Het Boek. Jaargang 3

[p. 175]

Iets over de ‘binnendienst’ der Utrechtsche Universiteitsbibliotheek.

Van al de in dit en andere vaktijdschriften besproken onderdeelen van het bibliotheekwezen, is zeker wel aan dat der administratie de meest bescheiden plaats ingeruimd, terwijl het mij voorkomt, dat van deze tak van dienst, toch zeker wel niet de kleinste in het bibliotheekwezen, wel een en ander mag worden medegedeeld.

Het Bureau voor de administratie (de zetel van den binnendienst der bibliotheek) is in de meeste gevallen de plaats voor het verschaffen van inlichtingen omtrent zoek geraakte of niet op de juiste plaats aanwezige boekwerken.

Veelal zullen inlichtingen die aan het Uitleenbureau zijn gevraagd, door het Bureau voor de administratie verschaft moeten worden.

Voor het geval een leener een boekwerk of deel van een tijdschrift heeft zoek gemaakt, zoodat hij de kosten van het verloren geraakte moet vergoeden, zal door het Bureau voor de administratie het bedrag daarvan worden opgegeven. Van deze boekwerken die als verloren beschouwd kunnen worden, houdt men aldaar aanteekening, om bij voorkomende gelegenheden op aucties of in antiquariaatscatalogi daarvan gebruik te kunnen maken.

Op de plaats van het verloren geraakte boekwerk in het magazijn wordt een carton geplaatst met vermelding dat het vermist is.

De verschillende takken van dienst in eene bibliotheekinstelling zijn als 't ware te beschouwen als de groote kamraderen eener machine, die in elkander moeten grijpen om zoodoende eene geregelde overbrenging te kunnen doen geschieden. Bij de minste hapering aan het eene, zijn terstond de meest nadeelige gevolgen merkbaar op het andere. Zoo ook in den bibliotheeksdienst. De kleinste vergissing of onnauwkeurigheid in een der afdeelingen brengt soms de grootste verwarring voort in de verdere dienst. Op geen der afdeelingen is dit zoo zeer van toepassing als juist op die van het Bureau voor de administratie.

[p. 176]

Van heel veel belang is derhalve eene eenvoudige maar nauwkeurige administratie van eene bibliotheek. Zij kan zijn eenvoudig, maar moet zijn praktisch-correct.

Als men nagaat hoe vele malen de titel van een boekwerk in eene bibliotheekinstelling op het papier gebracht moet worden voor dat dit werk de plaats zijner bestemming in het boekenmagazijn heeft ingenomen dan zal men moeten toegeven, dat eene eenvoudige administratie alleszins te billijken is.

Een boekwerk dat door den bibliothecaris ter aanschaffing besteld wordt, noteert deze eerst in het bestelboek en daarna op het bestelbiljet voor den leverancier, aan wien de levering wordt opgedragen.

Bij ontvangst wordt de titel in het Journaal geboekt, dat verdeeld is in acht kolommen, nl.: 1. datum van inschrijving; 2. korte titel; 3. doorloopend volgnummer (administratienummer); 4. plaatsnummer; 5. schenker; 6. leverancier; 7. prijs; en 8. voor event, aanmerkingen. Dit journaal bevindt zich in zijn geheel (2 à 3 jaren vormen een gebonden band) in het B.v. d. adm.

Daarna wordt het werk gecatalogiseerd. Van de titels die ten getale van ± 150 naar de drukkerij worden gezonden, worden er 50 ex. gedrukt; 10 op dun (landmail) en 40 op dikker papier. Het drukken van deze 150 titels geschiedt eenzijdig op foliovellen van 5 kolommen van 11 cm. breedte.

Van de op dun papier gedrukte ex. worden er 3 uitgeknipt en opgeplakt op fiches voor de 3 catalogi; den alphabetischen en den systematischen, die voor het publiek, en den stand- of locaalcatalogus, die voor de administratie bestemd zijn, gereed gemaakt¹⁾. Deze standcatalogus, waarin de boeken zijn gerangschikt naar de plaatsorde die zij innemen in het boekenmagazijn, berust geheel in het B.v. d. adm.

De alphabetische catalogus bestaat uit bundels van elk 150 à 200 titels, die tusschen 2 cartons met perkamenten rugomslag door dun touw zijn saamgebonden. Moeten nu nieuwe titels ingevoegd worden, wat gewoonlijk in de vacanties gebeurt, dan wordt eenvoudig van den betreffenden bundel het touw losgemaakt, de nieuwe titel op de juiste plaats tusschengevoegd en daarna weer opnieuw saâmgebonden. Dit systeem dat hier door P.J. Vermeulen ingevoerd en door P.A. Tiele is voortgezet, is ook in de Leidsche Universiteits-

1) De overige ex. der vellen worden gebruikt voor verzending naar andere Nederlandsche bibliotheken en aan de hoogleeraren, terwijl er eenige worden bewaard om eventueel vuil geworden ex, te kunnen vervangen.

[p. 177]

bibliotheek in gebruik. De bundels zijn voorzien van een inhoudsopgaaf en een doorloopend nummer. Het aantal dezer bundels beloopt thans 1380¹⁾.

De titels voor den systematischen catalogus zijn in laden gerangschikt. - Deze en de alphabetische catalogus bevinden zich in het Bureau v. Uitleening. Nadat het werk gecatalogiseerd is, wordt de titel nog opgenomen op de lijsten van aanwinsten²⁾ voor de verschillende faculteiten, waarvoor thans het nieuwe Proudfit, losbladig ringsysteemboek, is ingevoerd.

Is het ontvangen werk een eerste deel, of afl. van een nieuw tijdschrift, dan wordt er een plaatsnummer in de V.V. kasten in het boekenmagazijn aan gegeven en bovendien nog een vervolglijst van gemaakt. De administreering dezer vervolglijsten neemt een niet gering aandeel in de werkzaamheden dezer afdeeling. De dagelijks inkomende week- en maandschriften, moeten elk op de betreffende vervolglijst worden ingeschreven (datum van ontvangst met het nummer). Zoodoende kan elke aanvraag over een of ander nummer of afl. van een tijdschrift of boekwerk door middel van deze vervolglijsten terstond beantwoord worden, terwijl tevens bij het inschrijven van een nummer geconstateerd kan worden of dit nummer aansluit bij het laatst ontvangen. Blijkt dit niet het geval te zijn dan kan het bij den leverancier worden gereclameerd.

Daar deze vervolglijsten zoo volledig mogelijk ingevuld moeten zijn, en behalve plaatsnummer, prijs, leverancier, formaat, bindersnaam en wijze van binding, ook wat vooral bij tijdschriften van veel nut is, aangeven wat er van het betreffende vervolgwerk of tijdschrift aanwezig is, kan bij voorkomende gelegenheden op aucties of in antiquariaatscatalogi, terstond worden nagezien welke lacunes er eventueel aangevuld kunnen worden³⁾. In 't kort geven de vervolglijsten dus de geschiedenis van het vervolgwerk of tijdschrift.

Om bij aanvragen teleurstellingen te voorkomen is het wel noodig dat vervolgdeelen of afleveringen terstond bij verschijning worden ontvangen. Dit aan de oplettendheid van den leverancier over te

1) Aan kosten voor deze bundels wordt hier betaald:
2 cartons met perkamenten beweging à 9½ = 19 ct.
1 perkamenten rugomslag (waarop het volgnummer met inhoudsopgaaf wordt geschreven) 11 cent.
Het drukken van 150 titels (zetten en twee correcties) ƒ 12. - (vanaf 1914 echter verhoogd tot ƒ 16.-). Voor fichespapier per riem van 480 vel, waaruit uit elk 6 fiches gesneden worden, ƒ 7.50.

2) Hierop wordt tevens rekening en verantwoording uitgebracht tegenover de faculteiten.

3) Het model voorkomende in Boekzaal 111, pag. 348 is niet volledig genoeg.

[p. 178]

laten is niet gewenscht, daar mij gebleken is, dat zeker wel 20% van reeds lang verschenen deelen of afl. gereclameerd moesten worden. Ditzelfde geldt eveneens voor vervolgwerken, die door de schrijvers of bewerkers en genootschappen ten geschenke werden gegeven. Meermalen zal het voorkomen dat de verschijning van de verdere deelen of afl. aan de aandacht ontglipt en de schenkers geen aanteekening gehouden hebben van die instellingen aan wie zij ex. hebben gezonden. De groote moeilijkheid is echter om van de verschijning van alle vervolgwerken op de hoogte te blijven. Bij een aantal van 2850 vervolglijsten verdeeld in, 750 tijdschriften, 1550 vervolgwerken en 550 genootschapsuitgaven, is het te tijdroovend deze op geregelde tijden door te zien, waarbij nog komt, dat van enkele vervolgwerken meerdere afl. in één jaar zullen verschijnen, terwijl soms jaren verstrijken voor er van andere iets uitkomt, waardoor men dus niet kan afgaan op de noteering van den laatsten datum van ontvangst. Praktischer en veel eenvoudiger is het doorzien der wekelijksen maandelijks verschijnende bibliographien¹⁾, om te kunnen nagaan, van welke werken er afl. of deelen verschenen zijn, om ze dan eventueel te kunnen reclameeren. Daar de meest belangrijke wetenschappelijke tijdschriften eene bibliographie geven van verschenen werken en vervolgdeelen, is het wel aanbevelenswaardig deze bij het inschrijven even vluchtig door te zien. Voor letterkundige b.v. het Museum, Journal des savants, Revue de philologie, Litter. Centralblatt, Classical Review, American Journal of Philology.

Van de hier inkomende 750 tijdschriften worden ongeveer 150 wetenschappelijke op theologisch-, juridisch-, letterkundig-, geneesen natuurkundig gebied terstond bij ontvangst in bruikleen afgestaan aan het Leesmuseum. Ook deze verzending die tweemaal per week plaats heeft, eischt eene aparte administreering. Deze tijdschriften die met een * in de tijdschriftenlijst zijn aangeduid, blijven gedurende een maand aan het Leesmuseum ter raadpleging liggen²⁾, Op denzelfden dag van verzending naar het Leesmuseum, heeft er eene terugzending plaats naar de Bibliotheek. De terugontvangen

1) Voor de Hollandsche o.a.: de maandelijks verschijnende Nederlandsche Bibliographie (Sythoft). (De jaarlijks uitkomende Brinkmans Naamlijst is genoegzaam bekend). Voor de Belgische: La Bibliographie de Belgique. Voor de Duitsche: Hinrichs' Wöchentliches en Monatliches Verzeichniss en de Vierteljahrsschrift van denzelfden; voor de Fransche de Bibliographie française (wekelijks) en de Catalogue mensuel, die elk jaar een deel vormt met een register van schrijvers en onderwerpen; voorde Engelsche Publisher's weekly en Current Literature of the month, terwijl voor de overige landen nog een maandlijstje door de firma Brockhaus wordt uitgegeven, dat echter niet volledig is.

2) Zie v. Rye en Evers, Handleiding en gids, pag. 26.

[p. 179]

tijdschriften komen eerst dan in de Leeszaal der Bibliotheek, waar de aanwezige door de nieuw ontvangene worden vervangen, om daarna op de plaats hunner bestemming in het boekenmagazijn te worden geborgen. Om bij aanvragen naar, of vermissing van nummers van tijdschriften die aan het Leesmuseum in bruikleen verstrekt zijn, te kunnen nagaan, of deze zich nog al of niet daar bevinden, worden de te verzenden nummers van een doorloopend volgnummer voorzien en met een gecopieerd geleibiljet verzonden. Zoodoende is in het copieboek altijd na te zien welke nummers zich aan het Leesmuseum bevinden. Worden op het Leesmuseum bij vergissing (?) tijdschriftennummers medegenomen en vergeten terug te brengen, dan zal zulks bij de terugontvangst eener zending terstond blijken, waarna het bewuste nummer gereclameerd of desnoods voor rekening van het Leesmuseum op nieuw besteld kan worden.

Een groot aantal boekwerken en ± 140 medische, natuurwetenschappelijke, historische, archeologische en kunsttijdschriften, worden door de Universiteitsbibliotheek aan verschillende hier ter stede gevestigde Laboratoria en Instituten in bruikleen (depót) afgegeven.

Gemakshalve zijn in de magazijnen op de plaats dezer in depôt verstrekte boeken en tijdschriften cartons aangebracht, met vermelding waar deze zich bevinden. Eenmaal per maand worden deze naar de verschillende inrichtingen verzonden, waarvoor door den directeur van het betreffend Laboratorium of Instituut een ontvangstbewijs wordt afgegeven.

Boeken en tijdschriften die (door het Uitleenbureau) ter uitleening van een of ander Laboratorium of Instituut zijn opgevraagd, worden bij terugontvangst terstond weer daarheen gezonden. Bij verschijning van een laatste afl. van een tijdschrift of vervolgwerk, wordt aan de betreffende inrichting bericht gezonden, alle vroeger verschenen afl. ter binding te willen toezenden. Bij terugontvangst van den binder worden ze dan weer zoo spoedig mogelijk geretourneerd.

Nummers van tijdschriften die aangevraagd zijnde, niet op de plaats hunner bestemming in het boekenmagazijn worden aangetroffen, zullen dus te vinden zijn: òf op het Leesmuseum, òf in de Leeszaal, òf in een of ander Laboratorium of Instituut.

Inlichtingen hierover zullen door het B.v. d. adm. verstrekt kunnen worden.

Voor het raadplegen van tijdschriften, die aan het Leesmuseum in bruikleen zijn afgegeven, worden door het Uitleenbureau toegangskaarten afgegeven¹⁾.

1) Zie v. Rije en Evers. Handleiding en gids, pag. 26.

[p. 180]

In gevallen dat het verlangde tijdschrift naar den binder is verzonden, zal op de plaats in het magazijn een briefje worden aangetroffen, met vermelding van deel of jaargang, naam van den binder en datum van verzending.

Door het Provinciaal Utrechtsch Genootschap worden maandelijks, en door het Historisch Genootschap driemaandelijks, boekwerken en tijdschriften in bruikleen afgegeven aan de Universiteitsbibliotheek. Deze op aparte staten vermelde werken worden door het B.v. d. Adm. ter opneming in het Journaal en voorde verschillende catalogi gereed gemaakt.

Verder behoort tot den dienst van het B.v. d. Adm. nog eene niet onbelangrijke afdeeling nl. ‘Het internationale ruilingsverkeer.’ (Service international des échanges universitaires). Het internationale ruilingsverkeer, dat in 1855 door de Utrechtsche Universiteitsbibliotheek is begonnen¹⁾, bestond in 1868 tusschen 46 universiteitsinstellingen.

Elk jaar breidde zich het ruilingsverkeer uit, en wel zoo dat in 1896 onze bibliotheek reeds met 92 instellingen in verbinding stond. Thans bedraagt dit aantal 119, nl. 21 Duitsche, 18 Fransche en 80 in de overige landen der wereld.

In 1909 kon het zoo voortreffelijke fraai uitgevoerde werk van onzen directeur²⁾ als uitmuntend ruilgeschenk dienst doen, en in 1910 het II^e deel van den door Dr. Hulshof bewerkten handschriften-catalogus, waarvoor in 1887 het door Tiele bewerkte I^e deel eveneens had dienst gedaan.

Als aanvulling in onze verzending kwam in 1911 het verslag van Dr. Hulshof³⁾ ons zeer van pas. Het ware te wenschen dat er elk jaar een of andere uitgaaf kon worden verzonden, dit zou van gunstigen invloed zijn op de toezending van werken.

Toen het hierboven aangehaalde werk van onzen directeur verzonden was, kwamen herhaaldelijk aanvragen in tot aanknooping van ruilverkeer van belangrijke buitenlandsche instellingen, met welke onze bibliotheek tot dusverre nog in geen relatie stond. Ook de ontvangst van als ruilgeschenk toegezonden werken was daardoor veel grooter en van meer belang.

1) Zie v. Rije en Evers, Handleiding en Gids, pag. 29.

2) Someren (J. F. van), De Utrechtsche universiteitsbibliotheek, haar geschiedenis en kunstschatten vóór 1880. Utrecht 1909.

3) Hulshof (A.), Verslag van een onderzoek te Rostock naar hss., drukwerken en bescheiden belangrijk voor de geschiedenis van Nederland, 's Gravenhage 1909.

[p. 181]

Ons ruilmiddel bestaat echter hoofdzakelijk uit het Jaarboek onzer universiteit en de proefschriften verdedigd in het laatste academiejaar en een aantal ex. van de ‘Onderzoekingen gedaan in het Physiologisch Laboratorium der Utrechtsche Hoogeschool,’ bereidwillig door den Directeur van dit instituut daarvoor afgestaan.

Bij een ontvangst van 50 ex. dezer proefschriften, die soms tot 60 à 70 ex. wordt aangevuld door de hoogleeraren¹⁾ is het vaak zeer moeilijk deze 119 instellingen met een voldoend aantal tevreden te stellen, vooral als men bedenkt dat de Duitsche en Fransche universiteitsinstellingen contractueel alle verschenen proefschriften moeten ontvangen, terwijl instellingen als b.v. de Smithsonian Institution, Johns Hopkins-, California- en Michigan University, die zoo mild zijn met het toezenden hunner vaak kostbare uitgaven, niet vergeten mogen worden.

Door de hier ingevoerde practisch ingerichte staten, waarop de titels der proefschriften van elk academiejaar vermeld worden, is het mogelijk aanteekening te houden van die instellingen welke een of ander proefschrift, wegens gebrek aan ex., niet hebben ontvangen. Worden er nu in den loop van het daaropvolgend academiejaar nog ex. van die proefschriften ontvangen, dan kunnen deze in eene volgende zending worden bijgevoegd. De verzending geschiedt eenmaal per jaar gewoonlijk in Februari. Dat de ontvangst onzer proefschriften in het buitenland (vooral in Amerika), niet als waardeloos beschouwd wordt, blijkt meermalen uit aanvragen om nog niet ontvangen ex.

Ten slotte behoort tot de werkzaamheden van het B.v. d. adm. nog, te zorgen dat de leveranciers van al hetgeen zij aan de Bibliotheek hebben geleverd in het afgeloopen kwartaal, half- of geheel jaar, al naar overeenkomst, betaling ontvangen, terwijl de contributiebetalingen voor het lidmaatschap, aan de Vereenigingen, waarvan onze Bibliotheek de vereenigingsuitgaven als lid op gunstige voorwaarden ontvangt, ook daar worden geadministreerd.

Dat ook deze administratie in de laatste jaren aanmerkelijk is uitgebreid, ten gevolge van de steeds hoogere eischen die gesteld worden aan eene universiteitsbibliotheek, blijkt genoegzaam uit het bedrag dat besteed wordt voor onderhoud en aankoopen, en dat sedert 1885 drie maal zoo hoog is geworden.

Utrecht.

W.J. van Bockel.

1) Zie v. Rye en Evers. Handleiding en gids pag. 29.