Onze Taal. Jaargang 34
(1965)– [tijdschrift] Onze Taal–
Auteursrechtelijk beschermd
[pagina 43]
| |
[Nummer 7/8] | |
ZakenbrievenGeruime tijd geleden kreeg ik een plaatsingsvoorschrift voor een haard onder ogen, waarvan de eerste twee alinea's luidden: ‘De pijp hoort goed in de schoorsteen (nisbus) te passen. In de meeste gevallen is dit 111 m.m., dus geen kleinere pijp met een pijpring, daar dit altijd lekt dus niet goed is. De pijp hoort evengoed aan de haard te passen, hierbij dient men er voor te zorgen, dat het tegentrek gat, wat op zij in de pijpmond van de haard zit, niet wordt afgesloten, gebruik ook geen elleboog, maar een roetzakpijp’. Wie deze regels kritisch bekijkt, kan er minstens zeventien taal-, spel- en interpunctiefouten uit halen.
Het is voor een neerlandicus die als taalpedagoog optreedt, moeilijk om, met zulk een plaatsingsvoorschrift in de hand, niet op te merken dat in het bedrijfsleven de taalbeheersing soms schromelijk te wensen overlaat. Zonder veel moeite zou hij trouwens zijn bewering met ander materiaal kunnen staven. Of hij hiermee echter meer bewijst dan dat er in het algemeen slecht geschreven wordt, is nog een vraag. Dat ook in de overige sectoren van de samenleving de taal allesbehalve feilloos gehanteerd wordt, bleek mij nog onlangs, toen ik een brief van een hoofd van de B.B. te lezen kreeg. Daarin trof ik bijvoorbeeld de volgende zinsnede aan: ‘Gezien, het voor Uw gezin verblijdende feit, opgegeven als reden, voor de door U, aangekondigde afwezigheid op 26-10-'64, zal voor deze maal worden geaccepteerd.’ Ook aan de met allerlei bijzinnen gevormde slotzin van die brief ontbrak het onderwerp. Het pleidooi voor hedendaags Nederlands dat ik wil houden, betreft echter niet dit soort herhaaldelijk te constateren vergrijpen tegen grammatica, spelling en interpunctie. Wie geen spel- en interpunctiefouten meer maakt, pleonasmen, tautologieën, contaminaties etc., uit zijn brieven weet te weren, schrijft op grond van deze kundigheid nog geenszins hedendaags Nederlands. Hij heeft slechts de basis gelegd voor een goed taalgebruik. Spelling en interpunctie behoren niet tot het wezen van de taal: het zijn te veranderen noteringssystemen. En wie een zin als: ‘In antwoord op Uw geacht schrijven d.d. 18 november j.l. spijt het ons, dat wij genoodzaakt zijn U te moeten meedelen dat het ons onmogelijk is de in voornoemde brief onder punt c vermelde voorwaarden te kunnen accepteren’ van taalfouten kan zuiveren door ze als volgt te wijzigen: ‘In antwoord op Uw geacht schrijven d.d. 18 november moeten wij U tot onze spijt meedelen dat wij de in voornoemde brief onder punt c vermelde voorwaarden niet kunnen accepteren’, schrijft nog lang niet een verantwoorde briefstijl, al mag er dan op deze laatste zin grammaticaal weinig aan te merken zijn. De taal is een communicatiemiddel: een elementair, maar ook een zeer ingewikkeld instrument om andere mensen te bereiken. Door woorden in zinnen te ordenen delen we iets mee, vragen we iemand iets. Lichte wijzigingen in woordkeus of zinsbouw geven aan de informatie een ander karakter, een andere nuance. Door ons taalgebruik maken we onszelf kenbaar, ervaart een ander ons. De taal kan leiden tot begrip, maar ook, verkeerd gebruikt, tot ernstige misverstanden. Ieder tactvol optreden is gebonden aan taalgebruik, veel tekortschieten in de communicatie moet geweten worden aan een manco in het onder woorden brengen van gedachten en gevoelens. Terecht beweren dan ook de hoogleraren Weller en Stuiveling dat het invoeren van moderne, op de praktijk gerichte taalstudie bij het onderwijs op ieder niveau een eis van de tijd is.Ga naar eind1). | |
[pagina 44]
| |
De taal is niet een leervak als aardrijkskunde en geschiedenis, maar een onderdeel van ons mens- en medemenszijn. Ruim een jaar geleden ontving ik van een Nederlandse n.v. de volgende brief. Alleen de namen van de firma's en het bedrag zijn veranderd. Mijne Heren. Door het ‘beleefd doch dringend’ zou men de indruk kunnen krijgen dat de briefsteller het vermoeden had, dat de betaling zonder deze duidelijke aandrang wel te wensen zou overlaten. De formulering suggereert dat men op het gebied van betaling bij mij een slechte ervaring had gehad. Het was echter de eerste brief die ik van deze n.v. ontving; en de reparatie, waarop de ingesloten nota betrekking had, was nog maar twee weken tevoren verricht. Ik zou me hebben kunnen afvragen: hoe is het mogelijk dat mensen die in een gesprek zo sympathiek lijken, opeens zo onprettig kunnen doen. Gezien de aangename gedachtenwisseling vóór de brief, lag het voor de hand dat hij (of zij) die deze brief had geschreven, uit voorraad had geput. Klakkeloos was een clichébrief getypt. Dat bewijst reeds het ‘Mijne Heren’, en dat blijkt nog meer uit ‘ingesloten doen wij U toekomen’, ‘wij verzoeken U beleefd’, ‘U bij voorbaat dankend’, ‘verblijven wij’ en het ‘als steeds gaarne tot Uw dienst’. Er is kennelijk geen ogenblik aan de mogelijkheid gedacht dat men met de ontvanger van de brief weleens verscheidene niet-vervelende contacten kon hebben gehad.
Tijdens het congres dat het genootschap Onze Taal op 22 oktober 1960 te Scheveningen hield, sprak dr. Joh. Scheurer, personeelschef van Van der Heem N.V., over ‘Het Taalgebruik in het Bedrijfsleven’. Hij merkte toen in lankmoedige bewoordingen op: ‘Wij stuiten, vooral in het schriftelijk hanteren van de taal in het bedrijf, op wat verouderd taalgebruik dat men heeft meegebracht bijv. uit de studie van de Nederlandse handelscorrespondentie’. ‘Nog altijd zit men’, zei hij, ‘in het begin met de moeilijkheid om de krampachtige stijl, die men geleerd heeft, weer aan te passen aan het vrije gebruik, het lossere gebruik, dat men in het bedrijfsleven meer op prijs stelt’.Ga naar eind2) En in januari 1962 oordeelde dr. J. Bartels, lid van de directie Nederland van de Unilever, in een lezing voor de Vereniging van Leraren in Levende Talen: ‘De gedachte, dat een brief onpersoonlijk moet zijn, is m.i. onjuist. De briefschrijver, die zich door zijn stijl en niet door de overigens toch meestal onleesbare handtekening van anderen onderscheidt, verdient daarvoor aanbeveling’.Ga naar eind3) Deze uitspraken van twee vooraanstaande bedrijfsfunctionarissen zijn misschien een stoot geweest in de richting van een wat modernere correspondentiestijl. De eerste stoot waren ze overigens niet. Al in 1941 wees J. Tersteeg, in zijn ‘De kunst van briefschrijven’, op het onjuiste van een aparte handelsstijl. En tien jaar later hielden A. Fallaux en A.J. van der Toorn, in hun ‘Doeltreffende Zakenbrieven’, een pleidooi voor meer persoonlijk gestelde handelscorrespondentie. En van K.F.H. Wolters heb ik de veertiende druk van zijn ‘Leerboek der moderne Nederlandse handelscorrespondentie’ (Den Haag, 1960) in mijn bezit, waarin ook gewezen wordt op de gewenstheid clichéformuleringen te vermijden (al getuigen de voorbeelden die Wolters geeft, lang niet altijd van een moderne briefopvatting.) Schrijven vereist kennis van taal, spelling en interpunctie, gevoel voor een verantwoord ordenen van de gegevens, maar het eist - wil er van werkelijk schrijven sprake zijn - met name stilistisch vermogen: het bewust of onbewust kiezen van de juiste woorden èn de juiste zinsconstructies. Dan pas ontstaat de verlangde communicatie. Brieven die beginnen met ‘ingesloten doen wij U toekomen’ (waarom altijd u met hoofdletter?), ‘refererend aan Uw schrijven d.d. 18 nov. j.l.’ (waarom die voorkeur voor d.d.?) en eindigen met ‘hopend op een gunstig antwoord Uwerzijds, verblijven wij inmiddels’ doden elk wezenlijk contact. Zij getuigen eerder van vrees voor contact.
Het is niet mogelijk binnen het bestek van een artikel alles uiteen te zetten wat ik graag in de correspondentie gewijzigd zag. Maar misschien kunnen de volgende vragen de richting aangeven. - Is het niet mogelijk allerlei veelvuldig gehanteerde aanvangsformules als ‘naar aanleiding van’, ‘in antwoord op’, ‘refererend aan’ voorgoed uit de correspondentie te weren? Welke brief men beantwoordt, blijkt immers uit de aanduiding ‘uw brief’, ‘uw schrijven’ of ‘uw kenteken’. Komt zo'n aanduiding op het briefpapier niet voor, dan is er nog altijd de mogelijkheid te verwijzen in een bijzin. ‘Refererend aan Uw schrijven d.d. 18 nov. j.l. moeten wij U meedelen, dat wij met het door U in genoemde brief gedane voorstel niet akkoord kunnen gaan’ laat zich gemakkelijk veranderen in: ‘Helaas kunnen we op het voorstel dat U in uw brief van 18 november deed, niet ingaan’. Aanvangszinnen als ‘Uw schrijven d.d. 18 nov. j.l. hebben wij in goede orde ontvangen’ komen me als uit de tijd van de postkoets voor. Ik kan me niet voorstellen dat de briefschrijver een bij hem aanwezige twijfel aan het steeds goed functioneren van de PTT heeft willen uitdrukken. Bovendien: het is niet mogelijk te antwoorden op een brief die men niet ontvangen heeft. - Kan men niet veel formalisme uit een zakenbrief verwijderen door meer de bedrijvende dan de lijdende vorm te gebruiken en concreter te schrijven? Waarom een zin als: ‘Over het een en ander zal nog nader overleg gepleegd worden’, wanneer men evengoed zou | |
[pagina 45]
| |
kunnen meedelen: ‘De heer Janssen zal woensdagmorgen met u de betalings- en leveringsvoorwaarden bespreken’. Vaagheid vindt meestal haar oorzaak in zinloze gewichtigdoenerij. - Kunnen werkwoorden als ‘doen toekomen’ en ‘verzoeken’, en constructies als ‘ingesloten zenden wij u’ en ‘u gelieve inliggend aan te treffen’ niet uit de actieve woordvoorraad van briefschrijvers verdwijnen? ‘Verzoeken’ heeft de betekenis van ‘verplichten’, en ‘ik zou u willen verzoeken’ klinkt niet veel aangenamer. En: is het niet mogelijk veel meer ‘deze’ dan ‘bovengenoemde’ te gebruiken? Zou het ook niet wenselijk zijn, dat men eens heel gewoon schreef ‘daarom vinden wij’, ‘aangezien’ en ‘proberen’ in plaats van het steeds te lezen ‘om genoemde reden zijn wij van mening’, ‘gezien het feit dat’ en ‘pogingen in het werk stellen’? - Kunnen nietszeggende, klakkeloos neergeschreven slotformules niet zonder bezwaar gemist worden? Ik denk met name aan zoiets als: ‘Hopende op een spoedig antwoord Uwerzijds, verblijven wij inmiddels, hoogachtend’. Dat men graag spoedig antwoord heeft: wie heeft dat niet? En als men werkelijk snel antwoord moet hebben, waarom dan niet geschreven: ‘Mag ik erop rekenen dat u me vóór 15 november antwoordt? De 16e november heb ik namelijk over deze aangelegenheid een bespreking met mr. J. van Daal’. En hierbij kom ik op mijn laatste punt: - Waarom stelt men een vraag, een wens of een verzoek niet in de vragende vorm? Waarom niet liever geschreven: ‘Mag ik daarom verwachten dat u donderdagmiddag ook op deze bijeenkomst aanwezig bent?’ in plaats van ‘Ik verzoek u derhalve vriendelijk donderdagmiddag op deze bijeenkomst aanwezig te zijn’. Men boet niet aan gezag in als men - ook aan zijn ondergeschikten - iets vraagt. De vragende vorm neemt trouwens veel psychische weerstand weg.
Iets schrijvend onder woorden moeten brengen is geen eenvoudige en over het algemeen geen prettige taak. Veel verzoeken worden, als ze niet dringend zijn, ingetrokken als iemand zegt: ‘Och, laat me dat even schriftelijk weten, anders vergeet ik het waarschijnlijk’. De meeste mensen praten liever dan dat ze schrijven. Bij het mondelinge taalgebruik heeft men de beschikking over gelaatsuitdrukking, gebaren en stembuigingen. Het geschreven woord kan niet glimlachen. Allerlei nuances die iemand in een gesprek gemakkelijk aanbrengt, moeten bij het schrijven in de taal zelf, door zinsconstructies en meer doordachte woordkeuze, aangebracht worden. Hier vooral geldt het adagium, bij velen door Willem Kloos - overigens niet de vader van deze gedachte - bekend: vorm en inhoud zijn één. ‘Wij zouden u willen verzoeken de firma X van deze beslissing op de hoogte te stellen’ heeft een andere gevoelswaarde dan ‘Wilt u deze beslissing aan de firma X meedelen?’ of ‘Mag ik erop rekenen dat u de firma X van deze beslissing op de hoogte stelt?’ Om de handelsbrief aan zijn doel te laten beantwoorden, om hem werkelijk een schriftelijk commercieel contact tussen schrijver en ontvanger te doen zijn, zal hij op de eerste plaats een persoonlijker karakter moeten krijgen. Degene die de brief leest, zal achter het geschreven woord een mens moeten ontmoeten, een mens die op zijn wijze zakelijke mededelingen doet of vragen stelt. In zo'n brief passen geen taalantiquiteiten, standaarduitdrukkingen, stereotype zinswendingen en stoffige aanvangs- en slotformules. Het zakelijk effect van een brief wordt groter naarmate men de ontvanger niet als een te verwaarlozen anonymus benadert. Vanzelfsprekend hebben familiaire of geforceerd vlotte toon met deze stijlvernieuwing niets van doen. Die getuigt weliswaar ook van persoonlijk karakter, maar dan in ongunstige zin.
Er is weleens beweerd dat vooral door de schrijfkramp de afgezaagde handelsstijl zo'n lang leven beschoren is gebleven. Erg aannemelijk klinkt mij die bewering niet. Veeleer lijken het me de sleur, het gebrek aan durf, de gehoudzucht en de onzekerheid te zijn waardoor de clichéstijl zich handhaaft. Het kost menigeen te veel inspanning af te wijken van het reeds talrijke decennia gangbare. Bovendien: bij de onpersoonlijke schrijftrant hoeft men minder op de verhoudingen te letten. Bij de ouderwetse correspondentiestijl, zegt men, riskeer je niets. De vraag is echter niet of je iets riskeert, maar of je iets wint. De belangrijkste factor die de zogenaamde handelsstijl doet blijven voortleven, lijkt me overigens het onderwijs te zijn. Ik kan niet aan de indruk ontkomen dat het middelbaar en het handelsonderwijs - hetzij door onzekerheid, hetzij door gebrek aan belangstelling voor moderne taalvaardigheid, hetzij door tijdgebrek - op het gebied van de werkelijke commerciële, hedendaagse correspondentiestijl grotendeels verstek laat gaan. Misschien zou er al een aanzienlijke verbetering optreden, indien verschillende leerboeken voor handelscorrespondentie uit de roulatie genomen werden. In een bulletin van de Chase Manhattan Bank treft men de volgende vraag aan: ‘Veronderstel eens dat uw lezer u op dit moment opbelde, zou u dan dezelfde woorden gebruiken die u zojuist in uw brief aan hem schreef?’Ga naar eind4)
De suggestie: schrijf precies zoals je spreekt, leent zich wel voor enige kritiek. Maar het advies, begrepen als: laat de geschreven taal niet teveel van de gesproken taal afwijken, kan moeilijk te weinig bijval vinden.
Dr. J.A. Kolkhuis Tanke.
(Red.) Het bovenstaande artikel is met toestemming van de schrijver overgenomen uit Kwartaalbericht nr. 27 (februari 1965), Ned. Opleidingsinstituut voor het Buitenland (N.O.I.B.) te Breukelen. |