Tijdschrift voor Taalbeheersing. Jaargang 14

[p. 177]

De beleidsschrijver in zijn taakomgeving.
De ‘task environment’ uit het model van Flower & Hayes onder de loep
D.M.L. Janssen en J. Schilperoord

Samenvatting

In dit artikel willen we aan de hand van een empirisch-kwalitatief onderzoek naar de schrijfprocessen van beleidsontwikkelaars proberen vast te stellen in hoeverre Flower & Hayes erin zijn geslaagd de taakomgevingscomponent in hun model adequaat uit te werken en de invloed ervan op het tekstproduktieproces vast te stellen. De belangrijkste conclusie luidt dat Flower & Hayes er voorshands niet in zijn geslaagd de pijlen tussen de ‘taakomgeving’ en de ‘schrijfprocessen’ een concrete invulling te geven en dat de ‘taakomgeving’ voor concrete schrijftaken, zoals het schrijven van beleidsnota's bij de rijksoverheid, onvoldoende is gespecificeerd.

1 Inleiding

In ons onderzoek naar schrijfprocessen of (in algemenere zin) processen van tekst- produktie hebben we ons de laatste jaren vooral beziggehouden met de invloed van (elementen uit de) de taakomgeving op het schrijfproces (zie Janssen & Schilperoord 1988, 1991). Het ligt dan ook voor de hand dat wij in onze bijdrage aan dit themanummer het werk van Flower & Hayes proberen te evalueren door juist die taakomgevings- component uit hun model tegen het licht te houden. We willen aan de hand van empirisch onderzoek nagaan in hoeverre Flower & Hayes erin geslaagd zijn de invloed vast te stellen van omgevingsvariabelen op het tekstproduktieproces. In dit artikel zullen we aandacht besteden aan bepaalde taakconstituerende variabelen en hun invloed op het schrijfproces. Meer specifiek zullen we aan de hand van een analyse van de schrijftaak van beleids-ambtenaren bij de rijksoverheid laten zien hoe omgevingsvariabelen hun schrijfprocessen sturen.¹

Dit artikel kent de volgende opbouw. In paragraaf 2 geven wij een beschrijving van de ‘taakomgeving’ uit het model. In paragraaf 3 geven wij een korte samenvatting van het onderzoek naar beleidsschrijfprocessen dat in de afgelopen 5 jaar in Utrecht is uitgevoerd. In de afsluitende paragraaf 4 gaan we na welke consequenties de onderzoeksresultaten hebben voor de theorie van Flower & Hayes.

1 We zullen hier slechts kort ingaan op de functie van de ‘text produced so far’ uit het model van Flower & Hayes. In een volgende bijdrage zullen we dat uitgebreider doen.

2 De taakomgeving in het model van Flower & Hayes

De taakomgeving omvat alles buiten de huid van de schrijver wat zijn taakuitvoering kan beïnvloeden. Zij valt uiteen in twee componenten ‘the rethorical problem’ en de ‘text produced so far’. Het schrijfproces wordt in eerste instantie gevoed door het probleem waarvoor de schrijver is gesteld. In de meest simpele vorm zou dat bijvoorbeeld een opdracht kunnen zijn om een opstel te schrijven over een bepaald onderwerp, met een bepaald doel, voor een bepaald publiek.

Een goede schrijver kan volgens Flower & Hayes overweg met alle eisen die de

[p. 178]

retorische situatie stelt. Hij weet een adequate voorstelling te maken van het probleem dat moet worden opgelost en hij past zijn schrijfproces daaraan aan. Minder goede schrijvers neigen ertoe de eisen te reduceren tot bijvoorbeeld ‘schrijf opnieuw een opstel voor de docent Nederlands’ (1981, p. 369).

Het retorisch probleem valt weer in twee delen uiteen: 1. de retorische situatie; 2. de doelen van de schrijver.

De retorische situatie waarin schrijvers worden geplaatst, biedt informatie over de opdracht en het publiek. Op basis hiervan formuleert de schrijver de na te streven doelen. De schrijversdoelen kunnen betrekking hebben op: de lezer (‘I will change their notion of English teachers’), toonzetting (‘I'll look like an idiot if I say ...’), betekenis (‘So if I compare those two attitudes’) en de formele tekst (‘First we'll want an introduction’). In de woorden van Flower & Hayes:

‘Taken as a whole, the rhetorical problem breaks into two major units. The first is the rhetorical situation. This situation, which is the writer's given, includes audience and assignment. The second unit is the set of goals the writer himself creates. The four dominant kinds of goals we observed involved affecting the reader, creating a persona or voice, building a meaning and producing formal text’ (1980, p. 24-25).

Het retorische probleem is in deze omschrijving dus niet objectief aanwezig in de werkelijkheid, maar het wordt subjectief gedefinieerd door de schrijver zelf.² Newell &Simon (1972) spreken in dit verband over de ‘problem space’ die de probleem-oplosser vult met informatie. De adequaatheid van deze invulling bepaalt voor een aanzienlijk deel het handelingssucces.

Flower & Hayes (1980, p. 29) verklaren de verschillen tussen goede en slechte schrijvers dan ook als verschillen in vaardigheid tot probleemrepresentatie. Zij brengen dit verschil treffend onder woorden als zij opmerken dat: ‘good writers are simply solving a different problem than poor writers’ (Flower & Hayes 1980, p. 30).

Het tweede element uit de taakomgeving dat het denken en doen van de schrijver beïnvloedt, is de tot dusver geproduceerde tekst. Naarmate een schrijver meer tekst heeft geproduceerd, neemt zijn keuzevrijheid af.

‘Just as a title constraints the content of a paper and a topic sentence shapes the options of a paragraph, each word in the growing text determines and limits the choices of what can come next’ (Flower & Hayes 1981, p. 371).

Opvallend hierbij is wel dat goede schrijvers zich over het algemeen minder conformeren aan gemaakte keuzes dan slechte schrijvers. Goede schrijvers blijken in staat geschreven tekst weg te gooien op het moment dat deze niet meer lijkt te voldoen aan hun eisen, terwijl minder goede schrijvers vasthouden aan wat geschreven staat en zin voor zin verder componeren. Een te grote aandacht voor de tekst aan het begin van een schrijfproces kan ertoe leiden dat de schrijver de grote lijn uit het oog verliest en gepreoccupeerd raakt met lokale problemen als spelling, grammatica en interpunctie, aldus Flower & Hayes.

Eigenlijk komen Flower & Hayes op basis van jaren onderzoek niet veel verder dan de stelling dat de schrijver informatie ontleent aan zijn opdracht en aan de (concept)tekst en dat hij die informatie gebruikt bij het plannen, formuleren en reviseren. Over de exacte invloed van de taakomgeving blijven Flower & Hayes erg vaag. De pijlen tussen de ‘task

2 Deze omschrijving is dan ook strijdig met de definitie van de taakomgeving als ‘everything outside the writers’ skin that influences the performance of the task’ (Hayes & Flower 1980, p. 12).

[p. 179]

environment’ en de ‘writing processes’ worden nergens in hun werk concreet ingevuld.

Wij menen dat een taakgericht onderzoeksperspectief (zie Janssen & Schilperoord 1988) niet alleen leidt tot een verdergaande identificatie van elementen in de taakomgeving van ‘writers on the job’, maar dat bovendien de invloed van die elementen op hun tekstproduktieproces nauwkeuriger kan worden beschreven. De aard en het verloop van schrijfprocessen kunnen hierin een primaire bron van verklaring vinden, zoals wij in dit artikel hopen te demonstreren. Ook hopen we duidelijk te maken dat het noodzakelijk is om het niveau van analyse beter af te stemmen op de aard van het onderzoeksobject. Onderzoek naar beleidsschrijven bijvoorbeeld vraagt in de eerste plaats om een ander analyseniveau dan alleen het cognitief-psychologische. Daarnaast zijn sommige schrijfdeeltaken (bijvoorbeeld de min of meer geautomatiseerde zoals formuleren) niet met technieken als hardop denken te onderzoeken. De invloed van de taakomgeving op het formuleren kan dan ook binnen het paradigma van Flower & Hayes nimmer worden vastgesteld. Kortom, zowel het onderzoek van Flower & Hayes als hun onderzoeksperspectief kent zo zijn beperkingen; beperkingen waarvan zij zich niet altijd even goed rekenschap geven.

3 Schrijven aan beleidsnota's

3.1 Inleiding

In deze paragraaf geven we een korte samenvatting van het onderzoek naar beleidsschrijven dat de afgelopen vijf jaar in Utrecht is uitgevoerd. Voor de uitgebreidere beschrijving verwijzen wij naar het proefschrift van Janssen (1991). Onze doelstelling voor dit moment is heel bescheiden: we willen aantonen dat men door een analyse van een specifieke schrijftaak (in dit geval het schrijven van een beleidsnota bij de rijksoverheid) relevante omgevingsvariabelen op het spoor kan komen en de invloed van die variabelen op de schrijfprocessen van schrijftaakuitvoerders kan vaststellen. Deze paragraaf is als volgt opgezet: in § 3.2 ontwikkelen wij een methodologisch model waarbinnen ons onderzoek naar beleidsschrijfprocessen kan worden beschreven. We maken daarbij een onderscheid tussen twee niveaus van analyse die in het onderzoek zijn onderscheiden: het sociale niveau en het cognitief-psychologische niveau. In § 3.3 geven we de uitkomsten van de analyse op sociaal niveau, in § 3.4 de uitkomsten van het onderzoek op cognitief-psychologisch niveau.

3.2 Een methodologisch model

Binnen het onderzoek naar schrijfprocessen van beleidsontwikkelaars zijn, zoals gezegd, twee niveaus van analyse gehanteerd: (1) het sociale niveau; (2) het cognitief-psycholo- gische niveau.

Over de ratio achter dit onderscheid kunnen we kort zijn. Onderzoek in de beleidswetenschappen laat zien dat beleid ontwikkelen om samenwerking vraagt tussen verschillende individuen en groeperingen. Beleidsnota's worden bij de rijksoverheid zelden door één persoon geschreven, maar in groepsverband. ‘Schrijven is in het geval van beleidsschrijven niet alleen een doel-rationeel proces van één actor, maar ook en vooral een langdurig, complex en dikwijls ongestructureerd sociaal proces waarin middelen bij doelen worden gezocht én doelen bij middelen en waarin de schrijver speurt naar argumenten waarmee hij de finale ketens op een overtuigende manier kan presenteren aan

[p. 180]

een heterogene doelgroep met actoren die allemaal hun individuele belangen in de nota gediend willen zien’ (Janssen 1991, p. 100). Om een goed inzicht in dit type schrijfprocessen te krijgen, moeten dan ook zowel sociale als cognitieve aspecten in ogenschouw worden genomen.

Uitgangspunt bij het onderzoek is weer dat de schrijfactiviteiten op het sociale niveau kaderstellend zijn voor de activiteiten op het cognitieve niveau en dat dus de cognitieve activiteiten, zoals men die kan waarnemen in bijvoorbeeld een hardop-denkprotocol, niet goed duidbaar zijn zonder een interpretatiemodel, waarin ook de sociale aspecten vertegenwoordigd zijn.

Wat voor gevolgen heeft dit alles nu voor de keuze van een onderzoeksmethode en meer in het algemeen voor de opzet van het onderzoek? De belangrijkste conclusie is wellicht dat het hardop-denkprotocol voor dit onderzoek slechts van beperkte waarde is. Deze methode is geschikt voor schrijfproces-onderzoek op het cognitief-psychologische niveau, maar niet voor onderzoek op het sociale niveau. (Hardop denkend vergaderen met een man of acht leek ons geen goed idee). Bovendien wordt duidelijk dat de studie naar het beleidsschrijfproces op het sociale niveau (1) vooraf diende te gaan aan onderzoek (2).

Het empirisch onderzoek kan op basis van deze overwegingen worden opgedeeld in twee fasen. De eerste fase is gericht op het beschrijven van het beleidsschrijfproces-in-brede-zin. Dit onderzoek moet een beeld geven van beleidsschrijven als een sociale, communicatieve activiteit. Dat wil zeggen: een beeld geven van de interactionele handelingsstructuren van de beleidsschrijver(s), de teksten die gedurende het schrijfproces worden voortgebracht en van de invloed die specifieke beleidsvariabelen hebben gehad op die handelingsstructuren en op de ontwikkeling van de beleidsnota.

In dit deel van het onderzoek zijn 13 casestudies uitgevoerd op basis van: (1) tekstinferentie; (2) retrospectief interviewen.

Tekstinferentie is een vorm van onderzoek, waarbij het (schrijf)proces wordt gere-construeerd met behulp van gegevens uit teksten (vgl. Tamor & Bond 1983). Zo brengt Hoppe in zijn dissertatie, onder andere, de ontwikkeling van de structuur van een beleid in kaart door de doelbomen uit opeenvolgende conceptbeleidsteksten naast elkaar te leggen (1983, p. 278).

De teksten voor de analyses zijn van verschillende aard. Het basisdocument is de definitieve beleidsnota; belangrijke tussenstadiumdocumenten zijn, onder andere, de eventuele opdracht en natuurlijk de conceptnota's. Deze teksten worden wel aangeduid als de beleidsprodukten. Daarnaast hebben we gebruik gemaakt van andersoortige teksten die Janssen (1991) procesbegeleidende teksten heeft genoemd. Te denken valt hierbij aan notulen van een vergadering, conferentieverslagen, verslagen van inspreekronden, brieven van betrokkenen, etc. Als het goed is, vind je in dit soort teksten de oorsprong voor (een deel van) de veranderingen in de beleidsprodukten. Beide soorten documenten vormen tezamen de basis voor de reconstructie. Eventuele lacunes in het kennisbestand zijn opgevuld door middel van retrospectieve interviews met betrokkenen.

De uitkomsten van het onderzoek op het sociale niveau vormden de basis voor voorname-lijk hardop-denkonderzoek naar de strategische, cognitief-psychologische aspecten van beleidsschrijven. In dit deel van het onderzoek is gebruik gemaakt van: (1) tekstanalyse/ inferentie; (2) hardop denken en protocol-analyse; (3) retrospectieve interviews. Voor dit deel van het onderzoek zijn 12 casestudies uitgevoerd, die overigens niet allemaal evengoed bruikbaar waren om verschillende redenen (zie hierover Janssen 1991, p. 325-327).

[p. 181]

3.3 Beleidsschrijven als sociaal proces

Wij kunnen hier en nu uiteraard geen compleet overzicht geven van de onderzoeksuitkom-sten, maar we beperken ons tot enkele voor het geschetste doel relevante uitkomsten. Wij willen laten zien dat het schrijven van beleidsnota's voor de rijksoverheid het beste gekarakteriseerd kan worden als een strategisch-interactief proces dat gericht is op het verkrijgen van consensus tussen betrokken actoren over de geschreven tekst.

Om te beginnen zullen we een indruk geven van de taakomgeving waarbinnen beleidsschrijvers opereren (zie figuur 1).

Figuur 1: Actoren en communicatielijnen (uit Janssen 1991, p. 283)

In deze figuur zien we de tamelijke complexe organisatie van beleidsschrijfprocessen; complex in vergelijking met veel andere schrijftaken. Het geeft een beeld van het krachtenveld waarin beleidsschrijvers opereren.

In de bestudeerde schrijfprocessen zijn verschillende actoren aanwijsbaar die allemaal een eigen (functionele) taak hebben. Centraal staat de actor die wij aanduiden als de projectgroep. Dit is de groep die de opdracht heeft gekregen of zichzelf de opdracht heeft gegeven om een beleidsnota te schrijven.

De soortnaam waarmee projectgroepen worden aangeduid, verschilt van case tot case. Soms spreekt men van ‘commissie’ of van ‘werkcommissie’ en soms van bijvoorbeeld een ‘werkgroep,’ ‘stuurgroep’ of ‘toetsgroep’. In alle gevallen echter is er sprake van een schrijversgroep die aan een nota werkt als een project. De taken zijn in grote lijnen steeds dezelfde, namelijk het vaststellen van de informatiebehoefte, (laten) verzamelen van informatie, beoordelen van informatie, (laten) selecteren en ordenen van informatie, coördineren van de taakuitvoering, vaststellen van tekstvoorstellen. De projectgroep wordt bij haar werk direct of indirect geholpen door drie andere actoren: deelprojectgroepen, penvoerders, een secretariaat. Om de gehele groep te ontlasten en de expertise optimaal te benutten, wordt de projectgroep opgedeeld in deelprojectgroepen die elk een deel van de schrijftaak op zich nemen. De deelprojectgroepen zijn samengesteld uit de leden van de centrale projectgroep, eventueel aangevuld met nieuwe leden. Wie welke taken krijgt toebedeeld, hangt primair af van expertise en formele verantwoordelijkheid.

Bij interdepartementale nota's ziet men taakverdelingen die corresponderen met de

[p. 182]

verantwoordelijkheden van de verschillende participerende ministeries. Bij het schrijven van de nota Maatschappelijke positie van meisjes en jonge vrouwen en het Concept beleidsplan emancipatie zijn bijvoorbeeld ambtenaren betrokken geweest van onder andere Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur, Onderwijs en Wetenschappen en Justitie. Ieder ministerie heeft uiteindelijk voor de nota een ‘eigen’ hoofdstuk geschreven. De inleidende en afsluitende hoofdstukken zijn gemaakt door ambtenaren van Sociale Zaken en Werkgelegenheid waar het emancipatiebeleid is ondergebracht. Dezelfde situatie doet zich voor binnen ministeries, waar bijvoorbeeld financiële en juridische afdelingen zich bemoeien met taakonderdelen die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

Bij de schrijfprocessen van de commissie-Klaasesz, de commissie-Roethof en bij de commissie-Dekker daarentegen is taakverdeling uitsluitend gebaseerd op de aanwezige expertise. De verschillende leden van de commissies nemen de verantwoordelijkheid voor die onderdelen op zich waar zij gezien hun functie of opleiding verstand van dienen te hebben.

De taken van de deelprojectgroepen worden vastgesteld door de centrale projectgroep. Zij geeft meestal mondeling maar soms ook Schriftelijk (deel)opdrachten tot bijvoorbeeld het beschrijven van de huidige situatie, het schetsen van beleidsopties en het formuleren en verantwoorden van criteria voor het afwegen van beleidsopties. De projectgroep formuleert met andere woorden de procesplannen die moeten resulteren in inhouds- of tekstvoorstellen. De deelprojectgroepen rapporteren in de cases hun bevindingen altijd Schriftelijk in de vorm van verslagen, onderzoeksrapporten of notities. De projectgroep beoordeelt de uitkomsten van de deelprojectgroepen en geeft zonodig nieuwe (revisie)opdrachten. Dit proces zet zich voort tot het moment dat de projectgroep tevreden is met de uitkomsten, of tot het moment dat er geen revisietijd meer over is. De projectgroep en de deelprojectgroepen staan in contact met andere betrokkenen: een secretariaat, onderzoeksinstellingen, adviesorganen, ministers en staatssecretarissen, ambtenaren en natuurlijk de Tweede Kamer.

Al deze actoren kunnen gezien worden als lezers van de nota-in-wording. Tegelijkertijd echter figureren zij als schrijvers in een schrijfproces: zij genereren en organiseren ideeën en evalueren de ‘text-produced-so-far’. De feitelijke tekstproduktie is in handen van de penvoerders. Zij zetten de gegenereerde ideeën op papier, en zij reviseren en herschrijven de tekstvoorstellen als dat nodig is.

Al deze actoren hebben zo hun eigen visie op de status quo en op het onderhavige beleidsprobleem. Zij hebben allemaal verschillende belangen en beleidsdoelstellingen en zij hebben allemaal (verschillende) middelen om hun invloed uit te oefenen op de groeiende tekst. In andere woorden: beleidsnota's komen tot stand in een complexe taakomgeving die gedomineerd wordt door een heterogene groep actoren.

Uit het voorafgaande volgt in de eerste plaats dat penvoerders voor een heterogeen publiek moeten schrijven. Bovendien blijkt dat zij participeren in een collaboratief schrijfproces.

De zaak wordt nog extra gecompliceerd door het feit dat de omgeving waarin beleidsschrijvers hun werk doen in hoge mate instabiel is. Beleidsschrijfprocessen voltrekken zich over een lange periode als men die vergelijkt met de meeste andere schrijfprocessen. Dat maakt dat de situatie waarin schrijvers zich bevinden als zij aan de schrijftaak beginnen, in belangrijke mate kan afwijken van de situatie waarin de schrijftaak wordt beëindigd.

Tussen de bestudeerde cases bevinden zich bijvoorbeeld enkele gevallen van schrijf-

[p. 183]

processen met tussentijdse kabinetswisselingen. Het is tijdens perioden met demissionaire kabinetten voor beleidsschrijvers erg moeilijk om schrijfactiviteiten voort te zetten. Zij kampen dan naar eigen zeggen met een gebrek aan ‘politieke sturing’. De haalbaarheid van de voorstellen is niet in te schatten, omdat de toekomstige signatuur van het kabinet, wensen van de minister en zetelverdeling in het parlement onbekend zijn.

Een ander voorbeeld komt uit het schrijfproces van het Plan voor het Kunstenbeleid 1988-1991. De eerste aanzet voor deze nota is gegeven in een zogenaamde beleidsbrief. Het schrijven van deze brief kenmerkt zich door een zestal schrijfrondes waarbij de brief alsmaar uitdijt. Een eerste aanzet van enkele pagina's wordt uitgewerkt tot een concept van 60 pagina's. Het zesde concept echter, is verkort tot 23 pagina's. De penvoerder spreekt zelf van een ‘uitgeklede versie’. Deze reductie is noodzakelijk geworden door twee incidenten waarbij de toenmalige minister van WVC, Brinkman, betrokken was: de voorgenomen sluiting van het Openlucht Museum in Arnhem en de weigering om de PC Hooftprijs uit te reiken aan Hugo Brandt Corstius. Na deze twee schandalen kon de minister zich in de ogen van de betrokken ambtenaren geen ‘misstappen’ meer veroorloven. De uitgebreide versie van de brief (met veel zelfkritiek) zou het de Tweede Kamer te gemakkelijk maken om de minister opnieuw aan te vallen. Om dat te voorkomen, kiest men voor een korte, zakelijke tekst waarin de minister niet het achterste van zijn tong laat zien.

Na deze schets van de taakomgeving van beleidsschrijvers, zullen we puntsgewijs laten zien welke invloed er van deze omgeving uitgaat op hun schrijfprocessen. Achtereenvolgens stellen we aan de orde: (1) gerichtheid op consensus; (2) informatie-overbelasting; (3) interdependentie tussen schrijvers; (4) iteratie en incrementaliteit; (5) strategisch karakter.

Gerichtheid op consensus

Tijdens het schrijfproces worden de verschillende visies van betrokken actoren met elkaar geconfronteerd in de hoop dat er consensus kan worden bereikt over de voorstellen. Die confrontaties hebben plaats in vergaderingen waarin de nota-in-wording wordt blootgesteld aan kritiek. Alle deelnemers krijgen daarbij de gelegenheid om inhoudelijke en tekstuele kanttekeningen te plaatsen die de penvoerder vervolgens verwerkt in een nieuw concept. Hij masseert zijn produkt zo dat iedereen een beetje zijn zin krijgt en er consensus ontstaat over het uiteindelijke tekstvoorstel, de beleidsnota. Door de voorstellen regelmatig voor te leggen aan de belanghebbenden (binnen en buiten de projectgroep) peilt hij de opinies. De uitkomsten worden gebruikt om de teksten bij te schaven.

Informatie-overbelasting

De problemen waarmee beleidsschrijvers worden geconfronteerd zijn complex. Beleids-schrijvers hebben in de eerste plaats de informatie die in de tekst verwerkt moet worden nog niet voorhanden. Daarvoor moeten zij eerst nog onderzoek verrichten of laten verrichten. Zo moeten zij bijvoorbeeld te weten komen wat precies het beleidsprobleem is dat opgelost, verminderd of voorkomen moet worden; wat de omvang van het probleem is; welke oorzaken ervoor zijn aan te wijzen; welke aspecten of belangen er aan het probleem vast zitten; welke oplossingen er mogelijk zijn; aan welke criteria de uiteindelijke oplossing dient te voldoen; hoe de criteria tegen elkaar afgewogen moeten worden; hoe de verschillende alternatieven scoren op de verschillende criteria, etc. In de tweede plaats moeten zij nog rekening houden met de verschillen in opvattingen die er ten aanzien

[p. 184]

van de genoemde vragen kunnen leven. De ene partij kan het probleem bijvoorbeeld heel anders percipiëren dan de andere. Met andere woorden, de schrijvers moeten niet alleen proberen de antwoorden op de vragen te genereren, zij moeten ook consensus over de antwoorden zien te bewerkstelligen en informatie over de verschillende standpunten inwinnen.

Moeilijk blijkt vooral de afwisseling tussen divergente en convergente fasen in het schrijfproces. Divergentie is noodzakelijk voor een brede oriëntatie op het probleem en om te voorkomen dat voortijdig keuzen worden gemaakt. Divergente fasen zijn fasen waarin bijvoorbeeld beleidsopties in kaart worden gebracht en gezocht wordt naar criteria waaraan de opties getoetst kunnen worden. Convergente fasen zijn fasen waarin keuzes worden gemaakt uit de opties en uit de criteria. Convergentie is noodzakelijk om de hoeveelheid informatie waarmee gewerkt moet worden, te reduceren. De kunst is nu om lang genoeg te divergeren en tijdig te convergeren. Slaagt men daar niet in dan wordt óf de hoeveelheid te verwerken informatie onhanteerbaar óf het probleem niet adequaat opgelost.

Overbelasting met informatie zal zich vooral voordoen bij schrijfprocessen die Janssen (1991) inhoudsgericht noemt. Daartegenover staan zogenaamde notagerichte schrijfprocessen. Schrijfprocessen zijn inhoudsgericht als het beleid dat in de nota wordt verwoord, tijdens het schrijfproces nog grotendeels moet worden ontwikkeld. Op het andere eind van de schaal staan notagerichte schrijfprocessen. Zo noemen wij de beleids- schrijfprocessen waarin men zich niet in eerste instantie op de inhoudsvinding richt, maar waarin geprobeerd wordt om reeds embryonaal ontwikkelde voorstellen uit te werken in een nota. Het accent ligt bij notagerichte schrijfprocessen van meet af aan bij notaproduktie. Het schrijfproces van de HOAK- nota (Hoger Onderwijs: Autonomie en kwaliteit) is bijvoorbeeld sterk notagericht geweest. Naarmate de schrijfprocessen meer inhoudsgericht zijn en de schrijvers dus niet alleen tekst moeten produceren maar ook nog beleid moeten ontwikkelen en verantwoorden, neemt het gevaar van overbelasting toe.

Interdependentie

In de onderzochte beleidsschrijfprocessen zijn altijd meerdere schrijvers actief. Pro-jectgroepen zijn hierdoor in staat om verschillende deeltaken parallel te laten uitvoeren. Dat wil zeggen dat verschillende schrijvers zich tegelijkertijd met een overeenkomstige schrijfdeeltaak kunnen bezighouden. Verschillende leden van de schrijfgroep schrijven bijvoorbeeld elk een apart hoofdstuk over een aspect van het beleid. Ook kan het zijn dat verschillende schrijvers tekstdelen produceren waarin zij elk hun belangen belichten. Deze mogelijkheid tot parallellie kan uiteraard ook tot problemen leiden, tot afstemmingsproblemen.

Schrijvers die aan afzonderlijke onderdelen van de nota werken zijn immers afhankelijk van elkaar. Er is sprake van (inter)dependentie. Informatie in het ene hoofdstuk moet sporen met informatie in het andere. In de cases ziet men hiervan verschillende voorbeelden. De werkcommissie-LPG discussieert in de eerste vergadering over de vraag in welke hoofdstukken welke them's aan de orde moeten komen. Waar komt de probleemstelling, waar formuleren we de doelen? Bij de eerste uitwerking van de verschillende hoofdstukken komen doublures aan het licht die een direct gevolg zijn van het feit dat het schrijfproces gedeeltelijk parallel verloopt. In de vergadering over de tekst wordt pas definitief besloten hoe de verdeling van thema's zal zijn. Daarnaast waren de schrijvers afhankelijk van de uitkomsten van de TNO-studies die lange tijd op zich hebben laten wachten. Het schrijfproces heeft hierdoor aanzienlijke vertraging opgelopen.

[p. 185]

Iteratie en incrementaliteit

Om de voordelen van parallelle tekstproduktie optimaal te kunnen benutten, moet het schrijfproces en dan met name de afstemming tussen de deeltaken gepland worden. Ideaal zou het zijn als de planning dusdanig was dat de produkten als puzzelstukken in elkaar zouden passen. De mogelijkheden om zo gedetailleerd en straf te plannen blijken in de praktijk niet aanwezig. Bij het uitwerken van de tekst- en procesplannen treden altijd weer complicaties op die een nieuwe planning noodzakelijk maken.

In alle cases noopt een bespreking van notities en concepten de schrijvers tot nieuwe voorstellen die weer besproken en gereviseerd worden. De schrijfprocessen krijgen hierdoor een iteratief karakter. Het schrijven vindt plaats in ronden van plannen, formuleren, bespreken, plannen, reviseren enzovoort. Iteratie is onvermijdelijk, omdat de gegenereerde informatie soms weer nieuwe vragen oproept waar weer een antwoord op moet worden gezocht. Dit laatste is veelvuldig het geval bij de commissie-Klaasesz. Zij heeft in eerste instantie een groot aantal betrokkenen schriftelijk om informatie gevraagd. De antwoorden op de vragen, die druppelgewijs binnenkomen, geven op hun beurt weer aanleiding tot het formuleren van nieuwe vragen die de commissie aan relevante actoren voorlegt.

Beleidsschrijfprocessen hebben niet alleen een iteratief, maar ook een incrementeel karakter. Daarmee bedoelen we dat er vooraf geen duidelijke conceptie van tekst bestaat, maar dat deze langzaam aan naar zijn definitieve vorm en inhoud toegroeit. De conceptnota of een voorbereidende conceptnotitie wordt voorgelegd aan de schrijversgroep die haar van commentaar voorziet. Het commentaar wordt verwerkt in een nieuw concept dat als het goed is al meer aan de gestelde eisen zal voldoen. De teksten krijgen stukje bij beetje vorm en inhoud. Het komt in de cases bijvoorbeeld niet voor dat een concept volledig naar de prullemand wordt verwezen. De schrijvers plaatsen bij onderdelen kanttekeningen en penvoerders herzien ook alleen die onderdelen. Nooit komt de penvoerder na een bespreking met een volledig nieuw en totaal afwijkend tekstvoorstel.

De betrokkenen commiterenzich gedurende het schrijfproces telkens aan grotere delen van de nota. Elk deel van de tekst is zo beschouwd relevant voor een of meer van de actoren. Iedere keer als een deel is aanvaard of wanneer er geen bezwaren tegen tekstvoorstellen worden geuit, is een deel van de nota voltooid.

Wij hebben nu aangegeven welke kenmerken de taakomgeving van beleidsschrijvers heeft en welke consequenties die hebben voor beleidsschrijfprocessen. Eén kenmerk hebben we wel aangekondigd maar nog niet behandeld: het strategische karakter. Dit kenmerk achten wij zo wezenlijk voor beleidsschrijven dat we er een aparte paragraaf aan wijden.

3.4 Strategisch schrijven aan beleidsnota's

In de vorige paragraaf hebben we laten zien dat beleidsnota's tot stand komen in een spanningsveld. Opinies van verschillende partijen die bij het schrijven van de nota betrokken zijn, moeten convergeren in een enkel communicatief produkt.

Welke betekenis hebben deze en andere karakteristieken van beleidsschrijven nu voor de individuele schrijver, de penvoerder, die werkt aan zijn individuele notabijdrage? In hoeverre worden de denkactiviteiten van beleidsschrijvers mede bepaald door de sociale context waarin zij hun taak uitvoeren? In paragraaf 3.2 hebben wij gesproken van een kaderstellende relatie tussen schrijfactiviteiten op het sociale niveau en schrijfactiviteiten

[p. 186]

op het cognitief-psychologische niveau. Maar wat houdt deze kaderstelling nu in concreto in?

Om in een schrijversgroep met belangentegenstellingen te kunnen functioneren, zullen penvoerders strategisch moeten kunnen schrijven. Onder strategisch schrijven verstaan we dan:

actorbewust plannen, formuleren of reviseren met als doel een bepaalde tekst of bepaalde tekstfragmenten aanvaard te krijgen bij of adequaat af te stemmen op relevante actoren, waarbij geprojecteerde handelingsalternatieven van de actoren vorm- en inhoudskeuze mede bepalen.

Penvoerders moeten hun tekst of delen daarvan als het ware op het lijf van de lezers kunnen schrijven. Strategisch schrijven vereist in de eerste plaats een vermogen om te anticiperen op lezersreacties. Een ervaren beleidsschrijver zal idealiter proberen zijn concepten zo vorm en inhoud te geven dat de kans op instemming van de betrokkenen is geoptimaliseerd wanneer hij zijn nota in conceptvorm aan hen voorlegt. Dat betekent dat hij zich vooraf een beeld moet kunnen vormen van het strategische veld waarin de (concept)nota terecht zal komen. Hij zal daarvoor kennis moeten hebben van de opinies van de relevante actoren. Hij moet bovendien over de vaardigheid beschikken om de verschillende opinies tegen elkaar af te wegen en waar mogelijk te harmoniseren in een tekstvoorstel. In de tweede plaats vereist strategisch schrijven het vermogen om adequaat om te gaan met en gebruik te maken van commentaar dat in vroegere schrijfronden op de concepten is geleverd. Dit commentaar dient de penvoerder in gedachten te hebben bij het reviseren. Bovendien zal hij over de vaardigheid moeten beschikken om niet in tekstuele termen gestelde kritiek te vertalen in gewenste tekstkenmerken. Immers, de beleidsschrijver heeft de taak om uiteindelijk met een nieuw tekstvoorstel te komen. Echter, ook als herschrijvende penvoerder zal hij over anticipatorische vermogens moeten beschikken. Hij moet immers kunnen taxeren welke gevolgen de revisies zullen hebben voor de receptie van de nota.

Op basis van de onderzoeksuitkomsten van de analyse op het sociale niveau lijkt het dus zeer aannemelijk dat beleidsschrijvers strategisch handelen. Anders is het niet mogelijk dat zij (in enig tijdsbestek) een nota voortbrengen waarin zo'n verscheidenheid aan actoren zich kan herkennen. Daarvoor moet de schrijver zijn produkt zo kunnen kneden dat feitelijk of schijnbaar in bevredigende mate aan de wensen van de betrokkenen wordt tegemoet gekomen zodat er consensus kan ontstaan over het uiteindelijke tekstvoorstel; en dat kan alleen als hij adequaat weet te anticiperen.

In dit tweede deel van het onderzoek is geprobeerd meer zicht te krijgen op juist de strategische aspecten van beleidsschrijven. De aandacht is hierbij gericht op de vraag óf beleidsschrijvers inderdaad - zoals verondersteld - anticiperen en reageren op lezersreacties en welke strategieën de beleidsschrijvers bewust inzetten om consensus te bewerkstelligen.³ Ook dit keer moeten we ons de nodige restricties opleggen bij de presentatie van de onderzoeksuitkomsten: we beperken ons tot enkele saillante momenten in het schrijfproces van één beleidsschrijver.

De schrijver heet in dit onderzoek: Boorman. Boorman werkt op een ministerie aan een nota over het te voeren informatiebeleid. Zijn beleidsdirectie werkt voor dit project samen met de afdeling die verantwoordelijk is voor de informatisering binnen het departement. De nota die Boorman (samen met een collega) schrijft, is een uitwerking van het onderdeel Informatiebeleid uit een regeringsnota die zijn directie heeft voortgebracht. Er is intussen al een conceptnotitie geschreven die in een vergadering met de ‘techneuten’ is besproken

3 In Janssen (1991, p. 308 e.v.) worden twee soorten schrijfstrategieën onderscheiden: proces-strategieën en produktstrategieën. Processtrategieën zijn gericht op het beheersen van het schrijfproces. Produktstrategieën zijn gericht op het verkrijgen van consensus.

[p. 187]

en van commentaar voorzien. Boorman heeft nu de taak om een nieuwe conceptversie te schrijven.

De geuite kritiek brengt hem in de situatie zoals we die eerder hebben beschreven. Boorman heeft zijn eigen belangen en doelen (en hij moet rekening houden met die van zijn baas), maar hij moet tegelijkertijd zijn referenten dienen. Dat vraagt om een strategische aanpak. Laten we daar eens naar gaan kijken. Of beter: laten we eerst eens kijken naar een tekstfragment dat Boorman voortbrengt.

‘In tegenstelling tot de lijn zoals die in het ontwerp (nota) is gekozen lijkt het niet doelmatig op dit moment reeds te besluiten het technisch beheer op afstand van de overheid te plaatsen.’

Dit lijkt op het eerste gezicht een vrij normale zin (voor een ambtelijk stuk). Hooguit een beetje vaag en wijdlopig. Maar vanuit een meer functioneel perspectief is het een strategisch meesterwerkje. We zullen uitleggen waarom.

Boorman wil eigenlijk het beheer van gegevens overdragen aan externen: ‘op afstand van de overheid plaatsen’ noemt hij dat. Hij weet ook dat zijn co-auteurs, de techneuten, grote weerstand hebben tegen dat voorstel om voor de hand liggende redenen: zij zouden waarschijnlijk hun baan kwijtraken. Hoe kan Boorman deze belangen verenigen. Opper-vlakkige lezing suggereert dat hij een concessie doet. Maar wat waren Boormans gedachten toen hij deze zin schreef?

nou het punt dat ik dus wil maken is dus dat ik eigenlijk de /uh/ informatietechnici /(1) uhm/ tevreden wil stellen door / in eerste instantie de het technische beheer hier te laten / dan kies ik namelijk een zodanige formulering /(1)/ dat de dreiging / zeg maar dat de dreiging richting hun /uh (1) uh/ de dreiging richting hun minder wordt / en bovendien bied ik hiermee de gelegenheid om afstand te nemen van (nota) / hoewel ik de tekst op gemaakt heb / maar daarmee creëer ik als het ware een coalitie /(1) uh/ met uh / met die mensen /

dus ik zet wat scherper aan in tegenstelling met (nota) / in tegenstelling tot de lijn zoals die in het ontwerp / ho een spatie / (nota) is gekozen /(1)/ lijkt het / dat is ingegeven / enige ruimte / daar staat aan in plaats van uit /(6)/ Dat moet uit zijn en niet aan / in tegenstelling tot de lijn zoals die in het ontwerp (nota) is gekozen /(2)/ /uhm (1)/ lijkt het niet doelmatig / dat is prachtig /uh/ dat is prachtig /uh uh/ ruim geformuleerd begrip wat een bepaalde code hier inhoudt /(1) uhm/ zoals je eigenlijk wil zeggen van /uh/ dat laten we maar niet meer doen /(2)/ misschien is het ook eigenlijk ook wel een rotwoord /(1)/ nou laat het even staan / daar kan ik misschien straks nog iets anders voor verzinnen /(3)/ lijkt het niet doelmatig op dit moment reeds te besluiten of het technisch beheer/(1)/technisch beheer/op afstand van de overheid te plaatsen/ja dus op dit moment omdat ik dit eruit wil houden om op een bepaald moment dat wel te doen / (1) /

In de eerste plaats zien we hier een beleidsschrijver die aan zijn ethos werkt. Hij distantieert zich van de ideeën in een eerdere nota (die hij zelf mede had geschreven) en waartegen de techneuten geageerd hadden. Om zichzelf geloofwaardiger te maken in de ogen van zijn lezers en medeschrijvers doet hij een concessie en benadrukt hij deze ommezwaai met de woorden ‘in tegenstelling tot...’.

In de tweede plaats stelt hij dat de eerdere voorstellen ‘niet doelmatig’ waren. Dit verzint hij ter plekke. Eigenlijk heeft hij geen enkel inhoudelijk argument tegen de eerdere

[p. 188]

plannen. Maar hij is ervan overtuigd dat een verwijzing naar de vermeende ondoelmatigheid voor de techneuten voldoende legitimerend zal werken. Immers, wie kan er nou vóór ondoelmatig beleid zijn?

Tenslotte creëert Boorman enige beleidsruimte met de tamelijk vage bepaling ‘op dit moment’. Het is duidelijk dat hij in de toekomst zijn doelen alsnog hoopt te kunnen verwezenlijken. Op dit moment neemt hij echter met iets minder genoegen.

We vervolgen met een fragment waarin Boorman argumenten zoekt voor een beslissing over de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het gegevensbeheer. De techneuten vinden dat die verantwoordelijkheid bij hun thuishoort. Maar Boorman heeft iets anders in gedachten: het gegevensbeheer blijft bij de overheid, de verantwoordelijkheid komt te liggen bij de externen. Hoe ‘verkoopt’ hij dit standpunt?

en wat ik dus nu /(1)/ doe is dus die keuze die we dus in eerder /uhm/ die we dus in een eerder hoofdstuk gemaakt hebben /(1)/ja /(???) ga ik dus proberen op een logische manier in samenhang te brengen met de keus die we / die ik wil dat we in dit hoofdstuk maken / dus ik zet dat een beetje /uh/ een beetje zwaar aan / deze logische consequentie van een eerdere keuze /(1)/ het begrip logisch (1) nee onderstrepen is overdreven / want dan ligt het er wel erg dik bovenop /(2)/ nou dat logisch is vooral natuurlijk ook om aan te kunnen haken op /uh (2) uh/ om het juiste gevoel te te te teweeg te brengen bij die mensen die in die werkgroep zitten / dat zijn voor een deel zijn het dus techneuten /(1)/ dus vandaar dat ik hier een sterk in termen van van van logica en onvermijdelijkheden spreek /(2)/ ja /(1)/

Opnieuw is het verhelderend om even uitsluitend te kijken naar het zinsdeel dat hier wordt geproduceerd.

‘Deze logische consequentie van een eerdere keuze...’

Uit het protocol blijkt dat Boorman zijn mede-schrijvers belangrijke informatie onthoudt over aspecten van de taalhandeling die hij uitvoert, wat op zichzelf zeer kenmerkend is voor strategisch handelen. Hij wil zijn lezer doen geloven dat hij uitsluitend informeert, terwijl hij feitelijk probeert te overtuigen. Dat kunnen we afleiden uit het commentaar bij het woord ‘logisch’.

/(2)/ nou dat logisch is vooral natuurlijk ook om aan te kunnen haken op /uh (2) uh/ om het juiste gevoel te te te teweeg te brengen bij die mensen die in die werkgroep zitten / dat zijn voor een deel zijn het dus techneuten /(1)/ dus vandaar dat ik hier een sterk in termen van van van logica en onvermijdelijkheden spreek /(2)/ja /(1)/

Boorman weet, met andere woorden, precies hoe hij zijn lezers (en mede-schrijvers) het beste wel en niet kan benaderen. Althans, hij wekt sterk de indruk dat hij zich zeer bewust is van de strategische keuzes die hij maakt. Bovendien mogen we aannemen dat hij op grond van zijn schrijfervaring wel een juiste taxatie kan maken van wat werkt en wat niet.

Boormans schrijfproces in het algemeen wordt gekenmerkt door (1) overzicht over de door hem geschreven delen van het concept, (2) inzicht in de wensen en belangen van de verschillende direct en indirect betrokken actoren en (3) de beschikking over een strategisch repertoire om de verschillende visies te verenigen in een nieuw concept.

Het overzicht manifesteert zich op verschillende momenten in het schrijfproces.

[p. 189]

Boorman laat merken precies te weten welke tekstfragmenten gewijzigd moeten worden nadat hij een nieuwe koers is ingeslagen. Ook weet hij op welke plaatsen hij tekst-verbanden dient te expliciteren om de tekst coherent te houden of minstens de schijn van coherentie en consistentie te geven (de ‘logische consequentie’).

Het strategische karakter van Boormans schrijfproces blijkt onder andere al uit het feit dat hij door het gehele protocol heen refereert aan de wensen van allerlei actoren die op de een of andere manier bij het schrijven van de nota of bij het beleid dat in de nota staat verwoord, zijn betrokken. De werkgroep echter is zonder twijfel Boormans primaire focus. De grotere beleidswijziging die hij voorstelt (het technisch beheer binnenshuis laten), vindt zijn oorsprong in Boormans taxatie van de haalbaarheid binnen deze groep. Boorman weet - na overleg - dat concessies noodzakelijk zijn om de informatietechnici zover te krijgen dat zij instemmen met de tekst. Hij weet bovendien dat die instemming een noodzakelijke voorwaarde is om het beleid bij de minister geaccepteerd te krijgen. De overige revisies zijn grotendeels een gevolg van de strategische keuzes. Preciezer gezegd: het zijn over het algemeen instrumentele uitwerkingen daarvan.

Tot Boormans repertoire behoren in elk geval de volgende consensus-generende strategieën (vgl. Janssen 1991, p. 312 en p. 348):

(1) Bijstellen van het geformuleerde beleidsvoorstel: dit doet Boorman op twee momenten in het protocol. Hij neemt daarbij niet alleen afstand van de voorstellen uit ‘zijn’ concept, maar ook van het beleid dat is vastgelegd in het ontwerp (nota). Zo'n concessie wordt zwaar aangezet. Dat gebeurt iedere keer vanuit de - plausibele - veronderstelling dat hierdoor zijn onderhandelingspositie sterker wordt.

(2) Het expliciteren van concessies is dan ook een te onderscheiden strategie die alleen maar ingezet kan worden in combinatie met ‘bijstellen van het beleidsvoorstel’.

(3) Beargumenteren: alle beleidswijzigingen die Boorman voorstelt, worden van argumenten voorzien. Dat zijn niet altijd de werkelijke argumenten (zoals: het gesprek op gang houden), maar ook argumenten die ter plekke worden verzonnen en die men wellicht het beste als pseudo-argumenten kan betitelen. Desalniettemin blijkt beargumenteren een noodzakelijke strategie wanneer een beleidsschrijver consensus over zijn tekst moet zien te bewerkstelligen. Er moet over nota's gediscussieerd kunnen worden.⁴ De redelijkheid van de argumenten doet althans in de ogen van Boorman kennelijk niet altijd ter zake.

(4) Vervagen: ook deze strategie treffen we in Boormans protocol aan. Een mooi voorbeeld hiervan is de passage waarin Boorman schrijft dat het niet doelmatig lijkt om op dit moment te besluiten of het gegevensbeheer op afstand van de overheid geplaatst kan worden, terwijl hij dan al weet dat dat wel te gebeuren staat. Boorman duidt de vervagingsstrategie zelf af en toe aan met ‘open formuleren.’

nou dan ga ik dit open formuleren / omdat het me inderdaad ook echt geen donder uitmaakt (1) welke van de twee er gekozen wordt /(1)/ hoewel ik een lichte voorkeur had voor een bestuurlijk overkoepelende laag en /(1)/ nee / dat is makkelijk dat is op dit moment niet haalbaar dus / dat ga ik /(1)/ dus dat ga ik zo open mogelijk formuleren / ik denk dat het het beste is dat maar gewoon expliciet te zeggen /(4)/ hier wordt geen keuze gemaakt / afhan-/ dus dan maak je het afhankelijk van hoe je de probleemdefiniëring ziet /(1)/ afhankelijk van /uhm/ van welke van de genoemde aspecten /(3) uh/ uit de probleemdef iniëring als het belangrijkste worden gezien /(5)/ja / als het belangrijkste worden gezien /(3)/

(5) Nevenschikken van standpunten: deze strategie gebruikt Boorman op het moment dat blijkt dat de wens van zijn directeur, het externe bureautje, niet te verenigen is met die van

4 Uit scriptie-onderzoek van Bosman (1990) blijkt dat alle negentien geïnterviewde beleids- ontwikkelaars ‘redelijk discussiëren’ als de voornaamste consensus-genererende strategie beschouwen.

[p. 190]

de werkgroep. Hij kan dan niet anders dan ‘het bureau’ als optie opnemen. Het voordeel hiervan is dat hij de optie daarmee op de agenda kan plaatsen, zoals blijkt uit het volgende protocolfragment:

ja / dus gisteren heb ik ervoor gekozen om de zaak af te zwakken naar een platform toe /(5)/ maar het probleem wat ik daarmee heb is dat /(3)/ dat ik daarmee /uh/ de doelstelling van mijn directeur niet kan realiseren / want die is namelijk gewoon geïnteresseerd in /(2)/ in dat professionele bureau en ik /uh/ heb gegeven de officiële probleemanalyse daarmee juist de meeste moeite mee om dat /(1)/ om dat erin te krijgen / alles wijst eigenlijk op dat er een platform moet komen en hij wil zo'n /(1)/ professioneel bureautje erbij hebben /(1)/ dus moeten we dingen met elkaar gaan verknopen /(1)/
(...)

d'r is / d'r is gedefinieerd waar de belangrijkste bestanden beheerd zullen moeten worden / en vervolgens moet je dus invullen van / hoe zit het met de verantwoordelijkheid ten aanzien van informatiebeleid /(1)/ nou d' er staat hier dat informatiebeleid moeten we overkoepelen /(1)/ dan hebben we nog een aantal taken van dat platform /(2)/ja /(3)/ en dan denk ik dat ik dit dat kleine professionele bureau / dat kan ik toch niet anders dan dat /(2) uhm/ en dan dat als een soort optie daarbij schrijven / dat spijt me dan voor ‘m /(1)/ dan moet ie dat ergens anders (???)/ anders dan krijg ik het hier niet voor elkaar /(1)/ dus dan zal ik dat als een optie opschrijven dan staat dat in ieder geval op de agenda/

(7) Uitbreiden van het commitment: Boorman maakt bij het schrijven gebruik van eerder aangegane commitments. Nieuwe tekstdelen worden op voorhand voor kritiek geïmmuniseerd door aan te tonen of te beargumenteren dat de toevoegingen een onvermijdelijk gevolg zijn van beslissingen die in een eerder stadium gezamenlijk zijn genomen. Oftewel Boorman betoogt dat de addities rechtstreekse en logische uitwerkingen zijn van tekstfragmenten waarover al overeenstemming is bereikt. Hij verwoordt dat in één geval als een ‘logische consequentie van een eerder gemaakte keuze.’ Goedkeuring voor het ene impliceert dan goedkeuring voor het andere. In het volgende protocolfragment zoekt Boorman aansluiting bij de aanvaarde probleemdefiniëring:

ja dat is ongeveer de /uh/ (2) de bedoeling is dus nu dat gewoon alles om /uh/ mijn gedachten / uh/ even /uh/ (1) waar ik dus ga beginnen is nou eens even goed kijken naar hoe ik uh dat opgeschreven heb met bij de probleemdefiniëring / en daar zie ik dat dat vrij neutraal heb opgeschreven / dat is niet onbelangrijk omdat /(1) uh/ de manier waarop die probleemdefiniëring in het stuk staat natuurlijk ook /uh/ bepalend is voor het uitschrijven / maar wat veel belangrijker is / is dat dit een stukje tekst is / wat inmiddels al door die werkgroep is vastgesteld / dus daar daar daar kan ik wellicht enige zekerheid aan ontlenen /(2)/

(8) Vermijden van conflictstof en gevoeligheden: deze produktstrategie wijkt op één aspect af van de andere produktstrategieën. Zij is namelijk niet zozeer gericht op het realiseren van consensus zoals de overige, maar op het vermijden van dissensus. Als voorbeeld geven we de volgende passage uit Boormans protocol:

en dat moet ik niet nog een keer omschrijven / want dan dan dan gooi ik zout in de wonden / dus dan doe ik een kille / een kille verwijzing naar paragraaf 6 punt 1 /

Boorman is zich er in dit fragment van bewust dat hij niet opnieuw leden van de werkgroep tegen de haren in moet gaan strijken. Conflictstof dient waar mogelijk vermeden te worden.

[p. 191]

5 Conclusies

De taakomgeving bestaat in het model van Flower & Hayes uit het ‘retorische probleem’ en de ‘tot dusver geschreven tekst’. De problemen waarmee de onderzochte beleidsschrijvers werden geconfronteerd, zijn echter slechts ten dele op te vatten als retorische problemen in de betekenis die Flower & Hayes daaraan hebben gegeven. Beleidsschrijvers hebben immers niet alleen de taak om een overtuigende tekst te schrijven, zij dienen bovenal een geconstateerd maatschappelijk probleem op te lossen, te voorkomen of te verminderen.

De schrijvers van Flower & Hayes hadden geen inhoudelijke problemen op te lossen. Zij schreven artikelen over onderwerpen waarvoor ze in principe de stof paraat hadden. Genereren was dan ook hoofdzakelijk een kwestie van informatie uit het lange-termijnge- heugen halen en de bruikbaarheid ervan toetsen aan criteria ontleend aan de interpretatie van het retorische probleem en van de geformuleerde doelen. De beleidsschrijvers in het onderzoek daarentegen moesten doorgaans eerst allerhande onderzoek doen, voordat zij zich aan het schrijven van een tekst konden zetten. Genereren hield hier onder meer in studies (laten) uitvoeren naar de oorzaken van het falen van het ‘oude’ beleid, deskundigen raadplegen, brainstormen over mogelijke oplossingen, onderzoek uitvoeren naar de effectiviteit van beleidsmaatregelen, ex-ante evaluatieonderzoek (laten) uitvoeren, toetsen van de politieke haalbaarheid van voorstellen, etc.

De taakomgeving werd daarbij gekenmerkt door de aanwezigheid van een heterogene verzameling actoren met verschillende taakopvattingen, die mede bepaalden hoe beide soorten problemen geïnterpreteerd dienden te worden en welke oplossingen er gegeven die interpretaties zouden moeten worden gekozen. Deze taakopvattingen moesten de penvoerders zien te vertalen in procesvoorstellen en vorm- en vooral inhoudseisen voor de nota en wel zodanig dat er consensus ontstond over het eindprodukt.

Uit het onderzoek is verder nog naar voren gekomen dat de schrijfprocessen (in brede zin) ook werden beïnvloed door de beleidshistorie, reeds geschreven beleidsnota's waarop het beleid moest worden afgestemd, lopende schrijfprocessen van andere nota's en maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. Deze laatste droegen er bovendien toe bij dat de taakomgeving van de beleidsschrijver in meer of mindere mate instabiel was. Ook hierbij echter is er geen sprake van een ‘directe’ invloed van de taakomgeving op het schrijfproces of op de tekst, zoals de pijlen in het model van Flower & Hayes suggereren. De informatie wordt altijd gemedieerd door de schrijversgroep of de penvoerders (zie ook Berkenkotter 1991).

Op al deze aspecten zou het model van Flower & Hayes aangepast moeten worden, wil het bruikbaar zijn om ook beleidsschrijfprocessen te kunnen beschrijven en verklaren. In concreto komt dat minimaal neer op een uitbreiding zoals Hayes (1992) zich dat voorstelt: behalve in een fysieke omgeving moeten schrijvers werken in een sociale omgeving. Daarnaast dient de taakomgeving plaats te bieden aan allerlei andere factoren die het beleidsschrijfproces kunnen beïnvloeden, zoals historische, culturele, maatschappelijke, politieke, etc. Ten slotte moet de taakomgeving niet langer als een ‘constante’ worden afgebeeld maar als een ‘variabele’. De uitwisseling van informatie tussen schrijfprocessen en taakomgeving vindt plaats door middel van een proces dat wij zouden willen aanduiden als ‘het opbouwen van representaties’. De schrijver of de schrijversgroep vormt zich een beeld van de eisen die de verschillende onderdelen van de taakomgeving stellen aan het schrijfproces én de uiteindelijke tekst. Deze representaties beïnvloeden het verdere proces van tekstproduktie. Zij kunnen eventueel hun neerslag vinden in schriftelijke tekst-

[p. 192]

plannen, notities, enz. (vgl. Hayes 1992). Het opbouwen van de representatie zouden wij het liefst als een onderdeel van de planning beschouwen (vgl. Flower & Hayes 1984).

De notie ‘text produced so far’ uit het model van Flower & Hayes krijgt daarmee eveneens een andere invulling. Flower & Hayes doelen met de ‘text produced so far’ uitsluitend op de verschillende versies of stadia van het eindprodukt van het schrijfproces. De tot dusver geschreven tekst stuurt en limiteert de keuzes die de schrijver nog kan maken. De onderzochte beleidsschrijfprocessen werden echter behalve door conceptnota's ook gestuurd door anderssoortige teksten. In de eerste plaats waren dat teksten die we plandocumenten zullen noemen. Daarmee doelen we op onder andere de inhoudsopgaven, procedurevoorstellen, tijdpaden en dergelijke die een belangrijke rol speelden bij de coördinatie van de schrijfdeelprocessen. In de tweede plaats waren dat allerlei verslagdocumenten. Te denken valt hierbij vooral aan notulen van vergaderingen, samenvattingen van overlegrondes, hoorzittingen en onderzoeksverslagen. Daarnaast werden er inhoudelijke notities geschreven met bijvoorbeeld een analyse van het beleidsprobleem, voorstellen voor criteria voor de oplossing van het probleem, ideeën voor het beleidsinstrumentarium dat moest worden ingezet en taxaties van de effecten en consequenties van de voorstellen.

De concepten, plandocumenten, verslagdocumenten en inhoudelijke notities vervulden essentiële functies in de schrijfprocessen. Ze bevatten de resultaten van deelprocessen die door de schriftelijke vastlegging in de schrijfgroep konden worden besproken en geëvalueerd, ze maakten het mogelijk de activiteiten van deelprojectgroepen op elkaar af te stemmen, ze markeerden fasen van besluitvorming waardoor er in principe voortgang in het proces kon blijven, ze maakten het mogelijk het schrijfproces te ‘monitoren’ en ze vervulden bovenal een commiterende functie. De conceptnota's werden bovendien voor externe doeleinden gebruikt, onder meer om steun voor het beleid te mobiliseren, de haalbaarheid van het beleid te toetsen en een politiek en maatschappelijk draagvlak voor de nota te creëren.

De uitkomsten van het onderzoek zijn, menen wij, om drie redenen van belang voor het schrijfprocesonderzoek. In de eerste plaats is hiermee gedemonstreerd dat er een aantoon-bare invloed van een element uit de taakomgeving uit kan gaan op het schrijfproces. Wij hebben gezien dat de aanwezigheid van een divers actorenveld strategisch schrijven noodzakelijk maakt en dat beleidsschrijvers taakspecifieke strategieën inzetten bij hun taakuitvoering. (Dit type strategieën (zoals beargumenteren, vervagen, nevenschikken van standpunten) vinden wij overigens bij Flower & Hayes niet terug. Zij moeten zich als het gevolg van hun weinig taakbewuste onderzoeksaanpak beperken tot vrij globale aanduidingen voor bepaalde typen schrijfhandelingen, zoals we die onder meer terugvinden in Flower's handboek (1981).) Flower & Hayes zijn er voorshands niet in geslaagd invloed van de ‘taakomgeving’ op ‘schrijfprocessen’ nader te duiden. Zoals gezegd: de pijlen blijven betrekkelijk inhoudsloos. Men zou er natuurlijk - zoals Hayes (1992) - ook voor kunnen kiezen om in toekomstige modellen deze pijlen gewoon weg te laten, maar een echte oplossing wordt daarmee niet geboden.

In de tweede plaats hebben we hiermee laten zien hoe sociale aspecten van het schrijven van beleidsnota's cognitieve aspecten kunnen beïnvloeden. Het vormt in die zin dus een aanzet tot een interactieve benadering in schrijfprocesonderzoek waar ook Flower (1989) voor pleit. Tenslotte blijkt dat de scheiding die Flower & Hayes in hun model voorstellen tussen het lange-termijngeheugen en de taakomgeving, moeilijk houdbaar is. Het is vooral de kennis van de elementen uit de taakomgeving (in dit geval van de actorenconstellatie) die van invloed is op het schrijfproces.

[p. 193]

Wij menen dat we op basis van dit onderzoek twee algemene conclusies kunnen rechtvaardigen. Ten eerste blijkt opnieuw dat analyses van (de uitvoering van) concrete schrijftaken een ander en vooral een genuanceerder beeld van ‘schrijven’ geven. De waarde van ‘het’ model van Flower & Hayes wordt daarmee gereduceerd tot een wel erg simpele voorstelling van ‘het’ schrijfproces. In de tweede plaats blijkt het mogelijk zo niet noodzakelijk om met behulp van taakanalyses gefundeerde keuzes te maken voor onderzoeksperspectieven of niveaus van analyse die - gegeven de aard van de schrijf - (deel)taak - het meeste inzicht in de taakuitvoering kunnen bieden. Pas dan wordt het mogelijk een model met inhoudsloze pijlen te vervangen door echte beschrijvende én verklarende modellen van schrijfprocessen.

Bibliografie

Berkenkotter, C. (1991). Paradigm Debates, Turf Wars, and the Conduct of Sociocognitive Inquiry in Composition. In: College Composition and Communication 42, 151-169.

Bosman, J. (1990). Een zakelijke discussie op basis van redelijke argumenten. Ongepubliceerde doctoraalscriptie Taalbeheersing, Rijksuniversiteit Utrecht.

Flower, L. (1981). Problem Solving Strategies for Writing. New York.

Flower, L. (1989). Cognition, Context and Theory Building. In: College Composition and Communication 40, 282-311.

Flower, L. & J.R. Hayes (1980). The Cognition of Discovery; Defining a Rhetorical Problem. In: College Composition and Communication 32, 21-32.

Flower, L. & J. Hayes (1981). A Cognitive Process Theory of Writing. In: College Composition and Communication 32, 365-387.

Flower, L. & J. Hayes (1984). Images, Plans and Prose; The Representation of Meaning in Writing. In: Written Communication 1, 120-160.

Hayes, J.R. (1992). Naar een nieuw model voor tekstproduktie; een voortgangsverslag. In: Tijdschrift voor Taalbeheersing 14.

Hayes, J. & L. Flower (1980). Identifying the Organization of Writing Processes. In: L. Gregg & E. Steinberg (eds.), Cognitive Processes in Writing. Hillsdale, New Jersey, p. 3-29.

Hoppe, R. (1983). Economische Zaken schrijft een nota; een onderzoek naar beleidsontwikkeling en besluitvorming bij non-incrementeel beleid. Amsterdam.

Janssen, D.M.L. (1991). Schrijven aan beleidsnota's; schrijfprocessen van beleidsambtenaren empirisch-kwalitatief onderzocht. Groningen.

[p. 194]

Janssen, D. & J. Schilperoord (1988). Schrijfprocessen en schrijftaken. In: Tijdschrift voor Taalbeheersing 10, 105-120.

Janssen, D. & J. Schilperoord (1991). Tekstplanning en tekstproduktie. In: Toegepast taalwetenschap in artikelen 40, 80-91.

Newell, A. & H.A. Simon (1972). Human Problem Solving. Hillsdale, New Jersey.

Tamor L. & J.T. Bond (1983). Text Analysis; Inferring Process from Product. In: P. Mosenthal, L. Tamor & S.A. Walmsley (eds.), Research on Writing; Principles and Methods. New York, p. 99-138.