ministeriële Departementen en andere daarbij geconcerneerde Personen en Authoriteiten, bevoegd om zich anders dan bij Rekweste te mogen adresseeren, bij Besluit van den 5en deze No. 3, heeft bepaald:

1. Dat de voorschreve Rapporten, Voordragten of Missives, aan dezelver hoofd alleen zullen dragen de dagteekening, Plaats der afzending en het Nummer van derzelver volgorde, zonder eenige vermelding der Titulature van de Authoriteit aan wien deze Stukken zijn gerigt, welke alleen aan den voet der eerste bladzijde zal worden aangewezen.

2. Dat ook de bij het vorig artikel vermelde Stukken niet zullen worden voorzien van eenig onderschrift, anders dan de onderteekening van den Ambtenaar, door wien het Rapport, de Voordragt of de Missive wordt afgezonden, met bijgevoegde uitdrukking van deszelfs kwaliteit.’

Het lijkt me een richtlijn die hoognodig in moderne vorm weer eens gegeven moet worden voor die ambtenaren die nog brieven adresseren aan ‘De Weledelgestrenge Heer De Heer Directeur der Domeinen. Ir. De Groot.’

Waar de koning voorgaat, kunnen zijn plaatsbewaarders in de provincie uiteraard niet achterblijven. Vraagt Willem I echter in duidelijke taal naar het achterwege laten van overbodige rimram uit de brieven, daar daalt zijn gouverneur reeds af tot omslachtige voorschriften voor wat er aan ambtelijke ballast bij moet. Meer moeilijke woorden (inhaesie, geëffectueerd, observatie) en een dreigement aan het eind kenmerken het ‘Besluit van den Gouverneur der Provincie Noord-Brabant d.d. 25 September 1821, nr. 16, betrekkelijk de Formaliteiten welke bij de Correspondentie van ambtenaren en andere autoriteiten, met den Gouverneur en Gedeputeerde Staten, moeten worden in acht genomen.’

‘De Staatsraad, Gouverneur der Provincie Noord-Brabant, in aanmerking nemende, dat er van tijd tot tijd, zoo aan hem als aan Heeren Gedeputeerde Staten dezer Provincie, door sommige Ambtenaren nog Stukken worden geadresseerd, welke onderscheidene zaken ter onderwerp hebben: terwijl in anderen de dagteekening en de Nummers of Letters der Omschrijvingen, ten gevolge van welken dezelven worden ingezonden, niet of niet naauwkeurig worden aangehaald.

Heeft, tot voorkoming van alle door het geen voorschreve ontstaande onnutte moeiten, goedgevonden en verstaan, met inhaesie van vroegere deswegen gedane Aanschrijvingen in deze Provincie, en inzonderheid de Heeren District-Schouten en Hoofden van Plaatselijke Besturen, nogmaals ten dringendste uittenoodigen, om te zorgen, dat elke door hun, zoo aan den Gouverneur als aan Heeren Gedeputeerde Staten, te doene voordragt of verzoek, bij eene afzonderlijke missive of adres worde geeffectueerd, gelijk mede dat alle Brieven, geschreven ten gevolge van eene missive of een Besluit van een der gemelde Autoriteiten, eene naauwkeurige aanduiding bevatten, niet alleen van derzelver dagteekening, maar ook

[p. 3]

van het Nummer of de Letter welke dezelve dragen; zullende, bij niet observantie van deze formaliteiten, zoodanige Stukken aan derzelver Verzenders worden geretourneerd, en gehouden voor niet ingekomen.’

En nog steeds, na 150 jaar, staat onder aan het briefpapier van de Technische Hogeschool Eindhoven (en dat van vele andere overheidsinstellingen) de volgende zin: ‘Verzoeke één onderwerp per brief te behandelen en bij beantwoording letter, nummer en datum te vermelden’.

De gouverneur van 1821 had vast niet kunnen denken dat zijn woorden nog zo lang, op zoveel plaatsen en, vaak, zo vruchteloos zouden doorklinken!

De gouverneur van 1824, een andere, moet een akelig pietje precies geweest zijn als het ging om de ambtelijke briefwisseling. Als echte bureaucraat stond hij er op dat aan eenmaal voorgeschreven formaliteiten precies de hand gehouden werd. Hij aarzelde in 1824 dan ook niet om B. en W. van Eindhoven op de vingers te tikken, die brieven met een verkeerde afzender durfden te verzenden. Hij deed dat door middel van de volgende brief, die in het briefhoofd als onderwerp toepasselijk vermeldt: ‘orde in de correspondentie’.

‘Met eene missive van den Heere Burgemeester Uwer Stad Beambte van den Burgerlijken Stand, van den 1e dezer, heb ik twee stuks dood Extracten ontvangen die ik naar dezelver bestemming verzenden zal, doch Art. 100, van het thans in werking gebrachte Reglement voor het Bestuur Uwer Stad, medebrengende, dat alle publicatiën, openbare akten en brieven die van Stadswege worden opgemaakt en geëxpedieerd zullen worden uitgevaardigd op naam van Burgemeester en Wethouders, volgt hieruit dat soortgelijke inzendingen door het intermédiair van dat Kollegie, aan mij behooren te geschieden, welke explicatie niet strijdig kan worden geacht, met de bepaling van Art. 95 van dat Reglement, daar dezelve alleen het opmaken der akten of Registers van den Burgelijken Stand, aan den Burgemeester of een gedelegeerde Wethouder overlaat, en deszelfs betrekkingen als zoodanig met de justitieele autoriteiten schijnt te bedoelen, doch zich geenszins kan uitstrekken tot de Correspondentie met administratieve instantiën, waarvan de wijze bij het eerstgemeld artikel duidelijk en zonder eenige uitzondering is voorgeschreven. Naar aanleiding van deze bedenkingen moet ik Uedelachtb. verzoeken, mij voors: Extracten voortaan door het intermédiair van Uw Kollegie te doen toekomen.

De Gouverneur der Provincie Noord-Braband,
get. Van Vredenburgh

Het zal niemand verwonderen dat een dergelijke accurate ambtenaar, die in 1826 naar de provincie Zeeland promoveerde, waar hij tot 1853 bleef, in de adelstand werd verheven en zich voortaan baron mocht noemen.

Het zou te ver voeren hier alle verdere richtlijnen en circulaires over de briefwisseling in de provincie Noord-Brabant te volgen. Het zijn er nog vele en men komt er al heel vroeg termen tegen die ook nu, 1977, nog in de ambtelijke correspondentie vaste kreten zijn: Iets ‘in margine’ vermelden, een stuk om ‘bericht en raad’ sturen. De eerste uitdrukking zien we bijvoorbeeld al in 1830 verschijnen, als de gouverneur van Noord-Brabant de bepalingen betreffende de briefwisseling van zijn toch al precieze voorganger Van Vredenburgh uitbreidt. De gouverneur namelijk ‘heeft goed gevonden en verstaan:

1e. De voormelde Kollegien en Ambtenaren te herinneren aan voormelde bepalingen, volgens welke, in margine der antwoorden op Besluiten en Brieven, zoo door den Gouverneur als door Gedeputeerde Staten uitgevaardigd, behooren te worden, niet alleen de dagteekening en het nummer of letter dier Brieven en Besluiten, maar ook de afdeeling of het bureau en het onderwerp daarin aangewezen: wordende zijl. uitgenoodigd, om zich voortaan nauwkeurig naar die voorschriften te gedragen, en tevens, bij uitbreiding van gemeld Besluit, des Gouverneurs verlangen te kennen gegeven, dat ook in margine der Brieven aan de Provinciale Autoriteit gerigt, edoch geene antwoorden zijnde, het onderwerp of den korten inhoud dier brieven, mede aangeduid worde. Enz.’

En in 1856 constateert de dan zittende Commissaris des Konings in een circulaire aan de gemeenteraden:

‘De stukken, welke ingevolge art. 124 in verband met art. 179 letter d der gemeentewet aan de gemeentebesturen om berigt en raad worden verzonden, worden door sommige gemeentebesturen niet zoo spoedig behandeld als de geregelde loop van den dienst wel zou vorderen. Ik zie mij derhalve verpligt, de aandacht der collegiën van Burgemeester en Wethouders daarop te vestigen, en hun te verzoeken de door het Provinciaal bestuur aan hen om berigt en raad verzonden wordende stukken, binnen 14 dagen na de ontvangst daarvan, vergezeld van hunne beschouwingen terug te zenden.’

In 1976 is de term ‘om bericht en raad’ bij vele diensten nog volop in gebruik, maar dan als stempel of afkorting op de brief.

De moderne tijd schrijdt echter voort, zodat ook invloeden van buitenaf tot uitdrukking komen in de circulaires over de briefwisseling. Een mooi stukje sociale geschiedenis is weerspiegeld in de volgende twee, waarvan de eerste stamt uit 1888, en de andere uit 1910.

‘Namens de Minister van Waterstaat, Handel en Nijverheid, heb ik de eer aan U mede te deelen, dat te rekenen van Zondag 15 Juli e.k., des Zondags geen afgifte of bestelling zal geschieden van brieven of andere stukken, welke portvrij verzonden worden (dienstbrieven of dienstpakketten) tenzij de behandeling daarvan bijzonderen spoed vereischt en ter aanduiding daarvan het woord “spoed” op het adres is vermeld.’

Na aanvankelijk veel gemord te hebben over dit gebrek aan dienstverlening, voor de goede uitoefening van de ambtelijke functie zo dringend gewenst, schikte men zich in de zondagsrust. Maar toen moest ook de zaterdagmiddag er in 1910 aan geloven, En nu zijn we er al aan gewend dat reeds in de loop van de vrijdagmiddag de ambtelijke poststroom tot stilstand komt.

[p. 4]

‘Mijn aandacht werd gevestigd op de gevolgen van de ter post bezorging des Zaterdags in den namiddag of avond van dienststukken, welke niet meer denzelfden dag ter plaatse van bestemming aankomen of worden besteld. Het is daarbij tevens gebleken, dat, vermoedelijk met het doel de afdoening van verschillende zaken nog geheel in de loopende week te doen vallen, de verzending van die stukken op Zaterdag belangrijker is dan op de andere dagen der week.

De werkzaamheden, welke voor de postambtenaren op den Zondag daaruit voortspruiten, zijn niet onbelangrijk. Ten einde te handelen in den geest van het algemeene streven om de Zondagsrust van het personeel in Staatsdienst zoveel mogelijk te bevorderen en in deze door een daarmede overeenkomstige handelwijze aan particulieren een voorbeeld in goeden zin te kunnen geven, heb ik de eer de medewerking van Uwe Excellentie in te roepen om te geraken tot een algemene regeling, die voorkomt, dat des ZATERDAGS na 12 uur 's middags ook dienststukken, welke geen spoed vereischen ter post bezorgd worden.

Het komt mij voor, dat de belangen van den dienst noch die van het publiek door een zoodanigen maatregel in eenig opzicht behoeven te worden geschaad.’

Nederland zou Nederland niet zijn als er ook niet over centen gepraat zou worden. En aangezien brieven schrijven, en nog meer brieven versturen, geld kost, is er ook aan dit aspect in de voorschriften gedacht. Hiervoor wil ik nu eens niet uit provinciale voorschriften putten, maar uit de Legerorders voor 1927. Daar staat ook een uitvoerige afdeling in over de Briefwisseling over dienstzaken. Zoals dat in het leger gebruikelijk is, wordt alles tot in de puntjes geregeld. Zo meldt § 1 sub 4:

‘Het te bezigen papier moet zijn wit en van deugdelijke kwaliteit. Waar zulks aan de leesbaarheid van de stukken geen afbreuk doet, mogen de vellen papier aan twee kanten worden beschreven.’

Dat is dan toch weer mooi een paar blaadjes papier verdiend! Meer te verdienen dan bij het schrijven valt er bij het verzenden. Vandaar de waarschuwing tegen overbodige gewichtigheid, zich uitend in aantekenen en expresse-verzending, omschreven in § VII sub 1.

‘Dienststukken van bijzondere waarde of bijzonder belang kunnen aangeteekend worden verzonden; dienststukken welker verzending en behandeling zeer veel spoed vereischen, kunnen per expresse-bestelling (tegen betaling vooraf van het gebruikelijke extra-bestelloon) worden verzonden. Echter moet, met het oog op de daaraan verbonden kosten, het aanteekenen en het verzenden per expresse-bestelling zoo spaarzaam mogelijk worden toegepast.’

Maar echt volledig wordt de zuinigheid ten tonele gevoerd in § XIII. Daar lezen we sub 4 namelijk:

‘Er zij aan herinnerd, dat elk verzonden dienststuk het D.v.O. een zeker bedrag aan port kost. Dit feit, evenzeer als de wenschelijkheid in het algemeen van zoo groot mogelijke beperking der officieele briefwisseling, legt den autoriteiten den plicht op om doorloopend te streven naar vermindering van het aantal te verzenden dienststukken.’

Nu zou men er als publiek nog sympathie voor kunnen hebben dat, zij het uit zuinigheids- en niet uit menslievendheidsoverwegingen, gestreefd wordt naar vermindering van het aantal te verzenden dienststukken.

Maar de ware aard der ambtelijke voorschriften komt in 1927 tot uiting in het voorschrift sub 5.c van dezelfde § XIII, waar namelijk nog de tip gegeven wordt om

‘zooveel doenlijk gebruik te maken van de gelegenheid tot het verzenden van brieven en briefkaarten, waarvan de geadresseerden het port betalen.’

Met dit vroege staaltje van toepassing van het profijtbeginsel wil ik deze bloemlezing uit diverse voorschriften beëindigen. Wie zich met het schrijven van overheidswege bemoeit, kan dat op vele manieren doen. Die van Koning Willem I lijkt me nog niet de slechtste!

A.J. Vervoorn