Faro. Tijdschrift over Cultureel Erfgoed. Jaargang 1

[p. 38]

veiligheidszorg | Leon Smets
Veilig in erfgoedland?
→ Erfgoed en veiligheidszorg

De allereerste doelstelling van het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet is ‘een cultureel-erfgoedbeleid uit te bouwen, namelijk vanuit een geïntegreerde aanpak een kwaliteitsvolle en duurzame zorg voor en ontsluiting van het cultureel erfgoed te stimuleren’ (artikel 3, § 1). Het decreet heeft het verder (artikel 67) over het subsidiëren van de uitvoering van een geïntegreerd en integraal lokaal cultureel-erfgoedbeleid, en geeft meteen aan wat hieronder verstaan wordt: ‘integraal betekent dat er met alle aspecten van de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed rekening wordt gehouden. Geïntegreerd betekent dat de omgang met het cultureel erfgoed verankerd is in andere beleidsdomeinen’. Geïntegreerd, integraal, kwaliteitsvol en duurzaam, het zijn de vier adjectieven die deze beleidstekst van voor- tot achteraan doorweven. Dergelijke termen groeien al snel uit tot mantra's, slagwoorden van wensdenken. Maar hoe krijgen deze begrippen concreet verankering in het streven en de dagelijkse praktijk van de erfgoedbeheerder? En waaraan kunnen de resultaten afgemeten worden, van welke indicatoren kan men zich bedienen?

Het domein van de veiligheidszorg biedt daartoe een grote uitdaging. De doeltreffendheid en duurzaamheid van het veiligheidszorgplan van een erfgoedinstelling hangt immers in grote mate af van de kwaliteit van de interne organisatie. Bij veiligheidszorg is samenwerking essentieel: niet alleen binnen de eigen organisatie, maar tussen erfgoedinstellingen onderling, én met de gemeente en gemeentelijke hulpdiensten zoals brandweer en politie. Daarbij is het uitgangspunt dat de preventie- en calamiteitenplannen van de instellingen aansluiten op de gemeentelijke preventie- en rampenplannen, met de bedoeling om de bescherming van het erfgoed in het gemeentelijke rampenplan te verbeteren. Geïntegreerd dus, zowel binnen de eigen organisatie als binnen het lokale cultureel-erfgoedveld én het gemeentelijke rampenplan. Integraal omdat het alle aspecten van de organisatie en de werking, en iedere medewerker aanbelangt.

Samenwerken aan integrale veiligheidszorg

Onder het ruime begrip veiligheidszorg verstaat men zowel de zorg voor de veiligheid van mensen en gebouwen (Engels: safety, Frans: sécurité) als voor de beveiliging van het gebouw, de collecties en bestanden, en de bedrijfsmiddelen (Engels: security, Frans: protection). Het doel van veiligheidszorg is op de eerste plaats een proactief beleid uit te werken, met het accent op preventie. Het streven is om de kwetsbaarheid van organisatie, personen, gebouw, collectie en bestanden te minimaliseren, de weerbaarheid te vergroten en voorbereid te zijn op noodsituaties. Daarvoor is het belangrijk dat de organisatie een eigen preventie- en calamiteitenplan heeft en implementeert. Een dergelijk plan moet de aandacht voor preventie wakker houden en ervoor zorgen dat er alert en gestructureerd gereageerd kan worden op probleemsituaties. Daarnaast vervult het de rol van kwaliteitszorgsysteem voor de afhandeling van incidenten en calamiteiten.

FARO is momenteel betrokken bij de ontwikkeling van preventie- en calamiteitenplannen voor erfgoedinstellingen. Sinds november 2007 loopt een traject waaraan meer dan dertig collectiebeherende instellingen participeren - archieven, bewaarbibliotheken, musea, kerken, een huis voor figurentheater en een centrum voor religieuze kunst - uit de steden Gent, Leuven, Antwerpen en Mechelen. Het initiatief gaat uit van de stedelijke erfgoedcellen. Zij brachten, in een eerste stap, de erfgoedbeherende instellingen rond de tafel en vroegen FARO om het belang en de aanpak van calamiteitenplannen te komen toelichten.¹

Vervolgens beslissen de organisaties of instellingen of zij in het traject instappen. Deze beslissing houdt een bepaald engagement in. Op de eerste plaats om binnen de eigen organisatie veiligheidszorg als een permanente en integrale opdracht te zien en dit engagement in een beleidsnota neer te schrijven. Bovendien treedt men toe tot een samenwerkingsverband. De essentie van het project is namelijk dat de deelnemende instellingen samen het voorbereidende parcours doorlopen en voortaan de krachten bundelen, een netwerk vormen. Van bij de aanvang is deze netwerkaanpak wezenlijk. De deelnemers wisselen hun ervaringen uit, maken samen de verschillende fasen door van de opbouw van het preventie- en calamiteitenplan en kunnen gezamenlijk deelnemen aan praktijkoefeningen (brandoefening, EHBO, eerste hulp bij waterschade). De plannen worden uitgewerkt in overleg met politie en brandweer. Deze hulpdiensten worden zoveel mogelijk betrokken bij het maken van de noodzakelijke risicoanalyse per instelling. Daardoor krijgen ze al snel een inzicht in de situatie van de erfgoedorganisatie: ligging en behuizing, toestand van de infrastructuur, de aanwezige voorzieningen en routes in en naar het gebouw, eventuele knelpunten wat betreft diefstalbeveiliging en brandveiligheid. Even belangrijk is hun directe contact met de verantwoordelijken en medewerkers van elke organisatie, en de praktische afspraken die tot stand worden gebracht. In geval van ernstige nood zal men niet alleen op de hulpdiensten een beroep moeten kunnen doen, maar ook moeten kunnen rekenen op de helpende handen van de collega-instellingen,

1 In 2005 werden twee dergelijke proefprojecten gelopen, onder impuls van Culturele Biografie Vlaanderen (nu: FARO), waarbij de Antwerpse stedelijke bibliotheek en musea, de provinciale musea en de musea van de Vlaamse Gemeenschap op het grondgebied Antwerpen waren betrokken. Simultaan gebeurde hetzelfde voor een zestal Mechelse erfgoedinstellingen. Toen heette het ‘proefproject’ omdat voor het eerst het Nederlandse systeem van ‘calamiteitenplannen in netwerkverband’ in Vlaanderen werd uitgetest, naar het voorbeeld van het zogenaamde ‘Haagse pilootproject’ uit 2003.

[p. 39]

→ Brand op het kasteel van de Landcommanderij Alden Biesen, 8 maart 1971. De schilderijen worden door omwonenden in veiligheid gebracht.

→ Brand in het stadsarchief en museum van Mechelen, ondergebracht in het historische schepenhuis, 4 juli 1914. Burgers, soldaten en politieagenten konden de kostbare stukken tijdig evacueren uit het gebouw. © Stadsarchief Mechelen

→ Portretfoto met waterschade en schimmel, 2000. © Studiecollectie Nederlands Fotomuseum

[p. 40]

met wie men samen het traject heeft doorlopen. Goede calamiteitenplannen bevatten actuele waarschuwingsadressen, afspraken met collega-organisaties, lijsten van aanwezige beredderingsmaterialen enzovoort. Vandaar ECCE!, de projectnaam van het in de vier steden lopende traject. Niet alleen te lezen als acroniem van ‘Eerste hulp bij Calamiteiten van Cultureel Erfgoed’, maar evenzeer als de vertrouwde Latijnse uitdrukking voor ‘ziehier!’, ‘hier ben ik!’, waarmee de bereidheid te kennen wordt gegeven om collega-instellingen bij te staan. Ook dit past wonderwel in de filosofie van het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet: door de handen in elkaar te slaan ten dienste van een gemeenschappelijk belang geven de lokale erfgoedorganisaties vorm en inhoud aan het in het decreet gelanceerde nieuwe begrip van een cultureel-erfgoedgemeenschap.

Verloop van het traject

Praktijkoefening tijdens de workshop ‘Waterschade in archieven’. © FARO

Redden van fotomateriaal tijdens de workshop ‘Waterschade in archieven’. © FARO

Van de erfgoedinstellingen die ingaan op de oproep van de stedelijke erfgoedcel, wordt verwacht dat ze overtuigd zijn van het belang van dit initiatief en van de noodzaak van een integrale en geïntegreerde benadering van veiligheidszorg. Het vergt van de instelling organisatorische inspanningen, personele inzet én middelen, die weliswaar voor de totstandkoming van een goed preventie- en calamiteitenplan niet buitenmaats of onoverkomelijk zijn, maar in beleidsplan en begroting voortaan wel een plaats moeten krijgen. Zonder de betrokkenheid van het management en een draagvlak binnen de eigen organisatie zullen er immers weinig garanties kunnen worden geboden inzake opvolging, actualisering, financiële middelen en vorming. De beleidsnota bevat daarom een geschreven engagement van de directie, waarbij aangegeven wordt hoe het plan binnen de instelling verspreid zal worden, welke strategie gehanteerd zal worden op het vlak van opleiding, oefening, actualisering van het plan, de budgettering, ...

Een goed plan is gebaseerd op een systematische en zorgvuldige risicoanalyse, met oog voor de kritische waarden: mensen (personeel, bezoekers, dienstverleners, ...), het gebouw, de collectie, bestanden, kennis en informatie, infrastructuur, ... Het verslag van de plaatsbezoeken van politie en brandweer levert hiervoor zeer nuttige informatie.

In vier opeenvolgende werkbijeenkomsten, met tussenposen van circa twee maanden, wordt de structuur van het preventie- en calamiteitenplan systematisch per onderdeel aangereikt. Risk- en crisisorganisatie, organisatie van interventieploegen voor evacuatie, bedrijfs- en collectiehulpverlening, EHBO, samenstellen van de prioriteitenlijst in geval van collectieontruiming, waarschuwingsadressenlijsten, ... Kortom, hoe bouw ik het organisatieoverzicht en het afspraken- en waarschuwingssysteem uit waarvan mijn organisatie zich moet kunnen bedienen in het geval van een calamiteit? Hoe bereid ik mijn organisatie voor op het onverwachte, en hoe scherp ik de aandacht voor preventie? Hoe kan ik in een noodsituatie zoveel mogelijk de regie in handen houden, tijd winnen en zo gepast mogelijk reageren?

Deze gezamenlijke sessies, waarin tevens de hulpdiensten hun inbreng hebben, worden begeleid door een extern bureau op het gebied van veiligheidsadvies; voor het lopende traject is dit het bedrijf Optimit security consultants, dat ook individuele begeleiding verstrekt indien de organisatie dat wenst. Tijdens de laatste en vijfde sessie zou elke deelnemende instelling een plan, toegesneden op maat van de eigen situatie, uitgewerkt moeten hebben en gaat de aandacht vooral naar het toekomstige functioneren van het netwerk. Aansluitend volgt een officieel publiek moment als feestelijke afsluiting, waarop de stedelijke en provinciale overheden de gelegenheid krijgen om de samenwerking tussen de erfgoedinstellingen, hulpdiensten en preventieambtenaren in het licht te stellen en het belang van dergelijke calamiteitenplannen binnen het provinciale of stedelijke rampenplan te onderlijnen.

Het preventienetwerk kan slechts doeltreffend en duurzaam zijn in de mate dat het op een actieve manier onderhouden en aangestuurd wordt. Deze rol wordt opgenomen door de stedelijke erfgoedcel, die borg staat voor de coördinatie. Totnogtoe heeft Mechelen hierin de meeste ervaring, met de opvolging van het bij het eerste traject in 2005 ontstane netwerk. Een viertal maal per jaar komen de erfgoedorganisaties samen rond vooraf bepaalde thema's (diefstalpreventie, evacuatieplanning, ...) en maken concrete afspraken rond onderlinge hulpverlening. Op deze manier worden zowel het eigen calamiteitenplan als het preventienetwerk actueel en dynamisch gehouden.

Hoe ervaren de deelnemers zelf de zin (of onzin) en de effecten van een dergelijk traject? FARO ging op visite bij twee deelnemers, beide uit Gent én verantwoordelijk voor een archiefinstelling, weliswaar van een verschillende schaalgrootte.