|
| |
| |
| |
Praktische publikaties over schrijven
R. Berkenbosch, B. Garssen, I. van der Geest, S. Gerritsen en E. Viskil
De Jong, J. (red.) (1993). Handboek Bedrijfscorrespondentie. Groningen: Martinus Nijhoff Uitgevers. ISBN 90 68 90469 8, prijs f 175,-, 776 pagina's.
Het Handboek Bedrijfscorrespondentie, geschreven door acht auteurs, onder redactie van Jaap de Jong, is een kostbaar en lijvig boek van 776 pagina's. Het boek ziet er prachtig verzorgd uit en het bevat zo ongeveer alles wat er op het gebied van het schrijven van zakelijke brieven te melden valt.
Het boek is opgebouwd uit vier delen. In het eerste, algemene deel wordt ingegaan op recente ontwikkelingen op het gebied van zakelijke correspondentie en op algemene aspecten van het schrijven, zoals het structureren van een tekst, het gebruik van de juiste stijl en het vermijden van taal- en spelfouten.
Het tweede deel van het boek is gewijd aan externe correspondentie. Het is ingedeeld naar soorten brieven: achtereenvolgens wordt aandacht besteed aan informerende brieven, goednieuwsbrieven, slecht-nieuwsbrieven, verzoekbrieven, verkoopbrieven en goodwillbrieven. In het derde deel wordt aan de hand van dezelfde indeling ingegaan op interne correspondentie.
Het vierde deel van het boek is gewijd aan bedrijfscorrespondentie in de vreemde talen Engels, Duits, Frans en Spaans. In vier hoofdstukken, elk gewijd aan een van de vreemde talen, wordt informatie gegeven over lay-out en briefconventies, veelgemaakte taal- en spelfouten en het gebruik van leestekens.
Het boek is uitgebreid voorzien van voorbeeldbrieven, zowel goede als slechte, en in het vierde deel worden ook zogenaamde bouwstenen gegeven. Daarnaast wordt regelmatig in een apart kader in schema weergegeven hoe bepaalde brieven moeten worden opgebouwd. Ook worden telkens korte checklists gegeven, waarin punt voor punt nog eens wordt samengevat op welke aspecten moet worden gelet bij het schrijven van een bepaald type brief.
Als extra wordt bij het boek een algemene ‘controlelijst’ op een apart inlegvel geleverd, waarmee, volgens de toelichting, snel kan worden gecontroleerd of een geschreven brief de toets der kritiek kan doorstaan. Ook kan bij de uitgever (gratis) een diskette (WP 4.2) worden besteld waarop alle Nederlandse, Engelse, Duitse, Spaanse en Franse voorbeeldbrieven staan en bovendien bouwstenen voor brieven in de vreemde talen.
Het Handboek Bedrijfscorrespondentie is zonder meer een vrijwel compleet boek op het gebied van brieven. Dit is ook een van de doelen van de auteurs, zoals wordt aangegeven in het voorwoord bij het boek. Daarnaast is het boek zeker praktisch, een tweede doel dat met het boek wordt nagestreefd. Alles wat men zich in de praktijk bij het schrijven van brieven kan afvragen, komt ergens in het boek wel aan de orde.
Iets meer moeite heb ik met de opmerking dat het boek ‘handzaam en toegankelijk’ zou zijn. Een boek van bijna 800 pagina's is natuurlijk lastig ‘handzaam’ te noemen. De doelgroep die de auteurs voor ogen staat, bestaat uit ‘managers en secretaresses en alle anderen die zich voor hun beroep regelmatig met couespondentie bezighouden’. De ervaring leert dat juist deze doelgroep niet snel geneigd zal zijn dikke boeken te grijpen bij het uitvoeren van hun werk.
Wat de toegankelijkheid betreft: ook hier is het tot op zekere hoogte een probleem dat het boek zo dik is. Het is duidelijk dat de auteurs er alles aan gedaan hebben die toegankelijkheid zo veel mogelijk te realiseren, maar desondanks blijft het mijns inziens een zwakker punt van het boek, vooral gezien de beoogde doelgroep, die snel iets wil kunnen vinden. Zo kost het even tijd voordat het de lezer duidelijk is hoe het boek in grote lijnen in elkaar zit. Voor wie een concrete | |
| |
vraag heeft over een aspect van het brievenschrijven, moet het register uitkomst bieden, maar dat zou in bepaalde gevallen minder goed kunnen uitpakken, omdat de ingangen in het register hier en daar wat vreemd zijn gekozen. Stel, ik wil een negatieve reactie schrijven op een verzoekbrief. Het ligt dan toch voor de hand dat ik in het register kijk bij ‘verzoekbrieven’, maar voor het schrijven van een negatieve reactie op een verzoek moet ik kijken bij ‘negatieve reactie op verzoek’: onder de ingang ‘verzoekbrieven’ zal ik niet vinden wat ik zoek. Het register is dus niet consequent ingedeeld op hoofdwoorden en aangezien de meeste lezers daar in eerste instantie wel van uit zullen gaan, is het boek in dit opzicht misschien niet optimaal toegankelijk gemaakt.
Het sterkste en meest originele deel van het boek vind ik deel vier over buitenlandse correspondentie. Dit deel beantwoordt zeker aan een behoefte die bestaat bij schrijvers van zakelijke brieven. Naar mijn weten zijn er geen goede, compacte boeken op de markt die ingaan op het schrijven van brieven in de vier vreemde talen. Dit vierde deel is ook goed afgestemd op de specifieke problemen die Nederlanders bij het schrijven van brieven in vreemde talen ondervinden: wie kijkt bij de meest gemaakte spelfouten in het Engels zal - misschien tot zijn verrassing - ontdekken dat er op dat gebied nog veel te leren valt. Is het bijvoorbeeld Jones' request of Jones's request?
Aan de andere kant past deel vier wat vreemd in het boek als geheel: het is anders opgebouwd dan de eerste drie delen en veel minder uitgebreid, en daardoor hangt het er een beetje als een raar staartje bij. Het was misschien, mede met het oog op de toegankelijkheid, beter geweest een apart boek te wijden aan buitenlandse correspondentie (en dan had het van mij ook nog wel wat uitgebreider mogen zijn).
Voor het Handboek Bedrijfscorrespondentie geldt eigenlijk dat wat aan de ene kant een voordeel is aan de andere kant kan worden gezien als een nadeel. Zo is het boek inderdaad volledig, maar daardoor minder toegankelijk. Bovendien zou de lezer door die volledigheid, die heeft geresulteerd in zo'n dik boek, het idee kunnen krijgen dat het wel erg ingewikkeld is een goede zakelijke brief te schrijven. De volledigheid schrikt dan af. Vooral voor de beoogde doelgroep zou dit probleem kunnen spelen.
Het Handboek Bedrijfscorrespondentie lijkt mij al met al met name erg geschikt voor mensen die alles van brievenschrijven willen weten en op iedere vraag daarover een beredeneerd antwoord willen krijgen (of willen kunnen geven!). Mijns inziens geldt dit minder voor de beoogde doelgroep van managers en secretaresses, maar meer voor taaltrainers, en -adviseurs, publicrelationsmedewerkers, enzovoorts. Dit hangt waarschijnlijk samen met het feit dat de meeste auteurs ook een dergelijke achtergrond hebben. Het Handboek Bedrijfscorrespondentie is zo uitgebreid en compleet dat het bijna een wetenschappelijk werk over zakelijke correspondentie is geworden: het zal moeilijk worden nog een boek over dit onderwerp te schrijven waarin iets aan bod komt wat niet in het handboek is behandeld.
[S.G.]
| |
Onrust, M., Verhagen, A. & Doeve, R. (1993). Formuleren. Houten: Bohn Stafleu Van Loghum. ISBN 90 313 1591 5, prijs f 45,-, 229 pagina's.
Formuleren is een studieboek voor taalbeheersers die beter willen leren formuleren. In tegenstelling tot de meeste schrijfboeken bestaat het niet uit adviezen en voorschriften, maar wordt erin uitgelegd hoe de schrijftaal werkt. De auteurs trachten door middel van deze uitleg inzichtelijk te maken welke effecten met verschillende wijzen van uitdrukken kunnen worden bereikt.
Formuleren is om verschillende redenen een opmerkelijk boek. De beschrijving van de diverse stijlmiddelen is gebaseerd op inzichten uit de taalkunde en niet op de retorica. Steeds gaat het erom de lezer te laten zien hoe hij zijn taalkundige kennis kan aanwenden om zo duidelijk mogelijk te zeggen wat hij bedoelt. De | |
| |
beschrijvingen van de taalverschijnselen zijn diepgravend en worden theoretisch verantwoord. Hoewel de uitleg overal duidelijk is en er veel wordt herhaald en samengevat, is het boek niet gemakkelijk. Er wordt niet alleen gebruik gemaakt van begrippen met een hoge abstractiegraad, maar ook veelvuldig voortgebouwd op zaken die in eerdere hoofdstukken zijn behandeld. Het boek is gericht op de herschrijffase van het schrijfproces. Het is bedoeld om schrijvers in staat te stellen de formuleringen van bestaande teksten te verbeteren.
Formuleren bestaat uit negen hoofdstukken, die allemaal worden besloten met een reeks oefeningen. In de hoofdstukken 1 en 2 wordt duidelijk gemaakt dat de schrijver de belangrijkste informatie het best aan het einde van de zin kan plaatsen; het begin van de zin vormt het startpunt voor het geven van de informatie (thema). Dit ‘startpunt’ verwijst terug naar een vorige zin of naar kennis die bekend wordt verondersteld bij de lezer. Bij het inrichten van een tekst maakt de schrijver gebruik van twee patronen: hij laat het begin van elke zin aansluiten bij het meest informatieve deel van de vorige zin (kettingpatroon) of bij het initiële startpunt van de tekst (constante patroon). In goede teksten worden de patronen afwisselend gebruikt en worden zo nu en dan ook nieuwe thema's geïntroduceerd.
In de hoofdstukken 3, 4 en 5 wordt duidelijk gemaakt wat de effecten zijn van bepaalde werkwoordstijden, de lijdende vorm en de naamwoordstijl. De verleden tijd is beter geschikt voor verhalende dan voor betogende passages. Wanneer een schrijver de grens tussen een informerende passage en een argumentatieve passage wil markeren, doet hij er goed aan van verschillende werkwoordstijden gebruik te maken. Bovendien kan hij met de verleden tijd suggereren dat hij ten opzichte van een standpunt een bepaalde distantie in acht neemt (vergelijk: De woordvoerder vertelde dat Gorbatsjov ziek was. De aard van zijn aandoeningen was/is onduidelijk). De lijdende vorm wordt niet afgeraden. In bepaalde gevallen is deze vorm meer geschikt dan de bedrijvende. Dat is het geval wanneer iets anders dan de uitvoerende instantie het perspectief levert (Deze week werden vier bejaarden opgelicht), er geen specifiek perspectief is (Er wordt gebeld) of de lijdende vorm de tekst beter doet lopen (Ons kantoor staat vlak bij het CS. Het is ontworpen door ons eigen architectenbureau.) De bedrijvende vorm is te verkiezen als de lijdende vorm verwarring sticht over de uitvoerder (Er wordt van uitgegaan dat...). De naamwoordstijl maakt het mogelijk allerlei abstracte processen aan de orde te stellen zonder dat daarbij de uitvoerder wordt genoemd. Daardoor is ze bij uitstek geschikt om wetmatigheden te formuleren en elementen van een procedure op te sommen.
In de hoofdstukken 6, 7 en 8 wordt ingegaan op lexicale cohesie, het schikken van zinnen en interpunctie. Van cohesie wordt gesproken als de interpretatie van een element in de tekst wordt bepaald door de interpretatie van een eerder element. Cohesie bevordert vaak de begrijpelijkheid van de tekst, maar kan ook interpretatieproblemen tot gevolg hebben: als de lezer niet inziet dat twee woorden elkaars synoniemen zijn, zal hij de tekst verkeerd interpreteren. Persoonlijke voornaamwoorden zijn geschikt om het onderwerp van de tekst constant te houden (ze verwijzen in de regel naar het thema van de vorige zin); aanwijzende voornaamwoorden zijn meer geschikt om van thema te veranderen (ze verwijzen meestal niet naar het thema van de vorige zin). Bij het schikken van zinnen moet de schrijver trachten op een effectieve manier van enkelvoudige, nevenschikkende en onderschikkende zinnen gebruik te maken. Onderschikkende zinnen vormen vaak een bedreiging voor de begrijpelijkheid van de tekst. Enkelvoudige zinnen doen dat niet, maar leveren alleen in bepaalde gevallen een goed lopende tekst op. Als er te veel nevenschikkingen achter elkaar worden geplaatst, kan de tekst saai worden (lijmstijl). Interpunctie moet zo worden gebruikt dat de lezer begrijpt dat hij aan een nieuwe stap in de informatie-opbouw begint. De komma en de puntkomma geven aan dat twee zinsdelen of zinnen een eenheid vormen. De komma geeft bovendien aan dat er meer gedetailleerde informatie komt.
In hoofdstuk 9 wordt het formuleren van | |
| |
topiczinnen besproken. Deze zinnen geven het verband tussen de desbetreffende alinea en de rest van de tekst aan, zorgen voor thematische eenheid binnen de alinea en ontsluiten de alinea. Topic-zinnen kunnen het best worden geformuleerd met taalmiddelen die een statisch karakter aan de zin geven: lijdende vorm, voltooide tijd en vooropplaatsing. Bij het formuleren van topic-zinnen kan gebruik worden gemaakt van de stof die eerder in het boek is uitgelegd.
Formuleren is in alle opzichten een goed boek. Het is helder geschreven, bevat veel interessante observaties en is origineel in zijn genre. Het sterkste punt van het boek is dat het niet alleen inzichtelijk maakt uit welke alternatieven een schrijver kan kiezen, maar ook duidelijk maakt door welke overwegingen hij zich bij het bepalen van zijn keuze moet laten leiden. Sterk is ook dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen vorm en inhoud. De kerngedachte lijkt te zijn dat een tekst in stilistisch opzicht geslaagd is als ze de informatie zo duidelijk mogelijk overbrengt. Bondigheid wordt daarbij niet als een sine qua non voorgesteld. Als er bondig moet worden geschreven (geen lijdende vorm), is dat omdat de context en het doel van de informatie-overdracht dat in een bepaald geval vereisen. Sterk is ten slotte ook dat de vele voorbeelden (afkomstig uit kranten, reclameteksten, literaire werken, wetenschappelijke werken en beleidsnota's) grondig en nauwkeurig worden geanalyseerd. De voorbeelden dienen in principe als illustratie bij de uitleg van een bepaald verschijnsel, maar worden zodanig uitgewerkt dat ze de lezer tevens op overtuigende wijze duidelijk maken voor welk formuleringsalternatief hij in een bepaalde situatie het best kan kiezen. De uitwerkingen van de voorbeelden fungeren zo als krachtige argumenten voor de benadering die de auteurs van Formuleren hebben gekozen.
Er zijn ook wat minder sterke punten. De eerste hoofdstukken zijn een beetje omstandig en herhalerig. In de volgende hoofdstukken komen ook wel herhalingen voor, maar die zijn door hun plaats in het boek veel functioneler. De lezer raakt de draad eerder kwijt na het midden van het boek, dan aan het begin. Samenvattingen van hele hoofdstukken ontbreken. Daardoor moet de lezer elk hoofdstuk opnieuw doorwerken als hij wil nagaan wat er precies behandeld is. Een overzichtelijk schema aan het eind van elk hoofdstuk zou de bruikbaarheid van het boek vergroten.
Deze minpuntjes doen nauwelijks iets af aan de kwaliteit van het boek. Margreet Onrust, Arie Verhagen en Rob Doeve bieden met Formuleren een diepgravend, origineel en bruikbaar alternatief voor de bestaande studieboeken over formuleren. Het behoort zonder twijfel tot de beste boeken over het onderwerp.
[E.V.]
| |
Van der Spek, E. (1994). Helder en pakkend schrijven. Utrecht: Het Spectrum B.V. ISBN 90274 3374 7, prijs f7,50,120 pagina's.
Helder en pakkend schrijven is een handzaam boekje voor schrijvers van zakelijke teksten. Het bevat adviezen voor het schrijven van scripties, brieven en verslagen. Er zijn veertien korte hoofdstukken van gemiddeld acht pagina's waarin de belangrijkste aspecten van het schrijven kort en bondig worden behandeld. Het boek is in vier delen verdeeld.
In het eerste gedeelte (hoofdstuk 2 tot en met 4) wordt de algemene schrijfproblematiek behandeld. Hier worden de fasen van het schrijfproces en de voorbereiding op het schrijven besproken. In een apart hoofdstuk wordt aangegeven hoe een schrijver kan aansluiten bij de kennis en opvattingen van zijn lezers.
Het tweede gedeelte van het boek (hoofdstuk 5 tot en met 10) gaat over de problemen bij het indelen van de tekst. Van der Spek behandelt eerst de tekststructuur; de schrijver kan kiezen uit een thematische, een chronologische of een geografische indeling. Vervolgens bespreekt hij het gebruik van kant-en-klare tekstschema's en de alinea-indeling.
In het derde gedeelte (hoofdstuk 9 en 10) komt het schrijven van brieven aan de orde. Van der Spek behandelt de algemene opbouw van brieven en de speciale problematiek van de | |
| |
slecht-nieuwsbrief. Hij adviseert bij erg slecht nieuws de ‘sandwichformule’ toe te passen: beginnen met een neutrale inleiding, dan de argumenten, in het midden het slechte nieuws en tot slot een positief getoonzette afsluiting.
Het vierde en laatste gedeelte (hoofdstuk 11 tot en met 14) van het boek is gewijd aan stijl- en formuleringskwesties. De nadruk ligt op het kiezen van de juiste toon en het vermijden van ambtenarentaal en clichés.
In aparte kadertjes is aanvullende informatie opgenomen en staan verdere wetenswaardigheden over schrijven. Zo wordt het verschil uiteengezet tussen twee soorten schrijvers: de Mozartianen en Beethovianen. Mozartianen hebben de tekst al in het hoofd voordat ze met schrijven beginnen, terwijl Beethovianen de tekst tijdens het schrijven voortdurend wijzigen. Ergens anders worden zeven manieren genoemd waarop met de eerste zin van de tekst meteen de aandacht van de lezer kan worden getrokken.
De uitleg is in het hele boek beperkt gebleven tot het allernoodzakelijkste. Met voorbeelden is zuinig omgesprongen, maar daar waar ze gegeven worden, zijn ze instructief. Op een aantal punten is de uitleg te beknopt. Zo wordt als enige tekstonderdeel de inleiding besproken. In het hoofdstuk over tekstschema's wordt wel ingegaan op de rest van de tekst, maar dan gaat het vooral over de ordening van de stof. Over een belangrijk onderdeel als de afsluiting van de tekst vindt de lezer maar weinig. En ook aan betogende onderdelen wordt niet veel aandacht geschonken.
Helder en pakkend schrijven biedt geen nieuwe schrijfmethode of originele schrijfadviezen. Wat het boek aantrekkelijk maakt, is de beknoptheid en de heldere stijl. De schrijver heeft niet volledig willen zijn. Hij richt zich op de lezer die niet al te veel stof wil doornemen en toch iets wil weten over het oplossen van schrijfproblemen. Dat is verdienstelijk, zij het niet uniek. Het enige wat uniek mag heten aan Helder en pakkend schrijven is de uiterst lage prijs.
[B.G.]
| |
Verrept, S., Janssen, Th., e.a. (1993). Tweeluik schriftelijke communicatie. II. Strategisch rapporteren. Houten/Zaventem: Bohn Stafleu Van Loghum. ISBN 90313 1202 9, prijs f59,75,248 pagina's.
Strategisch rapporteren bestaat uit twee delen: een algemeen deel, geschreven door Verrept & Janssen, en een deel over elf verschillende typen rapporten, waarvan de meeste hoofdstukken zijn opgesteld door andere auteurs. Het merendeel van de hoofdstukken van het boek is eerder verschenen in het losbladige Handboek Taalhantering; Praktische communicatiegids voor bedrijf, instelling en overheid.
Het algemene deel opent met drie korte hoofdstukken waarin Verrept & Janssen onder meer uiteenzetten wat zij onder een rapport verstaan en beschrijven hoe de samenwerking tussen een rapporteur en diens opdrachtgever idealiter verloopt. In hoofdstuk 4 wordt kort toegelicht hoe een rapporteur, uitgaande van zijn opdracht, de hoofd- en subthema's van zijn rapport kan bepalen en een werk- en tijdschema voor het schrijven ervan kan opstellen. Hoofdstuk 5 bevat een overzicht van de verschillende onderdelen die omvangrijke rapporten kunnen bevatten: omslag, titelpagina, inhoudsopgave, samenvatting, enzovoort. Mogelijke vormen waarin kortere rapporten gepresenteerd kunnen worden - memo, brief of losse-zinnenrapport - worden belicht in hoofdstuk 6. Hoofdstuk 7 gaat over indelingsprincipes en hoofdstuk 8 over wat men het eigenlijke schrijven zou kunnen noemen. Het algemene deel wordt afgesloten met een hoofdstukje over indelingstekens, de vormgeving van titels en kopjes en de plaats van het paginanummer - een willekeurig ogende greep uit hetgeen zoal over de meer kosmetische aspecten van een rapport te zeggen valt.
In het tweede deel komen de volgende typen rapporten aan de orde: functie-omschrijvingen, beoordelingsrapporten, gespreksverslagen, discussienota's, notulen, beleidsnota's, verkoopverslagen, voortgangsverslagen, voorstellen & offertes, jaarverslagen en sociale jaarverslagen. Er zijn bijlagen over de juridische aspecten van Belgische en Nederlandse jaarverslagen en over het gebruik van tabellen en grafische voorstellingen. Registers ontbreken.
| |
| |
Ik vind Strategisch rapporteren niet echt een aanwinst voor de toch al uitgebreide verzameling van advies-literatuur. Wie op grond van de titel vermoedt dat het schrijven van rapporten in dit boek vanuit een specifieke invalshoek zal worden benaderd, komt enigszins bedrogen uit. ‘In dit boek’, beloven Verrept & Janssen in de inleiding, ‘gaat veel aandacht naar het strategische aspect, ook al wordt er niet altijd even expliciet op gewezen’ (p. 15). Dat voorbehoud is beslist een understatement, want na de inleiding valt in het algemene deel geen enkele keer meer het woord ‘strategie’ of ‘strategisch’. En in die inleiding zelf is de omschrijving van het strategische aspect zo summier dat niet te controleren is of dit aspect inderdaad de aandacht krijgt die het gezien de titel van het boek en de hierboven geciteerde belofte zou moeten krijgen. Rapporteurs moeten volgens Verrept & Janssen het antwoord zoeken op zes strategische kernvragen, waarvan er in de inleiding slechts drie worden genoemd: wie rapporteert, voor wie is het rapport bestemd en hoe moet de materie gepresenteerd worden? Nog afgezien van het feit dat deze vragen wel erg voor de hand liggen, is ook niet erg duidelijk wat er nu zo speciaal ‘strategisch’ aan is om ze te beantwoorden in het kader van een schrijfproces. Verrept & Janssen constateren in de inleiding dat publikaties over rapporteren zelden een titel hebben waarin het woord ‘strategie’ voorkomt. In dit opzicht biedt hun boek kennelijk iets nieuws. Maar wat dat nu precies is?
Rapporten zijn er in allerlei soorten en maten. Dat maakt het natuurlijk moeilijk heldere adviezen te geven die algemeen toepasbaar zijn. Welke onderdelen moet een rapport bevatten? Wat is de beste plaats voor de samenvatting? Wat hoort er thuis in de inleiding? Wat is de meest geschikte structuur van het rapport? Bij de beantwoording van dit soort vragen gaan Verrept & Janssen in het algemene deel vaak niet verder dan het aanreiken van allerlei mogelijkheden, zonder een voorkeur uit te spreken.
Het algemene deel bevat tamelijk veel aanwijzingen die het verloop van het schrijfproces betreffen. Er wordt bijvoorbeeld veel aandacht besteed aan de wijze waarop een rapporteur tijdens het schrijfproces het contact met de opdrachtgever dient te onderhouden, terwijl ook de verantwoordelijkheden van die opdrachtgever - terecht - de nodige aandacht krijgen. Er zijn echter ook proces-aanwijzingen die het niveau van het open-deur-advies nauwelijks ontstijgen, bijvoorbeeld dat schrijven het gemakkelijkst gaat als je fit en uitgeslapen bent en je kunt werken op een plek waar je je prettig voelt (p.78). En verder: ‘Een kwartiertje werken aan een tekst haalt weinig uit. Drie kwartier blijkt meestal een minimum; dan is er wat tijd om op te warmen. Maar voor sommige auteurs is drie kwartier veel te weinig. Zij werken pas met succes als zij uren lang bezig kunnen blijven. Nu en dan zal er natuurlijk gepauzeerd moeten worden. Hoe lang en wanneer dat moet gebeuren, leert de ervaring’ (p.65).
In het algemene deel wordt opvallend weinig gezegd over formuleringskwesties, terwijl dat nu juist bij uitstek een aspect is van het schrijven van rapporten dat zich goed zou lenen voor adviezen die niet rapport-type gebonden zijn. Er is welgeteld één paragraafje (van vier pagina's) met enkele stijl-tips. De meeste aandacht krijgen ‘woordovertolligheid’ en ‘breedsprakigheid’, wellicht omdat in hoofdstuk 3 met enige nadruk wordt gesteld dat rapporten zo kort mogelijk dienen te zijn. Dat lijkt mij inderdaad een belangrijke eis, maar louter ingrepen in de formulering leveren nog geen beknopt rapport op. Met functioneel gebruik van bijlagen valt bijvoorbeeld veel meer winst te boeken. Adviezen op dat gebied ontbreken evenwel in Strategisch rapporteren, evenals tips om de informatie zodanig te presenteren dat een rapport zich op verschillende manieren laat lezen zodat het lengte-probleem wordt gerelativeerd. In hoofdstuk 3 wordt trouwens ook gesteld dat rapporten zo boeiend en toegankelijk mogelijk moeten zijn. Toegankelijkheid speelt inderdaad een rol in de hoofdstukken 7 en 8, maar specifieke adviezen voor boeiend rapporteren blijven achterwege.
In het voorwoord stellen Verrept & Janssen dat de geselecteerde bijdragen uit het Handboek Taalhantering ‘grondig opnieuw bekeken en | |
| |
bijgewerkt’ zijn. Af en toe hebben de auteurs daarbij een steekje laten vallen. Zo wordt in het tweede deel op pagina 107 vermeld dat elders in het boek processen-verbaal zullen worden behandeld. Het Handboek Taalhantering bevat inderdaad een hoofdstuk over dit tekstgenre, maar dat is niet opgenomen in Strategisch rapporteren.
Een belangrijker bezwaar is dat bij de ‘grondige bijwerking’ niet erg veel moeite is gedaan de hoofdstukken van het tweede deel enigszins te uniformeren. In sommige hoofdstukken worden becommentarieerde voorbeelden gepresenteerd, in andere hoofdstukken ontbreken die. Het heldere hoofdstuk over discussienota's wordt afgesloten met een aantal puntsgewijze aanbevelingen, terwijl een dergelijke paragraaf in de meeste andere hoofdstukken afwezig is. Er zijn drie zeer korte hoofdstukken - over verkoopverslagen, voortgangsverslagen en voorstellen & offertes - die elk zijn onderverdeeld in twee paragrafen, getiteld ‘Inhoud’ en ‘Vorm’. De andere hoofdstukken van het tweede deel hebben weer heel andere indelingen.
In de hoofdstukken worden trouwens ook de accenten steeds anders gelegd. Zo wordt in het hoofdstuk over de vergaderverslagen heel uitgebreid uiteengezet hoe een notulist zich op een vergadering moet voorbereiden, terwijl in het hoofdstuk over gespreksverslagen de voorbereiding op een gesprek veel minder aandacht krijgt. In het hoofdstuk over beleidsnota's wordt uitgebreid aandacht besteed aan de structuur van deze documenten. In het hoofdstuk over beoordelingsrapporten wordt over structuur met geen woord gerept. In dat hoofdstuk is zelfs geen enkel schrijfadvies te vinden. Beoordelingsrapporten blijken documenten te zijn waarin een oordeel over het functioneren van iemand wordt gepresenteerd. De uiteenzetting blijft beperkt tot de beschrijving van vijf verschillende methodes die gebruikt kunnen worden bij het vormen van een oordeel over personen. Verder bevat bijvoorbeeld het hoofdstuk over sociale jaarverslagen een aparte paragraaf over de kosten die met het opstellen van dit soort documenten gemoeid zijn. In het hoofdstuk over gewone jaarverslagen wordt daaraan geen aandacht besteed.
In een losbladige uitgave vallen dergelijke verschillen tussen hoofdstukken wellicht minder snel op. Maar in een boek doet zo'n gemis aan uniformiteit - aan een strak en herkenbaar stramien - zich sterk voelen. Het beperkt de toegankelijkheid van Strategisch rapporteren, dat van buiten oogt als een echt boek, maar bij nadere beschouwing meer weg heeft van een bundel van op zichzelf soms aardige artikelen.
[R.B.]
| |
Tol-Verkuyl, E. (1994). Van opzet tot opmaak. Stappenplan voor het maken van verslagen en scripties. Bussum: Coutinho. ISBN 90 6283 929 0, prijs f 27,50,203 pagina's.
Met regelmaat verschijnen er adviesboeken speciaal bestemd voor studenten over het schrijven van verschillende soorten teksten. Voor HBO-studenten heeft uitgeverij Coutinho Van opzet tot opmaak op de markt gebracht. Dit boek van Eva Tol-Verkuyl behandelt het maken van stageverslagen, stagerapporten en scripties. Zoals de titel doet vermoeden, wordt aandacht besteed aan alle onderdelen die bij het schrijven van een tekst een rol spelen.
Het boek bestaat uit twee delen. In deel 1 wordt een overzicht gegeven van het hele ‘traject van operatie stagerapport- of scriptiemaken’, zoals Tol-Verkuyl het noemt. Een scriptie- of verslagschrijver moet tijdens het traject twaalf taken uitvoeren. De eerste vijf taken hebben betrekking op de oriëntatiefase. In deze fase moet de student bepalen welke doelen het schrijven van de tekst heeft (taak 1), voor welke opgaven hij is gesteld (taak 2), welke begeleiding beschikbaar is (taak 3) en aan welke beoordelingscriteria de tekst moet voldoen (taak 4). De oriëntatiefase besluit met het kiezen van een geschikt tekstmodel (taak 5). Daarna volgt de uitvoeringsfase, waarin de student zich gesteld ziet voor de volgende zeven taken: inzicht verkrijgen in het doen van onderzoek (taak 6), een onderzoek voorbereiden (taak 7), het onderzoek uitvoeren (taak 8), de tekst opstellen (taak 9), reviseren (taak 10), afwerken (taak 11) en ten | |
| |
slotte de tekst aan anderen presenteren (taak 12).
De taken van de uitvoeringsfase worden (op de laatste taak na) in deel 2 in aparte hoofdstukken uitgewerkt. Het zwaartepunt ligt bij de taken die te maken hebben met de organisatie van het onderzoek (taak 6-8). Er worden aanwijzingen gegeven voor de keuze van het onderwerp, de formulering van doel-, probleem- en vraagstelling en het opstellen van een onderzoeksplan en een werkplan. Verder worden verschillende soorten en methoden van onderzoek besproken, met de nadruk op praktijkgericht empirisch onderzoek. Minder gewicht krijgen de drie schrijftaken (taak 9-11). De formulering en alinea-indeling komen kort aan de orde en ook wordt beperkt ingegaan op enkele concepten uit de argumentatietheorie en manieren om met schrijfangst om te gaan. Voor uitvoering van de revisietaak worden controlelijsten gegeven en ten slotte volgen aanwijzingen voor de afwerking van de tekst.
Het boek kan - zo staat in het voorwoord vermeld - in groepsverband worden gebruikt, maar het is vooral bedoeld voor zelfstudie. Voorin het boek zijn leeswijzers of ‘werkroutes’ gegeven voor vier soorten teksten: het werkstuk, het stageverslag (verantwoording van een stage), het stagerapport (verslag van onderzoek uitgevoerd in dienst van een organisatie) en de uiteindelijke scriptie (tekst geschreven ter afsluiting van de opleiding). Een student-schrijver kiest een route die past bij de te schrijven tekst en volgt stap voor stap de werk- en leesaanwijzingen die daar worden gegeven. Die aanwijzingen hebben betrekking op de taken en verwijzen naar relevante paragrafen in het boek.
Het boek wordt afgesloten met een bijlage ‘Als je meer wilt weten’, waar voor elke taak enkele literatuurverwijzingen worden gegeven. Verder zijn een lijst met geraadpleegde literatuur en een zaakregister opgenomen.
Van opzet tot opmaak biedt een gedetailleerd overzicht van wat er allemaal komt kijken bij het opstellen van een tekst. Dat gebeurt voor drie teksttypen: stageverslagen, stagerapporten en scripties. In de tweehonderd pagina's die het boek telt, worden alle (deel)taken die een schrijver moet uitvoeren en alle relevante aspecten van het schrijven wel even belicht. Dat is verdienstelijk.
Belangrijker is evenwel de praktische uitwerking van het overzicht: maakt het boek ook duidelijk hoe een student precies te werk moet gaan om al die taken uit het overzicht tot een goed einde te brengen? Ik denk dat voor de uitvoering van de eerste acht taken voldoende aanwijzingen in het boek te vinden zijn. Bij de onderzoekstaken (6-8) bieden vooral de heldere voorbeelden in dat opzicht goede aanknopingspunten.
Over de schrijftaken (taak 9-11) ben ik minder enthousiast: die zijn op veel punten onvoldoende uitgewerkt. Voor de opbouw van de tekst worden weliswaar tekstmodellen gegeven, maar die blijven globaal, vooral het scriptiemodel. Bij de bespreking van de alinea-opbouw wordt volstaan met een lijst signaalwoorden om alineaverbanden uit te drukken. Hoewel de flaptekst ruime aandacht voor stijl, woordgebruik en zinsbouw belooft, wordt slechts een beperkt aantal adviezen voor de formulering gegeven, en dat gebeurt dan ook nog op een vrij onoverzichtelijke manier. De paragraaf over redeneren en argumenteren is bijzonder compact en nauwelijks toegepast op scriptieschrijven. Ook de controlelijsten bij de revisie zijn niet altijd even duidelijk. Wat moet een student bijvoorbeeld met de controlevraag: ‘Zijn de alinea's binnen de paragrafen in orde?’ Hoe weetje zoiets?
De toegankelijkheid van het boek is niet optimaal. Het zit naar mijn idee onnodig ingewikkeld in elkaar: er is één traject, er zijn twee delen, twee à drie fasen, drie teksttypen, vier routes, negen hoofdstukken, twaalf taken en nog veel meer stappen. En al die onderdelen lopen in het boek door elkaar. De werkroutes, die voorin zijn opgenomen, maken naar mijn idee het boek niet voldoende toegankelijk. De lezer moet nog voordat hij aan hoofdstuk 1 begint, een van de vier routes kiezen die voorin het boek zijn opgenomen. Het is echter pas mogelijk om een route te kiezen ná het lezen van het eerste hoofdstuk, want daarin worden de verschillende teksttypen uitgelegd. Als de juiste route is gevonden en de student enige stappen zet, wordt hij verwezen | |
| |
naar taken en paragrafen in het boek. Daar aangekomen wordt hij regelmatig doorgestuurd naar andere onderdelen. Al met al betekent het voor de lezer een hoop heen-en-weer-geblader, waardoor hij gemakkelijk de weg kan kwijtraken.
Een echt minpunt vormen de vele onnauwkeurigheden in het boek. Zo wordt het advies gegeven om in scripties altijd de voorkeurspelling te gebruiken, terwijl ook wordt gesuggereerd dat de voorkeurspelling er niet toe doet, maar dat het vooral gaat om een consequente spelling: ‘Let in het bijzonder op bij woorden waarbij we de keuze tussen c en k of tussen q en kw hebben. Zo kun je actie naast aktie gebruiken en kwadraat naast quadraat. Schrijf dus niet de ene keer actie en de volgende keer aktie.’ (p. 181). Ook bij het kiezen van de formuleringen heeft de auteur steken laten vallen. In de inhoudsopgave zijn de twaalf taken bijvoorbeeld afwisselend geformuleerd als taak (‘onderzoek uitvoeren’) en als vraag (‘welk tekstmodel kies je?’). Opvallend is de ronduit slordige afwerking van het boekje. Met lettertypes wordt op een inconsequente manier omgesprongen: tussenkopjes worden met een vette, een cursieve of een gewone letter vormgegeven (p. 100, 104, 107). Ook zijn opsommingen - die in overvloed aanwezig zijn - vaak niet als zodanig vormgegeven. In veel gevallen zijn de onderdelen van de opsomming niet met streepjes, nummertjes of puntjes gemarkeerd, zodat het al gauw op een verzameling kleine, losse alinea's lijkt (bijvoorbeeld op p.26 en 30).
Van opzet tot opmaak heeft als groot pluspunt dat het inhoudelijk goed is afgestemd op de doelgroep. De verschillende teksten, methoden van onderzoek en voorbeelden sluiten goed aan bij het HBO. HBO-studenten zullen er dan ook zeker hun voordeel mee kunnen doen. Het boek biedt de student een gedetailleerd overzicht van de uit te voeren taken en een goed inzicht in de organisatie van onderzoek. Als schrijfhandleiding schiet het echter tekort; voor de uitvoering van de schrijftaken is beslist aanvullend materiaal nodig. En wat betreft de opzet en de opmaak van het boek: die zijn voor verbetering vatbaar.
[I.v.d.G.]
|
|
Auteursrechtelijk beschermd