Onze Taal. Jaargang 65

[p. 132]

Briefverzorging: het kan ook anders

David Bloch - Perfect Presentation, Gouda

In zijn werk als communicatietrainer en adviseur ziet David Bloch veel voorbeelden van klakkeloosheid in bedrijfscorrespondentie. Vaak zijn deze briefconventies onzinnig. Wat valt er te doen aan de vormgeving van de brief, de adressering, de alinea-indeling en de afsluiting? Veertien tips voor betere brieven.

Bladspiegel

De bladspiegel van een brief heeft grote invloed op de eerste indruk die hij op de lezer maakt. Een brief kan prettig en rustig overkomen of juist druk en onoverzichtelijk. Een volle en krappe bladspiegel is minder aantrekkelijk voor een lezer dan een evenwichtig en ruim opgezette brief. Voldoende witruimte is van groot belang. Veel soorten voorbedrukt papier hebben een onevenwichtig opgezette bladspiegel.

Logo

Het logo-blok begint vaak te dicht op de linkerkant (minder dan ± 2 cm). Als de schrijver zich dan door het logo laat leiden, krijgt de brief een te smalle linkermarge. Als de schrijver zich aan de voorschriften voor een correcte linkermarge houdt (breder dan 2 cm dus, net als de andere marges), dan ontbreekt een evenwichtige bladspiegel.

Adresblok

Adresblokken zijn vaak rommelig opgesteld en ze nemen te veel ruimte in beslag. Dit komt meestal doordat gironummers, banknummers en bankrelaties zijn opgenomen. Als ik een brief ontvang waarin in het adresblok bankgegevens staan, dan rijst bij mij de vraag: Is dit een factuur? Nog nooit heeft iemand mij een reden kunnen geven voor deze ‘overvolledigheid’. Meestal luidt de reactie: ‘We hebben hier nooit over nagedacht’, of ‘Dit papier gebruiken we ook voor facturen.’

Bankrekening

Als u ze per se wilt vermelden, zorg er dan voor dat de bankgegevens op uw factuur volledig zijn. Ik maak uitsluitend gebruik van de diensten van de Postbank. Als ik geld naar een bankrekening wil overmaken, heb ik het gironummer van de bank nodig. Waarom moet ik dan dat nummer opzoeken? U moet mij helpen om u te betalen!

Telefoon

Vaak staat er een* achter een telefoonnummer. Beslist niet iedereen weet dat dit betekent dat er meer aansluitingen zijn en dat de beller dus een centrale belt. Laat daarom de* weg en zorg ervoor dat u de telefoon snel opneemt. En dan de faxnummers. Is het echt nodig om het netnummer te herhalen?

Sommige bedrijven combineren hun ‘binnenlands’ briefpapier met hun ‘internationaal’ papier. Jammer genoeg vergeten ze vaak ons landnummer (31) te vermelden. Een correcte vorm is: [phone]. Sommigen gebruiken deze vorm: [phone]. Ik weet zeker dat alle Europeanen prima begrijpen wat ze met deze (0) in (0)1820 aanmoeten; ze zijn gewend aan deze 0. Maar Amerikanen, die van huis uit de 0 alleen in zogenoemde toll free-nummers kennen, vinden dit (0)-gebruik verwarrend. De (0) kan daarom in internationaal gebruikt briefpapier beter worden weggelaten.

Handelsregister + ‘transacties’

Wie ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel is wettelijk verplicht zijn inschrijvingsnummer te vermelden. Maar hoe vaak trekken we gegevens van een bedrijf na bij de KvK? Het gaat hier om een voorschrift dat niets te maken heeft met een behoefte vanuit de praktijk, noch met enige overwegingen op het gebied van presentatie. Daarom kunnen we regels als de volgende beter achterwege laten: geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te xxxx onder handelsregisternummer yyyy + naam van bedrijf + rechtsvorm + btw-nummer. U kunt volstaan met KvK + [nummer], eventueel aangevuld met de plaatsnaam van deze Kamer als deze anders is dan die van uw adres. Om deze gegevens minder opvallend te maken, kunt u ze onder aan de rechtermarge zetten, in een klein lettertype, 90^o gedraaid, zodat het verticaal ‘omhoog’ geschreven staat.

Evenmin hoort informatie over ‘voorwaarden’ op briefpapier. Bewaar deze gegevens voor offertes en opdrachtbevestigingen.

Adressering

Een voorbeeld van een adressering:

Genootschap Onze Taal

De heer D. Bloch

Laan van Meerdervoort 14a

2517 AK DEN HAAG

- Schrijf ‘de heer’ (of: ‘mevrouw’) voluit.

- Het is een heer, en geen Heer. In Nederland is er maar één Heer. In België daarentegen is iedereen een Heer.

- T.a.v. of t.a.v. is overbodig.

- Laat de rechtsvorm van het bedrijf (BV of NV) achterwege.

- Accentueer de naam van het bedrijf door hem vet af te drukken. Ik schrijf de bedrijfsnaam meestal ook in hoofdletters om het nog duidelijker te maken voor de postmedewerker (die sorteert op bedrijfsnaam).

- Volgens de PTT-richtlijnen hoort er bij de postcode één spatie tussen de cijfers en de letters, en twee spaties voor de plaatsnaam, die ook weer in hoofdletters staat. Geen kleine letters dus, vooral nooit onderstrepen en niets op de regel eronder schrijven. De laatste twee aanwijzingen werken vooral in uw eigen voordeel. De sorteermachine van de PTT scant een adresblok namelijk van onderen naar boven. Hij gaat op zoek naar

[p. 133]

een plaatsnaam of een land, dingen die hij kan herkennen. Van al het vreemde dat de machine tegenkomt (een streep of de naam van een persoon), raakt hij in de war, en dat leidt tot vertraging.

De eerste alinea

De klantgerichte briefschrijver gaat ervan uit dat de ontvanger belangrijker is dan hijzelf. Hij wil tenslotte dat zijn brief gelezen wordt, dus hij moet het de lezer gemakkelijker maken door op een prettige manier zijn aandacht te trekken. De grootste boosdoener is het woord ik (of wij) ergens aan het begin van de eerste alinea. Schrijf liever ‘Hierbij ontvangt u de informatie...’ in plaats van ‘Hierbij sturen wij u...’

Andere alinea's

Wie van iedere zin een alinea maakt, maakt het uiterlijk van zijn brief onrustig. Groepeer uw gedachten liever, en zet de zaken die bij elkaar horen ook werkelijk bij elkaar op papier.

De ‘veel-alinea-schrijverij’ komt nog lelijker en minder prettig leesbaar over als die gecombineerd wordt met het rechts uitvullen van de regels. U verhoogt de leesbaarheid van uw teksten door de ‘vrije regelval’ te hanteren - een strakke linkermarge en een niet-rechte rechtermarge.

Vervolgvel

Op het vervolgvel hoort alleen uw logo te staan - eventueel verkleind - en geen andere gedrukte informatie. Onder aan het eerste vel van uw brief geeft u aan dat de brief doorloopt op een tweede vel door -/2 rechts onderaan te plaatsen. Bovenaan links op uw vervolgvel komt dan -2- te staan.

Vermijd dat alleen de afrondende groet en uw handtekening op het vervolgvel komen te staan. Kijk of u iets uit de brief kunt schrappen of dat u alinea's kunt combineren. Andere foefjes zijn bijvoorbeeld dat u de rechtermarge versmalt (belangrijk is dat de linkermarge altijd breder blijft dan de rechtermarge) of dat u de brief in een kleiner lettertype afdrukt.

Afsluitende groet

Eindig eens anders dan met het clichématige ‘Hopende u hiermee...’. Laat uw lezer weten dat u in hem en zijn reactie geïnteresseerd bent:

- Ik verheug me op het nadere contact!

- Ik zie uit naar onze samenwerking.

- Ik hoor graag hoe u over dit onderwerp denkt.

Meteen na de afsluitende groet verschijnt tot mijn verbazing doorgaans nog de naam van het bedrijf, vaak zelfs met de rechtsvorm erbij. En dit terwijl de brief toch al op bedrijfspapier geschreven is. Mijn uitgangspunt is dat we zaken doen met individuen, en niet met onpersoonlijke bedrijven. Bespaar uzelf al dat type- en drukwerk, en breng uzelf direct in contact met de lezer, zonder (symbolische) tussenkomst van uw werkgever. U ondertekent immers automatisch namens uw bedrijf.

De handtekening

Het is jammer dat secretaresses vaak weinig ruimte geven voor de handtekening, terwijl er (meestal) toch volop ruimte voor is. Zorg ervoor dat uw handtekening niet over uw slotformule noch over uw getikte naam schiet. Let op de eenvoudige symboliek van het ‘doorkrassen’ van deze gegevens! Het is verder wenselijk dat uw handtekening leesbaar, dat wil zeggen herkenbaar, is. Zo komt u opener over.

Denk ook na over de kleur inkt die u gebruikt. Voorbeeld: op mijn huidige briefpapier staat zwarte inkt het best; blauw ziet er lelijk uit, ondanks de positieve zakelijke implicaties van deze kleur. Op mijn vorige papier pasten blauwe en zelfs bruine inkt echter heel goed.

Verder raad ik i.o. (‘in opdracht’) of b.a. (‘bij afwezigheid’) af. Laat bijvoorbeeld uw assistent(e) onder zijn/haar eigen naam de brief schrijven. Die kan dan altijd een zin toevoegen in de trant van: ‘Omdat meneer Jansen momenteel een training verzorgt, heeft hij me gevraagd deze bevestiging voor u op te stellen.’

Typ uw naam onder de handtekening. Of u verder ook al uw titels en voorletters plaatst, is een kwestie van zowel persoonlijke smaak als van het gewenste imago van uw bedrijf. Functie vermelden? ‘Ja’ als u denkt dat het belangrijk is voor de relatie, en ‘ja’ als u denkt dat de lezer het als belangrijke en waardevolle informatie beschouwt. Er hoeft geen komma na uw naam en geen punt na uw functie.

P.S.?

De vraag of een postscriptum mag, is eenvoudig te beantwoorden. Uit direct-marketingonderzoek blijkt dat

[p. 134]

een P.S. altijd gelezen wordt, dan wel tenminste de aandacht trekt. Zowel voor ‘ja’ als voor ‘nee’ zijn argumenten te verzinnen. Hier ziet u tegengestelde adviezen met hun uitleg:

- Ja in direct-mailbrieven, omdat het werkt.

- Ja in zakelijke brieven met een persoonlijk tintje. Als u de ontvanger (goed) kent, en u wilt iets persoonlijks - wat u niet in de brief kwijt kunt - toevoegen, dan mag het. Het postscriptum kunt u dan het best met de hand schrijven. Een andere oplossing is dat u uw postscriptum op een plakbriefje schrijft en dat op de brief plakt. De ontvanger kan dit verwijderen, zodat alleen de zakelijke brief bewaard blijft.

- Nee, want als u vergeten bent iets toe te voegen, kunt u net zo goed even een nieuwe uitdraai maken.

Vouwen

Voorkomt u dat een vouw midden door een belangrijke regel loopt? Overleeft uw soort papier en printresultaat een vouw wel? Vouw uw brief zodanig dat het eerste wat de ontvanger leest, zijn naam en adres is. Twee redenen om dat te doen: op de postkamer kan dit de verwerking bespoedigen, en als de ontvanger de brief zelf opent, voelt die zich een beetje gevleid door direct zijn eigen gegevens te zien.