|
| |
| |
| |
Betreft: open sollicitatie
Drs. Corriejanne Timmers - taalkundige, Den Haag
Tijdens de taaltrainingen die ik geef, laat ik de deelnemers vaak een opensollicitatiebrief maken. Het blijkt namelijk dat steeds meer mensen inderdaad opensollicitatiebrieven schrijven en dat ze daarmee doorgaans heel wat problemen hebben. Die problemen liggen voor een groot deel op het gebied van taalgebruik. Ook bij wervings- en selectiebureaus wordt dit geconstateerd: ‘Het gemiddelde niveau van de brieven die wij ontvangen, geeft een rampzalig beeld van het gebruik van onze taal’, aldus drs. J.P. Ebbinge, werver/selecteur (in Onze Taal, januari 1988). Afgezien van het taalgebruik gaat er echter nog veel meer fout. En dat komt volgens drs. Peter van Dijk, auteur van de Sollicitantenwijzer, doordat ‘zowel studenten als scholieren de kunst van brieven schrijven niet meer leren’. De basis voor dit artikel vormen 125 open-sollicitatiebrieven. Hoewel ze zijn geschreven in een trainingssituatie, geven ze toch een aardig beeld van wat er zoal fout gaat in dergelijke brieven. ‘Gewone’ taalfouten en dergelijke - alle zinnen zijn letterlijk overgenomen- laat ik in de meeste gevallen buiten beschouwing.
Het eerste probleem ontstaat al bij de adressering. De meeste briefschrijvers beseffen dat een ‘persoonlijke’ brief beter zal aanslaan. Toch richt 17% zich tot de (anonieme) Afdeling Personeelszaken, met als varianten Personeelzaken, Personeelszaken-Werving, Personeel en Organisatie, P en O. Ook brieven ter attentie van het bestuur of de directie lijken mij niet aan te raden. Iets persoonlijker worden brieven die gericht zijn aan het hoofd van die afdelingen, diensten en stafgroepen, maar gelukkig komt de overige 83% op het idee de brief te adresseren aan een bij name genoemd persoon. Dus t.a.v. de heer P. Jansen of iets dergelijks. Het is immers maar een kleine moeite de organisatie in kwestie te bellen en te vragen hoe de personeelsfunctionaris of de directeur heet. De aanhef hangt direct samen met de adressering. Wordt in de adressering een naam genoemd, dan ook in de aanhef. Dat mag volkomen logisch lijken, maar blijkt in de praktijk anders te werken: in 37% van de brieven ontbreekt een naam in de aanhef; zelfs de naar ik dacht uitgestorven M.H. en L.S. blijken nog voor te komen. Enkele andere ‘gemiste kansen’ zijn:
| - | Geachte dames en heren |
| - | Mijne heren |
| - | Geachte dame/heer |
| - | Geachte heer/mevrouw |
| - | Geachte heer |
Ik stel mij voor dat personeelsfunctionaris mevrouw Jansen een brief die begint met Geachte mevrouw Jansen met andere ogen leest dan een brief die gericht is aan Mijne heren.
| |
Hierbij heb ik de eer...
En dan de beginzin, hét grote schrikbeeld voor de meeste briefschrijvers. Nee, toch nog niet. Maar liefst 29% vindt het nodig een ‘betreft-regel’ op te nemen, met het risico dat de geadresseerde de brief onmiddellijk terzijde legt. Een ‘pakkende’ beginzin lijkt mij dan ook meer voor de hand te liggen. In dit verband is het van belang te beseffen wat de schrijver van een open-sollicitatiebrief eigenlijk wil bereiken. In de eerste plaats is dat eenvoudigweg: de geadresseerde moet de brief lezen. Een correcte adressering, een persoonlijke aanhef en een goed gekozen beginzin brengen dat doel al wat dichterbij.
Wat is nu ‘een goed gekozen beginzin’? De meesten van ons hebben ooit geleerd - vaak al als kind - dat we een brief niet met ik mogen beginnen. Immers, ‘Lieve oma, Ik maak het goed. Hoe gaat het met u?’ moest worden: ‘Lieve oma, Hoe maakt u het? Met mij gaat het goed.’ Om te vermijden een brief met ik (of met wij) te beginnen, heeft men in de loop van de tijd allerlei trucs bedacht:
| - | Hierbij |
| - | Hiermede |
| - | Met dit schrijven |
| - | In antwoord op |
| - | Met referte aan |
| - | Naar aanleiding van |
Weinig opwindend, dat wel, en ‘zo kan iedereen een sollicitatiebrief schrijven (...) Het geheim van een goede sollicitatiebrief zit 'm onder andere in het feit dat jouw lezer de indruk moet krijgen dat je met hem zit te praten. In gewoon Nederlands’, zegt H.J. Boef in zijn Sollicitatiewijzer. Toch is het idee om te beginnen met een bepaling niet slecht. Maar er zijn verschillende ‘modernere’ mogelijkheden, waarvan steeds meer briefschrijvers gebruik maken (60%):
Bepaling van tijd:
| - | Enige tijd geleden |
| - | Tijdens |
| - | Gisteren |
| - | Afgelopen weekend |
| - | Nadat |
| - | Sinds |
| - | Op dit moment |
| - | Regelmatig |
| - | Binnenkort |
Bepaling van plaats:
| - | In... (krant, tijdschrift) |
Andere bepalingen (vaak wat ‘traditioneler’):
| - | Met (veel) belangstelling |
| - | Langs deze weg |
| - | Volgens |
| - | Graag (beter dan ‘negatieve’ termen als hoewel en ondanks) |
Een ander fraai alternatief voor een ‘ik-start’ is te beginnen met u(w), wat inderdaad gedaan wordt door 12% van de briefschrijvers, of een ‘psychologisch u-begin’ (13%), zoals:
| - | De professionele uitstraling van uw bedrijf... |
| - | In een dynamisch bedrijf als dat van u... |
| - | De positieve reacties van uw medewerkers... |
| - | De veelzijdigheid van... |
| - | De goede naam van uw bedrijf... |
Dus ‘vermijd clichématige openingszinnen’; ‘probeer af te wijken van het gebruikelijke: dat valt de lezer op. En daar gaat het om: opvallen tussen tientallen andere brieven’, maar ‘maak je brief niet gezellig’; ‘voor ironie en grapjes hebben de lezers meestal geen tijd’, aldus de goede raad (?) van drie sollicitatieboekenschrijvers. Drs. Ebbinge is het daar maar half mee eens: ‘Waar wij als selecteur het eerst op letten, is of het taalgebruik zichtbaar en merkbaar niet passend is voor de situatie, of gekunstelde constructies of overbodige originaliteit de boventoon voeren. Bij sommige sollicitanten
| |
| |
heerst ten onrechte de opvatting dat de brief in een grote stapel van brieven eruit moet springen door een bijzonder en opvallend taalgebruik.’ De volgende beginzinnen zijn dus wat riskant, maar in elk geval niet ‘clichématig’:
| - | Als u een all-round secretaresse zoekt, dan kunt u het beste deze brief aandachtig lezen. |
| - | Volgens mij is het in ons beider belang dat wij een afspraak met elkaar maken. |
| - | Geen advertentie, toch solliciteren!
Waarom?... |
| - | Brutaal als ik ben, val ik maar meteen met de deur in huis: het lijkt mij het einde om bij uw bureau te werken. |
| - | ser. hardw. w.n. zoekt soc. w.g. van klasse. Passen wij bij elkaar? 040 - 45 45 45 |
| - | U zoekt een organisatrice? Stop met zoeken! Ik ben degene die u nodig hebt. |
| |
Bij u kan ik veel leren
Dan nu de eigenlijke brief. Als we ervan uitgaan dat ‘de reden om te schrijven’ vermeld staat in de beginzin, dan houden we de volgende elementen over:
| - | reden/motivatie sollicitatie |
| - | geschiktheid/cv |
| - | mondelinge toelichting |
Waarom solliciteert iemand? En vooral ook, hoe verwoordt de briefschrijver zijn of haar beweegredenen? ‘Let erop dat je motivatie uitsluitend is gesteld in positieve termen. Schrijf NIET dat je solliciteert omdat je werkloos bent, geen zin meer hebt om je studie voort te zetten of conflicten hebt in je huidige werkkring’, adviseert H.J. Boef. Niet iedereen blijkt zich hieraan te houden:
| - | De reden van mijn sollicitatie is dat de huidige werkzaamheden te beperkt zijn en ik niet op korte termijn kan doorgroeien naar een hogere functie. |
| - | De promotiekansen zijn nauwelijks aanwezig en de werkzaamheden zijn weinig gevarieerd. |
al weten sommige briefschrijvers een en ander aardig te verpakken:
| - | Aangezien ik meer als ‘mens’ dan als ‘nummer’ behandeld wil worden en inspraak zeer op prijs stel, ben ik op zoek naar een kleinere werkkring, waarin deze wensen tot de mogelijkheden behoren. |
| - | Hoewel ik mijn werk tot op heden met plezier verricht zie ik toch uit naar een functie waarin mijn opleiding beter tot haar recht komt. Ook een grotere zelfstandigheid trekt mij aan. |
| - | Na een periode van 10 jaar voor mijn gezin te hebben gezorgd wil ik graag weer aan het arbeidsproces deelnemen. U zult ongetwijfeld op de hoogte zijn van het feit dat de motivatie van vrouwen die opnieuw gaan werken in het algemeen zeer groot is. Ik verzeker u dat dit bij mij ook het geval is. |
Verhuizen doet de Nederlander niet graag:
| - | Aangezien de firma binnenkort naar Groningen verhuist, heb ik besloten te solliciteren naar een baan binnen mijn woonplaats. |
| - | De werkzaamheden bevallen me uitstekend maar het probleem is, dat de reisafstand nogal groot is. |
Ook zijn er mensen die een baan lijken te verwarren met een stageplaats:
| - | Het lijkt mij nuttig nu al de specifieke sfeer van een reclamebureau te proeven, zodat ik beter kan bepalen welke functie het beste bij mij past: secretaresse met PR-kennis of PR-vrouw met administratieve vaardigheden. |
| - | Daarom vind ik het leuk om juist bij u de fijne kneepjes van het vak te leren. |
| - | Teksten schrijven vind ik leuk, maar het kost mij erg veel moeite. Heeft u misschien een plaatsje vrij binnen uw theatergroep, zodat ik daar meer inzicht kan krijgen in het fenomeen ‘grappige’ tekst? |
Ten slotte enkele motivaties die - op mij althans - een sympathieke indruk maken:
Uit: Clemens van Diek, Baanbrekende brieven. Uitgeverij De Haan, 1989
| - | Uw bedrijf lijkt mij het antwoord op mijn vraag: ‘Waar zou ik graag willen werken?’ |
| - | Via mijn werkgever heb ik regelmatig met mensen van uw bedrijf contact gehad. Het viel mij daarbij op, dat de secretaressen bij (...) met veel plezier hun werk doen. Bovendien maakte de sfeer op mij een positieve indruk. U begrijpt dus wel dat ik, toen ik van de komende personeelsstop hoorde, direct aan uw bedrijf dacht. |
| - | Juist het werken in een structuur waarin moederbedrijf en werkmaatschappij nauw samenwerken trekt mij erg aan. Daarnaast komt uw sociaal beleid, die door één van uw werknemers enthousiast uit de doeken werd gedaan, op mij zeer positie werkt. |
| |
Eigen roem...
Nu de sollicitatie gemotiveerd is, kan informatie volgen over opleiding en ervaring, met andere woorden, gegevens waaruit de geschiktheid van de briefschrijver blijkt. Drs. Ebbinge schrijft hierover: ‘De selecteur zal vooral zoeken naar specifieke informatie over (...) wezenlijke vakvaardigheden. (...) Het gaat er hierbij altijd om de bevindingen te relateren aan de vereisten die een bepaalde functie stelt.’ Bescheidenheid is hierbij een schone zaak, vinden de deskundigen, getuige waarschuwingen als: ‘IJdeltuiterij werkt averechts, uw taak is hoofdzakelijk aan te tonen dat u ge- | |
| |
schikt bent voor die ene functie’, ‘Bazuin niet ál te veel uw eigen lof uit’ en ‘Breng duidelijk uw positieve eigenschappen naar voren, maar ga niet opscheppen, want dat heeft een tegengesteld effect’. Op het randje (of erger) zijn dan ook:
| - | Daar ik begrepen heb dat uw bedrijf snelgroeiend en dynamisch is, ben ik van mening dat mijn capaciteiten niet kunnen ontbreken. |
| - | Door de ervaring die ik heb opgedaan in een bedrijf gelijksoortig aan het uwe, kan ik u verzekeren dat ik van grote waarde kan zijn voor uw bedrijf. |
| - | Als collega-journalist kan ik u in de toekomst waarschijnlijk heel goed van dienst zijn. En dan niet alleen om uw uitdrukkingen te verbeteren maar ook om bijzonder interessante verhalen voor uw krant te schrijven. |
| - | U zoekt geen secretaresse, maar de kwaliteiten die ik te bieden heb, daar kunt u niet om heen. Wat dacht u van zeven jaar ervaring, als secr. bij(...) |
| |
Curriculeum
Uiteraard wordt bij de brief een c.v. meegezonden... Nou nee, slechts 68% van de briefschrijvers komt op dit idee. De anderen baseren zich misschien op Creatieve Zakenbrieven van dr. J.A. Kolkhuis Tanke: ‘Het is niet nodig in deze brief (of in een bijlage) reeds al de gegevens te verstrekken die in een normale sollicitatiebrief thuishoren.’ Overigens blijken schrijfwijze en geslacht van de term voor lang niet iedereen duidelijk te zijn: curricullum vitae, curriculeum vitae en de bijgevoegde curriculum vitae geven te denken.
Ook over de manier waarop afgekort kan worden, bestaat enige twijfel: cv, c.v., CV, C.V. of VC?
Sommige mensen houden het dan ook maar ‘gewoon’ op:
| - | Persoonlijke gegevens |
| - | Persoonsgegevens |
| - | Personalia |
| - | Levensloop |
| - | Staat van dienst |
| |
Gaarne ben ik bereid...
Als de brief eenmaal is gelezen, is het volgende doel van de opensollicitatiebrief: uitgenodigd worden voor een gesprek. De meeste briefschrijvers (77%) refereren dan ook aan een ‘mondelinge toelichting’ of een ‘wederzijds oriënterend gesprek’. Toch levert ook dit onderdeel enige voetangels en klemmen op. Zo spreken sommigen van een persoonlijk gesprek; een onpersoonlijk gesprek lijkt mij inderdaad niet erg waarschijnlijk, evenmin als een schriftelijk gesprek. Een aardige vondst is ook ‘een selectief gesprek’. Anderen verliezen de juiste verhoudingen uit het oog:
| - | Zullen we een afspraak maken zodat ik mijn sollicitatie kan toelichten? |
| - | Volgens mij is het in ons beider belang dat wij een afspraak met elkaar maken. |
| - | Zonodig ben ik bereid e.e.a. toe te lichten in een mondeling gesprek. |
| - | Mocht u nog aanleiding tot vragen hebben dan ben ik graag bereid deze tijdens een gesprek toe te lichten. |
Natuurlijk is elke briefschrijver ‘gaarne bereid’, maar de auteurs van de volgende zinnen hebben beter begrepen hoe de zaken liggen:
| - | Het CV geeft u hopelijk voldoende aanknopingspunten om mij voor een oriënterend gesprek uit te nodigen. |
| - | Omdat ik deze brief kort wil houden, maar mijn sollicitatie goed wil beargumenteren, hoop ik dat u mij uitnodigt voor een gesprek. |
‘Aandringen op spoed is volstrekt overbodig, een sollicitatieprocedure heeft nu eenmaal zijn tijd nodig’, aldus H.J. Boef. Enig ongeduld van de kant van de briefschrijver is dus misschien niet aan te raden, maar wel enigszins begrijpelijk:
| - | Ik hoop dat u net zo geïnteresseerd bent geraakt en dat u op korte termijn een afspraak met mij wilt maken. |
| - | Een afspraak op korte termijn lijkt mij daarom zeer zinvol. |
| - | U kunt mij telefonisch bereiken onder nr. (...) voor een eventuele afspraak, of anderzijds hoop ik op een spoedig antwoord. |
| - | Graag ontvang ik snel van u bericht of u mij voor een sollicitatiegesprek wilt uitnodigen. |
| |
In afwachting van...
Evenals de beginzin vormt ook de slotzin voor veel briefschrijvers een bron van narigheid. ‘Eindig origineel, niet clichématig’, roepen de deskundigen in koor. Toch houdt het merendeel van de briefschrijvers het maar bij (varianten op) het vertrouwde thema Met belangstelling zie ik uw antwoord tegemoet, daarin ondersteund door drs. Van Dijk, die adviseert: ‘U besluit uw brief met een beleefde zin, zoals Met belangstelling of vol goede hoop zie ik uw antwoord tegemoet.’ Niet doen!, roept H.J. Boef: ‘Gesprekken met selecteurs hebben mij geleerd dat het volstrekt zinloos is te eindigen met zinnen als: “Ik hoop u hiermee vol- | |
| |
doende te hebben ingelicht en zie uit naar uw reactie.” Nog erger: “Ik hoop spoedig uw reactie te vernemen.” Wat is er tegen om zo te eindigen? Omdat het de lezer niet raakt, of sterker nog: ergert. De oorzaak is tweeledig.
| 1. | Bijna iedereen sluit op die manier af, elke originaliteit ontbreekt. |
| 2. | Kijk eens kritisch naar wat je zegt: (...) Welke schrijver doet niet zijn best ‘volledig’ te zijn?’ |
Niet afwachten dus, maar het initiatief aan jezelf houden, wordt briefschrijvers steeds vaker voorgehouden.
Slechts drie mensen blijken dit inderdaad te ‘durven’:
| - | Volgende week zal ik contact met u opnemen. |
| - | Ik bel u volgende week om te vragen in welke vorm u mijn hulp kunt gebruiken. |
| - | Ik zal u een dezer dagen bellen om een afspraak te maken. |
Kennelijk is men er nog niet van overtuigd dat de lezer dergelijke ‘koop-of-ik-schiet-initiatieven’ op prijs stelt.
Hoe moet je een open-sollicitatiebrief dan wél besluiten? Steeds meer mensen beseffen (gelukkig) dat de brief vaak al af is op het moment dat ze gaan piekeren over de (dus overbodige) slotzin. Alle ‘verplichte’ onderdelen van de brief zijn immers al aan de orde gekomen.
Voor wie toch graag een slotzin wil, zijn er twee mogelijkheden over. Volgens dr. Kolkhuis Tanke gaat het niet om een ‘echte sollicitatiebrief. (...) De slotzin zou dus heel gewoon kunnen luiden: Vandaar mijn vraag: is het zinvol om bij uw onderneming te solliciteren?’ De tweede mogelijkheid is een tussenvorm tussen afwachten en het initiatief aan jezelf houden. Zonder dit expliciet te doen, vragen de auteurs van de volgende slotzinnen bovendien om een snelle reactie:
| - | Wilt u mij bellen als u interesse heeft? U kunt mij overdag bereiken op mijn werk onder telefoonnummer (...) |
| - | Voor een afspraak kunt u mij bereiken onder tel. nummer: (...) |
| - | Ik hoop dat u mij uitnodigt voor een persoonlijk gesprek. Overdag ben ik bereikbaar op mijn werk (tel...) en na 17.00 uur thuis (tel...). |
| - | U kunt mij telefonisch bereiken onder nummer (...) |
Is de brief - en daarmee dit artikel - nu eindelijk af? Nog niet helemaal, en verschillende van de gegeven voorbeeldzinnen illustreren het belang van het advies van drs. Van Dijk: ‘Laat de brief in klad eerst aan een ander lezen, die kan de eventuele taal - en stijlfouten verbeteren en u zonodig wijzen op overbodige of aanstellerige opmerkingen.’ Graag voeg ik daar nog twee controle-vragen aan toe:
| 1. | Komt de brief ‘sympathiek’ over? De toon van de brief is zeker zo belangrijk als taalkundige correctheid. |
| 2. | Wordt de doelstelling gehaald? Bedenk daarbij dat het doel van een open-sollicitatiebrief drieledig is:
| - | korte termijn: de brief wordt gelezen. |
| - | middellange termijn: de briefschrijver wordt uitgenodigd voor een gesprek. |
| - | lange termijn: de briefschrijver wordt inderdaad aangenomen. |
|
Drs. Peter L. van Dijk, Sollicitantenwijzer, z.p., herdruk, 1984.
H.J. Boef, Sollicitatiewijzer, Apeldoorn, 1988.
Dr. J.A. Kolkhuis Tanke, Creatieve zakenbrieven, Groningen, 1985.
W. Blom, Hoe schrijf ik mijn brieven, Baarn, herz. herdruk, z.j.
Ans Gorter en Gerda Leegsma, Wie schrijft die blijft: Volledige gids voor het schrijven van brieven, verslagen, notulen en creatieve teksten, z.p., 1987.
|
|
Auteursrechtelijk beschermd