Mededelingen van de Stichting Jacob Campo Weyerman. Jaargang 3

(1980)– [tijdschrift] Mededelingen van de Stichting Jacob Campo Weyerman– rechtenstatus

Reglement stichting Jacob Campo Weyerman

L De vergadering

Er zijn jaarlijks minimaal twee vergaderingen: één rond 14 januari, te noemen de grondvergadering: en één op 9 augustus, te noemen expeditievergadering.

Convocaties voor deze vergaderingen en eventueel andere, door het bestuur uit te schrijven vergaderingen, worden gezonden aan alle leden en vrienden (eventueel worden zij in de Mededelingen geplaatst).

De sekretaris zorgt er voor dat de convocaties met agenda minimaal twee weken vóór aanvang van de genoemde vergelderingen verzonden zijn.

Elke vergadering opent met lezing van een stuk proza uit het oeuvre van JCW, door een bestuurslid. Hierbij wordt de chronologisch volgorde in het werk van JCW in acht genomen. Van uitvoeriger dan exemplarische lezing zijn uitgesloten de historische werken in meer delen.

Op de grondvergadering komen aan de orde tenminste de volgende punten:

-	een verslag van de voorzitter over de aktiviteiten der Stichting in het verleden kalenderjaar;
-	een verslag door de sekretaris van ingekomen en uitgegane stukken;
-	een verslag door de penningmeester over het verleden boekjaar. Dit in kontroleerbare vorm gebracht financieel overzicht dient door een door de voorzitter aan te wijzen kascommissie goedgekeurd te worden;
-	observaties van bestuursleden verband houdende met JCW-problematiek, waarvan de voordracht niet meer dan zeven minuten per observatie in beslag mag nemen;
-	een JCW-lezing, door een door de voorzitter namens en in overleg met het bestuur tenminste een half jaar tevoren aangezochte persoon;

-	een bespreking van de mogelijkheden te komen tot nieuwe uitgaven van of over JCW;
-	in geval van overlijden van een der leden, het hem herdenken, mede lettend op hun verdiensten voor de Stichting;
-	suggesties uit de grondvergadering voor volgende JCW-lezingen;
-	vaststelling van de contributie.

Opgemerkt wordt, dat de vergadering tijdens de verkiezing van de nieuwe bestuursleden voorgezeten moet worden door een lid van de vergadering.

De expeditievergadering zal zoveel mogelijk, in topografisch/chronologische volgorde, gehouden worden in een plaats die gekenmerkt is door een verblijf van JCW aldaar.

II Bestuur, leden en vrienden

Met inachtneming van het bepaalde in de statuten wordt ten aanzien van het bestuur verder bepaald:

a.	het bestuur bestaat uit een voorzitter, sekretaris, penningmeester en sekretaris publiciteit;
b.	alle bestuursleden treden jaarlijks af;
c.	voorstellen door leden buiten het bestuur, of door vrienden, tot vervanging of benoeming van nieuwe bestuursleden kunnen alleen door het bestuur overgenomen worden, indien een meerderheid van tweederde van de ter vergadering aanwezige leden daar vóór is;
d.	van voorstellen als bedoeld in het reglement II, l, c dient de essentie vermeld te worden in de convocatie vóór de vergadering verzonden. De sekretaris is verplicht, indien hem het verzoek bereikt een voorstel als bedoeld in reglement II, l, c in de convocatie op te nemen, zulks te doen, mits het verzoek daartoe door tenminste vijf leden buiten het bestuur ondersteund wordt blijkens hun aan het verzoek toegevoegde handtekening.

Nieuwe leden en vrienden kunnen door het bestuur op voordracht van het bestuur dan wel op (eventueel schriftelijke) voordracht van een of meerdere leden of vrienden ter vergadering aangenomen worden.

Leden worden slechts zij die door publikaties of werkzaamheden blijk hebben gegeven van aktieve betrokkenheid bij de verduidelijking van het werk van JCW of bij het werk van de Stichting. Het bestuur kan, uitsluitend na voordracht uit haar eigen midden, hierop een uitzondering maken als het meent dat iemands aktieve betrokkenheid bij de studie van de zeventiende- of achttiende-eeuwse kultuur deze uitzondering rechtvaardigt.

Leden kunnen geroyeerd worden en aan vrienden hun bijdrage ontzegd indien daarvoor een eenvoudige meerderheid in het bestuur te vinden is.

III Publikaties

De Stichting wijst een funktionaris uit haar midden aan die de zorg draagt voor het aantrekken van subsidies, giften en andere financiën die JCW-uitgaven mogelijk maken, en die het editieproces van al of niet gesubsidieerde uitgaven begeleidt. Deze funktionaris, indien bezoldigd, kan eventueel uit andere inkomsten dan die van de Stichting bezoldigd worden.

In elke uitgave die (mede) door de Stichting mogelijk gemaakt is, wordt van dit feit in de uitgave melding gemaakt.

De sekretaris draagt zorg voor het publiceren van de Mededelingen van de Stichting Jacob Campo Weyerman.

Genoemde Mededelingen dienen per jaar minstens te bevatten:

-	een jaarverslag van de Stichting;
-	een voordracht van de (gast)spreker tijdens de grondvergadering;
-	notulen der vergaderingen;
-	verder kunnen opgenomen worden observaties van bestuursleden tijdens de grondvergadering, en andere, vrijwillige, bijdragen.

De Mededelingen worden alle leden en vrienden zonder kosten voor hen toegezonden. Zij worden ook, zo nodig buiten kosten, toegezonden aan alle KB's en UB's in het nederlands taalgebied, alsmede aan de BNTL. Herzendingen en extra exemplaren worden in rekening gebracht.

Het jaarverslag dient tenminste te bevatten:

-	een overzicht van de aktiviteiten van de Stichting;
-	een overzicht van recent verschenen JCW-literatuur;
-	een lijst van nieuwe leden en vrienden;
-	een verslag van de penningmeester;
-	een lijst van archiefaanwinst en.

IV Archief

Het archief van de Stichting wordt beheerd door een houder van het archief, die daartoe door de voorzitter van het bestuur aangewezen wordt.

Het archief van de Stichting bevat:

-	Weyermanniana in de meest direkte zin, d.i. zowel letterkundige als andere kunstzinnige produkten en bezittingen van Weyerman;
-	alle edities en oplagen van het werk van JCW;
-	werk van tijdgenoten verband houdende met JCW en/of zijn werk;
-	alle artikelen en studies met JCW of zijn werk verband houdend;
-	de archivalia van de Stichting. De sekretaris bezorgt daartoe jaarlijks de afgehandelde korrespondentie aan de houder van het archief;
-	een verwijzingssysteem naar Weyermanniana elders dan in het archief, en naar experts op gebieden van belang voor JCW-onderzoek.

Leden en vrienden sturen kopieën van unica naar de houder van het archief.

De houder van het archief is verplicht informatie te geven over de inhoud van het archief aan leden en vrienden van de Stichting.

De inhoud van het archief blijft te allen tijde eigendom van de Stichting.

V Andere hulpmiddelen

1.	Een penningboek, waarin de penningmeester op kontroleerbare wijze zijn inkomsten en uitgaven boekt.
2.	Een systeem op leden en vrienden, zich bevindende bij het penningboek, waarin vermeld datum van intrede en jaren waarin bijdrage geleverd is.
3.	Een notulenboek, waarin de sekretaris de verslagen van de vergaderingen der Stichting opneemt.
4.	Rubrieken in het notulenboek van ingekomen en uitgegane stukken, te verzorgen door de sekretaris.
5.	Een SJCWAA: een Stichting JCW Album Amicorum, verzorgd door de sekretaris publiciteit.

VI Financiën

1.	De jaarlijkse bijdrage van vrienden en leden wordt ieder jaar opnieuw ter grondvergadering vastgesteld.
2.	Leden en vrienden die tweemaal, in opeenvolgende jaren, niet hun jaarlijkse bijdrage voldoen, worden geroyeerd, c.q. wordt de vriendschap opgezegd.

Vorige Volgende