Tijdschrift voor Taalbeheersing. Jaargang 16

[p. 201]

Review: schakel tussen planning en eindprodukt in het proces van tekstontwerp
Th. van der Geest en L. van Gemert

Samenvatting

Review is een vorm van formatieve evaluatie binnen het proces van tekstontwerp. De evaluatie betreft zowel de tekst-in-wording als het schrijfproces. De functie van review is de kwaliteit van de tekst in de ogen van de beoordelaars te verhogen. Het huidige onderzoek naar review heeft zich vooral gericht op het verloop van het reviewproces en de problemen die zich daarbij voordoen. Het reviewproces en het succes ervan lijken beïnvloed te worden door factoren als inbedding van de review in het proces van tekstontwerp, duidelijkheid van het doel van de reviewronde, kwaliteit van het commentaar en overeenstemming over de criteria te hanteren door de reviewers. Het onderzoek naar reviewprocessen vanuit het perspectief van taalonderzoekers zou zich meer moeten richten op de vraag hoe doelen en criteria van schrijvers en reviewers, het (verstrekken van) commentaar, het reviseren en het oordeel over de kwaliteit van de uiteindelijke tekst samenhangen.

1 Inleiding

In een interview vertelde het hoofd Opleidingen van een bank in de Verenigde Staten dat de invoering van nieuwe programmatuur voor de geldafhandeling de produktie van trainingsmateriaal voor vrijwel elke bankmedewerker noodzakelijk maakte. Dit materiaal kwam tot stand in een proces van tekstontwerp waarin review een wezenlijke rol speelde.

‘De review gebeurde in rondes, meestal twee rondes, in sommige gevallen wel vijf. Eerst lieten we de technische experts van het softwarehuis de informatie beoordelen. Vervolgens stuurden we de materialen naar de verschillende afdelingen in de bank. Ik denk dat er ongeveer 50 eindgebruikers betrokken waren in het reviewproces. Zij kregen het materiaal op papier aangeleverd. We vroegen hen vaak zich te richten op bepaalde aandachtspunten waar we onze twijfels bij hadden. Paragrafen leverden vooral problemen op als gevolg van veranderde opvattingen, of vanwege nieuwe informatie, of vanwege informatie die de eerste twee, drie rondes nog niet beschikbaar was. We wilden niet wachten tot we alles hadden, onze aanpak was: laten we de grote lijn en de inhoud vastleggen op basis van wat we weten, we kunnen de gaten later opvullen.’

Wat deze bankmedewerkster vertelt, is niet uniek. Uit verslagen van processen van tekstontwerp blijkt dat review een belangrijke rol speelt bij de totstandkoming van teksten in organisaties. In dit artikel willen we ten eerste weergeven wat review inhoudt; ten tweede willen we onderzoek naar reviewprocessen rapporteren, inclusief ons eigen lopend onderzoek in het kader waarvan bovengenoemd interview plaatsvond.

Wij zien review als een schakel tussen planning en eindprodukt. In paragraaf 2 schetsen we hoe teksten en schrijfprocessen door beoordelaars geëvalueerd worden met het doel ze beter te laten beantwoorden aan doelen en criteria, vaak geëxpliciteerd in de vorm van een plan voor de tekst en het schrijfproces. Deze vorm van evaluatie noemen we review. In paragraaf 3 worden de doelen van het reviewproces gespecificeerd. Nadat in

[p. 202]

paragraaf 4 het onderzoek waarop we ons baseren is gekarakteriseerd, geven we in paragraaf 5 en 6 een overzicht van wat bekend is over het reviewproces. Opmerkelijk is de geringe aandacht in het onderzoek voor het commentaar en de effecten ervan op volgende tekstversies. Voor onderzoek op dat gebied breken wij een lans in paragraaf 7.

2 Evaluatie in het schrijfproces

In het onderzoek naar schrijfprocessen heeft de aandacht zich de laatste twintig jaar sterk gericht op de individuele, cognitieve processen van de schrijver bij het plannen, formuleren en reviseren van een tekst. Schrijven werd gezien als een specifieke vorm van probleemoplossen. Voor zover de context waarbinnen geschreven werd aan de orde kwam in het schrijfprocesonderzoek, was dat in de vorm van een ‘interne representatie’ die schrijvers hadden van die context, bijvoorbeeld hun perceptie en interpretatie van de taak die vervuld moest worden. In het onderzoek waarin revisie als onderdeel van het schrijfproces centraal stond, was de -vaak impliciete- veronderstelling dat schrijvers de tekst-in-wording evalueerden in het licht van hun kennis van doelen en criteria van tekst en tekstplan. Een tekstprobleem, en dus een aanleiding tot revisie, is in dat geval een door de schrijver geconstateerde discrepantie tussen zijn representatie van doelen en criteria enerzijds en de door hem bedachte of opgeschreven tekst anderzijds (Flower e.a., 1986).

In die op individuele cognitie georiënteerde revisieliteratuur wordt de mogelijkheid buiten beschouwing gelaten dat doelen en criteria niet louter in de vorm van interne representaties van schrijvers een rol spelen in de evaluatie van teksten. Interne doel- en criteriarepresentaties van anderen dan de schrijver spelen echter in tal van schrijfprocessen óók een belangrijke rol, zeker wanneer het gaat om teksten die namens een organisatie, en niet namens de individuele schrijver verspreid zullen worden. Die representaties van andere betrokkenen hoeven niet overeen te komen met de representaties van de schrijver. Als er sprake is van verschillende percepties wordt revisie dus voorafgegaan door een proces van afwegen tegen elkaar of onderhandelen over geconstateerde problemen, soms door de individuele schrijver, soms door schrijver en andere betrokkenen.

Waar ontlenen de schrijver en andere betrokkenen de doelen of criteria aan die zo'n belangrijke rol spelen in de evaluatie? Zeker in de context van een organisatie betreffen de doelen en criteria niet alleen ‘taalkwesties’, door Van den Hoven & Korpel (1989) aangeduid als ‘interne factoren’ van de communicatie. Ze betreffen ook externe factoren, die bepaald worden door niet-communicatieve aspecten van de context. De interne en externe factoren waaraan doelen en criteria ontleend worden, stellen het kader waarbinnen de tekst en de totstandkoming ervan geëvalueerd worden. Ter verduidelijking een voorbeeld: bij milieu-effectrapportages is er een wettelijke verplichting een publiekssamenvatting te leveren (een externe factor, namelijk de wet, stelt een criterium waaraan het rapport geëvalueerd wordt). Het schrijven van zo'n samenvatting levert de nodige problemen op, omdat het moeilijk is de gecompliceerde technische inhoud van zo'n rapport tot zijn recht te laten komen in een tekst die geschikt is voor een lekenpubliek (een interne factor, namelijk afstemming van taalgebruik op de doelgroep, levert een ‘talig’ criterium waaraan de tekst geëvalueerd wordt). Kortom, interne en externe factoren bepalen de doelen en criteria die beoordelaars en schrijvers hanteren bij de evaluatie.

Die doelen en criteria worden soms heel uitvoerig, soms zeer summier geëxpliciteerd in de vorm van een plan voor de tekst en voor de totstandkoming ervan (projectplanning). Evaluatie houdt in dat de verschillende betrokkenen controleren of de tekst vol-

[p. 203]

gens hen voldoet aan de doelen en criteria, voortkomend uit interne en externe factoren. Maar evaluatie houdt ook in dat er gecontroleerd wordt of de tekst tot stand komt binnen de projectplanning. Bij beide vormen van evaluatie functioneert de planning vaak als leidraad. Evaluatie die min of meer systematisch geïntegreerd is in het schrijfproces en waarbij verschillende beoordelaars betrokken zijn, beschouwen we als één van de kenmerken van het proces van tekstontwerp (zie Schellens & Steehouder in hun bijdrage aan dit nummer).

Evaluatie als hierboven omschreven zou getypeerd kunnen worden als een vorm van ‘formatieve evaluatie’, door De Groot (1986) omschreven als ‘evaluatie-onderweg met het oog op bijsturen van het proces’ (p. 32). Formatieve evaluatie wordt onderscheiden van ‘summatieve evaluatie’, evaluatie ‘aan het eind van de weg’ (ibidem). Summatieve evaluatie is erop gericht de waarde van het eindprodukt van het ontwerpproces vast te stellen. Een voor de handliggende vorm van summatieve evaluatie van teksten is effectmeting. Maar ook goedkeuring van een tekst door een opdrachtgever of verantwoordelijke manager kan beschouwd worden als summatieve evaluatie.

Formatieve evaluatie in het proces van tekstontwerp houdt in dat de evaluatie uitgevoerd wordt als een wezenlijk en geïntegreerd onderdeel van het ontwerpproces. De evaluatie is er op gericht de tekst uiteindelijk beter te laten beantwoorden aan de doelen en criteria die beoordelaars en schrijvers hanteren, binnen de randvoorwaarden (tijd, geld, ondersteuning, enz.). De evaluatieresultaten, die vaak de vorm van commentaar op de tekst hebben, worden gebruikt om de projectplanning bij te stellen of om de tekst zodanig te reviseren dat problemen voorkomen of opgelost worden. Twee vormen van formatieve evaluatie binnen het proces van tekstontwerp zijn de review en de pretest. In dit artikel gaan we alleen in op de review; voor pretest zie De Jong & Schellens in hun bijdrage aan dit nummer.

We definiëren review¹ als een proces waarbij:

1)	teksten-in-wording gelezen en geëvalueerd worden om problemen (discrepanties tussen tekst of ontwerpproces enerzijds en gepercipieerde doelen en criteria voor de tekst of het ontwerpproces anderzijds) te signaleren en te diagnostiseren,
2)	interne en externe factoren die de communicatie zouden kunnen beïnvloeden in de evaluatie betrokken worden,
3)	anderen dan de schrijver deze evaluatie uitvoeren,
4)	de bevindingen van de evaluatie aan de schrijver meegedeeld worden.

1 In de literatuur over schrijfprocessen worden termen als reviewing, revising, editing en pretesting vaak door elkaar gebruikt en zelden gedefinieerd ten opzichte van elkaar. Schrijfprocessen zijn in Nederland vooral weergegeven aan de hand van de opeenvolgende modellen van Hayes en Flower (Flower & Hayes, 1981; Hayes & Flower, 1980). In deze modellen wordt ‘review’ beschouwd als een deelproces in het schrijven dat gevormd wordt door de subprocessen ‘evaluating’ en ‘revising’. Het Engelse woord ‘reviewing’ in dat schrijfprocesmodel is in het Nederlands vertaald met ‘reviseren’ (Bochardt, 1984, p. 28; Janssen, 1991, p. 21 e.v.) of met ‘herzien’ (Van der Geest, Schellens & Van Waes, 1992, p. 162; Van Waes, 1991, p. 21). Door deze vertaling gaat het verschil tussen ‘reviewing’ en ‘revising’ verloren. Het is belangrijk de twee termen zorgvuldig van elkaar te onderscheiden, zeker wanneer schrijfprocessen worden bestudeerd waarin de reviewactiviteiten ook door anderen dan de schrijver zelf worden verricht.

3 De doelen van review

Reviewprocessen zijn erop gericht problemen te identificeren die kunnen voortkomen uit de interne en externe factoren die bepalen of de communicatie optimaal verloopt, of uit verschillen in representaties van doelen en criteria bij de beoordelaars. De review richt zich op de volgende vier doelen:

1	Bewaking en bijsturing van tekstplan en projectplanning.
2	Problemen signaleren in de tekst-in-wording die veroorzaakt worden door externe factoren die het welslagen van het communicatieproces kunnen beïnvloeden.
3	Problemen signaleren in de tekst-in-wording die veroorzaakt worden door interne factoren die het welslagen van het communicatieproces kunnen beïnvloeden.
4	Problemen signaleren met de inhoud, met name met de accuraatheid van de inhoud.

De uiteindelijke functie van review als onderdeel van het proces van tekstontwerp is de tekst verbeteren in de ogen van de beoordelaars.

[p. 204]

De vier doelen spelen tegelijkertijd een rol in elk reviewproces; ze zijn ook inhoudelijk niet los van elkaar te zien, en kunnen leiden tot tegenstrijdige evaluaties. Zo kan bijvoorbeeld een tekst die optimaal afgestemd is op de beoogde lezers (doel 3) tegelijkertijd een visitekaartje zijn voor de organisatie als geheel (doel 2), maar niet te realiseren zijn binnen de gestelde tijd (doel 1). Of het organisatiebelang vereist dat zwakkere kanten van een apparaat in een handleiding opzettelijk vaag geformuleerd worden (doel 2) wat vanuit het oogpunt van duidelijkheid voor lezers (doel 3) en accuraatheid (doel 4) ongewenst is.

Het bovenstaande maakt duidelijk dat tekstkwaliteit bepaald wordt in een spanningsveld tussen interne en externe factoren, tussen schrijvers en andere betrokkenen. Dat spanningsveld krijgt gestalte in het reviewproces.

4 Intermezzo: onderzoek naar review

In het merendeel van de studies van schrijfprocessen in werksituaties wordt beschreven dat review plaatsvindt. Toch leveren die studies nog geen samenhangend beeld op van het verloop van het reviewproces. Dat heeft verschillende redenen.

-	Vaak is niet de review object van onderzoek, maar bijvoorbeeld het totale communicatieproces in een organisatie, de organisatiecultuur, of samenwerkingsvormen tussen communicatiepartners. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Doheny-Farina (1986); Paradis, Dobrin & Miller (1985); Spilka (1988).
-	De gekozen onderzoeksmethoden (overwegend case studies en etnografische beschrijvingen) en weinig robuuste onderzoeksdesigns bieden onvoldoende basis voor generalisering. Zie bijvoorbeeld Couture & Rymer (1991); Paradis, Dobrin & Miller (1985); Selzer (1983).
-	De onderzoeken spelen zich af in verschillende organisaties die allemaal op een verschillende manier beschreven of getypeerd worden.
-	De onderzoeken richten zich op verschillende genres, maar de keuze voor het bestudeerde genre wordt zelden verantwoord vanuit een theoretisch kader.

De studie van Paradis, Dobrin & Miller (1985) naar ‘document cycling’ bij de totstandkoming van onderzoeksrapporten in een research & development-organisatie wordt door veel auteurs beschouwd als het startpunt van reviewonderzoek. In de jaren daarna onderzochten Broadhead & Freed (1986) revisies en de aanleidingen daartoe in de verschillende versies van offertes in een internationaal adviesbureau voor management. Doheny-Farina (1986) onderzocht hoe een bedrijfsplan in een softwarebedrijf opgesteld werd. Barabas (1990) richtte zich op het schrijven van voortgangsrapporten door medewerkers van een R&D-afdeling in een grootschalige agrarische industrie. Couture & Rymer (1991) beschrijven hoe architecten onderhandelden over tekstversies met hun managers. Janssen (1991) bestudeerde hoe beleidsnota's tot stand kwamen bij de Nederlandse overheid. Weber (1991) volgde zes maanden lang zes schrijvers van zakelijke rapporten in een onderzoekslaboratorium. Cross (1993) vergelijkt het totstandkomingsproces van een intern jaarverslag van een grote verzekeringsmaatschappij met het schrijfproces van de verkorte versie daarvan voor extern publiek.

De meest omvattende studie van het reviewproces tot op heden is uitgevoerd door Kleimann (1989, 1991, 1993). Zij beschrijft het reviewproces van drie korte beleidsnota's in het General Accounting Office van de Verenigde Staten, om aan te tonen dat er een wederkerige relatie is tussen organisatiecultuur en het verloop van het reviewproces. Ze probeert aannemelijk te maken dat die relatie tot uitdrukking komt in de commenta-

[p. 205]

ren die verstrekt worden. In haar onderzoek gebruikt ze een verscheidenheid van instrumenten, zoals verschillende typen interviews, enquêtes, logboeken en documentanalyses, om data verkregen met een bepaald instrument op hun validiteit te toetsen. In de volgende paragrafen maken we uitvoerig gebruik van haar bevindingen.

Voor het vervolg van dit artikel putten we ook uit drie lopende eigen onderzoeken naar reviewprocessen die nog niet in schriftelijke vorm gerapporteerd zijn. Van der Geest interviewde 18 Amerikaanse schrijvers in organisaties over het verloop van het proces van tekstontwerp van een document waar zij in het laatste halfjaar voor het interview aan gewerkt hadden. Review kwam daarbij naar voren als een karakteristieke fase van het proces, die door de schrijvers als zeer problematisch beschreven werd. Woudstra en Van Gemert enquêteerden 146 kwaliteitsmanagers in bedrijven over het ontwerpproces van kwaliteitsdocumenten. In alle gevallen bleek review deel uit te maken van dat proces, al was de status en de vorm van de reviewactiviteiten zeer divers. Van der Geest & Van Gemert volgden het tot stand komen van een technisch rapport bij een ingenieursbureau met het doel zicht te krijgen op doelen en criteria van opdrachtgever en uitvoerder, en de rol die deze speelden in de review door de schrijvers onderling en door de opdrachtgevers. In de aanvang van het project verschilden de representaties van doelen en criteria aan schrijverszijde aanzienlijk van die van de opdrachtgever. De reviewrondes hadden tot gevolg dat de representaties van de twee betrokken partijen steeds beter op elkaar afgestemd raakten.

De bovengenoemde bronnen samen hebben geleid tot het beeld van het reviewproces dat in de volgende twee paragrafen geschetst wordt.

5 Het verloop van het reviewproces

Het verloop van het reviewproces wordt beschreven aan de hand van de volgende vier kenmerken.

-	Op welke momenten in het proces van tekstontwerp vindt de review plaats?
-	Op welke tussenprodukten heeft de review betrekking?
-	Hoe is de review georganiseerd en wie zijn betrokken?
-	Wat is de aard van het commentaar van de beoordelaars?

Momenten van review

Vanaf het eerste begin van een proces van tekstontwerp kan er review plaatsvinden. De review kan een projectplan tot onderwerp hebben, een eerste inhoudsopgave voor een document, etc. Op elk moment in het project dat er een produkt voorgelegd wordt met het doel commentaar te ontlokken, is er sprake van review. In vrijwel alle bovengenoemde schrijfprocesstudies blijken de documenten herhaaldelijk, vaak in opeenvolgende versies, voorgelegd te worden aan de beoordelaars.

Tussenprodukten

In de loop van een project kunnen verschillende typen (tussen)produkten ter review worden voorgelegd, onder andere de opdrachtomschrijving, de tekstplanning, de projectplanning, of versies van de uiteindelijke tekst of van delen ervan (Farkas, 1991; Paradis e.a., 1985). De review van opdrachten of plannen is te zien als een afzonderlijk proces, gericht op afzonderlijke taaluitingen (bijvoorbeeld offertes, planningsdocumenten of mondelinge afspraken). De resultaten van het proces zijn echter inhoudelijk sterk verbonden met de review van de tekstversies: zij leveren de criteria en doelen waarmee

[p. 206]

tekstversies beoordeeld worden. De output van reviewrondes over de planning vormt de input van de review van tekstversies.

Organisatie van het reviewproces

Er zijn twee organisatievormen voor de reviewrondes te onderscheiden, die Kleimann (1989, p. 502) aanduidt met de termen ‘concurrent’ (gelijktijdig) en ‘sequential’ (opeenvolgend). Bij gelijktijdige reviewrondes wordt één tekstversie op één bepaald moment verspreid onder verschillende reviewers. Bij opeenvolgende reviewrondes wordt een tekstversie voorgelegd aan één reviewer en op basis van het commentaar herzien. Pas als deze reviewer de tekst goedgekeurd heeft, legt de schrijver de goedgekeurde versie voor aan een volgende reviewer.

Binnen een schrijfproces kunnen beide organisatievormen voorkomen, zoals blijkt uit het volgende voorbeeld. In de interviews van Van der Geest rapporteert een schrijver dat een handleiding bij een computerprogramma in twee reviewrondes werd voorgelegd, tegelijkertijd aan de programmeurs (inhoudelijk deskundigen), de collega-schrijvers en de verantwoordelijke manager. Vervolgens werd de resulterende derde versie voorgelegd aan de trainer die de gebruikers met de software moest leren werken. Na de revisies die daaruit volgden werd de vierde versie nog eens bekeken door een collega-schrijver die fungeerde als eindredacteur. In dit proces van tekstontwerp is een combinatie van gelijktijdige en opeenvolgende reviewrondes te zien.

In sommige organisaties is het reviewproces vastgelegd in procedures, waarin het doel van de reviewrondes en de taak van de betrokken functionarissen omschreven zijn, zoals blijkt uit de enquêtes van Van Germert & Woudstra. Maar zelfs bij het ontbreken van een procedure is het voor de schrijver over het algemeen duidelijk aan wie de tekst voorgelegd moet worden. Reviewers worden aangewezen of uitgenodigd een rol te spelen in het proces van tekstontwerp op basis van hun deskundigheid of positie in het project of de organisatie, en/of op initiatief van de schrijver of de organisatie.

Wie zijn nu eigenlijk die beoordelaars die ingeschakeld worden? Wanneer het tekstontwerpproces deel uitmaakt van een overkoepelend project in een organisatie zijn vaak drie organisatieniveaus bij de review betrokken: de schrijver, de projectleider en de verantwoordelijke manager/opdrachtgever (zie bijvoorbeeld Kleimann, 1989; Paradis e.a., 1985). Wanneer accuraatheid centraal staat, zijn schrijver, inhoudelijke experts en projectleider/opdrachtgever betrokken. Tussen deze functionarissen is er sprake van wat Kleimann ‘hierarchical review’ noemt (Kleimann, 1989, p. 539): de schrijvers moeten uit hoofde van hun functie gehoor geven aan de opmerkingen van de reviewers, op zijn minst door bereid te zijn te beargumenteren waarom het commentaar niet gehonoreerd wordt. Soms werken schrijvers samen met specialisten die de tekst beoordelen uit hoofde van hun specifieke communicatiedeskundigheid, bijvoorbeeld grafisch ontwerpers of eindredacteuren. Naast deze vormen van samenwerking raadplegen schrijvers vrijwel altijd collega's of anderen die niet betrokken zijn bij de review uit hoofde van hun functie (‘peer review’). Het doel van de reviewrondes wordt in dat geval meestal bepaald door de schrijver, en die heeft de vrijheid te bepalen of commentaar gehonoreerd wordt.

In sommige organisaties wordt door de schrijver een formulier of checklist bij de tekstversie gevoegd waarop de reviewer het commentaar moet vermelden, of moet aftekenen wat beoordeeld is. Naar de effectiviteit of efficiëntie van deze hulpmiddelen is geen onderzoek gedaan.

Het schriftelijk commentaar wordt meestal in de tekst geschreven, soms per e-mail, fax of telefoon gemeld aan de schrijver. Hoewel sommmige reviewers op grond van hun

[p. 207]

functie veranderingen bindend kunnen voorschrijven, brengen ze die veranderingen zelden of nooit daadwerkelijk in de tekst aan. Dat blijft de verantwoordelijkheid van de schrijver. De beoordelaars formuleren hun commentaar in de vorm van markeringstekens in de tekstversie, vragen, opmerkingen (positief of negatief) en veranderingsvoorstellen.

Naast het schriftelijk commentaar kan er ook mondeling commentaar gegeven worden. Dit kan heel terloops gebeuren, maar ook een formele vorm aannemen in vergaderingen waarin onderhandeld wordt door reviewers en schrijver (Janssen, 1991; Kleimann, 1993; Cross, 1993). Er lijkt vaker schriftelijk commentaar dan mondeling commentaar gegeven te worden, hoewel enige vertekening hierbij niet uitgesloten mag worden. Schrijvers vatten mondeling commentaar wellicht minder op als een proces van tekstbeoordeling dan schriftelijk commentaar.

6 Problemen bij het reviewproces

Review is een van de meest problematische fasen van het tekstontwerpproces, zo blijkt uit de interviews van Van der Geest. Dat is niet verwonderlijk aangezien veel mensen met verschillende belangen betrokken kunnen zijn bij de review en er meestal meerdere reviewrondes doorlopen worden alvorens goedkeuring plaatsvindt (Paradis, Dobrin en Miller, 1985; Kleimann, 1989).

Wat zijn nu de problemen die vaak genoemd worden? Ten eerste wordt het reviewproces door schrijvers en reviewers als zeer tijdrovend ervaren. Uit de interviews van Van der Geest en de enquêtes van Van Gemert en Woudstra komt tijdrovendheid en tijdsoverschrijding naar voren als de meest genoemde problemen. De informanten vermelden dat review meestal wel formeel vereist is, maar niet of te krap ingepland is in het tekstontwerpproces of in het overkoepelende project. Kleimann (1989) constateert dat in de door haar onderzochte ontwerpprocessen deadlines niet gehaald werden omdat de reviewers de tekst te lang in bezit hielden. Dit was vooral het geval bij de reviewers die als extern deskundige ingeschakeld waren en bij de verantwoordelijke managers die vaak in meer dan één reviewproces tegelijkertijd betrokken waren. De review kan ook tot tijdsoverschrijding leiden doordat de schrijver overstelpt wordt met commentaar van de verschillende betrokkenen. Bij de produktie van de korte beleidsnota's die Kleimann (1989) bestudeerde, bleken 12 personen per reviewronde betrokken te zijn, die tezamen gemiddeld 2800 commentaren per versie verstrekten. De afweging van dat commentaar op geschiktheid voor revisie kost erg veel tijd; in de organisatie waar dit onderzoek uitgevoerd werd is dan ook gezocht naar tijdsbesparende alternatieven voor het verloop van het reviewproces.

Een tweede categorie problemen die genoemd wordt betreft verschil van inzicht in het doel van de reviewronde. De schrijvers verwachten ander commentaar dan de reviewers verstrekken (Paradis, Dobrin en Miller, 1985; Couture & Rymer, 1991). Een schrijver beschreef het in de interviews van Van der Geest als volgt:

‘Ik wilde dat ze [de managers] commentaar zouden geven op de inhoud en op het grote geheel: ‘Komen we over als bedoeld?’. Ik had een manager die zich helemaal vast kon bijten in waar een puntkomma moest staan. Als ik een echt belangrijke vraag heb over de inhoud, dan zou ik het naar een inhoudelijk deskundige sturen.’

[p. 208]

Een derde type problemen betreft commentaren die niet duidelijk zijn voor de schrijver, of tegenstrijdige commentaren van verschillende reviewers. Dit type problemen kan verschillende oorzaken hebben: het voornoemde verschil in inzicht in het doel van de review, het hanteren van verschillende doelen en criteria voor tekst en schrijfproces, of het gebruik van een niet-adequaat begrippenapparaat om het commentaar op een tekst te articuleren (Farkas, 1991; Elling, 1991). De schrijver of redacteur heeft de verantwoordelijkheid de commentaren te honoreren, en lost problemen van onduidelijkheid of tegenstrijdigheid meestal op door de reviewers om toelichting te vragen. In feite betekent dit een extra reviewronde, en dus extra tijd.

Tenslotte blijkt het beheer over de vele documentversies en de talrijke commentaren ingewikkeld. De schrijver zendt (soms tientallen) documentversies ter beoordeling naar allerlei personen in en buiten de organisatie, die het op verschillende momenten terug sturen. Het commentaar komt soms in verschillende vormen binnen (mondeling of geschreven, apart of in de tekst, telefonisch, e-mail). Een goed management van dit proces vereist dat de schrijver het reviewproces zorgvuldig archiveert, documenteert en controleert.

Uit deze problemen lijkt naar voren te komen dat het reviewproces en het succes ervan beïnvloed wordt door:

-	inbedding van de review in het proces van tekstontwerp;
-	duidelijkheid van het doel van de reviewrondes;
-	kwaliteit van het commentaar;
-	overeenstemming over te hanteren criteria door de reviewers;
-	kwaliteit van het management van het reviewproces door de schrijver.

Het verloop van het reviewproces en het uiteindelijke succes ervan is uiteraard niet alléén van deze factoren afhankelijk, maar ook van factoren als de vaardigheid van de schrijver om op basis van de commentaren de tekst goed te reviseren.

7 Commentaar als onderwerp van onderzoek

Het merendeel van onderzoek naar schrijfprocessen in organisaties is erop gericht het totale proces van tekstontwerp in zijn ‘natuurlijke’ omgeving te exploreren en te beschrijven, zonder het als onderzoeker te beïnvloeden of te manipuleren. De onderzoeksvraag in die studies is dan hoe de omgeving (vaak aangeduid met het woord context) dat proces beïnvloedt.

De verdienste van dit onderzoek is dat het een aanzet geeft tot descriptie van de invloed van contextuele factoren op het reviewproces. Van causale verbanden en verklaringen voor verschijnselen is in dit onderzoek echter nauwelijks sprake. En misschien mogen we dat ook nog niet verwachten in een onderzoeksterrein waarop taalonderzoekers zich pas sinds kort begeven.

Opvallend is hoe weinig aandacht er is besteed aan de talige uitingen (tekst, commentaren, onderhandelingen, e.d.) in het kader van de review. Ons is slechts één onderzoek bekend waarin het commentaar in een reviewproces in een organisatie object van onderzoek is geweest. Kleimann (1989, 1991) heeft de commentaren die de beoordelaars verstrekten geanalyseerd met het doel aan te tonen dat er een relatie is tussen de vorm van het commentaar en de ‘cultuur’ in de organisatie. Uit het onderzoek komt echter niet duidelijk naar voren hoe de cultuur in de vorm van de commentaren tot uiting komt. Zelf geeft ze aan dat een intensievere analyse van de commentaren nodig is om die invloed aan te tonen (1989, p. 573). Het onderzoek van Kleimann kan niet beschouwd worden als een

[p. 209]

onderzoek naar de effecten van het commentaar op de uiteindelijke tekstkwaliteit. Een systematische vergelijking van alle opeenvolgende tekstversies is om praktische redenen niet door Kleimann uitgevoerd. Daardoor is het niet mogelijk om een uitspraak te doen over de relatie tussen de verstrekte commentaren en de uitgevoerde revisies. Bovendien heeft Kleimann geen poging gedaan om de kwaliteit van het eindprodukt vast te stellen.

In het revisie-onderzoek (voor een overzicht hiervan, zie Fitzgerald, 1987) is te gemakkelijk verondersteld dat meer revisies automatisch leiden tot een betere tekstkwaliteit, een verband dat op z'n minst genuanceerd moet worden (Beason, 1993; Breetvelt, 1990; Janssen, 1991). Evenzo wordt in het reviewonderzoek verondersteld dat commentaar en zeker commentaar dat beargumenteerd wordt, leidt tot de beoogde revisies, en die weer tot betere teksten. Op het toetsen van deze hypothese zou het onderzoek naar reviewprocessen zich zeker ook moeten richten. Daarbij zou voortgebouwd kunnen worden op systemen om revisies te classificeren, zoals de taxonomiën van Faigley & Witte (1981, 1984) en Broadhead & Freed (1986). De relatie tussen verstrekt commentaar, uitgevoerde revisies en kwaliteit van de tekst lijkt ons voor taalonderzoekers een passend onderzoeksobject. Centrale vraag in dat onderzoek is volgens ons welke doelen en criteria schrijvers en reviewers hanteren bij het verstrekken van commentaar, bij het reviseren en bij het beoordelen van de kwaliteit van de uiteindelijke tekst. Dit betekent dat onderzoek naar bovengenoemde relatie niet kan volstaan met een systematische vergelijking van opeenvolgende tekst versies zoals meestal gebeurt in revisie-onderzoek; in elk geval moet ook het commentaar geanalyseerd worden. Maar ook externe factoren, die verwoord kunnen zijn in bijvoorbeeld opdrachtomschrijvingen, planningsdocumenten of mondelinge afspraken, zullen geanalyseerd moeten worden om zicht te krijgen op de doelen en criteria waarmee de tekstversies beoordeeld worden. Een hanteerbare onderzoeksmethode voor dat onderzoek ontbreekt vooralsnog.

Bibliografie

Barabas, C. (1990). Technical Writing in a Corporate Culture. Norwood, NJ: Ablex.

Beason, L. (1993). Feedback and Revision in Writing Across the Curriculum Classes. Research in the Teaching of English, 27, 395-421.

Bochardt, I. (1984). Het schrijfproces: cognitief-psychologisch onderzoek van Flower en Hayes. Tijdschrift voor Taalbeheersing, 6, 23-42.

Breetvelt, I. (1990). Schrijfproces en tekstkwaliteit. Een onderzoek naar het verband tussen schrijfproces en tekstkwaliteit bij leerlingen in het voortgezet onderwijs. Amsterdam: SCO.

[p. 210]

Broadhead, G.J., & Freed, R.C. (1986). The Variables of Composition: Process, Product in a Business Setting. Carbondale, Edwardsville IL: Southern Illinois University Press.

Couture, B. & Rymer, J. (1991). Discourse Interaction Between Writer and Supervisor: A Primary Collaboration in Workplace Writing. In M.M. Lay & W.M. Karis (Red.), Collaborative Writing in Industry: Investigations in Theory and Practice (pp. 87-108). Amityville, NY: Baywood.

Cross, G.A. (1993). The Interrelation of Genre, Context, and Process in the Collaborative Writing of Two Corporate Documents. In R. Spilka (Red.), Writing in the Workplace. New Research Perspectives (pp. 141-157). Carbondale, Edwardsville: Southern Illinois University Press.

Doheny-Farina, S. (1986). Writing in an Emerging Organization. Written Communication, 3, 158-185.

Eiling, M.G.M. (1991). Veiligheidsvoorschriften in de industrie. Een verkenning van problemen en mogelijkheden. Dissertatie Universiteit Twente. Enschede: Universiteit Twente.

Faigley, L. & Witte, S. (1981). Analyzing Revision. College Composition and Communication, 32, 400-414.

Faigley, L. & Witte, S.P. (1984). Measuring the effects of revisions on text structure. In R. Beach & L. Bridwell (Red), New Directions in Composition Research (pp. 95-108). New York: Guildford Press.

Farkas, D.K. (1991). Collaborative Writing, Software Development, and the Universe of Collaborative Activity. In M.M. Lay & W.M. Karis (Red.), Collaborative Writing in Industry: Investigations in Theory and Practice (pp. 13-30). Amityville, NY: Baywood.

Fitzgerald, J. (1987). Research on Revision and Writing. Review of Educational Research, 57, 481-506.

Flower, L. & Hayes, J. (1981). A Cognitive Process Theory of Writing. College Composition and Communication, 32, 365-387.

Flower, L. & Hayes, J. & Carey, L. & Schriver, K. & Stratman, J. (1986). Detection, Diagnosis, and the Strategies of Revision. College Composition and Communication, 37, 16-55.

Geest, Th. M. van der (1991). Tools for teaching writing as a process. Enschede: Universiteit Twente. Proefschrift Universiteit Twente.

Geest, Th. van der, Schellens, P.J. & Van Waes, L. (1992). Het model van Flower en Hayes: een cognitief procesmodel of een retorisch taakmodel? Tijdschrift voor Taalbeheersing, 14, 161-176.

Groot, A.D. de (1986). Begrip van evalueren. ‘s-Gravenhage: VUGA.

Hayes, J. & Flower, L. (1980). Identifying the organization of writing processes. In L.W. Gregg, E.R. Steinberg (Red.), Cognitive processes in writing (3-30). Hillsdale NJ: Lawrence Erlbaum.

Van den Hoven, P. & Korpel, L. (1989). Het spel en de knikkers. Een analyse van het begrip functionele context. In D. Janssen & G. Verhoeven (Red.), Taalbeheersing in Nederland (pp. 13-28). Groningen: Wolters Noordhoff.

Janssen, D.M.L. (1991). Schrijven aan beleidsnota's. Proefschrift Rijksuniversiteit Utrecht. Groningen: Wolters-Noordhoff.

Kleimann, S.D. (1989). Vertical Collaboration and the Report Review Process at the U.S. General Accounting Office. UMI 3965. Proefschrift University of Maryland College Park, USA.

Kleimann, S.D. (1991). The Complexity of Workplace Review. Technical Communication, 38, 520-526.

[p. 211]

Kleimann, S. (1993). The Reciprocal Relationship of Workplace Culture and Review. In R. Spilka (Red.), Writing in the Workplace. New Research Perspectives (pp. 56-70). Carbondale, Edwardsville: Southern Illinois University Press.

Paradis, J., Dobrin, D. & Miller, R. (1985). Writing at Exxon ITD: Notes on the Writing Environment of an R&D Organization. In L. Odell, & D. Goswami (Red.), Writing in Nonacademic Settings (pp. 281-308). New York, London: Guildford Press.

Selzer, J. (1983). The composing processes of an engineer. College Composition and Communication, 34, 178-187.

Spilka, R. (1988). Adapting discourse to multiple audiences: invention strategies of seven corporate engineers. Ongepubliceerde dissertatie Carnegie Mellon University, Pittsburgh.

Van Waes, L. (1991). De computer en het schrijfproces. De invloed van de tekstverwerker op het pauze- en revisiegedrag van schrijvers. Proefschrift Universiteit Twente, Enschede.

Weber, J.R. (1991). The Construction of Multi-Authored Texts in One Laboratory Setting. In M.M. Lay & W.M. Karis (Red.), Collaborative Writing in Industry: Investigations in Theory and Practice (pp. 49-63). Amityville, NY: Baywood.