Faro. Tijdschrift over Cultureel Erfgoed. Jaargang 2

[p. 60]

digitalisering | Jeroen Walterus
NUMERIC: hoever staan we met digitalisering in Europa en in Vlaanderen?
→ Een statusverslag

Het NUMERIC-onderzoek¹ is een initiatief van de Europese Commissie DG Information Society and Media² en liep van mei 2007 tot mei 2009. Het onderzoek had tot doel een meetmethode te ontwikkelen om de voortgang en de kost van digitalisering in Europa op een eenvormige wijze te meten. Dat is nodig omdat instellingen betrouwbare indicatoren en instrumenten nodig hebben om het beleid rond digitalisering te ondersteunen en er beter de effecten van in te schatten. Ook voor de betrokken overheden (lidstaten, Europese Commissie) is het essentieel om over objectiveerbare gegevens te beschikken om de impact van het beleid te meten (ondersteuningsmaatregelen, subsidies voor digitalisering, e.d.). Momenteel is er in de meeste EU-lidstaten geen uniforme aanpak om de voortgang en de inspanningen rond digitalisering te meten. Ook in België of Vlaanderen ontbreekt zo'n meetinstrument. Een op Europees niveau ondersteund ‘framework’ zou hieraan tegemoet kunnen komen.

Het NUMERIC-onderzoek werd uitgevoerd via een schriftelijke survey (vragenlijst) bij instellingen in 26 EU-lidstaten. In totaal participeerden 788 instellingen aan de survey. Het gaat over archiefinstellingen, musea, bibliotheken (nationale, wetenschappelijke, openbare en hogeronderwijsbibliotheken), audiovisuele archieven, omroepen en andere types van culturele instellingen. De survey verzamelt gegevens voor de periode 2007-2008 over de omvang van het gedigitaliseerde materiaal, de middelen (de kosten) voor digitalisering, de gebruikte digitaliseringformaten en over de toegang tot de digitale materialen. Het begrip digitalisering wordt in dit onderzoek ingevuld als de conversie van analoge (fysieke) materialen naar digitale formaten. De van oorsprong digitale bronnen (born digital) werden in dit onderzoek niet behandeld. Dat zou te complex worden. Het onderzoek beperkt zich dus tot het in beeld brengen van de inspanningen voor de digitalisering van fysieke erfgoedcollecties.

De resultaten van het NUMERIC-onderzoek zijn gemengd: enerzijds heeft het onderzoek veel cijfermateriaal bovengespit, anderzijds bleek dat het meten van de status en voortgang van digitalisering geen sinecure is en niet in enkele eenvoudige cijferreeksen kan worden gevat. Bovendien beoogt de Europese Commissie op termijn de onderlinge vergelijkbaarheid van de resultaten tussen de EU-lidstaten. De vraag is in welke mate dit kan worden bereikt, want er zijn grote culturele, administratieve en organisatorische verschillen tussen de instellingen van de zevenentwintig EU-lidstaten. De onderzoekers realiseren zich ook dat de statistische gegevens openstaan voor interpretatie en meer vragen kunnen oproepen dan ze beantwoorden. Het onderzoek heeft dan ook geen definitieve meetmethode opgeleverd maar een raamwerk dat verder kan worden verfijnd (op Europees niveau of/en door de lidstaten), op basis van de opgedane onderzoekservaring.

1 NUMERIC Study Report, Study findings and proposals for sustaining the framework, Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA), United Kingdom, May 2009 (Study deliverable N^o 8) (www.numeric.ws)

2 Zie: Recommendation 1, on the digitisation and online accessibility of cultural material and digital preservation, 24 August 2006. (http://ec.europa.eu/dgs/information_society/index_en.htm)

NUMERIC in Vlaanderen

De implementatie in België gebeurde in samenwerking met de federale Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI) en het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS). In Vlaanderen werd het onderzoek opgevolgd door het Departement CJSM en door het Agentschap Kunsten en Erfgoed, in samenwerking met FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw. In september 2009 verscheen een rapport³ met de belangrijkste surveyresultaten van het NUME-

3 J. Walterus, NUMERIC: Statistieken over digitalisering van cultureel erfgoed in Europa. Verslag van de onderzoeksresultaten voor Vlaanderen, Brussel, FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, 2009. Te downloaden op: www.faronet.be (e-documenten)
(Gebaseerd op de resultaten van het EU-onderzoek: NUMERIC. Developing a statistical framework for measuring the progress made in the digitisation of cultural materials and content, 2009)

[p. 61]

→ Jmignault, www.flickr.com
(CC Attribution-Noncommercial-No Derivative)

[p. 62]

RIC-onderzoek voor Vlaanderen, opgemaakt door FARO op verzoek van de Vlaamse overheid. Ondanks de methodologische kanttekeningen die bij het onderzoek kunnen worden gemaakt, vonden we de resultaten relevant genoeg om ze te rapporteren. Voor het eerst hebben we een globaal zicht op de stand van de digitalisering van cultureel-erfgoedmateriaal in Vlaanderen. Tot op heden waren daarover immers weinig cijfers te vinden.

In Nederland: De digitale feiten

In Nederland heeft men een aangepast traject gelopen gebaseerd op de NUMERIC-methode: het onderzoek De Digitale Feiten (DDF).⁴ In DDF is ernaar gestreefd meer inzicht te verkrijgen in de productie en kosten van digitalisering binnen de erfgoedsector in Nederland. Het project is uitgevoerd in de periode januari tot en met december 2008 door Stichting DEN, in opdracht van het ministerie van OCW, directie Cultureel Erfgoed. In 2009 voert DEN een vervolgproject Meer Digitale Feiten uit, waarin onderzoek wordt gedaan naar kostenberekening van digitalisering, gebruiksstatistieken en naar born digital collecties. Waar mogelijk vergelijken we in de rapportage de Vlaamse resultaten met de Nederlandse.

4 (Meer) Digitale Feiten: http://den.nl/ictmonitor/onderzoek/digitalefeiten

De onderzoeksresultaten

De resultaten van de NUMERIC survey geven een globaal zicht op de status van de digitalisering van cultureel erfgoedmateriaal in Vlaanderen. Voor meer details over het onderzoek verwijzen we naar de NUMERIC-website. Alle gerapporteerde resultaten zijn gebaseerd op de door NUMERIC toegeleverde datasets voor Vlaanderen.

De respons

Van de 190 Vlaamse instellingen die geselecteerd werden, hebben er tweeënzeventig deelgenomen aan het onderzoek; dat is een responsgraad van 37,9%. Onder de 190 geselecteerde instellingen bevond zich een staal van 39 instellingen die volgens de NUMERIC-omschrijving als ‘relevante instellingen’ worden beschouwd: dit zijn instellingen waarvan verondersteld wordt dat de digitalisering van hun collecties significant zou bijdragen aan de toegang tot het cultureel erfgoed van het land/de regio. In de Vlaamse context zijn dat de grotere erfgoedinstellingen, zoals landelijk erkende musea en archiefinstellingen, en culturele of wetenschappelijke instellingen van landelijk belang (bv. grote universiteitsbibliotheken en stadsarchieven). Van de 39 ‘relevante instellingen’ hebben er 24 meegewerkt (61,5%). Voor Vlaanderen is het staal van 72 respondenten in principe voldoende om statistisch representatieve uitspraken te doen. De responsgraad per vraag is evenwel zeer wisselend. Daar staat tegenover dat een groot deel van de geselecteerde ‘relevante instellingen’ tot de respondentengroep behoort, meer bepaald musea en archiefinstellingen

Kirtas APT BookScan 1200
Bron: Ben Woosley,
commons.wikimedia.org
(CC Attribution ShareAlike 2.0)

van landelijk niveau in de cultureel-erfgoedsector. Het is vooral voor deze groep dat de resultaten representatief genoemd kunnen worden. Globaal zijn de resultaten eerder indicatief: ze zijn het resultaat van een eerste toepassing van de NUMERIC-meetmethode en survey in Vlaanderen.

Personeel en middelen voor digitalisering

Het aandeel personeelstijd dat voor digitaliseringactiviteiten vrijgemaakt wordt in het totale personeelsbestand van de instellingen ligt in Vlaanderen gemiddeld rond de 8%. Dat zou meer zijn dan het EU-gemiddelde (2,9%). Daar staat evenwel tegenover dat het gemiddeld aantal VTE's voor digitaliseringactiviteiten per instelling in de EU rond de 3,6 VTE draait, terwijl op basis van de Vlaamse cijfers dat slechts ca. 1,4 VTE zou zijn. In Nederland (onderzoek: De Digitale Feiten) zou dat 2,4 VTE per instelling zijn.

Vlaamse instellingen investeren gemiddeld ca. 3% van hun jaarlijks werkingsbudget in digitalisering, versus 1,1% in de EU. De gemiddelde omvang van het digitaliseringbudget per instelling voor de hele EU is ca. 89.000 euro, in Nederland ca. 56.600 euro en voor Vlaanderen is dat ca. 31.400 euro per instelling. Er bestaan grote verschillen tussen de instellingen met budgetten die variëren van 500 euro tot 600.000 euro. Gemiddeld komt 75% van de uitgaven voor digitalisering uit de eigen structurele middelen van de instellingen (68% voor de EU), 24% uit extra (project)subsidies (30% voor de EU). Er worden zo goed als geen privédonaties of andere niet-subsidiegebonden middelen voor digitalisering ontvangen. De kost van de digitalisering wordt in Europa dus quasi volledig met overheidsmiddelen gefinancierd. Er zijn nauwelijks Vlaamse instellingen die een financiële planning (kunnen) maken voor toekomstige digitaliseringactiviteiten. De meeste instellingen hebben voor digitalisering geen structurele voorziening in hun begroting.

Slechts de helft of minder van de respondenten heeft financiele gegevens verstrekt. Het gaat hier dus om schattingen, want veel instellingen zijn niet in staat om precieze cijfers te reproduceren, omdat de digitaliseringkosten niet als zodanig apart identificeerbaar zijn in begrotingen of jaarrekeningen. De NU-

[p. 63]

MERIC-vragenlijst omschrijft de aard van de ‘kost van digitaliseringactiviteiten’ niet in detail. Het is dus niet duidelijk hoe dit geïnterpreteerd is door de respondenten. Deze kost is immers een mix van diverse kosten, zoals personeelskosten, infrastructuurkosten (hardware, software) en allerlei logistieke kosten. Het NUMERIC-onderzoek heeft dus nog geen echt betrouwbare financiële gegevens over de kost van de digitalisering opgeleverd, maar geeft wel een indicatie van de grootteordes.

Status van de digitalisering

De huidige status van de voortgang van digitalisering (d.w.z. het aandeel van de materialen die reeds gedigitaliseerd zijn in verhouding tot de wenselijk te digitaliseren materialen) verschilt sterk tussen instellingen en sectoren: bij musea zou reeds een groot deel gedigitaliseerd zijn (42%), terwijl bij archiefinstellingen (9%) en bibliotheken (1%) het gros van het werk nog moet gebeuren. Deze resultaten sluiten grotendeels aan bij het beeld op Europees niveau: de musea staan verder dan de archiefinstellingen of bibliotheken, de audiovisuele archieven en omroepen bevinden zich daar ergens tussen. Dat verklaart zich ook door het verschil in de aard en de omvang van de materialen tussen de sectoren, zoals blijkt uit onderstaande paragraaf.

Als we de voortgang van de digitalisering naar type materiaal beschouwen, krijgen we het volgende beeld:

-	voor archivalische bestanden (2,6%) en tekstmaterialen (0,8%) (boeken, kranten, tijdschriften, oude drukken, handschriften, e.d.) is de achterstand groot. De enorme omvang van het te digitaliseren ‘papieren erfgoed’ heeft natuurlijk een impact op deze cijfers;
-	de digitalisering van (statische) beeldmaterialen (17,7%) (o.a. foto's, schilderijen, prenten, enz.) en objecten (18%) (o.a. kunstwerken en artefacten) staat globaal genomen in Vlaanderen verder, zelfs in vergelijking met het EU-gemiddelde. Het aantal te digitaliseren items is dan ook beter te overzien dan het aantal tekstmaterialen;
-	voor audiovisuele materialen (10,5%) (film, video, audio) zijn de Vlaamse cijfers vergelijkbaar met de EU-cijfers. We merken op dat de Vlaamse omroepen (de VRT) niet aan dit onderzoek hebben deelgenomen, terwijl er wel omroepen en AV-archieven van andere landen aan de Europese NUMERIC survey hebben geparticipeerd.

De meest gebruikte archiveringsformaten om analoge materialen om te zetten naar digitale hoge-resolutiemasterformaten zijn voor statisch beeld (of combinatie beeld en tekst) vooral TIFF en in mindere mate JPEG, en voor zuivere tekstmaterialen vooral PDF. Bijna alle respondenten kiezen voor het scannen van beelden en tekstdocumenten resoluties vanaf 300 dpi (dots per inch) tot maximaal 600 dpi.

In figuur 1 vergelijken we de status van digitalisering tussen Vlaanderen, Nederland en de EU, voor vier categorieën van materialen: tekstmaterialen, beeldmaterialen, objecten en audiovisuele materialen.

Figuur 1: aandeel reeds gedigitaliseerd (%) (Vlaanderen, Nederland, EU) Bron: NUMERIC - 6/3/2009
Bron: DEN, De Digitale Feiten, januari 2009

De cijfers zijn vooral indicatief voor de groep respondenten die meewerkten aan het onderzoek. Globaal kunnen de Vlaamse cijfers m.b.t. de status en voortgang van digitalisering voor bepaalde onderdelen de vergelijking met het EU-gemiddelde doorstaan, maar in vergelijking met Nederland is de achterstand van de digitalisering onbetwistbaar zeer groot. Vooral voor kwetsbare tekstmaterialen is de situatie ernstig, zoals bv. voor kranten, die dringend gedigitaliseerd zouden moeten worden. Ook voor audiovisueel materiaal is de nood hoog.⁵ De status van de digitalisering kan ook in beeld gebracht worden in nominale aantallen per type materiaal.

In figuur 2 vergelijken we de Vlaamse ‘digitale productie’ met de Nederlandse. Deze gegevens zeggen iets over de reële globale inspanningen die de voorbije jaren geleverd werden op het niveau van de massadigitalisering.

Figuur 2: aandeel reeds gedigitaliseerd (duizendtallen) (Vlaanderen en Nederland) Bron: NUMERIC - 6/3/2009
Bron: DEN, De Digitale Feiten, januari 2009

5 We verwijzen naar de resultaten van het IBBT-onderzoeksproject BOM-vl: www.bom-vl.be

[p. 64]

Als we de Vlaamse status van digitalisering vergelijken met Nederland (De Digitale Feiten), staan de Nederlandse instellingen duidelijk voorop in de digitalisering van hun collecties. De Nederlandse output aan gedigitaliseerd materiaal is, alle verhoudingen in acht genomen, hoger dan in Vlaanderen. Het mag gezegd dat een aantal grote nationale instellingen (Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, Rijksmusea, Instituut voor Beeld en Geluid, e.d.), die al jaren actief digitaliseren, aan het Nederlandse onderzoek hebben geparticipeerd, wat de cijfers positief beïnvloed heeft. Maar toch zijn deze resultaten indicatief voor de grote aandacht voor digitalisering in Nederland.

Toegang tot digitale collecties

Ongeveer de helft van de Vlaamse instellingen die aan het onderzoek deelnamen, beschikt nog niet over een via het internet toegankelijke onlinecatalogus met beschrijvingen of ‘metadata’ van analoge materialen. Dat geldt vooral voor kleinere (museale) instellingen. Slechts een heel beperkt aandeel van de onlinecatalogi maakt reeds een onderscheid tussen het analoge en het digitale materiaal dat in de catalogus wordt beschreven. Als we vergelijken met de cijfers voor de hele EU, dan blijkt dat ca. 65% van de EU-instellingen over een onlinecatalogus beschikt. De Vlaamse cijfers zitten een stuk onder dit EU-gemiddelde. Er is dus nog steeds een achterstand in Vlaanderen voor de online ontsluiting van de collecties.

Naast een catalogus met beschrijvingen kunnen instellingen ook overgaan tot het online aanbieden van digitaal materiaal aan het publiek via internet. Het zijn vooral bibliotheken en archiefinstellingen die hierin in Europa succesvol zijn en veel digitaal materiaal op het internet gooien. In Vlaanderen wordt ca. 27% van het digitaal beschikbaar materiaal online aangeboden. In Nederland is dat 42% en zijn de archiefinstellingen absolute koplopers in het online aanbieden van digitale documenten. Het globaal EU-gemiddelde draait rond de 20%, maar er bestaan grote verschillen tussen (types van) instellingen. Dit heeft volgens het NUMERIC-onderzoek ook veel te maken met de problematiek van de rechten op het materiaal (IPR). Zo worden audiovisuele archieven, omroepen en ook musea relatief gezien meer geconfronteerd met een groot aantal rechthebbenden op hun (analoog) materiaal. Daarom bieden musea dan ook globaal genomen meer digitaal materiaal offline aan, bv. op een tentoonstelling, dan online via internet. Ook AV-archieven schermen hun digitaal materiaal meer af: volgens de EU-cijfers is slechts 4% van het digitaal beschikbaar materiaal bij AV-archieven momenteel online te consulteren voor het publiek.

Belangrijk is het gehanteerde toegangsbeleid voor online digitale collecties. In Vlaanderen geeft meer dan de helft van de instellingen onbeperkt en gratis online toegang tot de digitale materialen (collecties, objecten, documenten, e.d.). Een vierde van de instellingen beperkt de toegang tot consultatie in huis, binnen de muren van het gebouw (on site). Slechts 11% hanteert een vorm van betalende service voor een deel of het geheel van de collecties. In figuur 3 vergelijken we de Vlaamse gegevens over het toegangsbeleid met de Nederlandse en de EU-situatie.

Figuur 3: toegang tot gedigitaliseerde materialen (%) (Vlaanderen, Nederland, EU) Bron: NUMERIC - 6/3/2009
Bron: DEN, De Digitale Feiten, januari 2009

In Nederland geeft 75% (waarvan 7% na registratie) van de instellingen gratis toegang tot de digitaal gereproduceerde collecties: bij archiefinstellingen ligt dit percentage het hoogst (84%), bij bibliotheken rond het gemiddelde en bij musea het laagst (54%). Globaal liggen deze cijfers een stuk hoger dan in Vlaanderen. Slechts 5% van de Nederlandse instellingen geeft toegang tegen betaling, maar een groot aantal (18%) hanteert een ‘andere’ toegangsvorm, meestal een combinatie van vrije en betalende diensten. (Er zijn geen cijfers voor Nederland m.b.t. de beperking tot on-sitetoegang.) Uit de cijfers voor de EU blijkt dat betalen voor toegang en gebruik van digitale materialen een weinig courante praktijk is in Europa. Vooral bibliotheken huldigen het vrije-toegangsprincipe, met als koplopers de openbare bibliotheken. Maar globaal geeft meer dan de helft van de instellingen in de EU onbeperkt en gratis toegang tot de digitale collecties, wat vergelijkbaar is met Vlaanderen. Een goede 20% van de EU-instellingen beperkt het gebruik tot on-site consultatie en minder dan 10% geeft toegang tegen betaling. Vooral kunstmusea (13%), archiefinstellingen (12%), omroepen en AV-archieven (11%) hanteren een betalende toegang tot het geheel of een deel van hun digitale materialen.

De toekomst van NUMERIC

De resultaten van het onderzoek worden momenteel op Europees niveau (o.a. door de Member States' Expert Group on Digitisation and Digital Preservation) geëvalueerd met het oog op het bepalen van verdere acties voor het Europees implemente-

[p. 65]

Reproductie van een Herautstrompet (Gruuthuse Museum) op www.lukasweb.be, een platform waar digitale reproducties van kunstwerken tegen betaling aangeboden worden.
© Lukas - Art in Flanders vzw

ren van NUMERIC als tool voor monitoring van digitalisering. Gezien de complexiteit van de problematiek van het meten van digitaliseringactiviteiten denkt men eraan om een meer beknopte survey te organiseren die focust op de essentie. ‘Simplicity is clearly of the essence’, zo stelt het team: de slaagkans van het framework ligt in een eenvoudige survey over het volume en de kost van de digitalisering in het voorbije jaar, vergezeld van een heldere checklist van activiteiten die onder digitalisering verstaan worden. NUMERIC stelt voor om op het Europese niveau een beperkte set van headline statistics uniform te blijven verzamelen, terwijl de EU-lidstaten die dat wensen naast deze kernstatistieken aanvullend statistische gegevens kunnen verzamelen. Om succes te garanderen, pleit het NUMERIC-team er verder voor dat op het Europese niveau een coördinator aangesteld wordt die het NUMERIC framework coördineert en ondersteunt, terwijl de ministeries hun verantwoordelijkheid nemen op nationaal vlak. Er zou een centrale dataverwerking moeten voorzien worden voor de EU-lidstaten die daarop een beroep wensen te doen.

Er is nog geen nieuwe datum bepaald voor de volgende NUMERIC survey. Gezien de wenselijke aanpassingen en bijsturingen is het af te wachten of de survey nog in 2010 zal worden herhaald. De EU-lidstaten zullen in welk scenario dan ook verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de survey, maar de gegevens moeten uniform en uitwisselbaar zijn tussen de EU-lidstaten, met het oog op onderlinge vergelijking. Het is immers van belang om via objectiveerbare methoden de voortgang en de kosten van diverse aspecten i.v.m. digitalisering in Vlaanderen en Europa zo goed mogelijk te blijven monitoren. Deze inspanning is lonend als ze kadert binnen een globaal digitaliseringsbeleid op het niveau van de EU, waarbinnen de digitale toegang tot cultureel erfgoed zich verder kan ontwikkelen.