Onze Taal. Jaargang 56

Effectiviteit als norm
Taaladviezen voor beroepssituaties
E.J. van der Spek

Op het komende congres van Onze Taal staat het taalgebruik in beroepssituaties centraal. Dit taalgebruik is eveneens het onderwerp van drie recente uitgaven op het gebied van de bedrijfscommunicatie: Effectieve Zakenbrieven van P. Looijmans en M. Palm-Hoebé (Wolters-Noordhoff 1986, f 25,-), Professionele bedrijfscommunicatie van H. van Ommen en E. van Kuppenveld (Wolters- Noordhoff 1986, f 39,50) en Argumenteren in de voorlichting van P.J. van den Hoven, Coutinho 1987, f 19,70). Welke adviezen worden er aan taalgebruikers in de beroepspraktijk gegeven?

In elk geval maar weinig adviezen over de onderwerpen die de meeste Onze-Taallezers na aan het hart liggen. De correctheid van taalgebruik - de juiste grammaticale vorm, een goede woordkeus, foutloze spelling - komt hoogstens zijdelings aan de orde; in een van de boeken wordt als verontschuldiging aangevoerd dat deze onderwerpen elders al afdoende behandeld zijn. Ook de begrijpelijkheid van taalgebruik krijgt in deze publikaties maar weinig aandacht; de ingewikkelde constructies die de geschriften van juristen en politici ontsieren, lijken in het bedrijfsleven in veel mindere mate een probleem te zijn.

In plaats van correctheid en begrijpelijkheid hanteren alle drie de werkjes effectiviteit als norm. ‘Onze ervaring is, dat bedrijfskunde-studenten het argument Dit is geen goede zin zeer sceptisch aanhoren. Dit zal in de praktijk niet werken is een opmerking die hen wèl alarmeert’ heet het in Effectieve Zakenbrieven (p. 10). Volgens de auteurs houdt deze opvatting echter geen pleidooi tegen correctheid in. Een brief vol fouten zal immers zelden doeltreffend zijn. Op dezelfde manier wordt de begrijpelijkheid van teksten ondergeschikt gemaakt aan de effectiviteit. Onder het kopje ‘Hanteer een dynamische stijl’ (omwille van de effectiviteit) behandelen Looijmans en Palm-Hoebé verschijnselen als naamwoordconstructies en lange aanlopen, die meestal besproken worden in verband met hun nadelige invloed op de begrijpelijkheid.

Drie eisen

In Effectieve Zakenbrieven worden drie eisen gesteld waaraan goed, praktijkgericht schrijfvaardigheidsonderwijs moet voldoen:

a) de cursist moet goede adviezen krijgen die zowel op het schrijfprodukt als op het schrijfproces gericht zijn;

b) de cursist moet realistische oefeningen krijgen die aansluiten op de beroepspraktijk;

c) de cursist moet deskundig gespecificeerd commentaar krijgen bij de opdrachten.

De auteurs van dit boek menen dat de bestaande taalvaardigheidsliteratuur vooral op punt b) te kort schiet. Deze lacune zien zij zelf als de bestaansreden van Effectieve Zakenbrieven. Het bestaat voor de helft uit oefenmateriaal: twintig ‘cases’, verdeeld over vijf categorieën (informatie verstrekken, goodwill kweken, oproep tot medewerken, klachten en slecht nieuws). De cases bestaan steeds uit een situatieschets waarin een probleem wordt beschreven binnen een bepaald bedrijf, en een schrijfopdracht. Een bezwaar daarbij is dat per categorie slechts één opdracht is uitgewerkt en becommentarieerd. Daardoor is aan eis c) van het bovenstaande rijtje maar gedeeltelijk voldaan.

Hoe zit het nu met eis a), de goede adviezen? Deze moeten gezocht worden in de eerste helft van het boek, waarin de auteurs een aantal richtlijnen voor effectief schrijven bijeenbrengen. Deze richtlijnen, zoals ‘Toon respect voor uw lezer’, ‘Presenteer belangrijke informatie opvallend’, ‘Houd rekening met uw (machts)positie in de organisatie’ worden met veel voorbeelden geadstrueerd. Hoewel deze oriëntatie op de praktijk te prijzen valt, is het een bezwaar dat het commentaar bij deze voorbeelden vaak ‘ad hoc’ gegeven lijkt te worden; het is onduidelijk op welke algemene beginselen de adviezen berusten. Daarom is het de vraag of de cursist in staat zal zijn de adviezen ook op de nieuwe gevallen over te brengen. Een methodisch kader ontbreekt, en vooral bij adviezen als ‘Schrijf in overeenstemming met uw eigen positie en die van de organisatie’ rijst de vraag naar de toepasbaarheid.

Open deuren

Ook Professionele bedrijfscommunicatie is voor de praktijk bedoeld, wat blijkt uit de aandacht voor de communicatie-situatie waarbinnen een tekst moet functioneren, en voor het te bereiken doel. Het boek biedt een systematische behandeling van verschillende bedrijfsteksten, zoals brief, folder, brochure, personeelsblad en persbericht. Van elke tekstsoort wordt een viertal onderwerpen besproken: typering (wat is het), anatomie (uit welke onderdelen bestaat het), conceptontwikkeling (hoe maak je het) en organisatorische aspecten (hoe gebruik je het). De rubrieken typering en anatomie bevatten vrij veel open deuren: een opmerking als ‘Functioneel gezien heeft de brief een informerend karakter’ doet nogal overbodig aan, en ook een paragraaf als Elementen van een envelop zal voor weinig lezers nieuwe informatie bevatten.

Het boek bevat een groot aantal tabellen, waarin de voornaamste adviezen

[p. 125]

over een onderwerp overzichtelijk worden samengevat. Zo kan een lezer in tabelvorm vinden met welke middelen hij een brief persoonlijker kan maken, hoe hij schrijftaal kan veranderen in spreektaal, of hoe hij een artikel kan actualiseren en populariseren. De formuleeradviezen zelf zijn nogal algemeen en summier: tangconstructies en naamwoordstijl worden in de paragraaf over populariseren elk met één voorbeeld uitgelegd. Over de brieftekst worden adviezen gegeven als ‘het aantal onderwerpen: niet meer dan enkele’ en ‘de zinslengte: niet te lange zinnen, vermijd bijzinnen’.

Ook in dit werk ontbreekt een methodisch kader. De adviezen over formuleren, indeling, spreektaal en populariseren zijn versnipperd over de verschillende tekstsoorten. Een systematische inleiding, voorafgaand aan de behandeling van brief, brochure en artikel, zou in dit geval de voorkeur verdienen; veel adviezen zijn immers op alle tekstsoorten van toepassing.

Overtuigen

Argumenteren in de voorlichting richt zich op een ander aspect van de effectiviteit van taalgebruik, namelijk de overtuigingskracht van de gehanteerde argumentatie. Van den Hoven maakt duidelijk wat er allemaal nodig is om een hecht doortimmerd betoog op papier te zetten. Zijn boek bevat hoofdstukken over de analyse van redeneringen (wanneer vormt een redenering of een keten van redeneringen voldoende ondersteuning voor een standpunt), argumentatieschema's (wat voor soorten argumentatie zijn er en aan welke eisen moeten die voldoen), de presentatie van argumenten in een tekst (in welke volgorde presenteer je argumenten en hoe verwoord je ze) en het onderzoek naar overtuigen (waarin onder andere nagegaan wordt of mensen zich eerder door emoties dan door argumenten laten leiden).

Het boek is bruikbaar als studieboek voor voorlichters en PR-functionarissen; het is voorzien van oefeningen die gebaseerd zijn op teksten uit de praktijk. Wel vraagt het, zoals de auteur zelf aangeeft, een flinke investering van de lezer. De informatiedichtheid is groot, en de auteur behandelt in een soms wel zeer kort bestek veel uiteenlopende concepten en modellen. Dit kan verwarrend zijn voor de lezers die zonder begeleiding met dit boek gaan werken. Een ander nadeel kan zijn dat de verschillende onderdelen uit nogal ongelijksoortige theorieën gelicht zijn, en dat er over sommige van die onderdelen - zoals het analysemodel van Toulmin - binnen het vakgebied veel onenigheid bestaat.

Conclusie

De drie boeken zijn bedoeld voor taalgebruikers die zich beroepshalve met teksten bezighouden. Deze teksten vormen in de eerste plaats een hulpmiddel om bedrijfsdoelen te verwezenlijken. Dit verklaart de centrale plaats die de auteurs in hun werk aan effectiviteit toekennen. Effectiviteit kan echter nooit in de plaats komen van begrijpelijkheid; in de praktijk blijkt er een grote behoefte te bestaan aan richtlijnen voor helder, ondubbelzinnig en zakelijk taalgebruik. Bovendien zullen de adviezen over effectieve teksten gesystematiseerd en geconcretiseerd moeten worden om hun doel te bereiken; effectiviteit is nu nog te veel een begrip dat gebonden is aan allerlei vormen van persoonlijke voorkeur.