Onze Taal. Jaargang 39

Taal in het bedrijf

Onze Taal van november/december 1969 stelt ‘Taal in het bedrijfsleven’ aan de orde door het publiceren van een inleiding die de heer Braakman heeft gehouden voor het Contactcentrum Bedrijfsleven en Onderwijs. Laat ik tot dit onderwerp mogen bijdragen door iets van mijn ervaringen als beroepsschrijver te formuleren. Het grote probleem is, hoe je schriftelijk aan een ander een hoeveelheid feiten duidelijk meedeelt. Zij die dit leren willen, hebben behoefte aan een praktisch recept. Het heeft weinig zin iemand te adviseren duidelijk, overtuigend, beknopt enz. te schrijven als je er niet bij vertelt HOE te werk te gaan.

Van dat HOE heb ik mij rekenschap moeten geven toen mij werd verzocht, vertegenwoordigers te leren betere rapporten te schrijven. Ik realiseerde mij toen het volgende. Een rapport heeft feiten tot object. Deze zijn ongeordend en emotioneel gekleurd. Ze dringen zich naar de penpunt. De onervaren scribent is daarmee al in een verloren positie. Hij heeft geen ordenend principe voor zijn stof

‘Stenen’

De voldongen feiten die gerapporteerd moeten worden, zijn te vergelijken met stenen van allerlei grootte, vorm en kleur. Deze moeten doelmatig worden aangeboden. Dat doen de verschillende beroepsschrijvers op hun manier. De auteur ordent zijn bouwstenen naar kleur, de journalist naar grootte, de copywriter naar glans. Maar wat moet nu de niet-professionele schrijver met de hoeveelheid stenen, die hij zakelijk heeft te vertonen? Is er ook voor hem een rangschikkend beginsel dat hem zijn karwei redelijk doet klaren? Jawel: het chronologisch beginsel. Presenteer je stenen in de volgorde waarin je ze vond.

Dit bleek tijdens de cursus een bruikbare gedachte. Begin bij het begin. Rapporteer wat er achtereenvolgens plaatsvond. De emotie gaat liggen, de mist trekt op, de feiten vallen op hun plaats.

Natuurlijk helpt een chronologische opsomming iemand niet aan een betere zinsbouw en woordkeus. Maar het simpele voorschrift ontheft de scribent van aanzienlijke druk. Hij heeft grond onder de voeten, en een draad in zijn handen om naar de overkant te komen. Weg is de vreselijke vraag, hoe te beginnen. Het begin wijst zichzelf aan, en daarmee de rest.

Vaker dan men denkt

Het was dus ten behoeve van rapportering door de buitendienst dat ik ertoe kwam, de chronologie aan te bevelen als agens. Maar dit beginsel is ook werkzaam voor andere zakelijke geschriften: brieven, memorandums, voorstellen, adviezen. Dikwijls moeten hierin feiten worden gereleveerd, of is het raadzaam dat te doen (recapituleren). De rechte weg is dan de chronologische. Vaker dan men denkt kan men een zaak behandelen in termen van toedracht, althans om mee te beginnen, leidend tot het subjectieve oogmerk. Ook gedachten en gevoelens kunnen deel uitmaken van een feitelijke toedracht: het ‘feit’ ligt dan in het moment van hun ontstaan.

Daar het beginsel van tijdsvolgorde in veel gevallen is toe te passen kan het nuttig zijn, er nog enige aanbevelingen aan vast te knopen voor hen die zich willen oefenen in zindelijke schriftelijke communicatie.

Eerst dienen de studenten te controleren of ze duidelijk weten wat een volzin is. Onderscheiden zij gemakkelijk onderwerp, gezegde, voorwerp en bepaling? Zo neen is verfrissing van deze kennis nodig. Het toont dat de taal geen heilige koe is, maar een stuk gereedschap dat zo en zo in elkaar zit. Het vermindert de vrees voor het gebruik van dat gereedschap.

Naar bondigheid

Weet men wat een zin is, dan is het een uitstekende oefening om zinnen te maken die niet meer dan éen feit bevatten. Goed lezen van Ot en Sien is hier nuttig: taal als bronwater. De student moet datzelfde nuchtere, constaterende schrijven bereiken - hetgeen mogelijk is als men feiten stelt. Met éen feit per zin oefent men zich in niet-leuteren, helder formuleren en beknopt schrijven.

[p. 8]

Een verdere oefening om te komen tot bondig schrijven is, dat men zich voorneemt elke zin als een alinea te beschouwen en de alinea's zelfs te nummeren. Hierbij komt alles letterlijk op een rijtje te staan: rapport in reincultuur. Uiteraard zal blijken dat bepaalde zinnen een zo nauwe connectie hebben dat het on-zin zou zijn ze niet achter elkaar te schrijven. Maar het voornemen is al genoeg: éen feit per zin en elke zin op een nieuwe regel die genummerd wordt. Men heeft dan de juiste instelling voor een geserreerde afwikkeling van zijn materiaal.

De chronologische volgorde, aldus vormgegeven, zal een begrijpelijk stuk opleveren. De taal kan droog zijn, de feiten spreken. Maar bij het schrijven naar chronologie der feiten zal het belangrijkste zelden in het begin van het stuk staan. Daarom is het nuttig, het onderwerp erboven te zetten. Dan weet de lezer waar het over gaat.

Ook bij brieven is het goed, eerst het onderwerp te noemen. Na ‘Mijne Heren’ vermelde men onderstreept: ‘Betreft: ....’ Hierna kan men starten met puntsgewijs zijn feiten te constateren.

J.L. Albers, Amsterdam.