Biografie Bulletin. Jaargang 2

[p. 157]

Voetangels en klemmen 3
Twee ‘electronische kaartenbakken’ kritisch vergeleken
Hans Verhage

Wie met grote hoeveelheden gelijksoortige informatie werkt en deze de baas wil blijven, kan wel wat hulp gebruiken van een computer. Vorig jaar werd in Biografie Bulletin al aandacht besteed aan een handig hulpmiddel om gegevens te ordenen: een ‘makro’ die binnen het tekstverwerkings-programma WordPerfect kan worden opgeroepen. Voor wie iets verder wil gaan en een heus database-programma aandurft, worden nu de twee ‘electronische kaartenbakken’ die het meest in trek zijn, dBase en DataPerfect, kritisch vergeleken.

De huidige versies van dBase (III+ en IV) combineren een redelijk bedieningsgemak met grote programmeermogelijkheden. Daarin schuilt ook direct het grootste nadeel van het programma. Een eenvoudig personen-bestand waarin informatie is opgenomen over naam, geboorte- en sterfjaar, woonplaats en bronverwijzingen, kan vrij snel worden aangemaakt. Via de bijgeleverde keuzebalk van het zogenaamde Assist-menu kan vervolgens gemakkelijk een lijst van alle personen die tussen 1900 en 1912 in Luttelgeest ter wereld zijn gekomen op het scherm worden getoverd. Bij ingewikkelder bewerkingen volstaat het Assist-menu echter niet meer en wordt de handboek-kennis van de gebruiker aan een zware test onderworpen. Hetzelfde geldt voor de visuele voorstelling van de gegevens in de databank. De standaard-opmaak is doeltreffend maar weinig uitnodigend, terwijl de aanpassing daarvan een grote vaardigheid veronderstelt. Kortom: alles kàn, maar echt simpel is het al snel niet meer.

* * *

Nog slechter is het gesteld met de toegankelijkheid van zogenaamde memovelden. Deze velden met een bijna ongelimiteerde lengte (voor langere citaten of opmerkingen) worden door dBase ondergebracht in een aparte tekstverwerker. De inhoud is zodoende niet dadelijk zichtbaar. Bovendien kan vooraf niet worden vastgesteld of memo-velden wel informatie bevatten: een nadeel dat doorgaans veel heilloos speurwerk tot gevolg heeft. Zoeken naar woorden in deze memo-velden is al helemaal onmogelijk. Biografen zonder al te buitenissige verwachtingen van een databank kunnen dan ook beter gebruik maken van een simpeler maar overzichtelijker database-programma. Met name wanneer met langere teksten wordt gewerkt kan DataPerfect uitkomst bieden. DataPerfect (inmiddels gevorderd tot versie 2.1) is het databasebroertje van WordPerfect en maakt gebruik van overeenkomstige functietoetsen. Uitwisseling van gegevens

[p. 158]

tussen beide programma's is relatief eenvoudig. Het programma is, veel sterker dan dBase, scherm-georinteerd. Al dadelijk bij binnenkomst in de databank is het eerste record zichtbaar. Ook velden waarin langere stukken tekst zijn opgenomen worden op het scherm gebracht. De records zijn bovendien automatisch geordend op alfabetische volgorde of, wanneer de cursor wordt verplaatst naar het veld ‘geboortejaar’, op chronologische volgorde.

* * *

Toch kent ook DataPerfect beperkingen. De programmeermogelijkheden zijn aanzienlijk geringer dan bij dBase, terwijl de zoekfunctie ook hier nog te wensen overlaat. Zoeken naar woorden in langere tekstvelden is weliswaar mogelijk, maar vrij omslachtig omdat het programma zonder expliciete opdrachten zoekt naar het eerste woord van een veld. Bovendien is het wijzigen van een databank die reeds informatie bevat (bijvoorbeeld velden waarvoor aanvankelijk te weinig ruimte blijkt te zijn ingeruimd) een heel karwei.

Wanneer met slechts een klein aantal records wordt gewerkt (bijvoorbeeld in een adressen-bestand, chronotabel of literatuurlijst) kan ook gebruik gemaakt worden van Notebook. Notebook is een klein programma dat evenals DataPerfect afkomstig is van de makers van WordPerfect. Het is ondergebracht in het Office-pakket 3.01 (voorheen: WordPerfect Library). De handleiding van Notebook raadt het gebruik af indien meer dan 1000 records moeten worden opgeslagen, maar in praktijk begint de snelheid van het programma vanaf ongeveer 200 records behoorlijk terug te lopen. Bovendien worden alleen de hoogst noodzakelijke functies ondersteund (dus geen programmeergrappen). Daartegenover staan vele voordelen. De zoekmogelijkheden (ook in langere stukken tekst) zijn uitzonderlijk goed, terwijl alle velden (en niet alleen de memo- of tekstvelden) een bijna onbeperkte lengte hebben. De gebruiker hoeft vooraf dus niet te bepalen wat de maximale lengte van een veld zal zijn, maar alleen welk gedeelte op het scherm wordt afgebeeld. Bovendien is Notebook eenvoudig te koppelen aan Word-Perfect.

* * *

Voor biografen biedt deze koppeling van Notebook met WordPerfect (samenvoeging genoemd) interessante mogelijkheden. Door in Notebook een literatuurlijst te maken en die uit te splitsen naar componenten (auteur, titel artikel, jaar van uitgave etc.) kunnen titels daarna in WordPerfect worden ‘samengevoegd’. Behalve dat artikelen en boeken zo nog maar éénmaal in de computer hoeven te worden ingevoerd, kunnen de gegevens ook op verschillende manieren worden opgeroepen. Titels in voetnoten hebben immers een andere opmaak dan in een literatuurlijst. Door in het Notebookbestand ook het item ‘verkorte title’ op te nemen, kan in WordPerfect bovendien een onderscheid worden gemaakt tussen de eerste maal dat een werk wordt geannoteerd en alle volgende malen (met verkorte titel). Op dit moment zijn de mogelijkheden van databases veelal omgekeerd evenredig aan het geboden bedieningsgemak. Programma's met ‘groeimogelijkheden’, waarbij de beginners-fase geleidelijk overgaat in de gevorderden-fase, vormen een gat in de markt. Vooralsnog is het van groot belang om vooraf te bedenken welk type informatie in de database moet worden opgenomen en welke eisen aan de bewerking van die informatie worden gesteld.

[p. 159]

Overzetten van records uit de ene kaartenbak naar de andere is niet eenvoudig en ook het aanpassen van een reeds gedeeltelijk gevulde databank is een hele toer. Allesbehalve een plezierig vooruitzicht voor de beginnende computergebruiker...

Hans Verhage (1966) is historicus en als AIO verbonden aan de Universiteit van Amsterdam, alwaar hij een proefschrift voorbereid over katholieke verzuiling in Zuid-Nederland. Daarnaast publiceerde hij in zowel artikel- als boekvorm over uiteenlopende facetten van de computer. Samen met Willem Melching schreef hij WordPerfect Makro en Toetsenbord dat onlangs verscheen in de reeks Basishandleiding.