Onze Taal. Jaargang 39

[p. 9]

[Nummer 3]

Notulen

In het blad TH-Mededelingen (Delft, februari 1970, blz. 8 en 9) wordt bericht dat ‘het notuleren van bijeenkomsten die nagenoeg dagelijks in de hogeschool plaatsvinden over onderwerpen van zeer uiteenlopende aard niet gemakkelijk is voor de notulist die geen insider is in de te bespreken materie.’ ‘Het lijkt - zo eindigt het blad zijn relaas - gelet op de nog steeds voortdurende groei van de hogeschool, niet uitgesloten dat de vraag actueel wordt of een centraal bureau voor de verslaglegging gewenst is.’

Een voortreffelijke gedachte: een soort depot van geschoolde notulisten. Niemand behoeft meer smoesjes te verzinnen die hem enig recht zouden kunnen geven om het secretarisschap van een commissie te weigeren.

De ideale notulist schrijft de notulen niet tot eigen eer en glorie maar ten behoeve van de leden. Willen zij de notulen zéér kort, hij maakt ze zéér kort; willen zij ze zéér uitvoerig, hij maakt ze zéér uitvoerig. Kijk naar het beroemde beeld van de Egyptische geheimschrijver en u ziet hem voor u: zwijgend, luisterend, woorden wikkend, meningen wegend, kritisch, intelligent, wakker.

Hij heeft een redelijke kennis van de zaken die behandeld worden en zo niet, dan trekt hij zich een dag vóór de vergadering met wat boeken terug om althans een weinig te weten.

Hij bestudeert met de voorzitter kort voor de vergadering de agenda, de vergaderstukken en - zo nodig - de vergaderstrategie.

Hij kent de deelnemers, hun manier van praten (bondig, omslachtig, bescheiden, ijdel, weinig zeggend, overdrijvend, opgeruimd, bitter) en hun vermoedelijke reactie op wat de ander vermoedelijk zal zeggen.

Hij is zelf niet of nauwelijks betrokken bij de gedachtenwisseling.

Hij hoort het diepste gemompel even goed als het hardste geschreeuw; hem stoort het verkeerslawaai daarbuiten niet en de meisjes die koffie komen brengen, leiden hem niet af.

Hij glimlacht en protesteert niet als iemand zegt: ‘en dit behoeft niet genotuleerd te worden, meneer de voorzitter’.

Hij heeft zoveel ervaring in taalzaken dat hij nooit verwacht dat iedere spreker elke zin zal afmaken volgens de regels van het taalboekje; hij kan de zin zelf wel afmaken.

Hij schaamt zich desondanks niet, na afloop van de vergadering, in de gang of bij de kapstok aan iemand te vragen wat deze met een bepaald woord, een bepaalde zin bedoeld heeft.

Hij tracht nooit hele zinnen die een spreker bezig is te spreken, op te schrijven maar springt van trefwoord naar trefwoord.

Hij stenografeert niet want al trefwoorden noterende en tot voor anderen volstrekt onbegrijpelijke ‘zinnen’ samenvoegende, doet hij ter vergadering het werk dat hij anders daarna had moeten doen: weglaten wat weggelaten kan worden (meestal een zeer hoog percentage van het gesprokene).

Hij vertrouwt meer op zijn eigen aantekeningen dan op die van anderen.

Hij heeft tegen registratie door een bandopnemer geen bezwaar, maar weet dat hij de band straks niet nodig zal hebben.

Hij luistert als geen tweede in de vergaderzaal en noteert onopzichtig.

Hij heeft in zijn klad een alleen hem bekend geheimschrift ter beschikking: afkortingen, vlaggetjes, kruisjes waarmee hij op zijn papier alvast de hoofdzaken van de bijzaken weet te scheiden en ondanks de bomen het bos kan blijven zien.

[p. 10]

Hij gelooft niet dat iedere spreker die met ‘ten eerste’ begint, zal doorgaan met ‘ten tweede’.

Hij gelooft evenmin dat iedere spreker die ‘ten slotte, meneer de voorzitter’ zegt, ook werkelijk aan het slot gekomen is.

Hij gaat niet demonstratief uit het raam zitten kijken als hij het verhaal van de spreker nu langzaamaan wel kent, maar schrijft toch (al is het maar om de sjoo) af en toe iets op.

Hij maakt één dag ná de vergadering de notulen, althans in concept; slechts zeer, zeer dringende, onveranderbare zaken ontslaan hem van die zichzelf opgelegde ijzeren verplichting.

Hij weet wat voor soort notulen de meerderheid van de vergadering wenst: korte, uitgebreide, samenvattende, volledige.

Hij citeert slechts in de uiterste noodzaak en dan nog op verzoek, wetende dat vrijwel ieder van zijn eigen woorden schrikt als ze zwart-op-wit staan.

Hij selecteert uit de informatie die de vergadering gaf, die informatie die de vergadering in het vervolg nodig heeft.

Hij ordent deze informatie; ook al notuleert hij volgens het rooster van de behandelde punten, hij voegt zaken bij elkaar die bij elkaar horen, en splitst zaken die niet op één plaats moeten staan.

Hij ordent de informatie zó dat de notulen bruikbaar zijn voor het doel waarvoor ze gemaakt worden; soms is dat omstandige geschiedschrijving, soms is dat een eenvoudig lijstje met afspraken.

Hij bespreekt het concept met de voorzitter voordat de notulen worden vermenigvuldigd en rondgestuurd. Hij zorgt ervoor dat de notulen zo snel mogelijk worden verstuurd; hij heeft echter - vaste gewoonte! - bij de volgende vergadering een stapel exemplaren bij zich voor de leden die de notulen vergeten hebben mee te nemen.

Hij verwacht niet dat de leden der vergadering dankbaar zijn: ze zijn het wèl ook al laten ze dat nauwelijks blijken.

Hij voelt zich niet teleurgesteld als hij merkt dat de meerderheid de notulen niet of maar zeer oppervlakkig gelezen heeft.

Hij voelt zich evenmin beledigd als tijdens de bespreking van de notulen sommige leden willen - en dat zijn dan nog dikwijls degenen die niet of zeer oppervlakkig gelezen hebben - dat de tekst op ondergeschikte punten wordt gewijzigd.

Hij is een engel van tact als op hoge toon geëist wordt dat de tekst op belangrijke punten wordt gewijzigd.

Hij schrijft goed Nederlands.

Wat is ‘goed Nederlands’ in notulen? Dat is hetzelfde Nederlands als in álle zakelijke stukken moet worden geschreven: een Nederlands dat zakelijk en doelmatig is. Zakelijk omdat het om objectieve, controleerbare gegevens gaat (nl. datgene wat ter vergadering gezegd is); doelmatig omdat de leden snel moeten kunnen herkennen en onthouden wát zij hebben afgesproken.

De notulist schrijft korte zinnen; hij komt op een gemiddelde zinslengte van ten hoogste een 20-25 woorden; hij schrijft zinnen die niet moeilijker zijn dan het type bijzin-hoofdzin-bijzin.

Hij gebruikt de tegenwoordige tijd: de voorzitter opent, heet welkom, stelt voor; er wordt besloten; de vergadering neemt aan.

Hij is noch humoristisch noch verbitterd in zijn woordenkeuze: hij registreert.

Hij streeft niet naar een schone stijl; voor clichés is hij onbevreesd, want als hij kan, brengt hij toch wel wat - zij het niet opwindende - afwisseling: vooral - in het bijzonder - met name; iemand meent of is van mening; daarentegen - evenwel - echter; de heer A wijst op, vestigt de aandacht op, legt de nadruk op, brengt naar voren, doet uitkomen, de heer B merkt op, deelt mee, vermeldt, bericht, de heer C licht toe, geeft een toelichting, zet uiteen, geeft een uiteenzetting, vat samen, geeft een samenvatting.

Hij weet dat ééns ook zijn synoniemen óp zijn; daarbij heeft hij zich reeds lang neergelegd; notulen - zo denkt hij terecht - zijn niet geschikt om er allerlei stilistische experimenten mee te bedrijven.

Hij heeft eveneens lang geleden vastgesteld dat onpersoonlijke vormen in notulen zeer bruikbaar zijn: wordt besloten, wordt afgesproken, wordt voorgesteld, en dat een actief werkwoord daarom nog niet hoeft te misstaan: de vergadering besluit, spreekt af, stelt voor. Hij gebruikt omschrijvingen als in verband met, gezien het feit dat, omdat hij ze echt nodig heeft en niet omdat de notulen er anders zo mager uitzien.

Hij vijlt de scherpe, pijnlijke kanten af van de woorden die tijdens de vergadering gezegd zijn: de inhoud van het betoogde is immers het belangrijkste en niet de omstandigheid dat een spreker zijn geduld of humeur verloren heeft.

Hij vervalt nooit in een soort schriftelijke vertaling van het slappe vergaderjargon (ben je nergens, als ik hier op in mag haken, tis namelijk zo dat, dacht ik, dus) noch bezwijkt hij voor de verleiding, altijd onveranderd de grote vergaderwoorden (structureren, optimaal functioneren, onbehagen) over te nemen.

Voor zijn vak bestaat geen opleiding. Hij heeft alléén de weg van de schade en schande naar de wijsheid voor zich. Maar, die eenmaal afgelegd zijnde, heeft hij een heerlijke baan. Er moet overal waar gewerkt wordt, gepraat en vergaderd worden. Geen mens kan een schatting geven hoeveel vergaderingen per dag in een land als het onze gehouden worden: commissies, subcommissies, werkgroepen enz. Dat is een goed teken: mensen die samen-werken, moeten samen-praten, ‘van gedachten wisselen’. De notulist moet het vastleggen. Zo niet voor eeuwig, dan toch voor de volgende vergadering. In koel, zakelijk, bondig, duidelijk, aangenaam, leesbaar, foutloos Nederlands dat bovendien de waarheid en niets dan de waarheid aangaande de vorige vergadering weergeeft alsmede ieder die toen wat te zeggen had, aan zijn trekken laat komen.

Wees eens aardig voor de notulist.