Onze Taal. Jaargang 65

(1996)– [tijdschrift] Onze Taal– rechtenstatus

Overheadsheets: adviezen voor een transparante toespraak

Bas Andeweg en Jaap de Jong sectie Toegepaste Taalkunde, TU Delft

Overheadsheets zijn geen haarlemmerolie. Een slechte toespraak blijft slecht, ook met visuele ondersteuning. Maar goede sheets kunnen van gereserveerde luisteraars geïnteresseerde kijkers/luisteraars maken. Wat is daarvoor nodig? En wat kan er misgaan?

Koningin Beatrix gebruikt geen overheadsheets om de troonrede te verduidelijken. Bij plechtige voordrachten steunen sprekers doorgaans volledig op het gesproken woord en de persoonlijke presentatiekwaliteiten. Net als bij gelegenheidstoespraken: ‘Op deze sheet ziet u de drie argumenten voor mijn stelling dat Lambert Grijns een goed mens is geweest en dat wij hem zullen missen’ Zo'n aanpak kunnen we ons niet goed voorstellen.

● Doorkijkplasticjes

Sheets (Engelsen zeggen: ‘foil’, ‘slide’ of ‘transparancy’, maar nooit ‘sheet’, wat hen eerder aan lakens of papier doet denken; in Nederland lees en hoor je wel eens ‘transparant’, maar Van Dale en de meeste Nederlanders hebben het over ‘sheets’) - sheets dus, worden blijkbaar niet in alle soorten presentaties gebruikt. Bij niet-plechtige, instructieve en op (complexe) informatieoverdracht gerichte toespraken worden de doorkijkplasticjes wel in groten getale op het kastje met de felle lamp gelegd. De natuurlijke omgeving van sheets is dan ook de commerciële presentatie, de collegezaal, het congres.

Wat treffen we daar doorgaans aan? Gelukkig altijd wel een paar zeer onderhoudende en boeiende sprekers. Maar er zijn veel sprekers die de interessante inhoud van hun verhaal niet over het voetlicht krijgen. We noemen vijf soorten: sprekers die helemaal geen sheets of andere visuele ondersteuning gebruiken (en na een tijdje niet meer te volgen zijn); sprekers die hun sheets vol hebben laten lopen met onleesbaar kleine letters en met te veel informatie, en redenaars die hun sheets slechts even neerleggen om ze vervolgens direct weer weg te grissen: het is blijkbaar niet de bedoeling ze te lezen. Er bestaan ook sprekers die problemen hebben om de projector áán en het beeld vervolgens schérp te krijgen. Minstens even schadelijk voor een verhaal is het als sprekers vluchten in een sheetvertelling: nagenoeg elke zin van de presentatie is dan grotendeels op het overheadscherm te bewonderen. Als er zo veel fout kan gaan, waarom zou je dan eigenlijk sheets gebruiken?

Goede sheets:

•	brengen ideeën sneller over dan gesproken woord
•	verlevendigen een droge presentatie
•	kunnen taalbarrières overwinnen
•	geven de spreker een geheugensteun
•	maken een georganiseerde en professionele indruk
•	maken dat de toespraak beter onthouden wordt

Luisteraars zijn vaak kort van memorie. Sprekers die onthouden willen worden, hebben baat bij visuele ondersteuning. Presentatieadviseurs claimen van oudsher dat wat we zien een zeer groot effect heeft op wat we kunnen onthouden. Van de vele rijtjes met cijfers die doorgaans opduiken om dit te illustreren, hebben we er op blz. 26 een afgebeeld die het minst extreem op ons overkwam (bron: cijfers E.P. Zayas-Bazan in Instructional journal of instructional media vol. 5(2), 1978, 145-150).

Als bijkomende voordelen van sheets kunnen we noemen: ze zijn relatief goedkoop, en gemakkelijk te maken. De apparatuur is eenvoudig te bedienen en vaak voorhanden. De zaal hoeft niet verduisterd te worden, zodat u het publiek een reden minder geeft tijdens de toespraak in te slapen. Sheets zijn bruikbaar in kleine en zeer grote zalen. Op de volgende bladzijden treft u zes adviezen aan om goed beslagen ten ijs te komen.

Presentatie-element	Soort illustratie	Advies
Voorbeelden van illustratiemogelijkheden
opbouw van de presentatie	opsomming (tekstsheet)	max. 7 regels van 7 woorden
kernbegrippen	schema of cartoon	cartoon liefst zonder tekst
getallen	grafiek of diagram	geen tabel, tenzij kleiner dan 9 cellen (deze tabel is met 24 cellen dus ongeschikt voor een sheet)
conclusies	kernwoorden met pijlen	schrap lidwoorden en overbodige voorzetsels
doorsneden, objecten	tekening	maak gebruik van kleur; beperk het aantal details
procesverloop	stroomdiagram	schrap deelstappen: versimpel
organisatieopbouw	organogram	vereenvoudigen

● Sheets maken

Welke soorten informatie zet u wel op een sheet en welke niet? Het allerbelangrijkste is dat de kernpunten van uw verhaal overkomen en onthouden worden: die komen dus in ieder geval in aanmerking. Nuttig kunnen zijn: tekstsheets met daarop de titel van de presentatie (eventueel uw eigen naam), een overzicht van de hoofdpunten (een structuuraankondiging), een korte samenvatting in trefwoorden, korte citaten en grafische sheets met eenvoudige schema's, figuren, ontwerpen, formules, grafieken, zeer eenvoudige tabellen, tekeningen, cartoons, foto's die de hoofdpunten ondersteunen. Minder geschikt zijn: lange citaten, ingewikkelde figuren en complexe tabellen en gedetailleerde foto's.

1 Maak er niet te veel

•

Overdaad schaadt. Het aantal sheets varieert per situatie. Een tekstsheet met zeven punten erop, die elk een of meer alinea's gesproken tekst opleveren, kan gemakkelijk tien minuten kosten. Een sheet met drie trefwoorden of een cartoon erop kan soms na één minuut uitgewerkt zijn. Een vuistregel? Gebruik bij een toespraak van dertig minuten of langer niet meer dan gemiddeld één sheet per drie tot vier minuten, bij een presentatie van vijf minuten niet meer dan zo'n drie sheets. Een spreker is er niet om zijn sheets van commentaar te voorzien, maar de sheets moeten zijn verhaal ondersteunen.

2 Maak ze leesbaar

•	Kies een grote en duidelijke letter. Maak de basisletter van uw sheet ongeveer 0,5 cm groot (de hoogte van de letter n), bijvoorbeeld de 30-punts Helvetica, en de titel 0,6 cm en vet (36-punts Helvetica). Als u de tekst geheel in hoofdletters zet of in cursief, neemt de leesbaarheid af. Kies dan liever een grotere letter.
•	Test de leesbaarheid van een sheet. Prik uw sheet aan de wand, ga op vier meter afstand staan en kijk of de sheet nog goed leesbaar is.

3 Maak ze niet overvol

•	Hoewel de adviezen hierover sterk uiteenlopen, bepleiten wij de 7×7-regel: plaats maximaal 7 regels van maximaal 7 woorden op een sheet. Gebruik in principe geen hele zinnen, want de leesbaarheid is doorgaans slecht en de bereidheid om hele zinnen van het scherm af te lezen is gering.
•	Vereenvoudig schema's en technische tekeningen. Kopieer ze niet klakkeloos uit een boek, maar lak eerst overbodige details weg. Neem alleen informatie op waarover u iets zegt.

4 Maak ze in een huisstijl

•	Houd één stijl aan binnen de presentatie (vaste positie van logo, zelfde marges, voetregel, achtergrondkleur).
•	Druk de sheets bij voorkeur in liggend A4-formaat af: er past dan ongeveer 10 cm meer tekst op een regel en de afbeelding blijft in het centrum scherper dan aan de bovenkant of onderkant van een staande sheet.

Het maken van een sheet is niet zo ingewikkeld. Om tijd en kosten te sparen - een enkel sheetvel kost tussen de vijftig cent en een gulden doet u er goed aan eerst een ontwerp te maken. Wat wilt u benadrukken, wat moet vooral overkomen? Er zijn vele computerprogramma's die u helpen van uw ontwerp iets aardigs te maken. Een goede printer is hierbij van eminent belang.

U kunt sheets natuurlijk ook schrijven. Dat vereist wel een regelmatig en goed leesbaar handschrift; de tekstregels kunt u recht en regelmatig houden door ruitjespapier te leggen onder het doorzichtige vel waarop u schrijft. Met een gekleurde viltstift kunt u eenvoudig van een gewone zwartwitsheet een kleurensheet maken.

● Sheets gebruiken

Met een stapeltje mooie en relevante sheets onder uw arm wandelt u naar de presentatiezaal. U kent uw verhaal door en door; u hebt droog voor de spiegel geoefend, zelfs met de sheets erbij. Wat kan er nog misgaan? Niet veel als u tijdig een paar dingen hebt gecontroleerd. Weet u hoe de projector aangezet kan worden? En ook hoe u hem scherp kunt stellen? Moet het projectiescherm verplaatst of voorovergekanteld worden? Weet u hoe u de reservelamp aan kunt zetten? Is de projectie voor iedereen in de zaal te zien of staat u in de weg? Veel van de oudere overheadprojectoren zijn nooit ergonomisch getest. Onze ervaring is dat de knoppen op sommige apparaten zo gerangschikt zijn dat iedere nieuwe gebruiker eerst op de verkeerde knop drukt. Dat is geen prettige manier om uw toespraak te beginnen.

De zaal stroomt vol. De sheets liggen op volgorde. U legt de eerste sheet neer, pas daarna zet u de projector aan.

5 Richt de aandacht

•	Dek een deel van de sheet af. Dit middel past u toe als u veel informatie op een sheet hebt staan die u stapsgewijs wilt behandelen. Toont u alles in een keer, dan ondersteunt het niet uw verhaal, maar leidt het luisteraars juist af van uw verhaal: zij zullen pas ophouden te lezen als ze alles gezien hebben, terwijl u nog over het eerste punt aan het vertellen bent. Beginnende sprekers zijn vaak ten onrechte bang om de luisteraar bewust te leiden naar het communicatieve doel dat ze in gedachten hebben.
•	Gebruik een gekleurde viltstift om nadruk aan te brengen op uw sheet of trefwoorden toe te voegen; doe dit terwijl u spreekt.
•	Wilt u de aandacht richten op een speciaal punt op de sheet, wijs dan bij voorkeur met een pen op de overheadprojector de precieze plaats aan. (Wijs niet met uw vinger; die veroorzaakt vele malen vergroot op het scherm het zogenoemde ‘Unox-effect’.) Leg eventueel uw pen op die plaats neer. Ook kunt u gebruik maken van een aanwijsstok, als u dan maar het oogcontact in stand houdt. Controleer alleen bij de eerste sheet of die werkelijk op de door u gewenste plaats op het scherm geprojecteerd wordt. Houd zo veel mogelijk oogcontact met de zaal.
•	Doe de projector uit als u de aandacht op iets anders wilt richten, maar maak er geen knipperlichtshow van: laat de projector aan staan als u hem binnen een minuut weer wilt gebruiken.

6 Licht sheets voldoende toe

•	Bij tekstsheets: ga uit van een alinea tekst per regel op de sheet (ongeveer 120 woorden). Zorg ervoor dat u per punt of minstens per sheet een voorbeeld of een concretisering beschikbaar hebt.
•	Bij figuratieve sheets: gebruik enkele zinnen om de sheet als geheel te beschrijven en een alinea tekst voor elk van de te behandelen onderdelen.
•	Bij cartoons: vooral niet haasten; beschrijf rustig wat er zichtbaar is. Het publiek moet wennen aan de andere presentatievorm. Geef een aanwijzing die uw publiek in staat stelt de cartoon snel te interpreteren.

● Rampenscenario

Zelfs als u deze adviezen opvolgt, kan u natuurlijk altijd een ramp(je) ten deel vallen. Een bloemlezing uit eigen ervaring: lamp én reservelamp gaan stuk; projector krijgt kortsluiting; elektriciteit valt uit. Of - we hebben er nog koud zweet van in de handen - spreker vergeet zijn sheets. Het is handig en goed voor het zelfvertrouwen thuis al te bedenken wat u kunt doen als u het verhaal plotseling moet houden zonder sheets. Als er dan geen tijd meer is om een deel van uw sheets op een bord of flipover te zetten of de tekst verkleind te kopiëren en uit te delen, als u geen bijzondere voorwerpen hebt om uw verhaal mee te verduidelijken, dan bent u op uzelf teruggeworpen. En op de heldere structuur en de beeldende kracht van uw verhaal.

Vorige Volgende