goed bijgehouden, maar in zuidelijke landen of waar meer extreme klimatologische omstandigheden heersen, is dat veel moeilijker en minder evident.’
Zijn er afspraken over het bewaren van digitaal archief?
‘Daarin is tot op heden nog maar weinig structuur gebracht, iedereen bewaart het op zijn manier. Omdat er nog niet veel richtlijnen naar buiten zijn doorgegeven, heerst er vooralsnog wildgroei en verdwijnen er veel van de e-mails. Dat is duidelijk nog een lacune.’
Hoeveel medewerkers zijn er voor het archief en museum?
‘Ik werk hier voltijds, als historica. Dan is er nog iemand die de foto's bijhoudt, drie dagen in de week, zonder specifieke opleiding weliswaar, maar met veel veldervaring. Verder heb ik hulp van een zuster die de dossiers van de zusters bijhoudt en documenten transcribeert, en dan nog enkele vrijwilligers. Soms werken er onderzoekers met een tijdelijk contract; zo werkte hier gedurende vier maanden een historicus op de geschiedenis van de zusters in Nederland. Voor bijzondere gelegenheden, zoals een jubileum bijvoorbeeld, wordt een tijdelijke onderzoeker aangetrokken. Maar we werken voor iedereen. Iedereen kan hier terecht. Vragen per mail, het fotoarchief napluizen, het voorbereiden van tentoonstellingen, hulp bij opzoekingen in de zin van: een zuster viert haar kloosterjubileum, of iemand is overleden: wat kunnen we hier zoal aan documenten vinden?
Ik ben hier vijfentwintig jaar geleden begonnen, als BTK'er zoals de meeste van mijn generatiegenoten destijds, en werd dan met tussenperiodes opnieuw in dienst genomen, uiteindelijk met een definitief contract. Ik beschikte toen over: een pakje fiches, een potlood en een doos, één tafel en zes stoelen. Wat heb ik nu aangenomen, vroeg ik me af. Ik heb het archief meteen overgebracht, in rekken geplaatst en zo meer. Er bestond in die tijd nog geen opleiding in de archivistiek. Ik heb twee dagen in het KADOC kunnen meedraaien. Jan De Maeyer kwam hier om de twee weken langs. We voerden lange gesprekken, over wat wel en wat niet zou aangenomen en gerealiseerd worden. Dat was bij het prille begin van het KADOC. Ik kreeg gelukkig veel feedback van hen. Toen KADOC verder groeide, is Godfried Kwanten gekomen en samen hebben we de inventaris afgewerkt. Ik had hier toen nog geen medewerker.
Ik heb hier altijd graag gewerkt, tot op vandaag. Ik heb uiteraard heel veel archiefwerk moeten doen, en mettertijd is er veel meer materiaal bijgekomen: foto's, objecten, beelden, kostuums. Er wordt van je verwacht over alles een mening en de nodige kennis te hebben.’
Hoe gebeurt de selectie voor het archief?
‘Ik laat alles brengen en selecteer dan. Ik doe geen selectie aan de poort. “Laat maar brengen”, is mijn boodschap. Om te vermijden dat men te snel zou denken: dat zal toch niet interessant zijn voor het archief. Mensen hebben de neiging om wat met hen persoonlijk te maken heeft, gemakkelijker weg te gooien. Men heeft soms een verkeerde voorstelling over “dat is de moeite of de moeite niet om te bewaren”. Ik laat het brengen en ik selecteer, niet zij.’
Is er altijd aandacht geweest voor veiligheidszorg?
‘Veiligheid was vroeger geen item, zoveel is duidelijk. Er is altijd wel aandacht geweest voor de manier waarop archieven bewaard moeten worden: temperatuur, vocht, licht, type van dozen, verwijderen van nietjes enzovoort. Ook voor andere materialen zijn we van in het begin alert geweest: penningen, textiel, ... Via het KADOC kon ik bewaarmaterialen bestellen. We beschikten wel over een thermohygrometer, maar de vraag bleef hoe er dan verder iets kon gebeuren om de situatie te verbeteren. Gelukkig zien de bestanden er in goede staat uit, en is het gebouw gezond en de bewaaromstandigheden vrij stabiel. Klimaatveranderingen verlopen zeer geleidelijk. Voor het overgrote deel zijn de dingen die hier toekomen, in vrij goede conditie en moeten we niet te sterk ingrijpen. We kijken naar schimmel en insecten en maken dan schoon. Kortom: aandacht voor de veiligheid van materiaal, dat wel. Maar wat met de infrastructuur?!
Aandacht voor calamiteiten? Voorheen heb ik me daar zeer weinig vragen over gesteld, en ik vraag me nu af hoe dat komt. Wat zou ik nu doen als het brandt, wat als de zaak hier onder water staat? Hierboven wonen oude zusters. Dat biedt een valse veiligheid, omdat het redden van geteisterde archieven niet aan hen overgelaten kan worden. Er werd nooit over gepraat: hoe ga ik verwittigd worden als er hier iets gebeurt? De man van de technische dienst woont hier dertig kilometer vandaan! Een voorbeeld: de kraan van de watertoevoer: als ik vroeg waar die staat, was het antwoord: “Och, die krijg jij nooit dicht.” Maar ik moet ze op zijn minst weten staan! Als ik ze niet dichtkrijg, kan het misschien een ander wel lukken. Tot voor ik in dit preventie- en calamiteitentraject ben ingestapt, bestond er weinig of geen belangstelling voor. Verzamelplek bij evacuatie? Hoe geraakt de brandweer bij het gebouw? Er bestonden helemaal geen afspraken over, geen plan. Terwijl de tweede verdieping voor bewoning in gebruik is, de eerste verdieping voor kantoren en museum. De brandblussers werden gecontroleerd, en dat was het.’
En toen werd het anders?
‘De persoon die hier pas is komen werken en de infrastructuur moet opvolgen, had er wel oren naar, hij vond het toch wel erg dat er totnogtoe geen oefeningen zijn gebeurd. Hij was aanwezig bij de risicoanalyse naar aanleiding van het traject, maar dan kwamen er de verbouwingen. Nu wil ik dit verder oppikken en de bovenste verdiepingen, met de vertrekken van de
Auteursrechtelijk beschermd
