Documentatieblad werkgroep Achttiende eeuw. Jaargang 1969

[p. 3]

III
Centraal register van familiearchieven

De redactie vroeg mij een overzicht te geven van bij het Centraal register van familiearchieven (CRF) bekende geschiedbronnen voor zover die van belang zijn voor de bestudering van de achttiende eeuw.

Het is echter niet mogelijk aan dit verzoek te voldoen. De gegevens zijn te talrijk en het materiaal is slechts ten dele chronologisch gerangschikt.

Niettemin meen ik goed te doen de lezers van dit blad iets mee te delen over werkterrein en - methode van het CRF. Dit stelt hun in staat te beoordelen welk gebruik van het Register te maken valt en met welke mededelingen zij hunnerzijds het Register kunnen verrijken.

De hieronder volgende beschrijving moge hun tot een gids dienen.

Werkterrein.

Het CRF verzamelt en verwerkt gegevens over niet publiekrechtelijke archieven, onverschillig of deze bij particulieren berusten dan wel ondergebracht zijn in openbare instellingen. Er is geen beperking in tijd of omvang; dat wil zeggen dat ook twintigste-eeuwse archivalia en ook kleinere verzamelingen (bijvoorbeeld brievencollecties) geregistreerd worden.

Uit het bovenstaande blijkt dat de naam: register van FAMILIEARCHIEVEN niet de hele lading dekt. Weliswaar is bij de opzet (in 1964) in de eerste plaats gedacht aan archieven van families en personen, maar al spoedig bleek het gewenst ook gegevens te verzamelen over andere niet publiekrechtelijke archieven. De laatste tijd noteer ik dus tevens verenigings- en bedrijfsarchieven bij het doornemen van aanwinstlijsten en inventarissen. Dat gaat in één moeite door en de aldus verkregen documentatie blijkt in de praktijk van waarde te zijn.

Aan een systematisch onderzoek van al dergelijke archieven in den lande valt voorlopig niet te denken; wel krijgen alle mededelingen die ik hierover incidenteel ontvang een plaats in het Register.

Wat de familiearchieven betreft: ik streef naar een overzicht over alle collecties, dus ook die bij particulieren. Op de speciale problemen hieraan verbonden zal ik straks ingaan.

[p. 4]

Het is de meesten uwer waarschijnlijk bekend dat ‘familiearchieven’ aan allerlei lotgevallen onderhevig kunnen zijn. Men kan fragmenten van één archief dan ook op de meest uiteenlopende plaatsen tegenkomen.

Dit is een van de motieven om elke verzameling, hoe klein ook, te noteren. Een andere reden is dat het belang van een collectie niet uitsluitend bepaald wordt door de omvang. Dat het voorts onjuist zou zijn om registratie van jongere archivalia achterwege te laten behoeft dunkt mij geen toelichting.

Eén beperking zou men zich nog kunnen denken: namelijk tot stukken ‘van belang voor de geschiedschrijving’. Het schijnt vanzelfsprekend dat men aan ‘onbolangrijke stukken’ voorbij kan gaan; toch is dit kriterium in de praktijk niet te hanteren. Het accent van de geschiedschrijving verandert voortdurend en waar een historicus zich over dertig jaar mee bezig zal houden is onvoorspelbaar. Bij het maken van indices op de inhoud van de archieven blijken subjectieve waardeoordelen overigens niet geheel te vermijden.

Het is in de eerste plaats de bedoeling een overzicht te verkrijgen van verblijfplaats en inhoud van alle familiearchieven die zich in Nederland bevinden, dus ook die welke betrekking hebben op andere landen. Daarnaast hopen wij gaandeweg meer informatie te verwerven over archieven in het buitenland welke van belang zijn voor ons land.

Met het NATIONAL REGISTER OF ARCHIVES in Londen, waar men sinds 1946 soortgelijk werk doet, hebben wij van het begin af contact gehad.

Het begrip ‘registratie van familiearchieven’ krijgt met dit alles een ruime interpretatie en het programma is ambitieus. Dat is dan ook alleen te verwezenlijken wanneer wij geen aanspraak trachten te maken op die nauwkeurigheid en volledigheid welke men kan eisen bij bronnenlijsten die voor een bepaald omschreven doel zijn samengesteld.

Als het grondmateriaal - de archieven - op gelijke ideale wijze was geinventariseerd zou men een systeem kunnen bedenken waarbij men slechts op een knop hoefde te drukken om er de juiste bronvermeldingen uit te laten rollen.

Nu dit niet het geval is en de archieven integendeel in de meest uiteenlopende toestanden van wanorde tot orde

[p. 5]

verkeren kunnen wij niet meer doen dan een wegwijzer maken die historici naar die doolhof van papieren zendt waar zij de meeste kans hebben iets van hun gading te vinden. Het verdere werk moeten zij zelf doen. Misschien is dat wel zo aantrekkelijk.

Het vergaren van de gegevens

Wij krijgen onze gegevens uit:	1. opgaven van de eigenaars
	2. inspectieverslagen na een bezoek ter plaatse
	3. Inventarissen, catalogi, aanwinstenlijsten.

Ad 1. De opgaven van de eigenaren zijn zeer summier. Zij bestaan uit een ingevuld enquèteformulier van het CRF. Dat bevat expres niet te veel vragen om de eigenaren niet ontmoedigd van invulling af te doen zien. Soms geeft men eigener beweging een nadere omschrijving maar in veel gevallen is dus een nader onderzoek wenselijk. Hiermee houd ik mij geregeld bezig.

Ad 2. Het bezoek ter plaatse. In de praktijk gaat dit zo dat ik een afspraak tracht te maken met de bezitter van een archief dat mij de moeite waard lijkt. Niet iedereen voelt daarvoor; soms wil men wel iemand toelaten die met een precies omschreven doel komt en schrikt men terug voor een algemene inspectie. Wanneer ik eenmaal ben toegelaten kan ik van alles aantreffen: een kast met genummerde portefeuilles, een kist met onduidelijke papieren, brieven in een laatje of een zolder met trommels waarvan de helft niet open kan omdat de sleutel zoek is.

Met geordende archieven ben ik gauw klaar; als er bovendien een inventaris van bestaat laat ik daarvan een xeroxcopie maken voor het CRF.

Is er een totale wanorde dan wordt het moeilijker; ik kan niet te veel tijd besteden aan een archief dat bij de eigenaar blijft en moet volstaan met een vluchtige inspectie. Tegenwoordig komt dit toch dikwijls neer op een globale sortering: stukken die ik heb ingezien en onder één noemer kan brengen voorzie ik van een omslag met opschrift.

Een later onderzoeker kan ze dan terugvinden tenzij de eigenaar na mijn vertrek veranderingen aanbrengt.

[p. 6]

Bij een archief van enige omvang kan dit werk enkele dagen in beslag nemen en ook dan zal veel aan mijn aandacht ontsnappen. Ik let speciaal op bijzondere bestanddelen. Boedelpapieren, eigendomsbewijzen en genealogica komen in haast elk familiearchief voor. Van deze stukken behoef ik slechts iets aan te tekenen over tijdvak en hoeveelheid van de stukken en de familie- en plaatsnamen waarop zij betrekking hebben. Brieven zijn zeldzamer; grote brievencollecties worden dus apart vermeld, liefst met iets over de aard van de brieven. Ook dagboeken, reisbeschrijvingen, kasboeken, stukken, over het beheer van een landgoed e.d. krijgen aandacht, om niet te spreken van de verenigings- en bedrijfsarchiefjes die we dikwijls bij deze verzamelingen aantreffen. Het is vaak nodig daar speciaal naar te vragen omdat de familie er niet veel belangstelling voor heeft en ze ergens ver weg heeft gestopt of vergeten is ‘omdat ze niets met de familie te maken hebben’.

In het algemeen komt bij zo'n inspectie toch wel naar voren met wat voor collectie men te maken heeft, uit welke tijd de meeste stukken stammen, hoe zij bewaard worden en hoe zij zijn te raadplegen. Soms leidt de inspectie na een gesprek met de eigenaar tot een bewaargeving in een archiefdépôt.

Ad. 3. Inventarissen, catalogi en aanwinstenlijsten vinden wij voornamelijk bij de openbare instellingen. Slechts weinig archieven in particulier bezit zijn van een inventaris voorzien. Verder zijn er (ook bij de openbare instellingen) nog altijd meer geschreven (en getypte) dan gedrukte en gestencilde inventarissen. Deze manuscriptinventarissen moet ik dus ter plaatse gaan inzien, wat een veelvuldig bezoek aan archiefbewaarplaatsen, bibliotheken en dergelijke instellingen met zich meebrengt. Een inventaris gaat natuurlijk meer in détail dan een inspectieverslag. Die détails kunnen wij niet allemaal overnemen, wel letten wij op bestanddelen die een onderzoeker niet in het betreffende archief zou verwachten zoals stukken van aangetrouwde families, er in verdwaalde verenigingsarchieven en dergelijke.

Als voorbeeld kan ik de brieven van Van Alphen noemen in het Boetzelaer-archief.

[p. 7]

Andere klinkende namen laat ik achterwege maar ik wil hier wel wijzen op manuscript-catalogi van boeken en schilderijen, bouwbestekken van huizen en kerken en soortgelijke stukken die anders aan de aandacht zouden ontsnappen.

Het bevredigende van het werk aan de inventarissen van gedeponeerde archieven ligt hierin dat het resultaat van blijvende waarde is. Dit in tegenstelling tot het werk aan een archief in particulier bezit, waarvan men niet weet wat er in de toekomst mee zal gebeuren.

Verwerken van de gegevens

De inhoud van een verzamling wordt vastgelegd in een verslag dat zoals hierboven is aangeduid de vorm kan hebben van een opgave door de eigenaar, een inspectieverslag of een inventaris. De verslagen worden genummerd en in numerieke volgorde opgeborgen. Een alfabetisch kaartsysteem geeft hier toegang op.

Vervolgens worden er indices vervaardigd op de inhoud van de verslagen. Het grootst is die op familienamen, waarvan nu vermoededelijk ruim tienduizend kaartjes bestaan.

Zoveel mogelijk is er in vermeld van welke aard en uit welke tijd de stukken zijn maar uit de hierboven gegeven omschrijving van de wijze waarop de gegevens zijn verkregen volgt dat dit niet altijd mogelijk is.

In de topografische index komen gegevens over archivalia van plaatselijk belang: goederenbeheer en-bezit; plaatselijke verenigingen en families.

Huis-en heerlijkheidsarchieven vormen een aparte rubriek die op naam van huis of heerlijkheid alfabetisch is geordend.

Ook van topografische aard zijn de reisverslagen die ik van het begin af heb genoteerd met vermelding van reisdoel en jaar. De ordening is per land, daarbinnen chronologisch. Ik ben gaan tellen hoeveel kaartjes er nu zijn over reizen in de achttiende eeuw. Het zijn er ruim 60 binnen Nederland, iets minder over reizen naar andere landen.

In de negentiende eeuw ligt het anders: de verhalen over reizen binnen Nederland zijn dan gering in aantal in verhouding tot die naar het buitenland. Over omvang en betekenis van deze journalen ontbreekt in het algemeen elke aanwijzing; wie hier belangstelling voor heeft zal het zelf moeten onderzoeken.

[p. 8]

Een speciale rubriek wordt gevormd door de ‘persoonlijke stukken’ (Presser zou dit ‘ego-dokumenten’ noemen).

Er is een onderverdeling in (1) brieven en (2) dagboeken en mémoires. De afdeling brieven bevredigt niet erg omdat het niet altijd is na te gaan of een brievenverzameling belangrijk is. Te veel vermeldingen van weinig importante collecties zouden voor onderzoekers slechts verwarrend en tijdrovend werken. Ik ben met het optekenen van deze stukken begonnen omdat een van de eerste vragen aan het Register was naar de aanwezigheid van ‘familiebrieven’ uit het begin van de zeventiende eeuw’. De kaartjes zijn chronologisch gerangschikt en een telling levert voor de achttiende eeuw momenteel ruim 120 op.

Mémoires en dagboeken vormen één rubriek omdat zij soms vanzelf in elkaar overgaan. Deze zijn wèl allemaal vermeld in de index, in tegenstelling tot de brieven waarbij dat niet mogelijk is. Voor de achttiende eeuw zijn het er nu ruim 60. Ook dagverhalen over speciale gebeurtenissen vallen hieronder. Over het belang van deze stukken kan ik mij, evenmin als bij de reisverslagen, uitspreken, zelfs het aantal bladzijden is niet genoemd. Voor een bibliothecaris wellicht om van te gruwen, maar in archiefinventarissen wordt dit doorgaans niet vermeld en bij een inspectie ter plaatse is het tellen van bladzijden veel te tijdrovend.

Tenslotte is er een onderwerpenindex. De indeling daarvan kost veel hoofdbrekens maar wij hebben er veel aan telkens wanneer wij vragen moeten beantwoorden. Wijmanoeuvreren tussen een indeling in talrijke trefwoorden waarbij men veel verschillende rubrieken moet raadplegen en een zeer globale indeling waar onder één trefwoord nogal ongelijksoortige elementen zijn ondergebracht. Binnen de onderwerpen staat alles chronologisch, tenzij in bijzondere gevallen zoals bij bedrijfs- en verenigingsarchieven die behalve op onderwerp ook alfabetisch op naam zijn gerangschikt. Vragen van onderzoekers kunnen aanleiding geven deze index te modificeren. Maar over het contact met onderzoekers later meer.

De onderwerpenindex begeeft zich natuurlijk ook op het terrein van gespecialiseerde instellingen zoals het Letterkundig Museum, Toneelmuseum, Rijksbureau voor Kunsthistorische Dokumentatie en dergelijke.

[p. 9]

Wij willen niet de daar vastgelegde informatie nog eens dunnetjes herhalen. Wel is het voor ons van belang zoveel mogelijk te vernemen over het werk van instituten die over dokumentatie beschikken. Wij kunnen onderzoekers dan daar naar verwijzen. In het algemeen kan men immers beter eerst de daartoe geeigende instellingen raadplegen en pas daarna informeren of er bij het CRF nog aanvullende gegevens zijn.

Raadplegen van het Register

In principe is het Register op werkdagen van 9 - 19 voor het publiek toegankelijk. Beter is het van te voren een afspraak te maken. Ik ben veel op reis en mijn assistent kan ook niet altijd aanwezig zijn. Ander personeel is er niet. In de meeste gevallen kan men volstaan met een schriftelijke vraag maar soms verdient het aanbeveling de indices zelf te raadplegen omdat men door associatie en door een gesprek meer te weten kan komen. Bovendien kan men hier zelf de verzameling copieën inzien van de manuscript-inventarissen in particulier bezit.

Ook berusten hier de verslagen die in de jaren 1947 tot 1950 door H.A. Ett zijn gemaakt voor het Historisch Genootschap te Utrecht in verband met een onderzoek naar familiepapieren.

Contact met onderzoekers

Wij hopen dat het verkeer tussen Register en historici niet te eenzijdig zal zijn en vernemen graag iets over bevindingen van onderzoekers die wij bij een verzameling hebben geintroduceerd. Zij zullen allicht de papieren grondiger bekijken dan ik kon doen in de weinige tijd die tot mijn beschikking staat en elke aanvulling op mijn inspectieverslag is dan ook zeer welkom. Ook mededelingen over verzamelingen die (nog) niet bij het Register bekend zijn stellen wij op prijs.

Zoals ik hierboven al suggereerde zijn er mensen die wel iemand voor een speciaal onderzoek willen toelaten maar niet een chartermeester van het Algemeen Rijksarchief in de gelegenheid stellen een algemeen overzicht te maken. Het omgekeerde komt ook voor. Samenwerking met onderzoekers geeft soms verrassend goede resultaten als zij er in slagen het wantrouwen weg te nemen van eigenaren die bezorgd zijn voor de gevolgen van een registratie.

[p. 10]

Gevolgen van de registratie voor de eigenaar

De gevolgen voor de eigenaar zijn praktisch nihil. Het enige dat hem kan overkomen is dat hij wat meer aanvragen krijgt van personen die het archief willen raadplegen. Wenst hij dat niet dan kan hij dat kenbaar maken en dan stellen wij een zeef in werking. Zijn eigendomsrechten worden niet aangetast, hij kan het archief verkopen, verspreiden of verbranden zonder nadelige gevolgen voor hemzelf. Hierin volgt het CRF het systeem van het NATIONAL REGISTER OF ARCHIVES in tegenstelling tot de franse en intaliaanse registratie die wel gevolgen voor de eigenaar heeft.

Contact met eigenaren.

Het is een van de moeilijkste opgaven dit contact te behouden. Bericht van adreswijziging van een archief door verhuisde eigenaren of door erfgenamen schiet er wel eens bij in.

Daarom juich ik het toe als de archieven geraadpleegd worden. Dat draagt er toe bij het contact te verstevigen en het archief wat méér vóórin het bewustzijn van de eigenaar te plaatsen zodat hij er eerder toe komt voorzieningen te treffen in geval van overlijden. Het enige bezwaar van het doen raadplegen is dat men er niet zeker van is dat de stukken weer op dezelfde plaats teruggelegd worden. De verleiding is groot om alles wat men nodig heeft bij elkaar te voegen tot een apart bundeltje. De problemen bij een latere inventarisatie worden er des te groter door. Het is heel prettig als men de stukken mee naar huis mag nemen; de eigenaren vergeten echter dikwijls ze terug te vragen en zo komt het dat - althans in vroeger tijden - heel wat familiearchieven verdwenen zijn. De fragmenten komen dan wel eens aan het licht bij de veiling van de nalatenschap van een professor in de geschiedenis. Soms verdwijnen zij voorgoed. Niettemin verwelkom ik het raadplegen van particuliere archieven door onderzoekers, vooral wanneer deze het CRF op de hoogte stellen van hun bevindingen. De bezetting van het Register is niet zodanig dat al het werk door ons alleen gedaan kan worden. Wij blijven afhankelijk van mededelingen door derden. Men beschouwe het Register als een inlichtingendienst waar men informatie kan verstrekken en ontvangen over alle archivalia van niet publiekrechtelijke aard. Ik geloof dat dit een van de belangrijkste functies van het CRF is die beter werkt naarmate er meer gebruik van gemaakt wordt.

[p. 11]

De achttiende eeuw

En nu de achttiende eeuw, waar dit artikel om begonnen is. Hierboven noemde ik al enkele rubrieken die chronologisch zijn gerangschikt zoals dagboeken en reisverslagen waarin men dus gemakkelijk bronnen over de achttiende eeuw kan opzoeken. Datzelfde geldt voor de hele onderwerpenindex. De familienamen zijn uiteraard in alfabetische volgorde gezet; de topografische index is binnen plaatsen of landen wel weer chronologisch.

Hier zal de onderzoeker het mee moeten doen; een opsomming geven van alle familiearchieven met belangrijke achttiende-eeuwse componenten is niet uitvoerbaar. Ten eerste niet omdat zij zo talrijk zijn; soms denk ik dat ec verhoudingsgewijs meer stukken uit de achttiende dan uit de negentiende eeuw bewaard zijn. Men is lang blijven denken dat negentiende-eeuwse stukken niet oud genoeg waren om als ‘geschiedbron’ te dienen. Een gedacht die ik ook nu nog wel tegenkom.

Bovendien echter is er voor een dergelijke publicatie toestemming nodig van de eigenaren. Het is één ding om derden in zijn archief toe te laten; het is iets totaal anders om openbaarheid te geven aan het bestaan van zijn archief. Zoals het nu is vernemen alleen diegenen die in een bepaald onderwerp geinteresseerd zijn waar de stukken zijn die zij nodig hebben. Ik geloof dat het daarbij moet blijven.

E.P. Polak-de Booy.

Het CENTRAAL REGISTER VAN FAMILIEARCHIEVEN is gevestigd in het rijksarchief te Utrecht, Drift 27. Binnenkort (zomer 1969) wordt verhuisd naar Alexander Numankade 199 te Utrecht. Telefoon tot de verhuizing: 030-25985. Daarna: 030-716255. Bij geen gehoor (zowel voor- als na de verhuizing) 030-784838.