Faro. Tijdschrift over Cultureel Erfgoed. Jaargang 1

[p. 41]

Een kwestie van autoriteit
→ Portret Annemie De Porre | Stadsarchief Gent

De Zwarte Doos, het historisch kenniscentrum van de stad Gent, huisvest het stadsarchief en de archeologische dienst van de stad. Het gebouw - een oud fabriekspand met hedendaagse aanbouw - ligt op de vroegere Arbedterreinen in Gentbrugge. Wat vroeger een industrieel stukje van de 19^e-eeuwse stadsgordel was, krijgt langzaam maar zeker nieuw leven als een plek met veel groen, diensten en bedrijven. In 2005 verhuisde het stadsarchief van het centrum van Gent, waar het meer dan zeventig jaar onderdak had in de oude Berg van Barmhartigheid, naar deze locatie. ‘De naam was er eerst’, zegt Annemie De Porre. ‘Een archief kan men vergelijken met een zwarte doos in een vliegtuig, waarin alle gegevens worden geregistreerd, opgeslagen en bewaard, en wanneer nodig geanalyseerd. Daarop heeft men beslist de buitenkant van ons archiefdepot met zwarte platen af te zetten. Het is tevens de isolerende buitenschil van het archiefdepot.’ Annemie De Porre staat in voor de publieksbegeleiding in de leeszaal en voor alles wat preservering en conservatie betreft.

‘Ik ben geen historica, maar van opleiding geografe’, onderlijnt ze. ‘Van bij mijn indiensttreding, op de vroegere locatie van de Berg van Barmhartigheid, hield ik mij bezig met temperatuuren vochtmetingen. Ik trachtte wel wat aandacht te hebben voor veiligheidszorg, rond waterschade bijvoorbeeld, maar alles bleef te fragmentarisch en kwam niet echt van de grond.’

Waarom niet?

‘Het opmaken van een rampenplan was niet opgenomen in de werkzaamheden van die tijd. Hier en daar wat vorming volgen, dat kon, maar voor een totaalproject was de tijd nog niet rijp. In de “Berg” hadden we niet echt de mogelijkheden, ook niet voor beveiliging. Bij mij leefde al langer het gevoel dat het op die manier toch niet verder kon, dat wat we hier doen, veiliger moest kunnen. Zeker ook naar het publiek toe. Er werden wel grote evenementen georganiseerd, maar niemand stond er verder bij stil: is er een veiligheidsprobleem? Kunnen bij een ramp de mensen tijdig buiten geraken? Kunnen de deuren open? Ook in dit nieuwe gebouw is er een deur die niet open kan, maar de gebouwendienst is erover aangesproken en zal zorgen dat het in orde komt: er wordt een sleutelkastje geplaatst. Eigenlijk zijn dat zaken waar je niet bij stilstaat als je aandacht er niet op gefocust werd tijdens je deelname aan een dergelijk vormingstraject.’

Annemie De Porre. © FARO

Het project ‘calamiteitenplannen’ was meteen van nut

‘Het kwam zeker goed op tijd. Het is een belangrijk voordeel dat de stedelijke erfgoedcel dit project heeft willen trekken. Ik heb er zeker een en ander kunnen uithalen. Wie het hele traject heeft doorlopen verwerft binnen zijn organisatie toch wel autoriteit op dit gebied. Had ik vroeger slechts fragmentarische kennis en niet het globale inzicht in wat er moet gebeuren, dan kan ik nu met enige grond zeggen: ik heb het rampenplannentraject doorlopen en zo en zo gaan we het nu doen. Gewoon omdat je er nu een beter zicht op hebt. Anders blijf je toch maar een buitenstaander, terwijl je je nu kunt beroepen op enige autoriteit die je vroeger niet had. Vooral omdat in de stad alles nogal hiërarchisch functioneert, is het belangrijk te

[p. 42]

Vocht, schimmel en insecten kunnen archiefstukken langzaam vernietigen en de leesbaarheid ervan bemoeilijken. © Erfgoedcel Antwerpen

kunnen zeggen: ik heb er iets over opgestoken en wil jullie daarmee ook helpen. Zo wordt het dan gemakkelijker aanvaard. Nu is het aan de stad om ermee voort te gaan. En ik twijfel er niet aan dat dit zal gebeuren. Er heeft zich onlangs een probleem voorgedaan, dat ook op het gebied van financiën consequenties had, waardoor het op de tafel van het directieteam van de dienst Cultuur is beland. Het ging om een ernstige overstroming binnen een erfgoedinstelling die niet op de hoogte was van het lopende traject van preventie- en calamiteitenplannen. Gelukkig heeft de bibliothecaresse meteen contact met mij opgenomen. Wij kennen elkaar door regelmatige contacten over preserveringsaangelegenheden. Ik kon haar meteen toezeggen wat we konden leveren: mankracht, kennis en beredderingsmateriaal. Iedereen van mijn collectiehulpverleningsploeg was toevallig op die dag beschikbaar, een collega had vroeger een workshop ‘waterschade’ gevolgd, en onze gebouwenverantwoordelijke had al wel gehoord van een firma voor vriesdrogen. Bij de spoedinterventie speelde het netwerk een cruciale rol. Ik wist wie ik moest contacteren en kon meteen rondbellen om hulp te krijgen.’

Stond de netwerking dankzij het project al goed op poten?

‘Dat moet zeker nog groeien maar je merkt wel dat je meteen de juiste mensen kunt bellen. We hebben de gegevens van iedereen uit het netwerk en er is al een groot potentieel aan hulpkrachten voor als er zich een ramp voordoet. Maar het moet verder uitgebouwd kunnen worden: binnen het GOF, de vriendenkring van het Stadsarchief, bijvoorbeeld, en bij onze buren, de archeologen. Als de andere instellingen dat ook doen, bouw je al een behoorlijke adressenlijst en knowhow op van mensen die bereid zijn tijdens weekends, 's avonds of 's nachts mee in te springen.’

Zijn de buren van de stadsarcheologische dienst al mee aan boord?

‘Zij waren al vrij snel op de hoogte van onze instap in het traject. In het calamiteitentraject was één van de eerste opdrachten een beleidsnota maken, met een duidelijke intentieverklaring voor de hele dienst. Die hebben we onmiddellijk aan de dienst Archeologie voorgelegd: het geldt ook voor jullie, we zitten samen in het gebouw. Ofschoon zij geen waardevolle archieven en weinig kostbare stukken beheren, was dit voor hen geen probleem. Tenslotte zitten we samen in de lijsten en contacten van brandweer en politie.

Ik wil zeker ook onze vrijwilligers bij de zaak betrekken. Ik werk op dit ogenblik aan een brochure die aan iedereen die hier werkt, overhandigd zal worden en waarin beschreven wordt dat er een calamiteitenplan bestaat en wie wat moet doen. Er wordt hen tevens een technische rondleiding aangeboden, zodat iedereen voortaan weet waar de zekeringen zich bevinden, waar en wanneer water en elektriciteit af te sluiten. Ook bij de

[p. 43]

arbeiders van de archeologische dienst leeft dit sterk, zij willen er zeker bij betrokken worden. In deze materie moet je niet noodzakelijk topdown werken; iedereen moet op de hoogte zijn en een minimum aan kennis hebben, zeker in het geval dat je maar met een kleine bezetting aanwezig bent op het moment dat er zich een incident voordoet. Daarom bevat de brochure onder andere procedures voor in geval van brand: hoe te handelen, hoe moet er geëvacueerd worden? En over alle mogelijke veiligheidprocedures en -controles, bijvoorbeeld waar samenkomen bij alarm en evacuatie enzovoort. Je moet ervan uitgaan dat iedereen die hier in dienst komt, aanvankelijk hierover niets weet. Het is dus zeker nodig.’

Kortom, de Zwarte Doos is een veilige doos

‘In het verleden gebeurde weinig of niets rond veiligheid. Geen alarm, niets. Nu pas merkt men welke lacunes er zijn. De relatie met politie en brandweer is veranderd. Het gaat nu heel veel vlotter, er zijn rechtstreekse contacten. De dienst Preventie is op mijn uitnodiging langs geweest, de politie heeft een nieuw technopreventief verslag gemaakt, en de brandweer zal komen om het gebouw te inspecteren en verslag op te maken.

Dit is pas mogelijk geworden dankzij het traject, het zet je aan om er zelf werk van te maken. Je moet er niet van uitgaan dat je gewoon moet wachten op instructies en directieven van bovenaf over wanneer je wat moet doen in geval van een noodsituatie, en op welke manier. Als je zelf niet weet hoe je het moet aanpakken, zelf niet de mensen opbelt, dan gebeurt het niet.’

Heb je het werken aan dit project als een zware last ervaren?

‘Om te beginnen is het engagement van de top belangrijk, en de zekerheid dat het project door de hele organisatie gedragen wordt. Die bereidheid van de top was er al heel vroeg. Toen vanuit de erfgoedcel het voorstel kwam om dit traject in netwerkverband op te pakken, werd ik door de archivaris zelf gedelegeerd vanuit het engagement “wij stappen mee”. Het ligt ook in het verlengde van waar ik al mee bezig was. Ik ben met het wetenschappelijke aspect van “bewaren” wat betreft preservering en conservatie begonnen toen ik hier arriveerde.

Zeker gedurende de eerste maanden van het traject moet je rekenen op een tweetal dagen per maand dat je er de handen vol mee hebt. En dan had ik het voordeel van een nieuw gebouw, dat ik over de plannen beschikte. Mochten wij nog in het oude gebouw gezeten hebben, zou het veel meer werk geweest zijn. Werken aan een dergelijk organisatieplan gebeurt fragmentarisch. Wat het enigszins ingewikkeld maakt, is de structuur binnen de stad; iedereen heeft zijn eigen vakje. Ik merkte geen structuur wat betreft de veiligheid voor elk gebouw, je moet zelf contact opnemen. Iedereen heeft daar zijn eigen onderdeeltje in, het was een kwestie van de juiste personen te vinden; blijven vragen en bellen dus. Hier intern gaat het vlot, daarbuiten moet je zelf op zoek gaan naar alle radertjes. De partijen kennen elkaars werking niet. Maar de contacten worden gemakkelijker door het feit dat de politie en brandweer bij dit traject betrokken zijn.

We hebben ons engagement voor preventie en calamiteiten in het beleidsplan 2008-2013 ingeschreven. We laten medewerkers EHBO-cursussen volgen, we zullen brandoefeningen doen. De archieven worden systematisch op schimmel onderzocht. We doen zelf wel testen om levende schimmel vast te stellen, controles met de ara-kit. Hiervoor hebben we contact opgenomen met het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek in Melle (ILVO). Ze leveren steeds een zeer goede en vriendelijke service.

Nu en dan organiseren we een “tabletop-oefening”, en daar hebben we toch al het een en ander kunnen uithalen, zoals een geblokkeerde vluchtweg, aandacht voor snellere detectie in geval van waterdreiging in de omgeving van de server. We bespreken wat te doen bij brandalarm en hoe we een eventuele evacuatie beter kunnen organiseren. Daar denken we nu over na en niet op het moment dat er zich een ernstig incident voordoet. We merken dat de mensen hiermee bezig zijn, overtuigd zijn en meedoen.’

Stadsarchief Gent
p.a. De Zwarte Doos
Dulle-Grietlaan 12
9050 Gentbrugge (Gent)
T 09 266 57 60
F 09 266 57 39
[e-mail]
www.gent.be/zwartedoos