Praagse Perspectieven 2
(2004)– [tijdschrift] Praagse Perspectieven–
Auteursrechtelijk beschermdHandelingen van het colloquium van de sectie Nederlands van de Karelsuniversiteit te Praag
[pagina 117]
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Morfologische, syntactische en lexicologische middelen van modaliteit in de schriftelijke zakelijke communicatie
|
| 1. | communicatie - algemeen |
| 2. | kenmerken van een zakelijke brief |
| 3. | talige verschijnselen die in een zakelijke brief modale functies kunnen vervullen. |
Als we over communicatie gaan praten, moeten we eerst het antwoord geven op de vraag: wat wordt onder communicatie verstaan en welke zijn de hoofdfuncties van de communicatie. Een heel duidelijk en eenvoudig antwoord op de vraag is: iets aan iemand laten weten. Een boodschap dus die de volgende hoofdfuncties heeft:
| 1. | de referentiële functie (feiten, gebeurtenissen) |
| 2. | de expressieve functie (een beeld van de zender) |
| 3. | de relationele functie (een verhouding tussen de zender en de ontvanger) |
| 4. | de appellerende functie (een beroep op de ontvanger) (Steehouder 1984:28). |
Vooral bij de punten 2-4 kunnen de talige middelen en het doelmatige toepassen van de meest adequate strategie een grote rol spelen en dan niet uitsluitend in de algemene dagelijkse communicatie maar ook in zakelijke communicatie.
Schriftelijke zakelijke communicatie maakt onderdeel uit van een breed begrip ‘vaktaal’. Als we dan een definitie van dit begrip zoeken, vinden we net als bij alle andere begrippen, dat er geen eenheld bestaat. De Dikke Van Dale beperkt zich alleen tot de woordenschat en zegt: ‘terminologie die eigen is aan een bepaald vak of beroep’. Een definitie die zeker onvoldoende is. Sommige onderzoekers gebruiken het begrip in het meervoud (Janssens 1997).Ga naar eind1 Waarover de onderzoekers het wel eens zijn is het feit dat de ontwikkeling en vooral omwentelingen in de maatschappij een grote invloed op de vaktaal (vaktalen) hebben. Dat betekent ook dat deze veranderingen invloed op zakelijke communicatie hebben. De veranderingen gedurende de laatste jaren bij ons betekenen o.a. ook dat de wereld dichter bij ons is gekomen, dat er een voortdurende confrontatie met anderstalige cultuur in de brede zin van het woord bestaat, met andere woorden meer communicatie onder de mensen. Vandaar ook meer belangstelling voor communicatieve vaardigheden.
In de zakelijke wereld is de communicatie bijzonder belangrijk. In mijn bijdrage wil ik aandacht besteden aan één aspect van de stijl - modaliteit - en dan in een specifieke vorm van schriftelijke communicatie, de brief.
Communicatie in de hedendaagse wereld is snel geworden. Moderne middelen maken het mogelijk de gedachten en ideeën zeer snel uit te wisselen maar nog steeds maakt een zakelijke brief een belangrijk deel uit van de zakelijke communicatie.
Vooral bij contacten met officiële instanties, bedrijven en overheden, is de brief een veilige manier van communiceren. De verzender kan er zeker van zijn dat de brief bij de geadresseerde komt. Bij de moderne wijze van communicatie, fax of e-mail, is het onzeker. Bovendien kan veel officiële communicatie
uitsluitend of veel beter per brief verlopen, b.v. verzoekschriften, bezwaarschriften en bestellingen.
Een van de specifieke kenmerken van zakelijke brieven is dat de zender en ontvanger nadrukkelijk aanwezig zijn (ik, wij, u). Dat heeft consequenties voor de expressieve en relationele functie. De brief geeft een beeld van de schrijver en beïnvloedt de relatie met de ontvanger m.a.w. aan de relationele kant van de boodschap laat de zender merken hoe hij over de ontvanger denkt. Vele mensen voelen zich snel bedreigd of bekritiseerd. Daarom is de stijlkeuze, toon en beleefdheid van groot belang (gebruik van talige middelen van modaliteit).
Ook de appellerende functie van de zakelijke communicatie biedt vele mogelijkheden om door gebruik van talige middelen in de boodschap waardering en respect voor de ontvanger te tonen en niet een zekere weerstand bij de ontvanger op te roepen (b.v. in plaats van een directe formulering: ik verwacht uw antwoord binnen een week kunnen de lexicale middelen van modaliteit helpen het verzoek minder appellatief te maken: hoewel ik besef dat het antwoord een tijdrovende opgave is, verzoek ik u toch...)
Voor zakelijkc teksten en zakelijke brieven heeft de schrijver vooral communicatief gedrag nodig. Een interessante beschrijving van het communicatief gedrag heb ik in het boek van W. Verlaeckt: Over creativiteit in schrijven gevonden. Daar wordt een verschil gemaakt tussen z.g. creatief schrijven en zakelijk schrijven. Voor de schrijver in zakelijke communicatie geldt, ik citeer:
| - | de schrijver probeert zo goed mogelijk bij de lezer een bepaald doel te bereiken; |
| - | de schrijver houdt zich aan algemeen geldende spelregels; |
| - | de schrijver probeert logisch te denken; |
| - | de schrijver is uit op duidelijkheid. (Verlaeckt 1984) |
Zakelijke teksten onderscheiden zich van andere schrijfproducten door hun specifieke relatie met de werkelijkheid, ze hebben direct betrekking op de werkelijkheid. Zakelijk schrijven is schrijven op feiten. De schrijver gebruikt de zakelijke boodschappen en de teksten moeten duidelijk zijn voor de beoogde lezers. Een heel belangrijke kenmerk is ook de doelgerichtheid. De schrijver wil een bepaald doel bereiken.
De doelen kunnen van allerlei aard zijn:
| - | informatief doel - de schrijver verschaft nieuwe informatie |
| - | directief doel - de schrijver wil dat de lezer gaat handelen op de manier die hij wil |
| - | persuasief doel - de schrijver wil dat de lezer van mening verandert. |
Om deze genoemde doelen te bereiken gebruikt de schrijver van een zakelijke tekst o.a ook de talige middelen van de categorie modaliteit. Er bestaan weer ontelbare definities van modaliteit maar bij de meeste grammatici en taalkundigen wordt modaliteit beschreven als in de zin uitgedrukte houding van de spreker of schrijver ten opzichte van de in de zin uitgedrukte situatie en werkelijkheid. Met andere woorden dus de attitude van de schrijver met betrekking tot de situatie, de subjectieve houding van de spreker/schrijver ten opzichte van de inhoud van een zin. Er worden verschillende soorten modaliteit onderscheiden, de Nederlandse bronnen spreken meestal over:
| - | werkelijkheidsmodaliteit (als ik geld had kocht ik de auto, hij zal ongetwijfeld komen) |
| - | wensmodaliteit (wensen, willen, hopen; hopelijk, naar ik hoop) |
| - | gevoelsmodaliteit: uitdrukkingen van verbazing, blijdschap, teleurstelling enz. |
| - | voorzichtigheidmodaliteit (mag ik even bellen, misschien even). |
In de Tsjechische bronnen wordt meestal de volgende indeling gevonden:
| - | attitudemodaliteit (appel door imperatief; vraag zullen we...?; wilt u...?+ wens) |
| - | zekerheidsmodaliteit (gebruik van moeten, durven; zeker, kennelijk, in elk geval, zullen) |
| - | voluntatieve modaliteit (noodzakelijkheid, plicht: moeten; maar ook mogelijkheid: kunnen) |
Het is niet makkelijk deze verschillende soorten modaliteit van elkaar af te grenzen. Ik zal me beperken tot talige middelen die in zakelijke communicatie een rol kunnen spelen en die gebruikt kunnen worden om het doel van een beleefde, afstandelijke manier van formuleren te bereiken (we hebben al gesproken van een directief doel en een persuasief doel). In de meeste gevallen gaat het om wens- en voorzichtigheidsmodaliteit.
Beleefdheid is bijzonder belangrijk vooral voor de verzoekbrieven waar het om wens, verlangen eventueel om vraag gaat.
Aan de zakelijke brief worden drie basiseisen gesteld:
| a) | effectiviteit |
| b) | heldere formulering |
| c) | inzichtelijke opbouw (Van Baalen 2003:13-15) |
Als we de categorieën van effectiviteit en heldere formulering in overweging nemen dan zouden we tot de conclusie kunnen komen dat er geen ruimte voor het uiten van modaliteit bestaat. Maar toch - ook als ze niet talrijk zijn - vinden we voorbeelden van gebruik van middelen die modaliteit uitdrukken.
Grammaticale categorieën en talige middelen die modaliteit kunnen uitdrukken en die ook in zakelijke brieven te vinden zijn:
I. Morfologische middelen
1. Gebruik van bepalingen van modaliteit
Bijwoorden en adjectieven in bijwoordelijke functie met modale betekenis: zeker, misschien, nogal, mogelijk, vermoedelijk, schijnbaar, blijkbaar, gelukkig, helaas, wellicht.
Voorbeelden:
we kunnen helaas niet aan onze verplichtingen voldoen
helaas ben ikgedwongen u te vragen
...u weet dan zeker dat u uw kaart op tijd hebt...
Kunt u mij wellicht aangeven...
Wellicht is het interessant voor u te weten dat..
Het zal u wellicht bekend zijn, dat in onze gemeente...
Uw afwijzing van onze aanvraag heeft ons nogal verwonderd
Het valt echter moeilijk te ontkennen dat..
Wij staan graag tot uw beschikking...
...zo mogelijk tot 1.4.
Omdat een van de belangrijke voorwaarden van zakelijke communicatie exactheid en een heldere formulering is, wordt een indirecte en vage formulering niet op prijs gesteld . Daarom vinden we hier de bijwoorden van modaliteit zoals misschien, schijnbaar en blijkbaar niet zo vaak.
Een bijzondere categorie binnen de modale bijwoorden vormen de modale of oordeelpartikels: toch, dan, maar nou eens, even.
De communicatieve functie van de partikels is bijzonder belangrijk in de spreektaal maar ook in de schriftelijke zakelijke communicatie worden ze af en toe gebruikt om de inhoud af te zwakken en indirect te formuleren maar soms ook om de inhoud te versterken. De meest voorkomende zijn: dan, eens, ook, maar (met variaties alleen maar of alleen) echter, evenwel
Slechts een paar voorbeelden:
Eens met de betekenis van verzwakt verzoek:
u hoeft niet eens een brief te schrijven...
Maar als aansporing of verzacht bevel:
u hoeft maar (even) een brief te schrijven
Dan als aansporing:
Ik verzoek u dan een brief te schrijven
Dan als versterking van een vraag/verzoek:
...mijn vraag aan u is dan ook...
Tot deze categorie behoren ook de zgn. voegwoordelijke bijwoorden die een logisch verband met het voorafgaande leggen en een versterkende functie hebben: bovendien, echter, daarentegen enz.
2. Hulpwerkwoorden van modaliteit
Werkwoorden van modaliteit geven uitdrukking aan de houding van de schrijver ten opzichte van de inhoud van de zin. In zakelijke brieven vinden we veel voorbeelden van gebruik van de werkwoorden kunnen, willen, mogen (mocht u) en zullen.
Ik hoop dat ik in aanmerking zal komen
Wilt u ons per omgaande laten weten...
... indien u zou willen overwegen
We zullen u laten weten...
Mocht u hiertoe besluiten...
Mocht u nog verdere vragen hebben...
Mocht u intussen al hebben betaald...
Ik hoop spoedig van u te mogen horen
Ik hoop dat ik u gastvrijheid mag verlenen
Kunt u mij aangeven bij welke boekhandel...
Kan ik u voor een gesprek ontmoeten
3. Werkwoordstijden met modale functie
In het Nederlands worden het imperfectum en het plusquamperfectum gebruikt om een wens of voorzichtigheid uit te drukken. In zakelijke brieven vinden we de werkwoordstijden in deze functie zelden. Wel wordt in deze modale functie van het imperfectum zou(den) + infinitief gebruikt (vaak in combinatie met het woord graag), eventueel zou + hebben/zijn + deelwoord. Van het laatstgenoemde heb ik niet veel voorbeelden gevonden.
Graag zou ik zo spoedig mogelijk met u spreken
Graag zou ik van u vernemen...
Ik zou zeer op prijs stellen...
Ik zou graag persoonlijk met u in contact treden
Vaker vinden we in de modale functie de toekomstige tijd (zullen + infinitief)Ga naar eind2
Ik zal gaarne onze visie voorleggen
4. Voegwoorden van modaliteit
Ook sommige voegwoorden hebben modale betekenis. Het gaat om de voegwoorden: zoals, gelijk en naar.
zoals te verwachten...
zoals gevraagd naar wij vernemen (formeel).
Bij het schrijven van een brief kan een probleem zijn het treffen van de juiste toon. Ik heb hier een paar grammaticale categorieën genoemd die vooral in
verzoekbrieven tot uitdrukking van beleefdheid kunnen worden gebruikt. Wie meer interesse in beleefdheidstrategieën heeft vindt meer informatie in het boek van Hanneke Houtkoop en Tom Koole: Taal in actie. Hoe mensen communiceren met taal.
II. Syntactische middelen
Een grammaticale categorie die de Nederlandse zakelijke brieven een speciale toon verleent, nl. een zekere afstandelijkheid of indirectheid, is het gebruik van passief of onbepaalde voornaamwoorden. Deze depersonificatie helpt de conventionele formele beleefdheid uit te drukken:
Er wordt geen eis gesteld in plaats van
We stellen geen eisen.
U wordt vriendelijk verzocht i.p.v. We verzoeken u vriendelijk...
Indien geen bezwaren worden ingebracht wordt u verzocht...
Naar we hopen wordt u voldoende geïnformeerd..
Er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor...
Gebruik van vragende zinnen kan de appellerende functie van een mededeling minder nadrukkelijk maken en het geeft de zender ook de mogelijkheid geen pressie uit te oefenen op de ontvanger:
Zou donderdag u schikken?
Mogen wij zo spoedig mogelijk uw antwoord verwachten?
III. Woordkeuze
Een belangrijke rol in de modaliteit speelt ook de juiste woordkeuze, formulering en het bereik van woorden en uitdrukkingen. Dit is helaas een te breed onderwerp om hier te behandelen.
Ambtelijke en zakelijke teksten staan vol van clichématige uitdrukkingen die de tekst zakelijker en onpersoonlijker maken. Slechts een paar voorbeelden:
Dank of waardering:
wij stellen dit bijzonder op prijs
wij hebben het genoegen u attent te maken
wij zijn erkentelijk
wij danken voor uw geduld
wij staan graag tot uw beschikking
verontschuldigingen:
excuses aanbieden (voor het ongemak)
tot onze spijt...
we vertrouwen erop dat u zult begrijpen
de brief als niet geschreven kunnen beschouwen
het is buiten ons toedoen ontstaan
verzoek:
wij zien ons genoodzaakt tot
wij verzoeken met klem
slotformules:
hoogachtend
met vriendelijke groet
inmiddels verblijf ik met gevoelens van de meeste hoogachtingGa naar eind3
Ook de titulatuur waarmee de schrijver desgewenst een waardigheid of maatschappelijke positie kan aanduiden, kan dienst doen als illustratie van modaliteit in zakelijk taalgebruik.
De titels met de bijhorende aanschrijfvormen (uitsluitend gebruikt in zeer formele brieven gericht aan hoogstaande persoonlijkheden en mensen in bestuurlijke functies - maar hoe vaak schrijven we zulke brieven?) zijn te vinden op een website ontwikkeld bij het boek van Christine van Baalen: Taal in zaken (Van Baalen 2003). Deze website is toegankelijk via de homepage van de afdeling Nederlands in Wenen, maar als voorbeeld van een zeer formele woordkeuze staat de lijst van de titulatuur als een bijlage in deze bijdrage.Ga naar eind4
Een andere reden waarom ik de lijst van de titulatuur hier ga toevoegen is dat de vraag naar titulatuur en aanspreektitels tot de meest gestelde taalvragen op de Onze Taal-website in het jaar 2003 behoorde.Ga naar eind5
Ook informatiedichtheid speelt een belangrijke rol. Een bondige brief maakt een zakelijk indruk die echter ook onpersoonlijk kan worden. Bij het formuleren moet de schrijver beslissen of de informatie nog nader toegelicht moet worden, of hij expliciteren of parafraseren moet, meer woorden gebruiken. Hierdoor wordt de boodschap langer en een goede keuze van woorden, passende stijl (modaliteit) kan weer een rol spelen.
Omhaal van woorden betekent dat we meer woorden gebruiken dan strikt noodzakelijk is om de informatie weer te geven en ook op die manier wordt een zekere modaliteit uitgedrukt.
Aan het einde van mij verhaal kan ik dus zonder omhaal zeggen:
Ik ben uitgepraat
maar dezelfde informatie kan ook klinken:
Ik heb min wijsheden al aan het goede verloop van dit colloquium aangeboden.
Bibliografie
| Algemene Nederlandse Spraakkunst. Wolters-Noordhoff, 1984. |
| Van Baalen 2003 - Christine van Baalen, Taat in zaken. NCB, Utrecht 2003. |
| Van Duinhoven 2001 - A.M. van Duinhoven, Analyse en synthese van het Nederlands. Koninklijke Van Gorcum, 2001. |
| Hannay 1994 - M. Hannay, Zakenbrieven in vijf talen. Van Dale Lexicografie, Utrecht 1994. |
| Houtkoop & Koole 2000 - H. Houtkoop & T. Koole, Taal in Actie. Hoe mensen communiceren met taal. Bussum 2000. |
| Van der Horst 1995 - J. van der Horst, Analytische taalkunde. Wolters-Noordhoff. Groningen 1995. |
| Janssens 1997 - G. Janssens, ‘De Nederlandse vaktalen in de twintigste eeuw.’ In: 125 jaar Zuidnederlandsche Maatschappij van Taalkunde. Brussel 1997, p.21-41. |
| Renkema 1997 - J. Renkema, Schrijfwijzer. SDU, Antwerpen 1997. |
| Steehouder 1984 - M. Steehoude e.a., Leren communiceren. Wolters-Noordhoff, 1984. |
| Verlaeckt 1984 - W. Verlaeckt, Over creativiteit in schrijven. Acco, 1984. |
| Groot woordenboek hedendaags Nederlands. Van Dale lexicografie, 1984. |
| Nizozemsko-český slovník. Leda, Praha 1997. |
| Onze Taal 12/2003 |
Bijlage
Titulatuur
Richt je een zakelijke brief aan iemand met een (academische) titel of aan iemand met een rechterlijke of bestuurlijke functie, dan kan je titulatuur in de adressering en aanhef vermelden als je meent dat de geadresseerde daar prijs op stelt. Hieronder vind je de meest voorkomende titels en hun bijbehorende aanschrijfvormen.
| 1. | Koninklijk huis
|
||||||||
| 2. | Adellijke titels
|
||||||||
| 3. | Regeringsfuncties
|
||||||||
| 4. | Academische functies
|
||||||||
| 5. | Justitie
|
||||||||
| 6. | Militaire autoriteiten
|
||||||||
| 7. | Financiën
|
|
||||||||
| 8. | Kerkelijke autoriteiten
|
|||||||
| 9. | Burgerij
|
- eind1
- Mees artikelen en bijdragen over het begrip vaktaal zie bibliografie van het artikel van Guy Janssens (Janssens 1997:39-41)
- eind2
- wens- of zekerheidsmodaliteit
- eind3
- zeer formele slotformule, uitsluitend in formeel ambtelijk taalgebruik
- eind4
- met de toestemming van de auteur van het boek
- eind5
- Onze Taal 12/2003 p.337.