Faro. Tijdschrift over Cultureel Erfgoed. Jaargang 1

[p. 33]

collectiemanagement | Griet Lebeer¹
SPECTRUM-N
→ Standaard voor collectiemanagement in musea²

1 Griet Lebeer is kunsthistoricus, consulent Kunst en erfgoed en werkte als projectcoördinator SPECTRUM voor FARO. Daarvoor was ze docent Opleiding Conservatie/Restauratie aan de Hogeschool Antwerpen en collectiebeheerder van een privéverzameling van een financiële instelling.

2 Excerpten uit de Inleiding van SPECTRUM-N 1.0, met dank aan Annette Gaalman, Erfgoed Brabant 1.0.

[p. 34]

Op donderdag 13 maart organiseerde FARO voor de museumgemeenschap in Vlaanderen een feestelijke introductie van SPECTRUM-N, standaard voor collectiemanagement in musea: een historisch mo(nu)ment in de museumgeschiedenis voor Vlaanderen en Nederland. Een dag later, op 14 maart, vond de introductie aan de Nederlandse museumgemeenschap plaats. SPECTRUM is een samenwerkingsproject rond kwaliteitszorg dat het mogelijk maakt beleidsmatig het informatieverkeer binnen collecties en tussen collecties onderling te bevorderen, te vereenvoudigen en te standaardiseren. SPECTRUM gaat over collectie-informatie én over alle soorten handelingen van museummedewerkers met museumobjecten. Het is kortom een handboek of instrument ter controle en ondersteuning van het volledige management in musea.

Een jaar geleden ondertekenden Culturele Biografie Vlaanderen (het huidige FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed) en de Stichting Landelijk Contact Museumconsulenten Nederland (LCM) de licentie voor het Nederlandse taalgebied voor de vertaling van SPECTRUM, the UK Museum Documentation Standard. Dit kwaliteitsinstrument, beheerd door Collections Trust (voorheen MDA, Museum Documentation Association), en tot stand gebracht met de medewerking van meer dan honderd museum-professionals, is hét Britse handboek voor museale bedrijfsvoering. Dankzij een intensieve Vlaams-Nederlandse samenwerking onder leiding van de redactieraad, en ondersteund door de minister van Cultuur, het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, het agentschap Kunsten en Erfgoed, en de Erfgoedinspectie Nederland is de eerste versie van SPECTRUM-N nu klaar voor gebruik. Daarmee zijn Vlaanderen en Nederland bovendien er als eerste bij om een vertaalde versie van SPECTRUM op het Europese vasteland te introduceren.

‘ISO’ voor musea

De potentiële kracht van SPECTRUM ligt in z'n flexibiliteit. SPECTRUM is zowel geschikt voor grote als voor kleine musea omdat de standaard zowel breed dan wel beperkt kan worden toegepast, naargelang de omvang van het museum. Het is dus een instrument op maat ter deskundigheidsbevordering, voor het toetsen en optimaliseren van de bedrijfsvoering in musea. Elk soort museum, hoe lokaal ook, kan ermee aan de slag, of het nu gaat om traditionele beeldende kunsten, hedendaagse installaties, industriële archeologie, of antropologische objecten. Ieder museum haalt eruit wat het precies nodig heeft bij de organisatie en de implementatie van de eigen activiteiten rond objecten.

Wanneer in musea problemen opduiken, van welke aard ook - van te laat ontdekte schimmeluitbraken in depots tot het niet meer kunnen traceren van objecten - ligt de oorzaak ervan vaak in slecht collectiemanagement: taken en werkwijzen zijn niet duidelijk gedefinieerd, controles worden niet uitgevoerd, informatie wordt niet (centraal) vastgelegd. Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Dergelijke praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam. En wanneer er al een eigen handboek voor collectiemanagement is samengesteld, kan SPECTRUM heel handig als toetssteen gebruikt worden: zijn er geen aspecten over het hoofd gezien? Zijn bepaalde zaken misschien efficiënter aan te pakken?

Kortom: een gezonde museale bedrijfsvoering begint met een op directieniveau gestuurd en adequaat uitgevoerd collectie-management. Hiervoor is het noodzakelijk terug te kunnen vallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen (een handboek), en op een actueel collectie-informatiesysteem, waarin of van waaruit alle informatie over elk object beschikbaar en toegankelijk is.

Aan die behoefte beantwoordt SPECTRUM. Alhoewel SPECTRUM een ingewikkeld acroniem is (Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums), is de naam SPECTRUM ook gekozen vanwege de betekenis in ons dagelijkse taalgebruik: reeks van verscheidenheden.

Ondanks zijn hoge graad van volledigheid is SPECTRUM geen afgewerkt maar een organisch product, een open standaard. Het blijft een document in gedurige ontwikkeling, gestuurd door de evolutie binnen de museumsector. Het kan ook moeilijk als een standaard worden opgelegd van buitenaf; het is een attitudekwestie voor elke museummedewerker die verbetering betracht in de dagelijkse werking van het museum en bij de dagelijkse zorg voor de museumobjecten.

Genese en groei van een magnum opus

Ontstaan en gegroeid binnen de museumgemeenschap is SPECTRUM het resultaat van een samenwerking tussen museummedewerkers in het Verenigd Koninkrijk. In 1991 startte het werk aan dit magnum opus om tot een gezamenlijke documentatiestandaard te komen. Het werk werd gecoördineerd door MDA (het huidige Collections Trust) en naast de bijdragen uit meer dan honderd musea werden ook nog vele andere deskundigen geconsulteerd. Dit resulteerde in 1994 in de eerste uitgave van SPECTRUM, in 1997 in een tweede editie, in 2005 in een versie 3.0 en in maart 2007 in een versie 3.1. Deze recente versie werd nu vertaald in een eerste Nederlandstalige SPECTRUM-N versie 1.0, die bovendien, waar nodig, gelokaliseerd is in een Vlaamse en een Nederlandse versie. De basis is één zelfde document, dat zeer nauw aansluit bij het Engelse moederdocument. Maar met betrekking tot wet- en regelgeving kan het niet anders dan deels te lokaliseren omdat juridische materie niet altijd gelijkloopt tussen Nederland en Vlaanderen/België. SPECTRUM is in het Verenigd Koninkrijk intussen al vijftien

[p. 35]

Depot Luchtbal, Stedelijke musea Antwerpen. © FARO

jaar in gebruik. De implementatie van acht basisprocedures is er gekoppeld aan de accreditering. SPECTRUM is er meer dan een documentatiestandaard; het is een filosofie en een attitude waarmee elke museummedewerker from top to bottom routinematig werkt. SPECTRUM wordt er niet meer in vraag gesteld en is ook opgenomen in het onderwijsprogramma van het vakdomein museologie. Op het bureau van elke museummedewerker is het handboek terug te vinden, als een instrument dat je kunt raadplegen indien noodzakelijk. Het meest efficiënt wordt het gebruikt wanneer het aangepast is aan de concrete en specifieke situatie van het museum, wat er vervolgens toe leidt dat er een gelokaliseerd procedurehandboek op maat ontstaat.³

SPECTRUM is aanvankelijk uitgegaan van de behoeften op het vlak van de museale documentatie en heeft daarom ook de verwijzing naar documentatie in haar oorspronkelijke titel. Gedurende het werkproces is echter duidelijk geworden dat, om de standaard voor documentatie te definiëren, het nodig was het gehele collectiebeheer onder de loep te nemen. Van alle handelingen met museale objecten - bijvoorbeeld binnenkomst, bruikleenverkeer, transport of afstoting - moet eerst de meest wenselijke praktijk in kaart gebracht zijn. Dit werd omgezet in eenentwintig afzonderlijke procedures (zie kader) die elk een specifieke activiteit met museumobjecten gestructureerd beschrijven. Om dergelijke procedure naar behoren te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk de juiste, gedetailleerde informatie over het museumobject te registreren. Op basis daarvan kan dan de collectie-informatiestandaard of de vereiste informatie gedefinieerd worden. Bovendien is het vanuit de praktijk duidelijk geworden dat het essentieel is vereisten vast te leggen met betrekking tot het museumbeleid, met name bij het beschrijven van deze handelingen met objecten. Zo werd SPECTRUM uiteindelijk veel meer dan een documentatiestandaard: het werd een standaard voor collectiemanagement. En dat is dan ook de ondertitel die - uiteraard met instemming van de Engelse collega's - de eerste Nederlandse vertaling meekrijgt: standaard voor collectiemanagement in musea.

3 Leden van de testmusea en de redactieraad hebben dit kunnen vaststellen aan de hand van duidelijke praktijkvoorbeelden tijdens een vruchtbare studiereis naar Manchester en Liverpool in het najaar van 2007.

Van theorie naar praktijk

Dit lijvige handboek bestaat uit twee grote delen. In het eerste deel worden in procedures de handelingen met objecten stap voor stap nauwkeurig gevolgd en de wijze waarop deze gedocumenteerd moeten worden. Elke procedure is opgebouwd volgens een vaste structuur. In een minimumstandaard wordt precies beschreven wat minimaal bereikt moet zijn om de betreffende procedure adequaat te kunnen uitvoeren. Voor je begint moeten de wettelijke bepalingen geregeld zijn en moet het beleid in detail zijn vastgelegd om de betreffende handeling te ondersteunen. Dit is opgesteld in de vorm van een checklist. In de volgende fase kan de procedure worden opgestart volgens variabele procedurestappen. Elke procedure wordt afgesloten door een uitgebreide literatuurlijst van publicaties en organisaties voor verdere informatie.

Het tweede deel geeft een gestructureerde opsomming van de informatie die noodzakelijk is om de procedures goed te kunnen uitvoeren. Het gebruik van SPECTRUM wordt duidelijk toegelicht. In een glossarium worden de termen verklaard binnen de context van SPECTRUM. Praktische indexen sluiten het geheel af.

Een redactie van deskundigen uit Vlaanderen en Nederland, evenals een aantal medewerkers uit musea en juristen uit beide landen namen de Nederlandse vertaling in wording door. Hun bevindingen werden vervolgens tijdens intensieve redactiedagen bediscussieerd. Krijtlijnen werden uitgetekend, voorkeurstermen werden gezamenlijk vastgelegd. Bij deze vertaalfase in het traject werden ook de commentaren van de testmusea die van in het begin het project hebben ondersteund, verwerkt vanuit hun ervaringen in de praktijk. Het uitgangspunt bij deze eerste vertaling was dicht bij de basistekst en structuur van het Engelse moederdocument te blijven, om in een volgende fase de correcties en aanpassingen op te nemen.

Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gaf enkele jaren geleden al opdracht tot een eerste vertaling van de toen actuele versie (de tweede editie), maar kon geen volgende stap in dit traject zetten omdat MDA (het huidige Collections Trust) nog geen standpunt had geformuleerd ten aanzien van het auteursrecht op SPECTRUM.⁴ Met de aanstelling in 2004 van Nick Poole als directeur van MDA veranderderde de beleidsmissie van MDA in de stelling dat SPECTRUM een product was, door en voor het veld ontwikkeld, en dus gratis ter beschikking diende te staan van alle non-profitorganisaties. Vanaf dat moment werd SPECTRUM gratis downloadbaar vanaf de MDA-website. Ten aanzien van vertalingen van SPECTRUM nam MDA hetzelfde standpunt in: vertalingen waren van harte welkom en zouden alle medewerking krijgen.

In het Verenigd Koninkrijk is de toepassing van SPECTRUM, sinds vijftien jaar alom verspreid, één van de eisen voor het Museum Accreditation Scheme. Van de acht basisprocedures moeten de Britse musea ten minste de minimumstandaard toepassen om geaccrediteerd museum te kunnen worden. Het Nederlands Museumregister en de Vlaamse museale erkenning op basis van het Erfgoeddecreet van 2004⁵ zijn verwant aan het Britse systeem van accreditatie. Hoewel de toepassing van SPECTRUM-N in Nederland en Vlaanderen op dit moment niet verplicht is, is SPECTRUM-N een instrument dat in het traject naar erkenning goede ondersteuning biedt. In deze vertaling is uiteraard wel aangegeven welke criteria met betrekking

4 In Nederland deed de Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging onderzoek naar de mogelijkheid en wenselijkheid van een vertaling van SPECTRUM.

5 Voor wat betreft de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (Decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

[p. 36]

tot de Nederlandse en Vlaamse erkenning relevant zijn in de toepassing van een bepaalde procedure.

De vertaling is klaar. wat nu?

De tweede fase - deze van de implementatie - is aangebroken. De testmusea gaan nu aan de slag met een afgesproken procedure die wordt getoetst aan de praktijk. De commentaren in verband met correcties, toevoegingen en afwijkingen worden na afloop van een bepaalde termijn gebundeld en verwerkt in SPECTRUM-N op de website van FARO en LCM. Implementatie is een groeiproces en omhelst de geleidelijke verspreiding van een attitude. Zoveel mogelijk musea worden uitgenodigd om zowel passief als actief met SPECTRUM-N kennis te maken. De verspreiding en de communicatie van het product worden voorzien langs de geijkte kanalen van FARO en LCM en via de inzet van de museumconsulenten. Introducties en trainingen dienen SPECTRUM-N zo snel mogelijk in de museumpraktijk te helpen brengen.

Het is vervolgens aan de museumsector - op dezelfde manier zoals dat in het Verenigd Koninkrijk het geval is - om met wijzigings- en aanvullingsvoorstellen te komen, die dan zullen leiden tot een hernieuwde Nederlandstalige versie van SPECTRUM-N.

Wie bij wil dragen aan de ontwikkeling van SPECTRUM-N kan de websites van FARO (www.faronet.be) en LCM (www.museumconsulenten.nl) raadplegen voor meer informatie, of kan contact opnemen via [e-mail]. Voor alle actuele informatie aangaande het project, opleidingen en trainingen, zie eveneens www.faronet.be.

Stedelijk Museum Lier. © FARO

21 procedures

1.	Voorbereiding inkomend object
2.	Inkomend object
3.	Inkomende bruikleen
4.	Verwerving
5.	Inventaris
6.	Standplaats en verplaatsing
7.	Transport
8.	Registratie en documentatie
9.	Conditiecontrole en onderzoek
10.	Actieve en preventieve conservering
11.	Risicobeheer
12.	Verzekering en indemniteit
13.	Waardebepaling
14.	Audit
15.	Rechten
16.	Gebruik collecties
17.	Uitgaand object
18.	Uitgaande bruikleen
19.	Verlies en schade
20.	Afstoting
21.	Retrospectieve documentatie