Onze Taal. Jaargang 31

[p. 37]

[Nummer 8]

Zakelijke verslagen

Schrijven is in het algemeen geen populair tijdverdrijf. Zeker niet voor hen die gewend zijn meer met het potlood dan met de pen om te gaan. Velen gaat rekenen, grafieken opstellen, schema's ontwerpen en tekenen beter af dan schrijven. De ‘grondstof’ voor het schrijven, woorden en zinnen, is zo ‘onvast’: een woord heeft veelal meer dan één betekenis, een zin kan zus en zo uitgelegd worden - maar een lijn is een lijn en een cijfer een cijfer.

In de industrie moet veel geschreven worden. Nieuwe projecten komen pas tot stand via een reeks van zakelijke, technische verslagen. De theoreticus, de ontwerper, de bouwer en de verkoper moeten kunnen overreden, argumenteren en beschrijven; zij moeten hun ideeën ‘aan de man’ kunnen brengen. Nu komt het in de industrie, in de technische wetenschappen wel eens voor dat dit schrijven van zakelijke verslagen mislukt. Het verslag wordt ter zijde geschoven, het is onduidelijk, te lang, te kort, slecht leesbaar, onlogisch, kortom: de schrijver - zo zeggen de geprikkelde lezers - kan geen Nederlands schrijven. En dan volgen nog enige terloopse bittere opmerkingen als: hij heeft het zeker nooit goed geleerd, het onderwijs heeft daar ook nooit aandacht aan besteed, het Nederlands is trouwens een te taaie en omslachtige taal, het Engels is gemakkelijker.¹⁾

Wij willen hier op deze verwijten niet ingaan. Ieder verslag moet op zijn verdiensten beoordeeld worden en het lijkt ons wat onrechtvaardig, zo maar zonder kennis van zaken iemand de schuld te geven van een ‘mislukking’.

Natuurlijk zijn kennis van het onderwerp, logische denkwijze, enige verbale vaardigheid eerste vereisten voor succes in het schrijven van zakelijke verslagen. Lang niet elke mislukking (of wat daarvoor aangezien wordt) moet geweten worden aan het ontbreken van die vereisten. Het kan daarom zijn nut hebben eens te wijzen op enige andere kanten van de zaak.

1. De voorbereiding is slecht. Menigeen denkt dat schrijven wel ‘vanzelf’ gaat, dat de pen het werk wel doet als je eenmaal bezig bent, dat je inspiratie moet hebben en alleen maar inspiratie want ‘anders kun je er wel mee ophouden’. Nu steekt in deze gedachte zeker iets waars. De mens denkt met zijn taal; hij probeert zijn nog wat vage voorstellingen op papier in woorden te vangen; via allerlei probeersels komt door het denken en ‘knoeien’ met taal de formulering tot stand. En inderdaad, de rol van de ‘inspiratie’ mag men - zelfs bij de droogste verslagen - niet onderschatten. Al proberende krijgen we plotselinge invallen: we doorzien samenhangen, we merken waar uitgeweid en waar gesnoeid moet worden.

Gevaarlijk is het echter, het werk geheel aan de pen en de inspiratie over te laten. Een zakelijk stuk, hoe kort ook, dient uitermate goed voorbereid te zijn. De gegevens behoren op de schrijftafel te liggen, zo uitvoerig mogelijk; de indeling staat van te voren vast. Dan is de grootste moeilijkheid overwonnen: de schrijver weet precies waarover hij gaat schrijven. De volgorde is overwogen - misschien zelfs tot in alinea's toe. De stap van het aantekenpapiertje naar het klad is nu nog maar heel klein.

2. De schrijver begint te laat. Het excuus ‘geen tijd, geen tijd!’ is even banaal als het woord excuus zelf. Het zou de moeite van het aanvaarden waard zijn als de geen-tijd-hebber de enige ter wereld was die geen tijd had. Maar wie heeft wèl tijd? Schrijven vergt nu eenmaal veel tijd, voor de voorbereiding, de bezinning, de uitvoering, de correctie. Natuurlijk zijn er lieden te vinden die alleen onder heel hoge druk iets kunnen presteren: het verslag moet er 's ochtends om 8 uur zijn, de schrijver begint er dus de avond van te voren om

1) Merkwaardig is dat zovele industriële schrijvers ernstig menen dat het Engels soepel en het Nederlands log is; nog merkwaardiger is het dat zij menen beter in staat te zijn Engels te schrijven dan hun moerstaal.

[p. 38]

11 uur mee en hij werkt door tot het morgengloren. Verreweg de meesten hebben echter ruimschoots de tijd nodig - al zou het alleen maar zijn om tussen het werk door te kunnen rusten. Wie dit van zichzelf weet, moet er een gewoonte van maken, een dag eerder met schrijven te beginnen dan hij van plan was te doen.

3. De schrijver heeft te weinig of geen routine. Schrijven is in zekere zin ook een vak; men heeft ervaring nodig om te weten ‘wat kan’ en ‘wat niet kan’, ‘wat 't doet’ en ‘wat 't niet doet’. Onjuist is het als de werkgever van de jongeman die pas van school komt, eist dat hij het vak geheel verstaat. Iedereen heeft tijd nodig om zich ‘in te leven’ in een baan.

4. De werkplaats is slecht. De vuile, donkere, rokerige en lawaaiige fabrieken uit de 19e eeuw zijn verdwenen. Voor veiligheid en hygiëne wordt gezorgd; een legertje van inspecteurs controleert de condities waaronder de arbeider moet werken. Maar geldt die verbetering ook voor degenen die in de onderneming hun dikwijls zo ingewikkelde verslagen moeten schrijven? Zijn er genoeg kamers waar men - ongestoord! - kan schrijven? Kamers, voorzien van de nodige uitrusting, als woordenboeken, documentatiemateriaal enz.? Heus, het gaat niet om de groene kleur van de schrijfmachine (zo rustig voor de ogen) maar veeleer om een sfeer waarin de mens geestelijk kan werken. Nog maar al te dikwijls komt het voor dat de schrijver moet werken in een enorm vertrek waar mensen komen en gaan, telefoons om de haverklap rinkelen, schrijfmachines ratelen. Al brengen vriendelijke en mooie meisjes nog zoveel koffie rond met hun kantinekarretje, het schrijfwerk zal niet lukken.²⁾

5. De opdrachtgever is onredelijk.

a. Hij heeft een veel te vage opdracht gegeven; hij gelooft dat de schrijver (ook de jonge met zo weinig ervaring) het ‘wel zal snappen’. ‘Schrijf maar een stuk of wat bladzijden erover; zie dat je het over een dag of wat klaar hebt!’

b. Hij toont te weinig belangstelling. Meer dan eens gebeurt het dat een schrijver zijn zakelijk verslag bij de directie inlevert en het pas vele maanden of zelfs meer dan een jaar later terugkrijgt met het verzoek om het werk (meestal op onbelangrijke detailpunten) te corrigeren. Het is duidelijk dat men het dan op het laatst wel gelooft en voortaan het werk met de Franse slag maakt, totdat... er op een kwade keer een conflict komt.

c. Hij is een vitter. Vooral in de technische wetenschappen kan het lang duren, eer het moeizame en ingewikkelde werk van het onderzoek klaar is. De technische schrijver heeft uren en uren van afschuwelijk koeliewerk achter de rug eer hij een redelijk lopend, vlot leesbaar verhaal op papier heeft staan. Nog een paar avonden bijschaven en corrigeren en het werk kan weg. Wat een teleurstelling voor de schrijver als hij het werk na heel korte tijd terugkrijgt en moet merken dat de lezer alleen maar een vitter is! De gang van het betoog is wel begrepen - er was ook trouwens weinig op aan te merken - maar de stijl, het taalgebruik is op ergerlijke wijze bevit. Overal is de constructie van het type ‘gedaan worden’ met rood potlood veranderd in ‘worden gedaan’; een enkele tikfout die een d in plaats van een t opleverde, is met uitroeptekens aangedikt; een woord dat misschien wat ongebruikelijk is, maar toch zeker niet fout, is driftig doorgekrast. Onnodig te zeggen dat de schrijver na deze ervaring gauw de moed verliest: ‘als het Nederlands zó moeilijk is, kan ik er beter mee ophouden.’ Men kan nog aan meer oorzaken denken. Schrijven betekent nu eenmaal inspanning en we zijn allemaal van nature door-en-door-lui. Schrijven betekent geduld hebben tot er staat wat men wil zeggen, en we zijn allemaal ongeduldig. Schrijven betekent ook rekening houden met de lezer en we houden allemaal alleen rekening met ons zelf. Schrijven leert men nóóit als men sinds zijn middelbare schoolexamen zijn lectuur beperkt tot het weerbericht en de aanslag van de inkomstenbelasting. Hoe u er ook over denkt, sta nooit zo gauw klaar met het verwijt: het Nederlands is zo moeilijk en ze hebben het ons nooit goed bijgebracht.

2) Op 4 en 5 heeft de Londense docent B.C. Brookes de nadruk gelegd in een lezing voor de Presentation of Technical Information Group (1960).