Onze Taal. Jaargang 78

[p. 242]

‘Je past derhalve niet in het profiel’
Nietszeggende afwijzingsbrieven
Wouter van den Eijkel en Arjen van Veelen

Als je solliciteert, moet je de perfecte brief schrijven - al dan niet met professionele hulp. Maar waarom zijn de afwijzingsbrieven die je retour krijgt soms zo belabberd?

‘Graag hadden wij uw sollicitatie even goed af laten lopen als onze sprookjes, maar het heeft niet zo mogen zijn.’ Die reactie kreeg een vriendin van ons nadat ze had gesolliciteerd bij de Efteling. Het pretpark eindigde de afwijzing met ‘Met 'n twinkelende groet.’ Tenenkrommend? Ach. De personeelsmedewerker probeerde tenminste nog iets van de afwijzingsbrief te maken.

Die vriendin heeft inmiddels een andere baan aangenomen. Andere vrienden en bekenden zijn nog aan het solliciteren. Omdat de economie stroefjes draait, krijgen ze geregeld afwijzingen. En die brieven zijn vaak slecht geschreven. We vroegen of we hun post mochten lezen. Ze doorzochten hun ordners en inbox op trefwoorden als helaas, profiel en procedure. Zo kregen we ongeveer vijftig brieven doorgestuurd, die we aanvulden met exemplaren uit eigen archief.

Het gros van de afwijzingsbrieven lijkt geproduceerd door een en dezelfde afwijzingsbrievengenerator. Brief na brief wordt ‘de procedure niet voortgezet’ omdat de kandidaat ‘niet in het profiel past’. We lezen veel holle, kromme en rommelige taal. Wat opvalt, is dat de reden van afwijzing in bijna geen enkele brief vermeld staat. Terwijl je juist dáár wat aan hebt.

Was je te dom, te dik, te oud, te jong, te zwart, te wit, te groen? Had je geen internetervaring? Stond je iets te lodderig op Hyves? Zocht men eigenlijk een vrouw? De ware reden laten afwijzingsbrievenschrijvers vaak in het midden. Ze sturen meestal nietszeggende standaardbrieven, die doorgaans een cirkelredenering bevatten volgens het stramien: ‘U krijgt de baan niet, aangezien u de baan niet krijgt.’ Natuurlijk staat het er nooit letterlijk zo; de pagina wordt opgevuld met zinnen die als je er even naar kijkt betekenisloos zijn. Hieronder hebben we die kluitjes in het riet gebloemleesd in een top zeven. De citaten komen uit echte brieven.

1. Het mysterieuze profiel

Het eufemisme ‘u past niet in het profiel’ is multi-inzetbaar. Een profiel, daar pas je in, of daar pas je niet in. Het is als een jurkje waarvan je de maat niet te weten komt. Over het profiel wordt niet gecorrespondeerd.

-	Er waren andere kandidaten die maximaal voldoen aan het door ons gewenste profiel.
-	Er is gekozen voor een aantal kandidaten, die ons inziens meer voldoen aan het totale profiel dat wij voor deze functie hebben opgesteld.
-	Onlangs hebben wij een andere kandidaat op de functie benoemd. Deze kandidaat past ons inziens qua capaciteiten en competenties beter in ons team. [Het profiel heet ook weleens ‘team’ - WvdE, AvV]

2. De zorgvuldige procedure

De procedure is een geheimzinnige machine: er worden honderden sollicitaties ‘in meegenomen’ en er rolt met wetenschappelijke precisie een Mr of Mrs Right uit. Met die persoon wordt de procedure ‘voortgezet’. De procedure komt vaak voor in combinatie met het profiel.

-	Na een vergelijkend onderzoek is besloten de selectieprocedure voort te zetten met een aantal andere kandidaten - die de meeste waarborgen op een geslaagde vervulling van de vacature bieden - en zij zijn inmiddels uitgenodigd voor een gesprek. Uw aanbieding [sic] hoort helaas niet tot deze groep.
-	N.a.v. de briefselectie heeft de selectiecommissie besloten de procedure niet met u te zullen voortzetten.
-	Na een zorgvuldige afweging heb [ik] besloten de selectieprocedure niet met je voort te zetten. Ik heb de voorkeur gegeven aan andere kandidaten die qua achtergrond en ervaring beter aansluiten op het voor een startfunctie gestelde profiel.

3. Het ligt niet aan jou

De formule: ‘Je bent een kanjer, echter ...’ Deze categorie is de meest sympathieke onder de kluitjes in het riet. Zulke zinnetjes bieden troost, want het ligt niet aan jou. Maar de vraag blijft vaak: aan wie of wat dan wel?

-	Helaas moet ik je berichten dat we hebben besloten niet met je verder te gaan. De reden hiertoe ligt overigens minder bij jou dan bij onszelf.
-	(...) wil niet zeggen dat wij uw kwaliteiten onvoldoende vonden voor het werk binnen onze organisatie, maar (...)
-	Dit houdt niet in dat je niet geschikt zou zijn voor de functie, maar (...)

4. Zout in de wond

De onbedoeld botte brief. Je naam staat bijvoorbeeld verkeerd gespeld, of wordt niet genoemd. Ander pijnlijk voorbeeld:

L.S.,
Tot mijn spijt moet ik u berichten dat bij de eerste selectie van kandidaten u niet tot degenen behoort die we uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Alleen als we er met de geselecteerde kandidaten niet uitkomen, neem ik mogelijk nog contact met u op. De kans hierop is klein.

5. De Polygoon-galm

Archaïsch taalgebruik dat klinkt als de oude Polygoon-journaals. Het is een antiekbeits die de brief gewichtig maakt. Maar wanneer gebruikte jij voor het laatst woorden als vorenstaande en opportuun?

-	Het vorenstaande kan voortvloeien uit onvoldoende aansluiting bij de vacature bijvoorbeeld vanuit kennis/opleiding of ervaring e.d. of gemaakte keuzes vanuit het (ruime) aanbod aan sollicitanten.

[p. 243]

-	Voor de door u getoonde belangstelling zeg ik u dank.
-	Er hebben zich voor de vacature van advocaat-stagiaire meerdere geschikte kandidaten aangediend. We hebben daarom een voorselectie gemaakt en zullen de komende weken benutten om met de geselecteerde kandidaten te spreken. Het lijkt ons daarom niet opportuun u op dit moment nog uit te nodigen voor een gesprek. Daarmee geven wij overigens geen oordeel over uw geschiktheid voor de advocatuur.

Illustratie: Matthijs Sluiter

6. Rookgordijnen

Wollige taal verdoezelt het gebrek aan uitleg. Combineert goed met de Polygoon-galm. Deze ambtenarentaal troffen we grappig genoeg vaak aan in brieven van de Rijksoverheid.

-	In uw brief zijn uiteraard wel aanknopingspunten aangetroffen, waaruit een zekere mate van geschiktheid voor de onderhavige functie valt af te leiden.
-	Na een vergelijkend onderzoek is besloten de selectieprocedure voort te zetten met een aantal andere kandidaten - die de meeste waarborgen op een geslaagde vervulling van de vacature bieden (...)
-	Onlangs is bij de directie Communicatie gestart de zgn. voorselectie afgerond [sic] voor de vacatures van communicatieadviseur ‘Corporate’ en communicatieadviseur ‘Intern’.

7. De autoreply

Deze categorie spreekt voor zichzelf.

-

Hierbij bevestigen wij de goede ontvangst van uw sollicitatie. Wij houden uw gegevens de komende twee maanden in portefeuille. Gedurende deze periode onderzoeken wij de mogelijkheden voor een passende functie. Wij nemen contact met u op zodra zich dat voordoet. Mocht u echter binnen deze twee maanden geen bericht van ons ontvangen, dan kunt u ervan uitgaan dat we geen vacatures hebben die aansluiten bij uw profiel.

-

Als u binnen 4 weken na bedoelde sluitingsdatum geen bericht van ons heeft ontvangen, kunt u er van uitgaan dat er naar ons oordeel onvoldoende aanleiding is om u uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek en wordt de procedure derhalve niet met u voortgezet.

Een blauwtje lopen is jammer, maar hoort erbij. En je steekt er vaak nog wat van op. Behalve als je de reden van de afwijzing nooit te weten komt. Dit is niet alleen een taalkwestie. Het is ook een gemiste kans voor bedrijven en instellingen; een heldere afwijzingsbrief is prima doelgroepreclame. Een enthousiasteling houd je er enthousiast mee.

Er waren positieve uitzonderingen. Dat waren de gepersonaliseerde brieven met duidelijke motivatie van de keuze en bruikbare wenken voor de toekomst. Die geven de burger moed. Natuurlijk is die ideale, persoonlijke brief vaak geen optie, bijvoorbeeld als er vierhonderd reacties op een vacature zijn binnengekomen. Laat in dat geval de standaardbrief een perfecte, eerlijke standaardbrief zijn. Voorbeelden staan hier: www.goc.nl/voorbeeldbrieven.aspx en hier: www.tuxx.nl/brieven/sollicitatie/afwijzing.

Wouter van den Eijkel werkt als projectmanager bij een vertaalbureau, Arjen van Veelen is journalist en vaste medewerker van Onze Taal. Dit stukverscheen eerder in een iets andere vorm in Nrc.next.