Onze Taal. Jaargang 58

Vraag en antwoord
Adresseren
Redactie Onze Taal

In dit reclamenummer van Onze Taal is aandacht voor correcte adressering op haar plaats. Zoals de heer Van der Pol al aangeeft, is het bij directe reclame van groot belang dat de persoonlijke gegevens van de ontvanger correct en op een verzorgde wijze op de envelop komen te staan. Dat dit vaak niet het geval is, blijkt onder meer uit de missers die het weekblad Adformatie met grote regelmaat publiceert.

Veel adresseerperikelen hebben te maken met onvolkomenheden in de tekstverwerkende apparatuur of in de gehanteerde adresbestanden. Daarnaast blijkt er echter ook veel onzekerheid te bestaan over de geldende regels. Geregeld ontvangt de Taaladviesdienst brieven met vragen hierover; reden om er in deze rubriek aandacht aan te besteden.

De handboeken op dit gebied - zowel boeken over rapporteren als meer specifieke correspondentiehandboeken - zijn geen van alle volledig in hun informatie over adressering, en bovendien spreken ze elkaar tegen. De PTT geeft wel zeer specifieke regels, maar gaat op een aantal punten in tegen het algemeen gebruikelijke. ‘Harde’ regels zijn er dan ook niet te geven. De adviezen hieronder zijn gebaseerd op de dominerende opvattingen uit de handboeken, aangevuld met onze kennis van de praktijk.

Volgorde

Wanneer een brief gericht wordt aan een ontvanger op een werkadres, bestaat er onenigheid over de volgorde: eerst de persoon of eerst het bedrijf? Wij adviseren de grotere eenheid eerst te noemen; de persoon is pas van

[p. 71]

belang als de postbode de brief bij het bedrijf heeft afgeleverd. Dus:

Fokker BV

Afdeling Personeelszaken

t.a.v. de heer F. de Bruin (etc)

De volgorde bedrijf-afdeling-persoon die hier is gehanteerd, kan eventueel gewijzigd worden als een functie wordt vermeld:

Fokker BV

t.a.v. de heer F. de Bruin

Hoofd Personeelszaken

Punten en komma's

Vroeger werd de combinatie van een naam en een adres vaak opgevat als een doorlopende zin; achter de naam en het adres kwamen daarom komma's en achter de plaatsnaam een punt. Deze gewoonte is verouderd, hoewel bijvoorbeeld het Praktijkboek correspondentie van Samsom nog steeds komma's adviseert. Wij raden de plaatsing van komma's binnen een adres af, zoals al blijkt uit de voorbeelden hierboven.

Er heerst verder verwarring over de plaatsing van punten bij NV en BV, afkortingen die bovendien ook vaak met kleine letters geschreven worden. Hier spelen verschillende overwegingen een rol. Je kunt natuurlijk stellen dat het afkortingen zijn, die met punten geschreven moeten worden. Maar Renkema geeft in de Schrijfwijzer al aan dat ingeburgerde afkortingen zonder punten kunnen voorkomen. Daarnaast moet rekening gehouden worden met de manier waarop een bedrijf zichzelf presenteert; sommige bedrijven hebben in hun briefhoofd vastgelegd hoe hun naam officieel luidt.

Ons advies luidt als volgt:

-	volg zo veel mogelijk de huisstijl van het bedrijf waaraan u de brief stuurt;
-	kent u die huisstijl niet, schrijf dan hoofdletters zonder punten (BV en NV).

We zijn ons ervan bewust dat dit een arbitrair advies is, maar het lijkt het best aan te sluiten bij de praktijk.

Naam en titel

Schrijf de naam voluit, voorafgegaan door alle initialen en De heer/Mevrouw. Plaats een spatie na de laatste voorletter. Een eventuele titel komt in de plaats van De heer, maar niet van Mevrouw. Dus:

De heer P. Verhoef

Mevrouw M.F.H. Hamburg

Dr. J. Gans

Mevrouw dr. M. Hoogendorp

Verder bestaat er enige verwarring over de plaatsing van hoofdletters bij namen met lidwoorden of voorzetsels. Hier zijn gelukkig duidelijke regels voor:

-	na initialen geen hoofdletters: De heer H. van den Broek
-	zonder initialen wel een hoofdletter: De heer Van den Broek
-	bij afgekorte voorvoegsels geen hoofdletter: De heer v.d. Broek

Ten aanzien van het gebruik van titulatuur als zeergeleerde of weledelgestrenge geven we het volgende advies:

-	gebruik titulatuur als u weet dat de ontvanger er prijs op stelt (bij juristen en oude hoogleraren?);
-	laat titulatuur in de overige gevallen (in gewone, zakelijke correspondentie) weg.

Postcode en woonplaats

De PTT geeft hiervoor als richtlijnen: eerst de vier cijfers van de postcode, dan een spatie, dan de twee letters, dan twee spaties, dan de plaatsnaam in hoofdletters. Dus:

1241 EB KORTENHOEF

Hoewel hier natuurlijk geen bezwaar tegen is, constateren we dat het schrijven van de plaatsnaam in hoofdletters indruist tegen het algemeen gebruik. Het lijkt ons daarom handiger dat de PTT haar richtlijnen op dit punt aanpast.