Onze Taal. Jaargang 70

[p. 24]

‘Ik zal het kort houden...’
Tijdsoverschrijding bij voordrachten

Wim Blokzijl - sectie Technische Communicatie, Technische Universiteit Delft

Het beheersen van de zenuwen is voor veel redenaars nog niet eens het grootste probleem; veel meer moeite kost het ze om zich te houden aan de afgesproken spreektijd. En dat is jammer, want er is een duidelijke grens aan de opnamecapaciteit van toehoorders. Welke preventieve maatregelen kunt u nemen om ervoor te zorgen dat uw toespraak binnen de perken blijft?

In zijn in 1998 verschenen Autobiografie schrijft Marten Toonder:

De volgende dag had ik mijn lezing over Jung. Daar had ik tegen opgezien en daarom had ik heel wat papieren bij me - en in de gelukkige wetenschap dat ik maar tien minuten hoefde te praten, ging ik met Tera naar Utrecht. (...) Ik besteeg het podiumpje, en toen ik mijn papieren op de lessenaar legde, merkte ik dat ze door mijn lichtzinnigheid geheel door elkander waren geraakt. Dat sloeg me even uit het veld en mijn openingszin was niet vloeiend. Maar toen viel mijn blik op Tera die stralend op de voorste rij zat en me vol verwachting aankeek. Toen kwamen de woorden vanzelf. Ik praatte en praatte (...) maar toen drong het plots tot me door dat ik bezig was tegenover een gehoor van geleerden, en ik keek jachtig even op mijn horloge. Ik was een uur en vijf minuten aan het woord geweest, in plaats van tien minuten.

Toonder is niet de eerste redenaar die opmerkelijk soepel omspringt met de spreektijd die hem is toebedeeld. Tijdsoverschrijding bij het houden van een voordracht is een wijdverbreid en buitengewoon hardnekkig verschijnsel. Op wetenschappelijke congressen bijvoorbeeld krijgen sprekers meestal twintig minuten voor hun verhaal, maar ervaren congresgangers weten dat het vrij uitzonderlijk is wanneer een lezing inderdaad binnen deze tijd wordt afgerond. Zo bont als Toonder maken de meeste sprekers het ook weer niet, maar een uitloop van vijf à tien minuten is heel normaal en soms moeten voorzitters krachtig ingrijpen om te voorkomen dat het dagprogramma uit de hand loopt.

Tijdsmarge

Tekenend in dit verband is de uitkomst van een door de TU Delft gehouden enquête over mondeling presenteren in de beroepspraktijk, die vorig jaar bij bijna duizend ingenieurs werd afgenomen. Een van de vragen uit deze enquête was welke specifieke presentatietaken zij moeilijk vonden. De respondenten bleken redelijk veel moeite te hebben met het beheersen van de zenuwen, en met het vlot en duidelijk spreken, maar gemiddeld het moeilijkst vonden ze toch wel het afronden van hun voordracht binnen de beschikbare tijd.

Forse tijdsoverschrijdingen zijn overigens niet voorbehouden aan ervaren sprekers; ook veel beginners blijken er aanleg voor te hebben. Vorig jaar heb ik van in totaal honderd Delftse TU-studenten die een cursus mondeling presenteren volgden, bijgehouden in hoeverre ze zich hielden aan hun spreektijd. Deze merendeels onervaren sprekers kregen een tijdsmarge opgelegd waarbinnen ze hun voordrachten moesten afleveren. Alle voordrachten die buiten deze marge vielen, waren dus per definitie slecht getimed. Het resultaat: ruim de helft van de sprekers overschreed de marge. Voordrachten die te kort duurden, kwamen vrijwel niet voor.

Gemor

Toonder is een charismatische spreker en waarschijnlijk gunde zijn geleerde gehoor hem zijn lange uitloop van harte. Maar meestal kunnen toehoorders tijdsoverschrijding niet waarderen. Niet alleen omdat ze misschien nog andere verplichtingen hebben, maar ook omdat ze willen weten waar ze aan toe zijn. Als er een voordracht van twintig minuten wordt aangekondigd, dan stelt het publiek zich op deze tijdsduur in, waardoor er een zekere onrust in de zaal kan sluipen als de bijeenkomst uitloopt. Akkoord, de meeste luisteraars zijn geen scherpslijpers en een paar extra minuten worden de spreker meestal wel toegestaan. Als het dan ook maar bij die paar minuten blijft, en vaak is dat niet zo.

Een voorbeeld van hoe het niet moet, is de spreker die de resultaten van zijn onderzoek wilde presenteren, maar die zijn spreektijd vrijwel geheel opsoupeerde aan de gehanteerde methodologie. De resultaten kwamen pas aan bod toen de spreektijd eigenlijk al om was. Eén toehoorder liep mopperend weg. De rest bleef zitten, maar in de zaal weerklonk gemor, steeds duidelijker hoorbaar naarmate de spreker verderging met tijdrekken. Telkens weer liet deze een

[p. 25]

‘laatste punt’ volgen door nog een ‘allerlaatste punt’, maar dat had weinig zin: het publiek was niet meer in zijn punten geïnteresseerd.

Beperkte opnamecapaciteit

Waarom houden tijdsoverschrijders zich niet een beetje in? Ligt het misschien aan hun zelfingenomenheid - ‘naar mij luisteren ze toch wel’ - dat ze zich niet weten te beperken? Natuurlijk komt dat voor, zoals bij de Cubaanse leider Fidel Castro, wiens toespraken soms de lengte hadden van een werkdag. Vaak lijkt er echter iets anders aan de hand te zijn. Veel sprekers hebben het gevoel dat zij hun deskundigheid volledig moeten overdragen op een publiek dat anders immers minder van de zaak zou begrijpen. Met deze instelling kan er een ‘aspectenverhaal’ ontstaan: aan de orde komen onder meer het historische aspect, het culturele aspect, het politieke aspect en het economische aspect van het onderwerp, en zo blijft geen enkel aspect onbelicht.

De opnamecapaciteit van de toehoorders is echter beperkt. Wie zijn speech te lang maakt, giet water in een vol vat: alles wat hij erin schenkt, gutst er net zo hard weer uit. Ook in dit opzicht - los van een gehoor dat uit ergernis afhaakt - heeft het weinig zin om een publiek min of meer volledig over een onderwerp te informeren. Voordrachten zijn daar domweg niet voor bedoeld. Ze lenen zich er vooral voor om kort wat interessante, pakkende informatie over een onderwerp te geven.

Schrap in stappen

Wat betekent dit nu allemaal voor de praktijk? In ieder geval dat het timen van een toespraak veel aandacht verdient bij de voorbereiding. Laat u niet verrassen door een voorzitter die dringend tot afronden maant; neem liever zelf preventieve maatregelen tegen tijdsoverschrijding. In het volgende voorbeeld zal worden toegelicht hoe u uw toespraak beknopt kunt houden.

Stel, u werkt bij een toeristenorganisatie en u wilt een presentatie houden op een vakantiebeurs. Die presentatie moet beursgangers verlokken om hun vakantie in Schotland door te brengen. Uiteraard weet u veel van dit onderwerp af, en u hebt een inhoudsopgave gemaakt van de deelonderwerpen die eventueel aan de orde kunnen komen:

1	overzicht van de Schotse geschiedenis
2	het Schotse landschap: - Highlands - Lowlands - Islands
3	interessante wandelroutes
4	cultuur: - steden - bezienswaardigheden - Edinburgh Festival
5	verblijfsmogelijkheden in Schotland
6	reizen in Schotland: - openbaar vervoer - faciliteiten voor wandelaars

Het is duidelijk: een verhaal van een dag zou geen enkel probleem zijn. Die tijd hebt u echter niet; de organisatie gunt u slechts een halfuur. Hoe brengt u nu een voordracht van een dag terug tot een voordracht van een halfuur? Door informatie te schrappen natuurlijk, maar dat is niet zo makkelijk als het lijkt. De volgende tips kunnen behulpzaam zijn; hoewel niet in elke stap daadwerkelijk wordt geschrapt, dragen alle stappen bij aan een inperking van de totale lengte van de voordracht.

Stap 1: formuleer een doel

Bepaal, als u een voordracht moet voorbereiden, allereerst nauwkeurig wat u wilt bereiken in de tijd die u ter beschikking staat: formuleer een doel. Zo'n doel is een belangrijk houvast bij de verdere voorbereiding. Formuleer het dus zo helder en exact mogelijk. ‘Iets vertellen over Schotland’ is als doel van een lezing veel te vaag - het is eigenlijk helemaal geen doel, het is een onderwerp. En omdat alle informatie die ook maar zijdelings met dit land te maken heeft bij dat onderwerp past, zal het moeilijk worden om de presentatie beknopt te houden. Baken het onderwerp dus af, rekening houdend met de interesses die u bij uw gehoor verwacht. Het doel wordt dan bijvoorbeeld ‘het publiek warm maken voor de West Highland Way’, een meerdaagse wandelroute die ongeveer ligt tussen Glasgow en de hoogste berg van het Verenigd Koninkrijk, de Ben Nevis.

Stap 2: schrijf een eerste versie van de voordracht

Nu kan er een eerste versie van de voordracht worden geschreven. Selecteer hierbij, met het gekozen doel in het vizier, streng uit de beschikbare informatie. Dit kunt u vergelijken met het snoeien van een boom: u hebt van tevoren een vorm voor ogen, en alle takken die hier niet aan bijdragen, moeten eraf.

Illustratie: Hein de Kort

We willen het dus hebben over een wandelroute. Dat zou al de nekslag kunnen zijn voor het historisch overzicht, hoewel een klein deel daarvan misschien toch mag blijven - als de route over een voormalig slagveld zou lopen, bijvoorbeeld. Maar beperk u dan wel tot dat ene slagveld, en laat alle andere veldslagen in vrede rusten. Neem als vuistregel dat het punt-

[p. 26]

je ‘historisch overzicht’ vaak kan worden overgeslagen. Het verslindt tijd, gewoonlijk zonder bij te dragen aan het doel dat u voor ogen staat.

NRC Handelsblad, 31-7-2000

Castro houdt het voortaan kort
HAVANA, 31 JULI. De Cubaanse leider Fidel Castro heeft zijn opgeluchte volk gisteren beloofd nooit meer urenlange toespraken te houden. Zaterdag was hij voor een gehoor van 200.000 Cubanen binnen een half uur klaar. ‘Alles verandert’, zei Castro. ‘Lange speeches tijdens hete en oncomfortabele massabetogingen zijn niet langer nodig.’ Dat heeft te maken met ‘nieuwe en efficiënte mediamethoden’ die Castro denkt toe te passen. De afgelopen jaren werden de speeches van de nu 73-jarige leider al korter. In zijn hoogtijdagen was de norm zes tot zeven uur. Onlangs kondigde Castro in partijkrant Granma al aan: ‘Ik ben tot de conclusie gekomen, misschien wat laat, dat speeches kort moeten zijn.’ (Reuters)

Ook de beschrijving van het Schotse landschap is een kandidaat voor de snoeischaar. Natuurlijk beschrijft u het gebied waar de route doorheen loopt, maar de rest van Schotland is voor het doel dat u wilt bereiken niet van belang. Een andere tak, de culturele, kan in zijn geheel worden afgezaagd - cultuur speelt in dit deel van Schotland geen rol van betekenis. En de weetjes over reis en verblijf zijn alleen interessant voorzover ze op deze streek van toepassing zijn. Door op deze manier informatie weg te snijden, maakt u uw onderwerp hanteerbaar.

Stap 3: oefen de voordracht

De lengte van de voordracht kan nu worden gemeten door hem een keer te oefenen. Dit oefenen is meer dan alleen het oplezen van de tekst. Wie thuis, zittend op de bank zijn speech voorleest, bereidt zich slecht voor op de dag dat hij - staand, de blik gericht op de zaal - geacht wordt echt te presenteren. Dit verschil kan grote gevolgen hebben voor het tempo van een spreker, en dus voor diens timing. Ook het bedienen van audiovisuele middelen kan nog verrassend veel tijd kosten. Oefen daarom zo realistisch mogelijk: compleet met dia's, staande achter een dummy-spreekgestoelte. Beeld u, kortom, in dat u al voor publiek spreekt.

Stap 4: schrap relevante informatie

Als de eerste versie van de voordracht te lang is, kunt u verder snoeien. Dat betekent dat er nu informatie sneuvelt die wél rechtstreeks bij uw doel past. Het is niet anders, na een halfuur moet u het veld ruimen voor de volgende spreker. Wat moet er nu uit? De richtlijn hiervoor blijft het doel, dat dus moet worden aangescherpt. U ziet er bijvoorbeeld van af om een gedetailleerd overzicht te geven van de hele route; in plaats daarvan beperkt u zich tot enkele landschappelijke hoogtepunten. De reis- en verblijfweetjes wilt u handhaven. Een inhoudsopgave van de voordracht zou er nu als volgt uit kunnen zien:

1	interessante wandelgebieden: - twee bijzondere gebieden langs de West Highland Way - beklimming van de Ben Nevis
2	verblijfsmogelijkheden langs de route
3	faciliteiten voor wandelaars langs de route

De inhoud is nu op maat gesnoeid voor een voordracht van dertig minuten.

Stap 5: maak een noodplan

Geen enkele voorbereiding garandeert een vlekkeloze uitvoering. Er kan tijdens de voordracht altijd iets gebeuren waardoor uw timing in gevaar komt - een technisch probleem bijvoorbeeld, of misschien weidde u in uw enthousiasme iets te veel uit over de geneugten van de wandelsport. Anticipeer hierop met een noodplan. Dat werkt als volgt:

•	Plan na ongeveer driekwart van uw spreektijd een controlemoment, waarbij u kijkt of u inderdaad op het inhoudelijke punt bent aangeland dat u op dit tijdstip verwachtte.
•	Als blijkt dat u te weinig bent opgeschoten, zorg er dan voor dat er een onderdeel van uw voordracht klaarligt om te worden geschrapt. U kunt in geval van nood bijvoorbeeld een groot deel van de informatie over verblijfsmogelijkheden laten vallen, onder het motto ‘Wie werkelijk geïnteresseerd is geraakt in het gebied, zoekt dat zelf wel op.’
•	Als blijkt dat u al verder bent met uw verhaal dan u had verwacht, zorg er dan voor dat er extra inhoud kan worden ingevoegd. Snij liever geen nieuw onderwerp aan: begin dus niet met de beschrijving van een ander stuk van de route, want dat kost waarschijnlijk weer te veel tijd. Voeg liever iets toe aan de eerder gegeven beschrijvingen; vertel bijvoorbeeld over een whiskydistilleerderij die langs de besproken route staat.

Spaar het slot

‘Ik zie dat de volgende spreker al staat te dringen, dus hier zal ik het bij laten...’ Zo mag een voordracht niet eindigen. Het slot van een presentatie bepaalt voor een belangrijk deel de indruk die een presentator op het publiek achterlaat, dus waar u ook op beknibbelt: niet op de afsluiting. Reserveer tijd voor een overtuigende samenvatting van de belangrijkste punten van de voordracht. Zet u vervolgens nog één keer schrap voor een gepaste finale: niet ‘dat was het wel zo'n beetje’, maar bijvoorbeeld een rechtstreekse uitnodiging aan de zaal voor een tocht door het land van regen en mist. Speeches moeten niet alleen kort zijn, maar ook krachtig.