Onze Taal. Jaargang 57

[p. 149]

Briefconventies
De dubbele slotformule
Jaap de Jong - Vakgroep Toegepaste Taalkunde, TU Delft

Veronachtzaming van de groetplicht leidde in het leger tot voor kort nog tot akelige disciplinaire maatregelen. Wie in een brief niet of niet gepast groet, zal weliswaar niet direct drie dagen zwaar krijgen, maar het doorbreken van briefconventies heeft onmiskenbaar gevolgen voor de verhouding tussen de wan-groeter en de onheus bejegende. De groeten of Doei! onder een sollicitatiebrief zal doorgaans tot gevolg hebben dat de briefschrijver nog een tijdje kan blijven solliciteren, terwijl men met de afsluitvorm Met verschuldigde hoogachting onder een liefdesbrief niet snel een hart wint.

Toch hebben we tegenwoordig gelukkig niet zoveel moeite met de afsluitvormen. Met Hoogachtend en Met vriendelijke groeten zitten we bijna altijd goed. Natuurlijk hebben we in persoonlijke brieven eindeloze variatiemogelijkheden, wat brieven schrijven (en ontvangen) zo aantrekkelijk kan maken. Zo kiest een uitgever bij de aanbieding van een boek aan een tijdschrift voor ‘Graag na vriendelijke groeten, met verschuldigd respect en hoogachting, uw dw., Martin Ros’ en heeft de Volksschrijver een brief aan Bernard S. besloten met ‘Veel striemen en Sprookjes van je Bezitter, Meester en Ruiter (Gerard Kornelis Franciscus, Markies van het Reve), Gerard’.

Vriendelijke handdruk

Hoe creatief of conventioneel men in zijn briefsluitingen wil zijn bij persoonlijke brieven aan vrienden of familie, moet iedereen uiteraard zelf weten. In zakelijke correspondentie schrijft men echter vaak (mede) namens anderen; frivole variaties op de clichés (Hartstochtelijke groeten) worden daarin onprofessioneel en ongepast gevonden. Niet alleen mogen we hier geen fouten mee maken, maar ook moeten we eruit halen wat erin zit aan mogelijkheden om tot in de afsluitvorm toe de indruk te maken die we als bedrijf of zangvereniging willen maken: professioneel, alert, vriendelijk zonder ‘soft’ te worden. Of zoals de vergrijsde briefadviseur W. Blom (30e herz. druk) zegt: ‘Het slot van een brief is de handdruk waarmee u afscheid neemt of een tot weerziens roept.’

Ontwikkelingen

Zoals alle conventies zijn ook de afsluitvormen aan veranderingen onderhevig. Rond de eeuwwisseling waren de vormen Hoogachtend en Met de meeste hoogachting in zwang, meestal ingebed in een formule, een heel ‘versje’: ‘Hoogachtend, heb ik de eer te zijn uw dienstwillige’. Ook werd de kortere vorm Met eerbiedige (of: beleefde) groeten gebruikt. Tegenwoordig laat men die versjes - op een enkele, vaak ironisch bedoelde uitzondering na - achterwege. Van Vriendelijke groeten was pas sprake geruime tijd na de Tweede Wereldoorlog.

Wanneer ‘achten’ we nu, en wanneer ‘groeten’ we in zakelijke brieven? Daarover bestaat globale overeenstemming in de ruim twintig boeken met correspondentieadviezen die de laatste tien jaar geschreven zijn: kies Hoogachtend, en als de geadresseerde een bekende van de schrijver is: Met vriendelijke groet(en). In zeer formele situaties, als er veel eer bewezen moet worden, kan Met de meeste hoogachting gebruikt worden.

Groeten in opmars

De briefschrijver neemt deze adviezen in het algemeen ter harte. Wel worden er uit overwegingen van efficiëntie brieven verzonden (door ministeries en door bedrijven bij interne correspondentie) zonder aanspreek- en afsluitvormen en treffen we soms alternatieve vormen aan zoals Tot ziens (op de bijeenkomst)!, maar in de meeste gevallen wordt Hoogachtend gebruikt. Ik heb echter de indruk dat de vriendelijke groeten de laatste tien à vijftien jaar terrein hebben gewonnen op de hoge achting. In brieven aan ‘bekenden’, als leden, abonnees, collega's en vaste leveranciers, troffen we de groet al aan, maar tegenwoordig worden we ook steeds meer in de talrijke direct-mailing-brieven vriendelijk gegroet. De afzenders zijn geen bekenden van ons, hun potentiële klanten, maar willen dat wel graag worden. De reclamewet ‘Wees persoonlijk!’ wordt gewetensvol nageleefd.

Dubbelvorm

Toch voelen sommige schrijvers zich niet helemaal op hun gemak als ze een brief persoonlijk (niet afstandelijk) willen afsluiten, terwijl ze de geadresseerde nooit persoonlijk hebben ontmoet of nog niet goed kennen. De groet is te familiaar en bewijst niet voldoende eer, de achting schept te veel distantie. Dit onbehagen heeft tot een nieuwtje geleid in de briefconventies: de dubbelvorm Met vriendelijke groeten, hoogachtend.

Het afgelopen jaar heb ik een tiental brieven ontvangen met deze dubbelvorm. Die brieven waren in het algemeen afkomstig van mensen die veel aandacht aan taalgebruik schenken: vooral van uitgevers, en verder van een grote levensmiddelenwinkel, een rector, een tijdschriftredacteur en de redactiesecretaresse van Onze Taal. Het lijkt erop dat de dubbele afsluitvorm de pendant is van de eveneens oprukkende nieuwe aanspreekvorm ‘Beste Inez van Eijk’. Hierbij wordt een compromis gekozen tussen het te afstandelijke ‘Geachte mevrouw Van Eijk’ en het te gemeenzame ‘Beste Inez’.

Helemaal nieuw is de dubbelvorm overigens niet. In het begin van deze eeuw schreef een heer aan een dame, volgens een adviesboekje voor de hogere kringen, bijvoorbeeld ‘Met eerbiedige (of: beleefde) groeten en met de meeste hoogachting, Uw dw., X’ en een enkel boekje maakte in 1979 al melding van de mogelijkheid van de modernere dubbelvorm. Dankzij de tendens om persoonlijker te schrijven lijkt het deze afsluitvorm en de variant Met vriendelijke groeten en hoogachting nu voor de wind te gaan. Men groet vriendelijk, maar blijft tegelijkertijd hoogachten. De dubbelvorm: een warme handdruk, maar niet te warm.